Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/WikiMelayu (ID: 22212775)/Final Report

WikiMelayu

Rapid Fund Final Report

Report Status: Under review

Due date: 30 January 2024

Funding program: Rapid Fund

Report type: Final

This is an automatically generated Meta-Wiki page. The page was copied from Fluxx, the web service of Wikimedia Foundation Funds where the user has submitted their midpoint report. Please do not make any changes to this page because all changes will be removed after the next update. Use the discussion page for your feedback. The page was created by CR-FluxxBot.

General information

Applicant username: Astari28
Organization name: N/A
Amount awarded: 4984.76
Amount spent: 4345.85 USD, 65863988

Part 1: Project and impact

1. Describe the implemented activities and results achieved. Additionally, share which approaches were most effective in supporting you to achieve the results. (required)

Kegiatan dalam Wikimelayu terbagi menjadi dua kategori, yaitu dokumentasi audio visual meliputi gambar, video, dan audio kebudayaan Melayu, serta pelatihan yang diadakan sebanyak empat kali.

Kegiatan dokumentasi audio visual

Secara teknis, pelaksanaan dokumentasi audio visual ini melibatkan serangkaian tahap yang terorganisir. Pertama, kami mengumpulkan informasi dari berbagai sumber literatur terkait audio visual kebudayaan Melayu Sumatera Utara, termasuk buku cetak dan ebook kebudayaan Melayu. Selain itu, kami juga mengadakan pertemuan dengan narasumber kebudayaan Melayu untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam.

Tahap kedua melibatkan pemilihan objek dokumentasi, seperti galeri baju adat, sanggar untuk tarian Melayu, dan musisi musik Melayu. Proses ini memerlukan kejelian dalam memilih elemen-elemen yang mewakili keberagaman kebudayaan Melayu.

Selanjutnya, kami melakukan komunikasi intensif dengan fotografer dan videografer yang terlibat dalam proyek ini, memastikan bahwa visi dokumentasi sesuai dengan tujuan proyek. Tahap ini penting untuk memastikan hasil akhir mencerminkan keindahan dan kekayaan kebudayaan Melayu.

Tahap keempat adalah menentukan hari pelaksanaan dokumentasi audio visual kebudayaan Melayu, yang melibatkan perencanaan dan koordinasi yang cermat untuk memastikan kelancaran proses pengambilan gambar dan rekaman.

Pertemuan berikutnya, sebagai tahap kelima, diadakan untuk mendiskusikan hasil dokumentasi audio visual, memperoleh masukan, dan melakukan penyempurnaan jika diperlukan.

Setelah itu, kami mengunggah hasil dokumentasi audio visual ke Wikimedia Commons, dan tahap terakhir adalah pembuatan infografik dan buklet audio visual kebudayaan Melayu.

Hasil audio visual yang dihasilkan melalui serangkaian proses ini akan dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung pelatihan Wikimelayu, yang mencakup pelatihan Wikipedia dan Wiktionary.

Kegiatan Pelatihan Wikimelayu

Pelatihan Wikimelayu, Wikipedia dan Wiktionary Lingua Libre di Kota Medan dilaksanakan di tiga lembaga pendidikan dan terbuka untuk masyarakat umum. Inisiatif ini berawal dari permintaan terbuka untuk pelatihan Wiktionary yang pertama kali diadakan di Kota Medan. Meskipun demikian, peserta yang mengikuti kegiatan ini berasal dari lembaga pendidikan, termasuk mahasiswa, dosen, dan guru. Dalam penyelenggaraan pelatihan, Komunitas Wikimedia Medan berperan sebagai pemateri dan sukarelawan, sedangkan penerima hibah bertindak sebagai pemandu pelatihan dengan mempersiapkan materi dan berkolaborasi dengan pemateri utama.

Pelaksanaan teknis pelatihan melibatkan beberapa tahap. Pertama, pembukaan pendaftaran dilakukan secara terbuka melalui media sosial Komunitas Wikimedia Medan, melibatkan juga lembaga pendidikan yang berpartisipasi. Peserta kemudian melakukan pendaftaran melalui pranala yang disediakan. Sehari sebelum acara, peserta dikelompokkan melalui grup WhatsApp untuk mendapatkan informasi dan panduan pembuatan akun, yang didampingi oleh pelatih dan relawan.

Pada hari acara, peserta melakukan pendaftaran ulang dan menerima cenderamata. Sebelum dimulainya acara, peserta diberikan pranala tes awal untuk mengukur pengetahuan mereka terkait Wikimedia. Pelatih kemudian memimpin pelatihan dengan menyampaikan materi sesuai dengan topik pelatihan. Peserta terbaik diberikan apresiasi dengan cenderamata untuk meningkatkan motivasi mereka dalam berkontribusi kembali pada proyek-proyek Wikimedia.

