Angliederungsausschuss/Budget 2012/13

Der Angliederungsausschuss übermittelte diesen Budgetantrag Ende Juni 2012 und er wurde Ende August 2012 durch das Board of Trustees des WMF bestätigt. Das Budget wird verwaltet auf Basis des "Internen Vergabeprozesses" angenommen im September.

Budgetantrag

Der Angliederungsausschuss (ehemals das Chapters Committee) wurde durch das Board of Trustees beauftragt einen Plan zur wirksamen Umsetzung seiner erweiterten Aufgabenbereiche zu entwickeln. In Übereinstimmung mit diesem Antrag übermittelt der Ausschuss den folgenden Budgetantrag zur Betrachtung durch das Board bei seiner Sitzung im Juli 2012.

Dieser Budgetantrag wurde beim persönlichen Treffen des Ausschusses im März 2012 diskutiert und ist seither erweitert und durch Beschluss angenommen worden. Der Antrag versucht die Summen der verschiedenen Anforderungen zu berechnen, er erfordert nicht notwendigerweise die Einführung neuer Geldmittel, lediglich eine angemessene Anpassung und einen Fokus auf bereits existierenden Programme und die Erweiterung der Finanzmittelausstattung für den Ausschuss durch das Boardbudget.

• Reisebudget: $15 000
• Jährliche persönliche Treffen:$25 000
• Wikimania Stipendien: $10 000
• Affiliate Startzuwendungen: $10 000
• Mitarbeiterzeit: 75 Stunden
• Summe: $60 000

Gründe

Reisebudget

Der Ausschuss fand es vorteilhaft, persönliche Treffen in Ländern durchzuführen, in denen aus aufkommende Chapter-Gruppen gibt. In der Vergangenheit wurden die Reisen auf Fall-zu-Fall-Basis aus dem Budget des Boards genehmigt und Entscheidungen zu Reisen wurden von der Abwägung beeinflusst, meist Länder zu besuchen, die bereits ein hohes Potenzial für ein Chapter haben (zum Beispiel Ländern, in denen mindestens 15-20 Personen vorhanden sind). Die Erweiterung des Angliederungsnetzwerks und insbesondere die niedrigere Schwelle für die Gründung einer Nutzergruppe bedeuten, dass ein Besuch des Ausschusses in mehr Fällen sinnvoll ist.

Ausschussreisen können in verschiedenen Formen annehmen und verschiedenen Zielen dienen. Besuche in Ländern mit frühen Entwicklungen von Offline-Aktiviäten, wo ein Besuch das Unterstützungsnetzerk der Wikimediabewegung und den Weg zur Angliederung erklären könnte und allgemein hilft, die Gruppe anzuspornen und allgemein zu stärken. Besuche bei Regionalkonferenzen in Gebieten mit Ländern ohne lokale Angliederungen können gleichen Zielen dienen und würde zusätzlich den ersten Kontakt zwischen dem Ausschuss und den aufkommenden Gruppen herstellen. Im manchen Fällen könnte ein Besuch in einem Land, in dem es eine aktive Gruppe gibt, die eine Angliederung anstrebt helfen, die Bewerbung voranzubringen, weil er Faktenfestellungen und einen interaktiven Bewertungsprozess erlaubt zuzüglich der Vorteile moralischer und Wissensunterstützung.

Der beantrage Betrag ist des obere Jahreslimit, der Ausschuss wird versuchen, Kosten zu minimieren, wenn das möglich ist.

Jährliches Treffen

Für das bessere Funktionieren des Ausschusses ist ein jährliches Treffen mit der Möglichkeit einer Begutachtung Teil des Budgets. Basierend auf Terminen und gemeinsamen Veranstaltung (z.B. dem Berliner Chapters Treffen oder der Wikimania) könnte ein zusätzlicher Nutzen des Treffens die Möglichkeit sich zusammen zu setzen und eingehende Gespräche mit Vertretern der antragstellenden Gruppen und dem Kuratorium (Movement Roles Group) zu führen.

Die Kostenschätzung schließt Reisen aller zehn Ausschussmitglieder und andere logistische Kosten (Versammlungsraummiete) ein. Die tatsächlichen Kosten werden abhängig vom Versammlungsort, der Anzahl der Ausschussmitglieder, die ihre Reise über andere Töpfe finanzieren und der Möglichkeit, dass Versammlungsräume gemeinsam mit Partnern genutzt werden und dadurch keine Logistikosten anfallen, variieren. Der Ausschuss wird versuchen, die Kosten gering zu halten, die Summe im Antrag sollte sicher stellen, dass die Versammlung stattfinden kann auch wenn einige oder alle Sparversuche fehlschlagen.

