منح:منح الخطة السنوية/لجنة توزيع الأموال/القانون الأساسي
عدد أعضاء لجنة توزيع الأموال وأدوار ومسؤوليات الأعضاء
عدد أعضاء لجنة توزيع الأموال
سوف تكون لجنة توزيع الأموال جهة تضم عدد متنوع من الأفراد والذي سوف يبين الجوانب المختلفة للحركة ويشمل ذلك تنوعها الجغرافي واللغوي والثقافي. سوف تشتمل اللجنة على تسعة أعضاء لهم حق التصويت وكذلك سوف يحجز مقعدين لعضوين إضافيين من أعضاء مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا والذين سينهضون بمهام التنسيق مع المجلس فيما يتعلق بقرارات لجنة توزيع الأموال وكذلك التقييم الإجمالي والتحسين المستمر لعمليات لجنة توزيع الأموال.
سوف تختار اللجنة عضوا واحدا منها ليتولى مهام الرئيس. وستكون مدة عمل الرئيس هي سنتين أو حتى نهاية مدته/مدتها، أيهما أقرب.
وبمرور الوقت سوف تصبح لجنة توزيع الأموال مزيجا من الأعضاء المنتخبين والمعينين من كافة أرجاء حركة ويكيميديا:
- سوف يعين مجلس الأمناء أربعة ممثلين (وذلك مع مشورة/مساندة لجنة توزيع الأموال)
- سوف ينتخب خمسة ممثلين عن طريق عملية انتخاب من المجتمع مشابهة لعملية انتخاب مقاعد مجلس الأمناء التي تنتخب من المجتمع.
أدوار ومسؤوليات أعضاء لجنة توزيع الأموال
ينهض أعضاء لجنة توزيع الأموال بدور هام في عملية توزيع الأموال.
- أن تكون لجنة استشارية، بمساندة من موظفي المؤسسة، تقدم مشورتها إلى مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا؛
- أن تكون ملمة بأهداف رسالة حركة ويكيميديا ودعمها، ويشمل ذلك الرؤية والقيم والخطة الخمسية الاستراتيجية؛
- أن تراجع وتقيم المستندات التي تقدم بصفتها جزءا من عملية لجنة توزيع الأموال وتشمل هذه المستندات الاقتراحات المقدمة من الجهات المؤهلة لطلب التمويل وتقييم المواد التي أعدها موظفي المؤسسة والتعليقات التي يدلي بها أفراد المجتمع وغيرهم؛
- أن تقدم إلى مجلس الأمناء توصيات مكتوبة تتعلق بتوزيع الأموال تستند إلى مراجعتها للاقتراحات والمستندات المقدمة والمداولات والمناقشات. سوف تستعين لجنة توزيع الأموال بأفضل أحكام أعضائها كي تقدم توصياتها كما ستضع توصياتها كي تيسر تحقيق أفضل أثر ممكن يهدف إلى تحقيق أهداف رسالة حركة ويكيميديا؛
- أن تقيم نواتج التمويل وكذلك التقارير التي تقدم إلى لجنة توزيع الأموال كي تضمن أن التوصيات السابقة التي قدمت إلى مجلس الأمناء قد أتت ثمارها المنشودة والاستعانة بهذه النتائج أثناء النظر في توصيات توزيع الأموال القادمة؛
- أن تستجيب إلى أسئلة أفراد المجتمع وتعليقاتهم على عملية لجنة توزيع الأموال وقراراتها؛
- أن تشارك المعرفة الخاصة بالسبل الفعالة لتحقيق أهداف رسالة حركة ويكيميديا؛
- أن تشارك في التقييم السنوي لعملية لجنة توزيع الأموال ويشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر التقييم الذاتي وتقييم الموظفين الذين يساندون اللجنة؛
- أن تعرف أعضاء لجنة توزيع الأموال الجدد بتوقعات لجنة توزيع الأموال وممارساتها؛
- أن تقدم العون في حالات الاستقصاء التي ينهض بها أمين المظالم الذي تعينه لجنة توزيع الأموال بناء على طلب ممثلي مجلس الأمناء الملحقين باللجنة؛
- أن تتعاون بشكل بناء وصادق مع كافة الأطراف المعنية بعملية لجنة توزيع الأموال بما فيه صالح حركة ويكيميديا ومساندة أهداف رسالة حركة ويكيميديا ودفعها إلى الأمام.
