المنح:منح المشاريع والفعاليات/متطلبات رفع التقارير
هذه الصفحة توثق عملية تابعة لبرنامج مؤسسة ويكيميديا لمنح المشاريع والفعاليات. عد إلى صفحة المنح:منح المشاريع والفعاليات في أي وقت لمزيد من المعلومات!
من فضلك لا تعدل هذه الصفحة. لو كان لديك اقتراح، يرجى إنشاء صفحة نقاش.
الغرض ومعلومات عامة
هذه الصفحة تتعلق لمتطلبات رفع التقارير الخاصة ببرنامج منح المشاريع والفعاليات. لو كنت ترغب في رفع تقرير، يرجى استخدام أداة رفع تقرير المنحة.
تخدم تقارير المنح كلا من الحاصلين على المنح وحركة ويكيميديا إجمالا (يشمل ذلك مؤسسة ويكيميديا ولجان تقديم المنح). تحتاج الحركة بما فيها مؤسسة ويكيميديا لاستيعاب الكيفية التي تساعد بها المنح الحركة. كما يمكن لآخرين أن يتعلموا من هذه التقارير كي يقدموا عملا أفضل للحركة وبالتالي من الأهمية بمكان أن يفكر الحاصلون على المنح مليا فيها وأن يشاركوا ما تعلموه حتى يتسنى للآخرين استيعاب ما تكلل بالنجاح وما لم يوفق بالنجاح. في الختام تحتاج مؤسسة ويكيميديا أن تستوعب كيفية إنفاق الأموال كي تضمن أن مؤسسة ويكيميديا والحاصلين على المنح يلتزمون بالقوانين والتشريعات حتى يمكن لمؤسسة ويكيميديا أن تستمر في منح أموال أخرى.
كما أن التقارير هي أداة هامة يستعين بها الحاصلين على المنح لإبراز ما أنجزوه وكذلك توثيق ما فعلوه في السابق.
الجدول الزمني لرفع التقارير
يتحمل قادة المشاريع مسؤولية ضمان أن متطلبات رفع التقارير مستوفاة وعليهم أن يراجعوا اتفاقيات المنح الخاصة بهم بتأني كي يستوعبوا ما هي متطلبات رفع التقارير المحددة لمنحتهم. قبل أن توافق على تلقي منحة ما، يرجى قراءة هذه المتطلبات بتأني والتأكد من أنك تستطيع الوفاء بهذه المتطلبات. لو كانت لديك أسئلة تتعلق بمتطلبات رفع التقارير، يرجى التواصل مع مؤسسة ويكيميديا.
- يتعين رفع تقرير ختامي لكافة منح المشاريع والفعاليات بعد مضي 60 يوم من تاريخ الانتهاء المعتمد والمبين في طلب المنحة.
- قد يتطلب الأمر بالنسبة لبعض منح المشاريع والفعاليات رفع تقرير مؤقت عند حلول تاريخ تحدده مؤسسة ويكيميديا. وبالنسبة للمنح التي تستمر لمدة 12 شهر أو أكثر، سوف يتطلب الأمر رفع تقرير مؤقت واحد على الأقل. غالبا ما يتطلب الأمر رفع تقرير مؤقت لو طلب الحاصل على المنحة تغيير تاريخ الانتهاء من المشروع أو الجدول الزمني لرفع التقارير.
- سوف يذكر موظف المنحة أو المسؤول عن المنح المخصص لك الجدول الزمني لرفع التقارير الخاص بمنحتك كتابة حينما تعتمد منحتك أو يجري معالجتها.
كيفية ملء تقرير
يرجى نشر تقريرك الكامل على ميتا مستخدما النموذج المقدم لك.