Pada 15 menit terakhir, peserta diberi kesempatan untuk mengisi pranala tes akhir dan memberikan evaluasi. Kegiatan ini ditutup dengan sesi dokumentasi foto bersama, yang akan digunakan sebagai bahan untuk laporan dan postingan media sosial Komunitas Wikimedia Medan.

2. Documentation of your impact. Please use space below to share links that help tell your story, impact, and evaluation. (required)

Share links to:

Project page on Meta-Wiki or any other Wikimedia project
Dashboards and tools that you used to track contributions
Some photos or videos from your event. Remember to share access.

You can also share links to:

Important social media posts
Surveys and their results
Infographics and sound files
Examples of content edited on Wikimedia projects

WikiMelayu audiovisual documentation: https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Wikimelayu

Examples of content edited on Wikimedia projects Wikimedia Commons: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Pakaian_pengantin_Melayu_Deli_zaman_kini_dengan_kain_songket_corak_daun_inai_2.jpg

Outreach Dashboard Kategori Outreach Dashboard Wikimelayu: https://outreachdashboard.wmflabs.org/explore?search=wikimelayu

Social media posts: https://www.instagram.com/wikimedan https://www.facebook.com/WikiMedan https://twitter.com/wikimedan

Surveys and their results on social media: https://www.instagram.com/p/C2eIeEyyh2W/?img_index=1

Infographics Wikimelayu: https://commons.wikimedia.org/w/index.php?search=poster+wikimelayu&title=Special:MediaSearch&go=Lanjut&type=image

Examples of content edited on Wikimedia projects: Wikipedia: https://id.wikipedia.org/wiki/Baju_kurung Wiktionary: https://id.wiktionary.org/wiki/berinai Wikidata: https://www.wikidata.org/wiki/Q123856221

Additionally, share the materials and resources that you used in the implementation of your project. (required)

For example:

Training materials and guides
Presentations and slides
Work processes and plans
Any other materials your team has created or adapted and can be shared with others

Training materials and guides: https://commons.wikimedia.org/w/index.php?search=wikimelayu&title=Special:MediaSearch&go=Lanjut&type=other

Buklet Wiki Melayu: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Buklet_Wiki_Melayu.pdf

3. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with this Rapid Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals. Required. Select one option per question. (required)

Our efforts during the Fund period have helped to...
A. Bring in participants from underrepresented groups	Strongly agree
B. Create a more inclusive and connected culture in our community	Agree
C. Develop content about underrepresented topics/groups	Strongly agree
D. Develop content from underrepresented perspectives	Strongly agree
E. Encourage the retention of editors	Strongly agree
F. Encourage the retention of organizers	Strongly agree
G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement	Agree
F. Other (optional)

Part 2: Learning

4. In your application, you outlined some learning questions. What did you learn from these learning questions when you implemented your project? How do you hope to use this learnings in the future? You can recall these learning questions below. (required)

You can recall these learning questions below: 1. Berapa banyak orang yang tertarik berkontribusi di Wikipedia dan Wikikamus Bahasa Indonesia?

2. Apa kendala dalam melakukan dokumentasi audio visual kebudayaan Melayu di Sumatera Utara?

3. Apa kendala berkontribusi di Wikipedia Bahasa Indonesia?

4. Apa kendala berkontribusi di Wikikamus Bahasa Indonesia?

You can recall these learning questions below:

1. Berapa banyak orang yang tertarik berkontribusi di Wikipedia dan Wikikamus Bahasa Indonesia? Berdasarkan hasil pendataan peserta, dapat disimpulkan bahwa terdapat 76 pengguna baru dan 6 pengguna lama yang menunjukkan minat untuk berkontribusi di Wikipedia dan Wikikamus Bahasa Indonesia pada kegiatan ini.

2. Apa kendala dalam melakukan dokumentasi audio visual kebudayaan Melayu di Sumatera Utara?

Pelaksanaan proyek audio visual menghadapi beberapa kendala yang memerlukan penanganan khusus. Pertama, tantangan mencari sumber literatur yang valid, narasumber yang dapat memberikan informasi terpercaya, dan memperoleh izin hak cipta untuk audio visual kebudayaan Melayu. Kedua, penentuan jadwal dokumentasi audio visual menjadi kompleks karena semua pihak terlibat memiliki kesibukan dan jadwal yang tidak sinkron untuk melibatkan diri dalam kegiatan dokumentasi. Terakhir, kondisi cuaca yang tidak menentu, terutama saat musim hujan, mengakibatkan gangguan pada mobilitas dan kelancaran kegiatan dokumentasi. Semua kendala ini menunjukkan perlunya strategi dan penyesuaian yang cermat dalam menjalankan proyek audio visual ini.

