Grants:IdeaLab/Towards a New Wikimania/ru

Лаборатория идей

Навстречу новой Викимании

Разработка общих идей для конференций Викимедиа и переделка процесса планирования Викимании.

автор идеи• Siko (WMF)

менеджер проекта• EYoung (WMF)

организатор сообщества• I JethroBT (WMF)

исследователь• Shouston (WMF)

доброволец• বলরাম

создано23:31, 1 December 2015 (UTC)

Контекст

Wikimedia movement conferences include:

• Wikimania - traditionally a conference for everyone who participates in the Wikimedia movement
• Wikimedia Conference - traditionally a conference for Wikimedia affiliate organizations (Chapters, Thematic organizations, User Groups, and Wikimedia committees) in addition to Wikimedia Foundation staff.
• Regional or country focused conferences - regional community gatherings (e.g. WikiArabia, Iberocoop Conference, Central and Eastern Europe (CEE)), or country-specific Wikimedia Conferences (e.g. WikiCon USA)
• Thematic conferences - global community gatherings focused on particular themes Diversity Conference, Wikisource Conference, Global Hackathons, GLAMWiki Conference

Идея

Какую проблему мы пытаемся решить?

Проблема 1: Движение Викимедиа вкладывает в Викиманию значительные ресурсы, включая сюда время и силы волонтёров и штатного персонала, но мы до сих пор не сформулировали общее понимание результатов, которые мы хотим получить. В результате мы не можем оценить соответствие Викимании потребностям нашего движения.

За последние 10 лет количество, охват и сложность конференций движения Викимедиа увеличились. Особенно это касается самой большой конференции, Викимания. Общие расходы Фонда на Викимании в Лондоне (2014) и в Мехико (2015), включая дорогу, размещение, семинары, обслуживание и расходы непосредственно на конференцию составили ~1 миллион долларов США при числе участников 1520 в Лондоне и 800 в Мехико. Партнёрские организации и физические лица вне Фонда Викимедиа также потратили значительные средства и время на организацию этих событий. Как мы (как организаторы, спонсоры, хозяева, докладчики, участники и т.д.) можем убедиться, что вложенные ресурсы пошли на нужды движения?

Проблема 2: Методы организации и проведения Викимании корректировались по мере роста путём проведения малых изменений при возникновении отдельных вопросов. В результате число нерешённых проблем растёт из года в год.

Особое беспокойство вызывают два аспекта: процесс выбора организаторов и неопределённость ролей и ответственности различных групп, участвующих в ежегодном процессе проведения Викимании. Здесь требуются масштабные структурные изменения. Но какая форма изменений Викимании лучше будет соответствовать потребностям движения?

Based on conversations with past Wikimania hosts, committees related to Wikimania (e.g. Jury Committee, Steering Committee, Program Committee), WMF Staff, and community volunteers and participants, the following issues have been identified. You can edit this table to add other issues, if you like.