يجب أن تنشر تقريرك على ميتا (موقع الويكي هذا). يرجى استخدام أحدث نسخة من نموذج تقرير المنحة والتي تلائم نوع المنحة والتقرير. كي نضمن أنك تستخدم النموذج الصحيح، يرجى استخدام أداة رفع تقرير المنحة. يجب أن يكون تقريرك كاملا ويحتوي على إجابات شافية لكل من الأسئلة المطلوبة المبينة في نموذج تقرير المنحة.
يرجى إضافة معلومات مفصلة عن نفقاتك في تقريرك.
يجب أن يشتمل تقريرك على تقرير نفقات عامة مفصلة وكذلك توثيق أية تغييرات أو اختلافات. لو تطلب الأمر تغيير أي شيء أثناء فترة تنفيذ منحتك، يرجى مراجعة إرشادات تغيير أي شيء في منحتك. يجب أن يرفق مع تقريرك نسخة رقمية من الإيصالات التي توثق كافة نفقات المنحة التي أرسلت إلى مؤسسة ويكيميديا. يرجى مراجعة الإرشادات الخاصة بتوثيق نفقات مشروعك بتأني قبل أن تنفق أي من أموال المنحة.
يجب أن يبين تقريرك إجمالي أموال المنحة المنفقة على المشروع وأية أموال متبقية. يرجى مراجعة الإرشادات الخاصة بالأموال المتبقية كي تضمن أنه يمكنك رفع تقرير بأي من أموال المنحة التي لم تنفقها وكيفية التعامل معها.
يرجى التفاعل مع عملية مراجعة التقرير.
حالما ترفع تقريرك، سوف يصل إليك آراء وملاحظات وكذلك أسئلة من موظفي مؤسسة ويكيميديا والمجتمع. رغم أن مؤسسة ويكيميديا سوف ترد على تقريرك المرفوع قبل 30 يوم، إلا أن الأمر قد يستغرق أكثر من ذلك كي تقبل مؤسسة ويكيميديا تقريرك. سوف يعتبر تقرير منحتك «قيد المراجعة» طالما أنك تجيب على طلبات أو أسئلة مؤسسة ويكيميديا وحتى تعتبره مؤسسة ويكيميديا «مقبولا». إن لم ترد على الأسئلة أو الطلبات التي تقدمها مؤسسة ويكيميديا قبل 21 يوم، سوف يعتبر تقرير منحتك «ناقص» ولن يعتبر ملتزما بمتطلبات البرنامج. كي تضمن أنك ترد على ذلك، يرجى إضافة صفحة نقاش تقريرك إلى قائمة مراقبتك وكذلك متابعتها بصفة منتظمة إلى أن يقبل تقريرك. سوف يعتبر كلا من التفاعل النشط في عملية رفع التقرير وكذلك مستوى جودة تقاريرك والالتزام بالجدول الزمني جزءا من سجلك وقد تؤثر على قرارات طلبات المنح التي قد تقدمها لاحقا.
سوف تراجع مؤسسة ويكيميديا مدى كمال ودقة تقريرك وقد تطلب معلومات لم تقدم بعد. لا تنظر مؤسسة ويكيميديا بعين الاعتبار إلى نجاح مشروع ما أو فشله حينما تراجع تقارير المنح، بل أنها تدقق في عمق وجودة المعلومات المقدمة في التقرير بالإضافة إلى رؤى الحاصلين على المنح وآرائهم الخاصة بعملهم. حالما يحظى تقرير منحتك على الموافقة، قد تستمر مؤسسة ويكيميديا في التواصل معك طالبة الإجابة على أسئلة تتعلق بمنحتك أو نفقاتك. قد تحتاج مؤسسة ويكيميديا في بعض الحالات المتابعة معك بعد قبول تقريرك النهائي كي تناقش النتائج المستمرة لعملك.
رفع تقاريرك في الوقت المناسب
نطلب من الحاصلين على المنح بذل الجهد كي يرفعوا تقاريرهم في موعدها. في النهاية يحصل الحاصلون على المنح على فترة 60 يوم بين الانتهاء من المنحة وطلب رفع تقرير نهائي، والذي نرى أنه وقت أكثر من كاف لتحرير تقرير لأغلب المشاريع.