3. Apa kendala berkontribusi di Wikipedia Bahasa Indonesia?

Berdasarkan evaluasi pelatihan yang dilakukan dengan menganalisis respon peserta, dapat ditarik beberapa simpulan. Sebanyak 48% (20 orang) peserta tidak melaporkan adanya kendala selama pelatihan. Meskipun demikian, beberapa peserta menghadapi kesulitan, antara lain 5% (2 orang) kesulitan dalam mengikuti instruksi dari pelatih Wiki, 21% (9 orang) kesulitan menggunakan fitur-fitur di Wikipedia, 6% (3 orang) kesulitan hadir tepat waktu, 1% (1 orang) kesulitan mencari referensi, 11% (5 orang) menghadapi masalah dengan jaringan internet yang tidak stabil, 7% (3 orang) mengalami pemblokiran rentang alamat IP saat hendak membuat akun di Wikipedia, dan 1% (1 orang) merasa bahwa perangkat/gawai yang digunakan kurang memadai.

Hasil evaluasi ini mencerminkan pengamatan kami selama pelatihan Wikipedia, di mana beberapa peserta mengalami tantangan tertentu. Selain itu, ada juga catatan terkait durasi waktu pelatihan yang dinilai kurang memadai untuk menyampaikan muatan materi yang cukup banyak. Oleh karena itu, refleksi atas hasil evaluasi ini akan menjadi bahan pertimbangan dalam merancang kegiatan pelatihan berikutnya, agar waktu pelatihan lebih efektif guna memastikan penyampaian materi yang lebih komprehensif dan mendalam.

4. Apa kendala berkontribusi di Wikikamus Bahasa Indonesia?

Dari hasil evaluasi pelatihan, dapat dinyatakan bahwa mayoritas peserta, yaitu sebanyak 39%, tidak mengalami kendala selama kegiatan berlangsung. Meskipun demikian, terdapat beberapa kendala yang dihadapi peserta dalam pelatihan Wikikamus Bahasa Indonesia. Sejumlah 12% (5 orang) peserta mengalami kesulitan dalam membuat akun pengguna, 10% (4 orang) merasa bahwa perangkat/gawai yang mereka gunakan kurang memadai, 22% (9 orang) mengalami kesulitan menggunakan fitur-fitur di Wikikamus dan Lingua Libre, dan 17% (7 orang) mengalami kendala saat masuk log in karena lupa nama pengguna dan sandi.

Dalam pengamatan kami selama pelatihan, kami mencatat beberapa kendala, seperti kehadiran peserta yang tidak tepat waktu, lupa akun pengguna dan sandi, serta beberapa peserta yang cenderung kurang teliti dalam mengunggah rekaman suara sehingga beberapa kata menjadi tidak jelas atau terpotong. Semua kendala ini menjadi poin refleksi penting untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pelatihan di masa mendatang.

5. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities? This can include both positive and negative situations. What did you learn from those experiences? (required)

Pengalaman yang kami peroleh selama kegiatan ini antara lain:

1. Mencari narasumber terpercaya dalam kebudayaan Melayu, yang bukan hanya seorang budayawan tetapi juga dapat memberikan izin untuk mempublikasikan audio visual, merupakan tantangan yang kompleks. Selain itu, menyelaraskan jadwal semua pihak yang terlibat dalam dokumentasi audio visual kebudayaan Melayu ini juga merupakan aspek yang tidak mudah. Selanjutnya, saat acara dokumentasi pakaian adat, kami mengalami kesulitan kembali ke rumah karena hujan yang menyebabkan banjir di beberapa tempat. Bahkan, alat transportasi lokal sulit diakses, sehingga kami harus menunggu hujan reda hingga tengah malam.

2. Menemukan mitra kolaborasi di luar komunitas lokal merupakan tugas yang menantang. Biasanya, pelatihan diadakan dengan berkolaborasi bersama komunitas lokal yang telah ada di setiap kota. Namun, pada kegiatan pelatihan ini, skenario tersebut tidak berlaku karena mitra berasal dari luar komunitas. Oleh karena itu, perlu diperhatikan bahwa dalam hal ini, kita tidak hanya harus memfasilitasi kepentingan kami sendiri tetapi juga kepentingan pihak lain.

3. Dokumentasi audio visual ini menciptakan sumber daya yang sangat berharga untuk pembelajaran di sekolah, mendukung perkembangan sektor pariwisata, dan menjadi bahan informasi yang signifikan di media sosial Komunitas Wikimedia Medan. Respons positif dari peserta pelatihan mencerminkan tingkat antusiasme yang tinggi.

