Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/WikiCiv 2023/Final Report

Final Learning Report

Report Status: Accepted

Due date: 2024-01-31T00:00:00Z

Funding program: Wikimedia Community Fund

Report type: Final

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General information

This form is for organizations, groups, or individuals receiving Wikimedia Community Funds or Wikimedia Alliances Funds to report on their final results.

Name of Organization: Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire
Title of Proposal: WikiCiv 2023
Amount awarded: 78000 USD, 46153848 XOF
Amount spent: 48508650 XOF

Part 1 Understanding your work

1. Briefly describe how your proposed activities and strategies were implemented.

Nous avons consolidé notre approche de travail qui s’appuie sur 2 mécanismes, à savoir le déploiement d’une communication régulière avec toutes les parties prenantes de notre écosystème et la mise en oeuvre d’actions de suivi-évaluation continu de toutes nos activités d’autre part.

2. Were there any strategies or approaches that you felt were effective in achieving your goals?

Premièrement, la préparation de nos éditathons s’est de plus en plus affinées avec la constitution en amont de comités éditoriaux composés de wikipédien·ne·s expérimenté·e·s ayant la responsabilité d’orienter et de corriger les articles Wikipédia des nouveaux. Ce comité prépare désormais en amont chaque éditathon en inventoriant, à l’aide d’outils comme Gawa ou citation Hunt, la liste des articles sur lesquels travailler tout en rassemblant le contenu nécessaire à leurs création ou amélioration, réparti les données, lors de certains ateliers, en fonction du nombre de participants.

Deuxièmement, nous relevons la conclusion de partenariats stratégiques qui ont facilité la tenue d’activités Wikimedia au sein d’Université (les RAN avec l’Université de Korhogo), de Parcs (Contact avec l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves) et lors d’un Festival (Femua).

Troisièmement, nous notons l’association de nouveaux bénévoles à l’animation de présentations et de formations.

3. Would you say that your project had any innovations? Are there things that you did very differently than you have seen them done by others?

Entre autres innovations, nous voulons d’abord souligner l’enregistrement de chants d’oiseaux, ainsi que de vidéos de chimpanzés en colonie, lors de l’activité d’incursion au parc national du Banco. Une première pour les bénévoles de Wikimedia CI qui n’avaient que l’habitude des photos sur Commons.

Ensuite, cet exercice a aussi vu la tenue de la 50e réunion ordinaire du Bureau Exécutif de Wikimedia Côte d’Ivoire. Cela a été une opportunité de célébration du travail bénévole des membres du Bureau exécutif de l’Association à travers un événement durant lequel nous avons passé en revu l’historique de l’organe, son fonctionnement, la conduite de ses réunions hebdomadaires. Nous en avons profité pour saluer l’engagement des membres du bureau exécutif et du commissariat aux comptes, qui pour certains dure depuis 2013.

Enfin, la fin de l’année a été l’occasion d’un déjeuner entre membres du bureau exécutif, du commissariat aux comptes et du staff. Moment de communion et de partage loin des écrans, ce déjeuner a été fort apprécié après une année dense.

4. Please describe how different communities participated and/or were informed about your work.

Différents canaux sont mis à contribution pour mobiliser les cibles et autres parties prenantes de l’Association. Il s’agit des appels, des mails, des publications sur les listes de diffusion et les réseaux sociaux de l’association.

5. Documentation of your impact. Please use the two spaces below to share files and links that help tell your story and impact. This can be documentation that shows your results through testimonies, videos, sound files, images (photos and infographics, etc.) social media posts, dashboards, etc.