ما هو متوقع من أعضاء لجنة توزيع الأموال
سوف يستلزم النهوض بمهام لجنة توزيع الأموال مقدارا كبيرا من الوقت والتركيز والجهد. على أعضاء اللجنة أن يتوقعوا فيما نرى أنه الحد الأدنى من المهام أن ينهضوا بما يلي من مهام:
- الحضور بشخصهم في اجتماعات لجنة توزيع الأموال (اجتماعين أو ثلاثة سنويا)؛
- الاطلاع على الاقتراحات وتقييمها أثناء جولتي الاقتراحات الاثنتين التين تجريان كل سنة (مارس/آذار وأكتوبر/تشرين الأول)؛
- المراقبة والمشاركة المستمرين في نقاشات لجنة توزيع الأموال والأنشطة التي تدور داخل المجتمع؛
- التواصل بشكل متقطع عبر البريد الإلكتروني وقنوات آي آر سي مع موظفي المؤسسة وأعضاء لجنة توزيع الأموال.
سوف يكون من المهم للنهوض بهذه الواجبات أن يظل أعضاء لجنة توزيع الأموال نشطاء ومتعاونين أثناء فترة تولي المنصب. في حالات نادرة، لو شعر أحد الأعضاء أنه سوف يكون غير نشط في مهام لجنة توزيع الأموال لفترة ما، سيتعين على هذا العضو إشعار رئيس لجنة توزيع الأموال مسبقا. لو أصبح أحد الأعضاء غير نشط دون إنذار، سوف يحاول الرئيس التواصل مع هذا العضو كي يستوعب الموقف وأن يتعاون مع العضو لتصويب الأمر. لو كان العضو غير مستجيب أو أصبح عدم نشاطه أمرا مزمنا، يحق للرئيس أن يطلب من مجلس الأمناء التصويت على استبدال العضو وأن يتولى مقعده بديل يعينه مجلس الأمناء كي يستكمل مدة العضو الأصلي. لو أصبح الرئيس غير نشط وغير مستجيب، يتعين على أعضاء لجنة توزيع الأموال الآخرين لفت نظر مجلس الأمناء لهذا الأمر.
سوف يحصل أعضاء لجنة توزيع الأموال الجدد على تدريب وتعريف كافيين لضمان استمرار العملية ومواصلة أعمال المجموعة. سوف يقع على أعضاء لجنة توزيع الأموال القائمين وموظفي اللجنة عبء تدريب وتعريف الأعضاء الجدد. سوف تساعد المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال في السنة الأولى في تعريف أعضاء لجنة توزيع الأموال الأول.
سوف ترد النفقات المتعلقة بالوفاء بعضوية لجنة توزيع الأموال (مثل تكاليف السفر). وبمرور الوقت قد تقدم مزايا محددة تساند دور عضو اللجنة مثل نفقات السفر وتسجيل الدخول الخاصة بمؤتمرات ويكيمانيا وكذلك التسجيل في مؤتمر مهني أو دورات تدريبية أو المشاركة في الزيارات الفعلية وذلك بغرض جذب ومساعدة الأعضاء.
معايير العضوية في لجنة توزيع الأموال
يتعين على أفراد مجتمع ويكيميديا الذين يسعون للتطوع في منصب عضو في لجنة توزيع الأموال استيفاء المعايير التالية بالإضافة إلى الموافقة على التوقعات المبينة من قبل.
كي يكون العضو مؤهلا للانضمام إلى لجنة توزيع الأموال:
- يجب أن يبلغ من العمر أكثر من 21 سنة وأن يكون قد تخطى سن الرشد في دولته الأم؛
- يجب أن يكون قادرا على العمل بفعالية باللغة الإنجليزية (إلا أن الإجادة التامة ليست ضرورية)؛
- يجب أن يقدم إلى مؤسسة ويكيميديا إثبات هوية مناسب والذي سوف تحفظ نسخة منه لدى مؤسسة ويكيميديا لتحفظ في السجلات؛
- أن يكون لديه فسحة مناسبة من الوقت وتفاني كي يلتزم بهما في هذه العملية وأن يكون متاحا كي يحضر بشخصه الاجتماعات حسب الحاجة؛
- أن يكون لديه سجل حافل من حالات التفاعل البناء في مناقشات المجتمع وأن يكون ميالا إلى حل المشكلات بطريقة تعاونية؛
- أن يكون قادرا على إزاحة تضارب المصالح جانبا وأن يكون همه هو تحقيق أهداف رسالة حرة ويكيميديا دون اعتبار للمصالح الفردية أو المؤسسية.
من خلال الاختيار المتأني للمرشحين سواء ممن يعينهم مجلس الأمناء أو عمليات الانتخاب من المجتمع، يجب أن يتمتع أعضاء لجنة توزيع الأموال (إجمالا) بالمهارات والسمات التالية:
- خبرة في توجيه أو تقييم البرامج؛
- خبرة في تقديم المنح (سواء كحاصل على منحة أو جهة مانحة)؛
- التعامل مع واستيعاب المصداقية الفردية في حركة ويكيميديا (أي خبرة في البرامج أو الفصول المحلية أو مهام إدارية داخل حركة ويكيميديا)؛
- تنوع نوعي وجغرافي ولغوي.