Wikimaniastipendien

Wikimania ist das globale Treffen der Wikimedia Community. Die Vergabe von Wikimania-Stipendien ist der Mechanismus, mit der Vertretung unterrepräsentierter oder besonder wichtiger Gebiete bei der Konferenz sicher gestellt wird. Die Erfahrungen aus der Vergangenheit zeigen jedoch, das es keine Stipendienempfänger in Ländern gibt, wo es anstehende Chapter oder andere angegliederte Organisationen gibt. Um dieses Ungleichgewicht auszugleichen, kann der Ausschuss besondere Beachtung für Länder mit um Angliederung nachsuchende Länder und die Leiter dieser Gruppen anfragen.

Wir möchten ungefähr fünf Stipendien vorsehen für Kandidaten/Länder, die vom Ausschuss empfohlen werden. Dafür soll der Ausschuss das angeforderte Budget für diesen Zweck erhalten und die Erlaubnis erhalten, die Empfänger unter denen auszuwählen, die sich nicht für ein allgemeines WMF-Stipendium qualifiziert haben. Es soll derselbe Prozess verwendet werden, den Chapter benutzen, die ein Stipendium erhalten. Die Schätzung geht von $200/Person Registrierungs- und Unterkunftskosten und unbekannten Reisekosten in Abhängigkeit von dem Herkunftsort der Bewerber aus.

Die Anwesenheit von Leuten, die ein Ausschussstipendium erhalten, sollte auf zwei Arten von Vorteil sein: 1. soll die Stipendiaten mit der internationalen Community zusammenbringen, damit sie Ideen und Vernetzungsmöglichkeiten erhalten und 2. soll es den Ausschussrepräsentanten erlauben, Zeit für Diskussionen mit den Empfängern zu haben (zum Beispiel, um den Prozess zu erläutern oder bei Beschlüssen zu offenen Fragen im Anerkennungsprozess zu helfen). Wenn die Empfänger aus Ländern kommen, wo ein lokaler Partner bereits existiert oder in Vorbereitung ist, erwarten wir, dass die Empfänger für längere Zeit Mitglieder der Community sind und ihre Teilnahme langfristige Spätfolgen hat.

Startgeld für Partner

Der Chaptersausschuss wurde die Autorität verliehen "Chapter-Start-Budgets aus dem Betrag, den das Kuratorium der Wikimedia Foundation bereitstellt" zu bestätigen. Davor war dem Chapter Coordinator erlaubt, neuen Chaptern finanzielle Unterstützung für verschiedene Startkosten zu geben. Diese Rechte wurden auf das Chapters Committee übertragen. In den vergangenen Jahren wurde das Committee nicht über Budgetzuteilungen für diese Zwecke informiert und hat darum diese Möglichkeit nicht genutzt, neuen Organisationen bei ihren ersten Schritten zu helfen. Wir möchten das Kuratorium bitten, solche Mittel im nächsten Fiskaljahr bereitzustellen.

Das Committee möchte diese Mittel verwenden, um kleine, nicht an Bedingungen geknüpfte Beträge (oder an Bedingungen geknüpfte Beträge für die in den verlinkten Delegationen ausgeführten Zwecken) an neu bekannt gewordene Chaptergruppen und möglicherweise andere Partnerorganisationen zu vergeben, um ihnen bei ihren Startkosten zuhelfen und ihnen zu erlauben, sich von Beginn an auf ihre inhaltlichen Aufgaben zu konzentrieren. Die Intention ist, Kosten zu übernehmen, die in der Gründungsphase einer Organisation anfallen.

We would like to utilize the WMF Grant system's existing infrastructure for this purpose to allow for transparency and to take advantage of the existing institutional background. However, we note that the existing criteria (e.g., a minimum of $500 requested) and the extensive review process might not be a perfect fit for new groups whose costs might be lower or who might be intimidated by the level of scrutiny for a grant that would cover administrative necessities only. We ask that the Grant programme be opened for grants approved by the Committee (to the extent of the budget line set aside for such grants) even if they fail to meet some of the criteria (for example the one on minimum amount), and that the staff and community members administering the grants programme cooperate with the Committee in ensuring that such grants are disbursed quickly and monitored through the existing systems.

Mitarbeiter Zeit

Working with Affiliates is a part of the normal duties of several WMF employees; however, the work and existence of the Committee requires some staff time to be allocated specifically to the Committee for its effective functioning.

The Committee expects the need for the following allocations. We note that this is the first such request from the Committee, we have only estimated and not measured the required staff times even in cases where there is past precedent of staff assistance to the Committee. Times are on an annual basis.

• Travel coordination time: 25 hours – 1 hour per travel request, about 10-15 requests annually to arrange travel logistics and handle reimbursements; an additional 10 hours for logistics of the annual Committee meeting
• Wikimania scholarships: 5 hours of the time of the person handling scholarships
• Affiliate start-up grants: 15 hours of time of the person handling the WMF Grants
• Invited staff observers: 25 hours for observing the mailing list and providing advice
• Legal: 5 hours
• Total: 75 hours work of about 4 different employees

The Committee will request advice or assistance from other staff members from time to time if they can further the work of the Committee by for example providing information based on travel they have done on behalf of their work, or educating local volunteers about affiliates on their official trips.