6. What is your plan to share your project learnings and results with other community members? If you have already done it, describe how. (required)

Kami telah menyebarluaskan perkembangan proyek dan hasil sumber daya kebudayaan Melayu ini melalui media sosial Komunitas Wikimedia Medan. Di samping itu, kami juga telah menyampaikan pembelajaran dan hasil proyek kepada anggota komunitas melalui pertemuan rapat.

Part 3: Metrics

7. Wikimedia Metrics results. (required)

In your application, you set some Wikimedia targets in numbers (Wikimedia metrics). In this section, you will describe the achieved results and provide links to the tools used.

	Target	Results	Comments and tools used
Number of participants	32	135	Dalam rangka Dokumentasi Audio Visual, tim baju adat Melayu terdiri dari 7 orang, tim tari Melayu melibatkan 9 orang, dan tim musik Melayu melibatkan 23 orang. Sementara itu, pada pelatihan, kami menggunakan daftar hadir saat acara dan pranala evaluasi Google Form untuk mencatat peserta yang hadir. Jumlah partisipan baru mencapai 76 orang, sedangkan 6 orang telah mengikuti kegiatan proyek Wikimedia sebelumnya. Selain itu, panitia yang ikut kegiatan sebanyak 14 orang.
Number of editors	20	82	Peserta yang hadir direkam melalui daftar hadir saat acara dan pranala evaluasi Google Form. Dari total peserta, terdapat 76 partisipan baru yang mengikuti kegiatan ini untuk pertama kalinya, sementara 6 orang merupakan peserta yang telah memiliki pengalaman sebelumnya dalam kegiatan Proyek Wikimedia.
Number of organizers	10	53	Peserta yang hadir didata melalui daftar hadir saat acara dan pranala evaluasi Google Form. Partisipan baru mencapai 76 orang, sementara partisipan yang sudah memiliki pengalaman sebelumnya dalam kegiatan Proyek Wikimedia sebanyak 6 orang. Dalam rangka dokumentasi audio visual, tim baju adat Melayu terdiri dari 7 orang, tim tari Melayu melibatkan 9 orang, dan tim musik Melayu melibatkan 23 orang. Semua anggota tim tersebut mendapatkan konsumsi. Adapun untuk pelatihan Wikipedia dan Wiktionary, jumlah peserta dan susunan tim pelatih bervariasi sesuai dengan masing-masing kegiatan. Misalnya, untuk Wikimelayu Wiktionary Lingua Libre di Cradle dan UTND, terdapat 1 pelatih dan 2 relawan. Sedangkan WikiLatih di UNIKA Medan dan UMSU dengan 1 pelatih dan 3 relawan. Banyak relawan disusun dengan kesesuaian jumlah peserta pendaftar. Penting untuk dicatat bahwa pelatih dan setiap relawan yang terlibat dalam kegiatan ini berasal dari Komunitas Wikimedia Medan, dan mereka diberikan perdiem untuk komunikasi dan transportasi sebagai bentuk penghargaan atas partisipasi mereka.

Wikimedia project	Target	Result - Number of created pages	Result - Number of improved pages
Wikipedia	15	49	36
Wikimedia Commons	50	333	0
Wikidata	25	17	19
Wiktionary	50	13	37
Wikisource
Wikimedia Incubator
Translatewiki
MediaWiki
Wikiquote
Wikivoyage
Wikibooks
Wikiversity
Wikinews
Wikispecies
Wikifunctions or Abstract Wikipedia

8. Other Metrics results.

In your proposal, you could also set Other Metrics targets. Please describe the achieved results and provide links to the tools used if you set Other Metrics in your application.

Other Metrics name	Metrics Description	Target	Result	Tools and comments

9. Did you have any difficulties collecting data to measure your results? (required)

No

9.1. Please state what difficulties you had. How do you hope to overcome these challenges in the future? Do you have any recommendations for the Foundation to support you in addressing these challenges? (required)

Part 4: Financial reporting

10. Please state the total amount spent in your local currency. (required)

65863988

11. Please state the total amount spent in US dollars. (required)

4345.85

12. Report the funds spent in the currency of your fund. (required)

Provide the link to the financial report https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BU6wGdvAivhj0BjC3w_2s9sUsy1SxO2c/edit?usp=sharing&ouid=104956156331855042095&rtpof=true&sd=true

12.2. If you have not already done so in your financial spending report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal. (optional)

13. Do you have any unspent funds from the Fund?

Yes

13.1. Please list the amount and currency you did not use and explain why.

9944030 IDR We are quite effective in using the existing budget.

13.2. What are you planning to do with the underspent funds?

D. I have already sent them back to the WMF

13.3. Please provide details of hope to spend these funds.

N/A

14.1. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?

Yes Your response to the review feedback.

14.2. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?

Yes

14.3. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.

Yes

15. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here. (optional)

Review notes

Review notes from Program Officer:

N/A

Applicant's response to the review feedback.

N/A