أحكام خاصة بتضارب المصالح
يمكن لموظفي المؤسسة أو أعضاء مجلس جهات تطلب تمويل من عملية لجنة توزيع الأموال الانضمام إلى لجنة توزيع الأموال؛ إلا أن أن عليهم الانسحاب بأنفسهم من المداولات المتعلقة باقتراح الجهة المنتمين إليها. بالإضافة إلى أنه لا يحق لأعضاء لجنة توزيع الأموال قبول بدلات أو مبالغ بأي شكل كان (يشمل ذلك مصروفات السفر والإقامة) من أشخاص أو جهات لديها أنشطة أو قد يحتمل أن يكون لها أنشطة قبل لجنة توزيع الأموال، ويشمل ذلك اقتراحات طلب المنح (يشمل الاستثناء من ذلك استرداد الأموال والمزايا التي تقدمها مؤسسة ويكيميديا إلى أعضاء لجنة توزيع الأموال). الغرض من الأحكام الخاصة بتضارب المصالح ليس حظر البدلات عن أعضاء لجنة توزيع الأموال حينما يكون الغرض من هذه البدلات هو العمل - مثل مهام موظفي المؤسسة - من أجل منظمة شقيقة (مثل أحد الفصول المحلية) وأن البدلات لا علاقة لها بخدمات عضو اللجنة. لهذا السبب، يمكن لأحد أعضاء لجنة توزيع الأموال أن يكون موظفا لدى فصل محلي أو منظمة شقيقة أخرى وأن يتلقى منها راتب، شريطة أن يكون هذا الراتب لا يرتبط بمهام العضو أو مسؤولياته أو قراراته المتعلقة بلجنة توزيع الأموال. بالطبع في هذه الحالة (كما ذكر آنفا) يتعين على عضو اللجنة أن يلتزم بكافة متطلبات تعهد الالتزام الشخصي وسياسة تضارب المصالح، ويشمل ذلك الإفصاح عن العلاقة والامتناع عن التصويت أو مناقشة أي أمر يتعلق بهذه المنظمة الشقيقة.
عملية اختيار أعضاء لجنة توزيع الأموال
سوف تكون مدة عضوية لجنة توزيع الأموال سنتين اثنين، بينما تكون دورة الانتخاب أو التعيين كل سنة (سوف تتزامن سنوات الانتخاب مع انتخابات المقاعد التي ينتخبها المجتمع في مجلس الأمناء، وذلك لتيسير العملية والاتصالات) لن يحدد عدد مرات الانضمام، لذلك يمكن لأعضاء لجنة توزيع الأموال التمتع بعضوية اللجنة لأكثر من مدة متتابعة طالما أنه ينتخب مرة أخرى أو يعين مرة أخرى. كما بينا آنفا، يمكن تغيير حوالي أربعة أو خمسة مقاعد (تشمل تلك التي ينتخبها المجتمع والمعينة من طرف مجلس الأمناء) كل سنة.
يمكن للمرشحين المهتمين بالانضمام للجنة ترشيح أنفسهم لمقعد من انتخاب المجتمع أو يعين من طرف مجلس الأمناء. يمكن لمجلس الأمناء أو لجنة توزيع الأموال أو أفراد المجتمع الآخرين تشجيع الأفراد على ترشيح أنفسهم لو وجدوا أن شخص ما قد يكون ذي منفعة. في كلتا الحالتين، سوف يتولى مجلس الأمناء غربلة كافة المرشحين وتقديم لائحة بالمرشحين المنطبقة عليهم الشروط.
- بالنسبة للمرشحين الذين سينتخبهم المجتمع، سوف تذهب هذه اللائحة إلى المجتمع كي ينتخبهم.
- بالنسبة للمرشحين الذين سيعينهم مجلس الأمناء، سوف يتعاون مجلس الأمناء مع لجنة توزيع الأموال على تحديد الأكفأ والذي سيكون أفضل مكمل لتركيبة أعضاء لجنة توزيع الأموال القائمة.
أي نقص في غير موعده سوف يغطى عن طريق بديل يعينه مجلس الأمناء. يحق لمجلس الأمناء عزل أي من أعضاء لجنة توزيع الأموال لو تقرر أن هذا العضو لم يستوفي مسؤولياته كعضو من أعضاء اللجنة.
