AG Verantwortungsstruktur/AG Verantwortungsstruktur Protokoll 27.06.2009

Protokoll der Sitzung der AG Verantwortungsstruktur

vom 27. Juni 2009

Teilnehmer:

• Alice Wiegand
• Martin Zeise
• Ron Affeldt
• Michail Jungierek
• Oliver Brexl

Protokoll: Alice Wiegand

Beginn : 09.00 Uhr Ende: 12.00 Uhr

TOP 1: Genehmigung des letzten Protokolls

Das Protokoll der letzten Zelefonkonferenz vom 15. Mai 2009 wurde ohne Gegenstimmen genehmigt.

TOP 2 Mängelabwägung

Durch Diskussion der erkannten Mängel erfolgte eine Abwägung der Dringlichkeit und eine Kategorisierung der Mängel. Nach Zusammenfassung einzelner Punkte wurden folgende Mängel definiert:

• Überwachung der Verwendung der Spendengelder
• Trennung Aufgaben von Geschäftsführung und Vorstand
• Missverhältnis Aufgabe und Verantwortung
• mangelnde Führungserfahrung von Vorstandsmitgliedern
• Projektcontrolling und Berichtswesen (finanziell und inhaltlich)
• Informationsmonopol der angestellten Mitarbeiter

Deutlich wurde in der anschließenden Diskussion, dass sich zwei Schwerpunkte ausmachen lassen:

• Verhältnis zwischen Aufgabe/Handlung und Verantwortung (erweiterte Haftungsfrage)
• Transparenz bei Planung, Ausführung und Kontrolle (erweiterte Controlling)

TOP 3: Maßnahmensammlung

Nicht jedes Problem muss mit einer Strukturänderung erschlagen werden. Bereits während der Sammlung wurde eine Trennung von Maßnahmen, die bereits innerhalb der bisherigen Struktur angewandt werden können und solchen, die eine Strukturänderug erfordern duchgeführt.

strukturunabhängige Optionen

• Personalkostenabwicklung durch externes Lohnbüro
• Externe Erstelleung des Jahresabschlusses
• Testierter Jahresabschluss
• Frequenzerhöhung der Kassenprüfungen
• Budgetplanung mit Einbindung der Mitgliederversammlung

strukturelle Optionen

• hauptamtlicher Vorstand aus einer oder mehreren Personen, bestellt durch ein „Präsidium“
• ehrenamtlicher Vorstand und hauptamtlicher Geschäftsführer (derzeitige Lösung)
• Ressorts, in die Vorstandsmitglieder gewählt werden
• Bildung einer zusätzlichen juristischen Person (gGmbH, Stiftung, andere grds. denkbar)

Vor- und Nachteile einzelner Maßnahmen wurden angerissen und werden nun weiter ausformuliert und gegenübergestellt.

TOP 4: Weiteres Vorgehen

Die Arbeitsgruppe wird ein gemeinsames Dokument erstellen, in dem die Vor- und Nachteile einzelner Maßnahmen und die Auswirkungen auf die Form und Inhalte der Vorstandstätigkeit im heutigen Sinne dargestellt werden. (Das Dokument wurde bereits von Michail Jungierek eingestellt und steht zur weiteren Bearbeitung bereit.)

Die nächste Telefonkonferenz findet am 14. Juli 2009 um 18:00 Uhr statt. In ihr soll das Dokument besprochen und sein Abschluss vorbereitet werden.

Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe sollen dem Vorstand präsentiert werden, um mit ihm gemeinsam die tatsächliche Umsetzbarkeit unter Berücksichtigung der vereinsinternen Besonderheiten abzuwägen. Dies soll auf der nächsten Vorstandsklausur geschehen, die am 12. und 13. September stattfindet. Ein Zeitfenster von etwa 1,5 Stunden wird bei der Planung berücksichtigt.