Upload Documents and Files

RAPPORT_RAN 2023_KORHOGO.pdf

Rapport d’immersion à Wikimedia Côte d’Ivoire. 1.1.docx
Retour d’expérience projet Wikimedia Lusophonie Afrique de l’Ouest.pdf
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Liens des photos des activités

https://commons.wikimedia.org/w/index.php?search=Incursion+au+Parc+National+du+Banco+CIV-2023+&title=Special:MediaSearch&fulltext=Rechercher&type=image https://commons.wikimedia.org/w/index.php?title=Category:Wikimedia_C%C3%B4te_d%27Ivoire_in_2023 https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Green_Card_(Environment_photo_in_Ivory_Coast) https://www.facebook.com/WikimediaCI https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Rencontres_Annuelles_2023 https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:WikiCiv_Burex50 https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Journ%C3%A9e_de_reflexion_APSID-CI_-_Wiki-CIV

Lien d’articles

https://fr.wikipedia.org/wiki/Climat_de_la_C%C3%B4te_d'Ivoire https://fr.wikipedia.org/wiki/Utilisateur:Mouna_k/Brouillon_Inondations_en_C%C3%B4te_d%27Ivoire https://fr.wikipedia.org/wiki/Utilisateur:Pauleric01/Brouillon/Fror%C3%AAt_en_C%C3%B4te_d%27Ivoire https://fr.wikipedia.org/wiki/Utilisateur:BeraDigle/Brouillon_sol_(P%C3%A9dologie https://fr.wikipedia.org/wiki/Utilisateur:Aman_ADO/Brouillon/WIKIFEMUA

Autres articles

https://diff.wikimedia.org/fr/2023/05/23/mois-de-la-contribution-francophone-campagne-sur-le-climatle-point-des-actions-realisees-par-wikimedia-cote-divoire/ https://wikimedia.ci/tenue-du-1er-forum-des-clubs-wikimedia-de-cote-divoire-en-marge-des-ran-2023/ https://wikimedia.ci/tourisme-et-culture-aux-rencontres-annuelles-2023-dans-le-poro/ https://wikimedia.ci/ran-2023-pari-tenu-par-le-club-wikimedia-de-korhogo/ https://wikimedia.ci/wikifemua-5-jours-pour-mettre-en-lumiere-sur-wikipedia-le-festival-des-musiques-urbaines-danoumanbo/ https://wikimedia.ci/les-rencontres-annuelles-2023-plus-que-quelques-jours/ https://wikimedia.ci/ran-2023-a-korhogo-ce-sera-a-luniversite-peleforo-gon-coulibaly/ https://wikimedia.ci/wikifemua-le-femua-sur-les-plateformes-wikimedia/

Lien de Dashboard

https://outreachdashboard.wmflabs.org/campaigns/wikiciv_2023_2024/programs

6. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.

Our efforts during the Fund period have helped to...
A. Bring in participants from underrepresented groups	Not applicable to your fund
B. Create a more inclusive and connected culture in our community	Agree
C. Develop content about underrepresented topics/groups	Agree
D. Develop content from underrepresented perspectives	Agree
E. Encourage the retention of editors	Agree
F. Encourage the retention of organizers	Agree
G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement.	Strongly agree

7. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?

Lors des RAN 2023, nous avons organisé un édit-a-thon sur Wiktionnaire avec le partenaire Wiki Kouman. Ce qui a permis aux participants de contribuer en ajoutant des mots dans la langue bété. Cet évènement a été aussi l’occasion pour nos partenaires locaux présents de participer à un atelier Wikmedia et d’apprendre.

Nous avons aussi invité un participant Lusophone de la Guinée-Bissau (Braima Namadjo) à participer à la WikiConvention Francophone 2023, à Abidjan, pour une meilleure connaissance du mouvement, la mise en relation avec d’autres wikimediens ainsi que le déploiement d’une communauté lusophone d’Afrique de l’Ouest à partir de la formation de la jeune communauté naissante de la Guinée-Bissau.

Part 2: Your main learning

8. In your application, you outlined your learning priorities. What did you learn about these areas during this period?

Nous avons relevé un besoin régulier pour les membres de l’association de recyclage sur les différents projets Wikimedia de sorte à développer leurs compétences pour des contributions de qualité. Nous notons également un fort potentiel éditorial pour les projets liés à l’environnement en Côte d’Ivoire. Les prises de photos dans le cadre du projet Green Card par exemple ont mis en exergue l’importance d’une bonne collaboration avec les populations à proximité des sites photos, car une incompréhension peut influencer négativement la réalisation du projet.

9. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities?

La plupart des imprévus et surprises se rapportent aux aspects logistiques : instabilité de la connexion à Internet/coupure de courant durant des éditathons, excursion à vélo là où s’attendait à une marche, coupure de courant lors d’une réunion, éclairage insuffisant de la salle de partenaires, défaut de la qualité du son, des multiprises. Il y en a eu également s’agissant des participants, notamment en ce qui concerne les désistements de dernière minute.

10. How do you hope to use this learning? For instance, do you have any new priorities, ideas for activities, or goals for the future?

Cet apprentissage a servi dans l’élaboration de la stratégie 2024-2027 de l’Association. Il sera encore plus utile dans la mise en oeuvre de ses 5 axes stratégiques :

Contenus locaux (sessions d’édit-a-thon, de téléversement de photos, promotion des 8 parcs et 9 réserves de la Côte d’Ivoire, redéploiement d’autres initiatives sur l’expérience de WikiFemua);
Partenariats stratégiques ,
Développement institutionnel (Rencontres annuelles 2024 et la participation à des rencontres internationales),
Capacités matérielles et Ressources humaines suffisantes (ateliers de renforcement de capacités),
Politique de financement des activités (intégrer une plus grande marge lors de la budgétisation des projets, pour faire face à d’éventuelles inflations de coûts et être à l’abri de surprises).

11. If you were sitting with a friend to tell them one thing about your work during this fund, what would it be (think of inspiring or fascinating moments, tough challenges, interesting anecdotes, or anything that feels important to you)?

Cet apprentissage a servi dans l’élaboration de la stratégie 2024-2027 de l’Association. Il sera encore plus utile dans la mise en oeuvre de ses 5 axes stratégiques :

Contenus locaux (sessions d’édit-a-thon, de téléversement de photos, promotion des 8 parcs et 9 réserves de la Côte d’Ivoire, redéploiement d’autres initiatives sur l’expérience de WikiFemua);
Partenariats stratégiques ,
Développement institutionnel (Rencontres annuelles 2024 et la participation à des rencontres internationales),
Capacités matérielles et Ressources humaines suffisantes (ateliers de renforcement de capacités),
Politique de financement des activités (intégrer une plus grande marge lors de la budgétisation des projets, pour faire face à d’éventuelles inflations de coûts).

12. Please share resources that would be useful to share with other Wikimedia organizations so that they can learn from, adapt or build upon your work. For instance, guides, training material, presentations, work processes, or any other material the team has created to document and transfer knowledge about your work and can be useful for others. Please share any specific resources that you are creating, adapting/contextualizing in ways that are unique to your context (i.e. training material).

Upload Documents and Files

BurEx50.pptx

Organisation d’un Burex_ Manouka.pptx
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N/A

Part 3: Metrics

13a. Open and additional metrics data

Open Metrics
Open Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Engagement des clubs et groupes de travail	Clubs et groupes de travail ayant conçu et piloter des projets Wikimedia au cours de la période	4	6	L’association des représentants des clubs et groupes de travail thématiques au wikick-off leur a permis de mieux comprendre les objectifs de 2023, ainsi que le programme afin d’être en symbiose avec l’association pour les activités qu’ils voudront mener en 2023.	Rapports d'activités des clubs et des porteurs de projets
Leaders formés	Nombre de leaders formés	10	43	Au-delà des membres du Bureau Exécutif et du staff, nous avons profité des rendez-vous comme le Wikickoff, les RAN et la WikiConvention francophone pour renforcer les capacités des leaders locaux des clubs et groupes de travail.	Rapports d'activités & listes de présences
Heures bénévoles	Nombre d'heures bénévoles total mobilisé par les membres du User group	1000	7678	Le projet Africa Environment Focus et la WikiConvention Francophone ont mobilisé davantage de bénévoles, donc d'heures de travail dédiées.	N/A
Adhésions	Nouvelles adhésions au User Group	10	35	Les Rencontres annuelles à Korhogo et le projet Wikimedia Tour à Daloa ont contribué à recruter de nouveaux adhérents. De même que les activité de l'Africa Environment WikiFocus.	Liste des adhérents
Nouveaux projets	Nombre de nouveaux projets soutenus	5	7	Le projet Africa Environment WikiFocus a permis de financer 2 projets au-delà des 5 prévus.	Rapport d'activités des porteurs de projets