أدوار ومسؤوليات أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال
ينهض بلجنة توزيع الأموال الملحق بلجنة توزيع الأموال بدور هام في عملية توزيع الأموال:
- تسلم الشكاوى المتعلقة بعملية لجنة توزيع الأموال وتوثيقها علنيا؛
- المساعدة في التحقق من الشكاوى (فقط حينما يطلب ذلك ممثلي مجلس الأمناء المنضمين إلى لجنة توزيع الأموال)؛
- نشر تقرير سنوي موجه إلى مجلس الأمناء يوثق ويوجز الشكاوى ويحدد أية مشكلات نظامية في عملية لجنة توزيع الأموال والتي تستلزم مراجعة المجلس لسياسات لجنة توزيع الأموال أو إجراءاتها أو هيكلها وكذلك الرد على أسئلة مجلس الأمناء المتعلقة بمحتوى التقرير.
ما هو متوقع من أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال
سوف يتطلب النهوض بأعباء أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال تخصيص وقت وجهد. يجب أن يتوقع المرشحين لمنصب أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال النهوض بما يلي:
- تلقي الآراء والملاحظات المتعلقة بلجنة توزيع الأموال وتجميعها طوال العام سواء من موقع ميتا أو من البريد الإلكتروني (قد تزيد أثناء فترات تقديم الطلبات)
- المشاركة في عملية تحرير تقارير سنوية توجز الآراء والملاحظات التي قدمها المجتمع
- المشاركة حسب الحاجة في استقصاء الشكاوى المقدمة بين وقت تقديم توصيات لجنة توزيع الأموال وقرارات مجلس الأمناء (15 نوفمبر/تشرين الثاني - 15 ديسمبر/كانون الأول وكذلك 15 أبريل/نيسان - 15 مايو/أيار من كل عام)
معايير اختيار أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال
يتعين على أفراد مجتمع ويكيميديا الذين يسعون للتطوع في منصب أمين المظالم المحلق بلجنة توزيع الأموال استيفاء المعايير التالية بالإضافة إلى الموافقة على التوقعات المبينة من قبل.
كي يكون الشخص مؤهلا للانضمام إلى لجنة توزيع الأموال بصفة أمين المظالم:
- يجب أن يبلغ من العمر أكثر من 21 سنة وأن يكون قد تخطى سن الرشد في دولته الأم؛
- يجب أن يكون قادرا على العمل بفعالية باللغة الإنجليزية (إلا أن الإجادة التامة ليست ضرورية)؛
- يجب أن يكون نشطا داخل مجتمع ويكيميديا لفترة لا تقل عن سنتين اثنين؛
- أن يكون لديه فسحة مناسبة من الوقت وتفاني كي يلتزم بهما في هذه العملية؛
- أن يكون لديه سجل حافل من حالات التفاعل البناء في مناقشات المجتمع وأن يكون ميالا إلى حل المشكلات بطريقة تعاونية؛
- أن يكون قادرا على إزاحة تضارب المصالح جانبا وأن يكون همه هو تحقيق أهداف رسالة حرة ويكيميديا دون اعتبار للمصالح الفردية أو المؤسسية.
يمكن لموظفي الجهات التي تطلب تمويل أو أعضاء مجالس أمنائها تولي منصب أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال.
عملية اختيار أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال
سوف تكون مدة عضوية أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال سنتين اثنين، سوف تتزامن سنوات الانتخاب مع انتخابات المقاعد التي ينتخبها المجتمع في مجلس الأمناء، وذلك لتيسير العملية والاتصالات. لن يحدد عدد مرات الانضمام، لذلك يمكن لأمين المظالم المحلق بلجنة توزيع الأموال التمتع بعضوية اللجنة لأكثر من مدة متتابعة طالما أن المجتمع ينتخبه مرة أخرى.
يمكن للمرشحين المهتمين بمنصب أمين المظالم ترشيح أنفسهم. يمكن لمجلس الأمناء أو لجنة توزيع الأموال أو أفراد المجتمع الآخرين تشجيع الأفراد على ترشيح أنفسهم لو وجدوا أن شخص ما قد يكون ذي منفعة.
أي نقص في غير موعده سوف يغطى عن طريق بديل يعينه مجلس الأمناء.
يحق لمجلس الأمناء عزل أمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال لو تقرر أن أمين المظالم لم يستوفي مسؤولياته.
الانتخاب المفتوح لأمين المظالم الملحق بلجنة توزيع الأموال
سوف تكون انتخابات أمين المظالم مرة واحدة كل سنتين.
عملية تقديم الآراء والملاحظات إلى أمين المظالم
يرجى زيارة صفحة الشكاوى لتتعرف على المزيد عن كيفية تقديم الآراء والملاحظات أو التعليقات أو الاقتراحات إلى أمين المظالم.
روابط