Область	Проблемы
Результаты и связи между конференциями	Раскрыть Wikimania does not have a set of clearly articulated goals or target outcomes Movement conferences have very few explicit connections between each other (e.g. continued and progressive conversations; connection between Program topics)
Роли и ответственность	Раскрыть WMF has played many different roles in regards to Wikimania, but that role has changed each year. The on-going role of WMF in Wikimania remains unclear (i.e. are they just a funder or an active participant?). As background, WMF has been involved in activities across every part of Wikimania, for example: (1) Pre-conference: funding, planning travel, and conference logistics (2) During the conference: hackathon organization, organizing special workshops and (3) Post conference: Wikimania survey and analysis. Unclear decision making authority between multiple committees and WMF, particularly around two decisions: Deciding the host country, community, and conference venue: Jury Committee – Reviews and votes on community bids and makes a recommendation on the final host country/community. Steering Committee – An advisory group comprising of former Wikimania organizers. This groups "blesses" the Jury Committee recommendation, but has no veto power. WMF – Makes final decision / approval, based on Jury recommendation and site visits to potential host countries/communities. Deciding the conference program: Program Committee – Decides presentations & talks to be included in final Wikimania program WMF – No staff involvement at this time, but there are WMF staff members who participate in their volunteer capacity as potential speakers and workshop organizers. Role of the local organizing committee is currently not consistent year to year (they do work closely with program committee and sometimes are responsible for special tracks and invited talks) Role or participation of local affiliate varies depending on local community / host leadership
Проведение	Раскрыть Bid system Competitive nature of the bid system damages relationships - people who invest time in bids and "lose" are demoralized. A significant amount of volunteer time is spent on preparing bids, sometimes leading high-potential bids to drop out No formal rules govern how Wikimania should rotate locations / geographic regions. Mismatch between local community capacity/leadership/interest in hosting and the logistics/expense of hosting Event coordination High risk of volunteer burnout, depending on size of local community and volunteers A specific skill set is required for organizing and hosting a major conference, though the hiring of the WMF Events Manager has mitigated this in recent years Short timescales in booking venues results in higher costs.
Коммуникация и ресурсы	Раскрыть Need to balance between the need for private due-diligence discussions (e.g. Negotiation of contract with main venue) and the need for public communication and open accountability. Documentation on planning and running conferences is outdated, needs improvement, or is not easily accessible / located. Many conference sessions lack adequate documentation (e.g. videos or notes) and are not centralized. When processes change or are improved (e.g. scholarships), those changes are either not well communicated or broadly understood

Каково предлагаемое решение?

Вместо того, чтобы продолжать вносить мелкие изменения для решения возникающих вопросов, надо воспользоваться возможностью более широко взглянуть на проблему. Давайте рассмотрим, какие результаты мы должны получить от таких конференций, как Викимания и какая форма проведения Викимании наилучшим способом будет содействовать развитию движения. Отталкиваясь от этой общей картины мы можем начать совершенствование процессов. Результаты такого обсуждения можно начать внедрять с 2018 г.

Цели

Это обсуждение направлено на две общих проблемы:

1. Построение общего понимания значения Викимании в контексте других конференций движения
2. Переосмысление общей формы Викимании начиная с 2018 г. с уточнением ролей и ответственности

График

15 декабря 2015 г.	Начало общего обсуждения
18 января 2016 г.	Окончание обсуждения.
8 февраля 2016 г.	Отчёт о результатах и дальнейших шагах.
Март-май 2016 г.	Создание основы для пилотных изменений в 2018 г.
21-28 июня 2016 г.	Викимания 2016.
Сентябрь-декабрь 2016 г.	Анализ итогов Викимании 2016 для учёта в планах на 2018 г., формирование программы на 2018 г.

Проблема 1: Построение общего понимания значения Викимании

Приведённые ниже предложения основаны на качественных и количественных параметрах и сообщениях с прошедших конференций движения.

Ценность конференций движения Викимедиа

Gathering together at a movement conference helps to deepen and strengthen our relationships, both within our communities and as a global movement.

Этот эффект можно рассмотреть с трёх сторон:

1. Совместная работа по проектам или в группах (напр. группах пользователей или в Комитетах). Такие проекты или группы можно организовать на конференциях или в любое время после них.

(Expand to see stories)

FloNight, Rosiestep, and I already knew each other before Wikimania 2015 in Mexico City. But at Wikimania this year, we came together and were inspired to form the WikiWomen's User Group, a group that provides "a space for women on Wikimedia to collaborate on projects, discuss issues, socialize with each other, and a space for Wikimedians to work on gender-related issues." Wikimania inspired us to create the group because we were able to have those inspiring conversations in person that wouldn't have happened over email. As of December 2015, there are now 74 members.