Additional Metrics
Additional Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of editors that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	30	N/A	Dashboard
Number of organizers that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	10	N/A	Dashboard
Number of strategic partnerships that contribute to longer term growth, diversity and sustainability	N/A	N/A	5	N/A	Rapports bimestriels de la Coordinatrice des programmes
Feedback from participants on effective strategies for attracting and retaining contributors	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Diversity of participants brought in by grantees	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of people reached through social media publications	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of activities developed	N/A	N/A	60	N/A	Rapports bimestriels de la Coordinatrice des programmes, Rapports d'activités des porteurs de projets
Number of volunteer hours	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

13b. Additional core metrics data.

Core Metrics Summary
Core metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of participants	Nouveau participant, Participant de retour, jeunes (-35 ans), femmes	500	714	Caractéristiques des participants : étudiants, cadres d'entreprise, employés, chefs d'entreprise, enseignants d'université, bibliothécaires et archivistes, journalistes 33% ont +35 ans et 67% ont moins de 35 ans 56% sont des hommes, 44% sont des femmes	Listes de présence aux activités
Number of editors	Nouveaux éditeurs, anciens éditeurs	100	110		Dashboard
Number of organizers	Consultants, bénévoles, Clubs, groupes de travail	25	60		Rapports d'activités

**Number of new content contributions per Wikimedia project**
Wikimedia Project	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Wikipedia	Nombre d'articles améliorés Nombre d'articles crées Nombre de contributions Sujets traités	1000	4135	N/A	Dashboard
Wikimedia Commons	Contenus multimédias téléversés Contenus multimédias réutilisés	1500	13900	N/A	Dashboard
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

14. Were there any metrics in your proposal that you could not collect or that you had to change?

No

15. If you have any difficulties collecting data to measure your results, please describe and add any recommendations on how to address them in the future.

N/A

16. Use this space to link or upload any additional documents that would be useful to understand your data collection (e.g., dashboards, surveys you have carried out, communications material, training material, etc).

Upload Documents and Files

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N/A

Part 4: Organizational capacities & partnerships

17. Organizational Capacity

Organizational capacity dimension
A. Financial capacity and management	This capacity has grown but it should be further developed
B. Conflict management or transformation	This has grown over the last year, the capacity is high
C. Leadership (i.e growing in potential leaders, leadership that fit organizational needs and values)	This has grown over the last year, the capacity is high
D. Partnership building	This has grown over the last year, the capacity is high
E. Strategic planning	This has grown over the last year, the capacity is high
F. Program design, implementation, and management	This has grown over the last year, the capacity is high
G. Scoping and testing new approaches, innovation	This capacity has grown but it should be further developed
H. Recruiting new contributors (volunteer)	This has grown over the last year, the capacity is high
I. Support and growth path for different types of contributors (volunteers)	This capacity has grown but it should be further developed
J. Governance	This has grown over the last year, the capacity is high
K. Communications, marketing, and social media	This has grown over the last year, the capacity is high
L. Staffing - hiring, monitoring, supporting in the areas needed for program implementation and sustainability	This capacity has grown but it should be further developed
M. On-wiki technical skills	This capacity has grown but it should be further developed
N. Accessing and using data	This capacity has grown but it should be further developed
O. Evaluating and learning from our work	This capacity has grown but it should be further developed
P. Communicating and sharing what we learn with our peers and other stakeholders	This has grown over the last year, the capacity is high
N/A
N/A

17a. Which of the following factors most helped you to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Formal training provided from outside the Wikimedia Movement, Peer to peer learning with other community members in conferences/events, Using capacity building/training resources online from sources WITHIN the Wikimedia Movement

17b. Which of the following factors hindered your ability to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of financial resources, Barriers to access training because of language

18. Is there anything else you would like to share about how your organizational capacity has grown, and areas where you require support?