كي تضمن أنك تلتزم بهذا الموعد النهائي، يمكنك اتباع بعض من هذه التوصيات:
- اطلع على كيفية كتابة تقرير واستيعاب ذلك: اطلع على متطلبات رفع التقارير هذه بتأني قبل أن تشرع في تنفيذ منحتك ومراجعتها مع أعضاء فريقك. اطلع على تقارير المنح الأخرى المقدمة لمشاريع مشابهة لمشروعك. أطلب من الموظف المسؤول عن برنامجك أن يقدم لك أمثلة على تقارير جيدة رفعت لمشاريع مشابهة حتى يمكنك أن تستوعب ما الذي يعتبر تقرير جيد.
- ضع خطة لرفع التقارير وخصص الأدوار: حدد ميزانية للوقت (والمال، لو تطلب الأمر ذلك) كي ترفع التقرير حينما تخطط لمشروعك. خصص الأدوار والمسؤوليات بوضوح المتعلقة برفع التقارير مع أعضاء فريقك. إن أمكن ذلك، حاول أن لا تتكل على شخص واحد فقط كي ينهي هذا الجانب من مشروعك. لو شاركت عملك، قد يكون رفع التقرير أسهل كثيرا ولن يخفق تقريرك بسبب أنك تتكل على شخص واحد كي ينفذ هذا الأمر. أضف الموعد النهائي لرفع التقرير إلى رزنامتك واطلب من زملائك متابعة هذه المواعيد. تأكد من أن شخص واحد على الأقل خصص كي يتولى مسؤولية استيفاء كل موعد نهائي محدد.
- وثق أحداث مشروعك وقت حدوثها: وثق أحداث مشروعك وقتما تحدث بدلا من الاتكال على ذاكرتك بعد مضي وقت طويل على انتهاء الفعاليات. وثق مشروعك عن طريق تدوين الملاحظات والتقاط المقاطع المرئية والصور الفوتوغرافي وتسجيل الأصوات وحفظ المواد التي تنتجها أو متابعة منشورات المدونات أو المقالات التي توثق مشروعك. سوف تكون كافة هذه الأشياء نافعة حينما تجمع مواد تقريرك. لا تنتظر إلى أن يحل وقت رفع تقريرك. تختفي الذكريات سريعا وقد يصعب تدوين مشروع أو فعالية بعد مضي وقت طويل على حدوثها، وقد يصعب المتابعة مع الأفراد المشاركين في مشروعك.
- اطرح أسئلة متعلقة برفع التقارير: لو كانت لديك أسئلة تتعلق بعملية رفع التقارير بينما أن تخطط لمشروعك أو تنفذه أو تكتب تقريرك، اطرح الأسئلة على موظف البرنامج المخصص لك على الفور حتى تتوفر لك المعلومات التي تحتاج إليها حينما تحتاج إليها. لو احتجت لتغيير شيء ما في جدول رفع التقارير أو تاريخ الانتهاء من مشروعك، يرجى مراجعة الإرشادات الخاصة بإجراء تغييرات على منحتك.
عواقب التأخير في رفع التقارير أو عدم استكمالها
نحن على يقين أن هذا الأمر لن يحدث، إلا أنه لو لم ترفع تقريرك في الوقت المناسب أو لو لم يكن كاملا:
- لن تعتبر ملتزما بمتطلبات البرنامج إلى أن يرفع تقريرك. يعني هذا أنه لن يمكنك تلقي أي منح من مؤسسة ويكيميديا وقد يؤثر ذلك أيضا على المنح التي تشارك فيها في دور آخر.
- سوف يفتقد الجميع المعلومات الهامة المتعلقة بمشروعك!
- قد تتخذ مؤسسة ويكيميديا خطوات ضرورية كي تسترد أموال المنحة التي لم يرفع بها تقرير أو مستندات ملائمة.