— Keilana from Wikimania 2015

It was only looking backwards in late 2014 that I, The Interior, Sadads, and Nikkimaria realized all four of us leading the The Wikipedia Library had met in person for a weekend-long GLAM Bootcamp in Washington D.C in 2013 over a year before. We shared a coincidental interest in GLAM, but it wasn't the particular subject that brought us together those three days: it was the personal connection, rapport, familiarity, and sense of possibility we developed. By socializing in a shared 10-bed hostel, sharing day-long discussions around a conference table at the National Archives, taking breaks to explore historical monuments, and spending nights crafting hilariously well-referenced Wikipedia trivia articles, we were unknowingly laying the foundation of the Wikipedia Library’s core. At an event only designed to give us the basics, what we really came away with was the basis of trust and drive to come together again with an instant sense of confidence and possibility.”

— Ocaasi about GLAM Bootcamp in 2013

2. Обмен опытом и изучение чужого опыта.

(Expand to see stories)

User:Soni and I attended Wikimania 2014 in London, and we were able to attend two roundtable discussions on helping new users getting started on Wikimedia projects, and how best to retain their participation. Both of these discussions highlighted two things that help engage and retain new users: (1) personalizing invitations and (2) making a personal connection that shows there is a human behind the username. These discussions informed some of the aspects of the mentorship space we were creating, The Co-op. The roundtable discussions motivated our decisions to prepare semi-personalized invitations, create user profiles that included more personal information (such as a free-hand description on why the mentor / learner was in the space), and to recognize the achievements of successful new editors.

— I JethroBT from Wikimania 2014

My first CEE (Central and Easter European) Wikimedia Meeting was in Kiev in December 2014. Me and the other two Bulgarians who attended heard for the first time of the Wiki Loves Monuments and the Wiki Loves Earth contests. Actually, I had heard of WLM, but having no Freedom of Panorama and no Fair Use in Bulgaria, I had immediately ruled it out that we could ever have a Bulgarian edition of WLM. The truth was that from our colleagues from CEE we learned a lot about how to set up the contest in a way that avoids the Freedom of Panorama problems, and in 2015 Bulgaria joined both contests for the first time. That wouldn't be possible if we hadn't learned from the experiences other people shared at a real life event, with all these seeable and touchable WLM and WLE framed photos, calendars, postcards, beer coasters and pin buttons. It was really inspiring!

— User:Spiritia, about the Central and Eastern Europe (CEE) Conference in 2014

3. Решение или выработка подходов к решению возникающих вопросов. Личные встречи дают возможность обсудить текущие вопросы деятельности Вики (политика в сообществах, юридические проблемы, взаимодействие пользователей и т.д.) и пути их решения.

(Expand to see stories)

The first WikiArabia conference was held this year in Tunisia, as the “first annual conference for Wikipedians and Wikimedians from across the Arabic world.” One session at this conference focused on “Arabic Wikipedia policies and suggestions for new solutions”, where attendees discussed how to address old or outdated policies that needed to be updated. One solution proposed was to establish a committee of users (admins and editors with sufficient experience) to review a policy periodically. When the conference organizers followed-up after the conference with an admin, they confirmed that some of the policies were actually reviewed after the conference!

—  Vivaystn from WikiArabia 2015

Особенности Викимании

Приведенные выше результаты достигаются во многих мероприятиях движения. А какой эффект можно получить только на Викимании и больше нигде? Зайдите, пожалуйста, на страницу обсуждения или пройдите опрос чтобы поделиться вашими мыслями о значении Викимании и значения конференций сообщества вообще.

Проблема 2: Пересмотр общей формы Викимании

Существующая форма (до 2015 г.) Выбор места проведения Конкурс заявок Жюри выбирает одного претендента из нескольких заявок Фонд Викимедиа проводит оценку и утверждает заявку и финансирование Составление программы Основой состав программного комитета не меняется. Участие организатора в составлении программы сводится к составлению расписания, организации дополнительных мероприятий и обсуждений. Организационное сопровождение Организатор предлагает место, а также обеспечивает: местных спонсоров, рекламу и волонтёров приём и обслуживание участников приглашённых докладчиков/тематические обсуждения в составе программы Распорядитель Фонда обеспечивает: обсуждение и заключение контрактов на приём и размещение программу докладов бюджет и расписание докладов, генеральных спонсоров работу комитетов, заявителей и организаторов

Текущие роли Host: The organization or team representing the region where Wikimania is held. Program Committee: Group responsible for requesting and selecting sessions to include in the Wikimania program. Jury: Group currently responsible for selecting the host. Steering Committee: Group tasked with making recommendations to members of the jury for the host selection process, and generally advising Wikimania hosts. WMF Events Manager: WMF's main point of contact for Wikimania coordination

Предложения по новой форме на 2018-2021 гг.