N/A

19. Partnerships over the funding period.

Over the fund period...
A. We built strategic partnerships with other institutions or groups that will help us grow in the medium term (3 year time frame)	Agree
B. The partnerships we built with other institutions or groups helped to bring in more contributors from underrepresented groups	Neither agree nor disagree
C. The partnerships we built with other institutions or groups helped to build out more content on underrepresented topics/groups	Agree

19a. Which of the following factors most helped you to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Permanent staff outreach, Board members’ outreach, Institutional support from the Wikimedia Foundation

19b. Which of the following factors hindered your ability to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of interest from partners

20. Please share your learning about strategies to build partnerships with other institutions and groups and any other learning about working with partners?

Nous avons compris que le meilleur moyen de conclure des partenariats est de les amener à nous par l'échos de nos actions. Nous perdons plus d'énergies et de temps à démarcher des partenaires. Alors que nous semblons allez plus vite quand nous sommes sollicités.

Part 5: Sense of belonging and collaboration

21. What would it mean for your organization to feel a sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement?

Nous sommes heureux d'appartenir au mouvement Wikimedia. C'est pour nous une opportunité inédite d'être utile à notre communauté et aux mondes via le partage de nos savoirs.

22. How has your (for individual grantees) or your group/organization’s (for organizational grantees) sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Increased significantly

23. If you would like to, please share why it has changed in this way.

Nous avons connu une année dense et intense en activités qui s'est culminée en septembre par la WikiConvention francophone qui fut un succès pour notre communauté. Nos membres ont pu mesuré la diversité et l'impact du mouvement auquel ils appartiennent. Cela a renforcé notre appartenance au mouvement.

24. How has your group/organization’s sense of personal investment in the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Increased significantly

25. If you would like to, please share why it has changed in this way.

Les explications précédentes sont également valables, d'autant que nous avons observé plus d'engagement de nos clubs et groupes de travail. Egalement, de plus en plus de bénévoles ont déployés des projets à titre individuel.

26. Are there other movements besides the Wikimedia or free knowledge movement that play a central role in your motivation to contribute to Wikimedia projects? (for example, Black Lives Matter, Feminist movement, Climate Justice, or other activism spaces) If so, please describe it below.

No

Supporting Peer Learning and Collaboration

We are interested in better supporting peer learning and collaboration in the movement.

27. Have you shared these results with Wikimedia affiliates or community members?

Partially

27a. Please describe how you have already shared them. Would you like to do more sharing, and if so how?

Principalement lors des conférences régionales comme Wikiindaba et la Wikiconvention francophone 2023. Nous avons aussi publié sur Commons certains de nos rapports et rédigé des articles Diff.

28. How often do you currently share what you have learned with other Wikimedia Foundation grantees, and learn from them?

We do this occasionally (less than once a month)

29. How does your organization currently share mutual learning with other grantees?

Nous avons lancé le programme Fotamana. C'est un programme d'immersion en Côte d'Ivoire de Wikimediens issus de communautés émergeantes. L'idée est de leur faire bénéficier de l'expérience ivoirienne et aussi les accompagner dans le développement de leurs communautés.

Part 6: Financial reporting and compliance

30. Please state the total amount spent in your local currency.

48508650

31. Local currency type

XOF

32. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.

Upload Documents, Templates, and Files.

Budget wiki 23-24 revu Version 300124.xlsx

Report funds received and spent, if template not used.

33. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.

N/A

34. Do you have any unspent funds from the Fund?

34a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.

N/A

34b. What are you planning to do with the underspent funds?

N/A

34c. Please provide details of hope to spend these funds.

N/A

35. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?

As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.

36. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?

Yes

37. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.

Yes

38. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.

Thank you for your all support!