Принимая во внимание результаты, которые члены Сообщества хотят получить от Викимании и других конференций, давайте обсудим возможные новые формы, наилучшим образом соответствующие таким результатам. Предлагайте свои идеи по реализации этих предложений или выдвигайте новые предложения на странице обсуждения! Имейте в виду, что Викимания 2016 уже испытывает новый формат — и результаты этого эксперимента предполагается использовать при организации Викимании 2017 и далее.

	Вариант 1: Изменения принципов ротации	Вариант 2: Изменения в региональных/тематических конференциях	Вариант 3: Промежуточные годы между глобальными и региональными/тематическими конференциями
Выбор организатора	Отказ от конкурса заявок Переход к 3-4-летнему ротационному циклу (по регионам, континентам и т.д.) Фонд и Управляющий Комитет выбирают место и приглашают к сотрудничеству местные сообщества. Планы обсуждаются совместно с предполагаемыми организаторами.	Отказ от одной общей ежегодной Викимании для всех. Вместо этого, проводить больше ежегодных региональных/тематических конференций. Вместо заявок вводятся гранты, предоставляющие дополнительное финансирование сообществам, организующим конференции. Как можно расширить связи между этими региональными/тематическими конференциями (напр. виртуально или через представителей).	Проводить Викиманию раз в два года, не используя при этом систему «конкурса заявок» для выбора локации. В годы, когда общая Викимания не проводится, энергия Движения направляется на региональные/тематические конференции. Как можно расширить связи между этими региональными/тематическими конференциями (напр. виртуально или через представителей).
Составление программы	Управляющий Комитет назначает Программное Бюро с учётом места проведения. Программное Бюро выбирает Программный Комитет.	Программы региональных/тематических конференций определяются местными организаторами и участниками.
Организационное сопровождение	Примерно в существующей форме. Фонд может взять на себя больше организационных вопросов, чтобы местный коллектив мог уделить больше внимания тематике.	Фонд может расширить поддержку региональных/тематических конференций в части организации и планирования (приглашение докладчиков, бронирование билетов, размещение и т.д.). См. Conference & Travel Support grants в "Рекомендациях по пересмотру системы грантов".

Примите участие

Сотрудники Фонда проанализируют, обобщат и дадут оценку всем предложениям перед составлением итогового отчёта. Вы можете высказать своё мнение на странице обсуждения или в анонимном опросе, проводимом Quatrix (сторонняя организация).

Сохранение конфиденциальности ваших ответов будет регулироваться следующими условиями.

Вам есть что рассказать о событиях на конференции Движения Викимедиа или её последствиях?

• Instigator Would like your input to build a more sustainable plan for supporting Wikimania and other movement conferences. Siko (WMF) (talk) 00:17, 2 December 2015 (UTC)
• Community organizer Helping facilitate communications and engage groups and individuals interested in Wikimedia movement conferences. I JethroBT (WMF) (talk) 23:42, 1 December 2015 (UTC)
• Project manager help coordinate feedback and work with community and WMF to implement changes. EYoung (WMF) (talk) 01:19, 2 December 2015 (UTC)
• Researcher Finding, summarizing and analyzing qualitative and quantitative information from past movement conferences. Shouston (WMF) (talk) 04:46, 3 December 2015 (UTC)

Participants

• Volunteer I want to join বলরাম (talk) 18:26, 21 February 2016 (UTC)