Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/General Support Fund/Planification annuelle WMDRC 2024-2025

Comments after revision of Regional Committee

Dear Wikimedians of the DRC User Group,

Thank you for submitting your request for General Support Funding. We reviewed and discussed your proposal and would like to share comments, recommendations and questions for you to engage with. Your responses and comments will support the committee and staff in making a final funding decision.

• We would like to acknowledge and recognize the improvement made to your proposal, which we find to be very clear and well-structured. We see growth in how you have identified the focus areas you will work on and the enabling activities. The same goes for your mid-term report.

Questions and recommendations;

• Programming;
  • We found the developer project to be not clearly linked to your other programs and overall objectives. Additionally, would you share more about Kali Academy and its previous engagement, if any, with the User Group?
  • We want to learn more about how you engage volunteers in implementing the project from a leadership and organizing perspective.
  • How were the current roles shared selected?
  • We are keen to learn more about what is offered as part of the capacity building initiative. Is there a page or information that can elaborate on the curriculum used?
  • Given that you have implemented the training in the last 10 months, what are the learnings so far and what do you see shifting for next year?
• Governance: Please speak to your plan for strengthening governance in the UG;
  • For instance, we noticed the staff make up a significant part of the board and are curious on how the two functions are separated and co-exist.
  • How does the community provide the core team feedback on the programs implemented and their effectiveness towards achieving user group objectives?
• Budget;
  • We see the budget has doubled compared to last year while also considering the programs you are implementing. Please provide a rationale for the doubling of the budget.
  • We find your administrative costs to be very high, especially when looking at the program/administrative ratio. Kindly review these downwards.
  • Please share the rationale for the roles in relation to the associated costs.
  • We saw costs such as printing and were curious to know more about the items involved, especially since we mostly operate digitally when contributing to the projects.
• Metrics;
  • Please elaborate further your metrics and especially those related to participation - what is the breakdown based on activities?

Regarding the schedule for our review process, please complete your review and responses to committee feedback by the 1st of May 2024. After this time, the Regional Committee will begin a final review of the proposal to make a formal decision.

Thanks again for your work on the proposal and for supporting our review.

On behalf of the Regional Committee, Nehaoua (talk) 14:26, 12 April 2024 (UTC)

Chers membres du comité régional,

Nous tenons à vous remercier pour votre temps précieux pour évaluer notre demande. Concernant vos questions, voici ci-dessous nos réponses :

We found the developer project to be not clearly linked to your other programs and overall objectives. Additionally, would you share more about Kali Academy and its previous engagement, if any, with the User Group?

Bien au contraire, ce projet est très bien ancré dans nos programmes et objectifs. Nous travaillons depuis des années sur des projets techniques et nous sommes heureux d’avoir rencontré un partenaire qui en fait son corps de métier. C’est donc tout naturellement que nous avons décidé de joindre nos forces avec lui. En partie grâce à notre financement, Kali Academy a pu participer/organiser en présentiel Wishathon 2024, laquelle activité a été très appréciée par la WMF comme vous pouvez voir la photo sur la page officiel de même que cet article par Srishti Sethi, qui était étonné que Kali Academy était financé par Wikimedia RDC, et ses collègues. Contents de cette activité, tous les participants ont eu droit à un mail de la part de l’équipe de Srishti pour leur donner accès à quelques goodies. Autre chose, Wiki Mentor Africa a rapproché Kali Academy pour organisé la première édition en présentiel des ses activités en zone francophone pour mi-mai 2024. Et content du programme de Kali, WMA a demandé de pouvoir faire un partenariat afin qu' une version un peu allégée du programme soit faite en ligne pour faire bénéficier à ses membres. C’est autant vous démontrer l’importance de cette structure. Notre but en soutenant Kali est de voir une bonne partie de développeurs congolais faire des contributions techniques dans l’écosystème Wikimedia. Nous vous dirons encore plus sur les retombées de notre partenariat dans notre rapport et nous vous supplions de bien vouloir nous accorder ce financement afin de continuer avec notre partenariat. En attendant, vous pouvez visiter le site de Kali Academy pour plus de détails sur lui.

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We want to learn more about how you engage volunteers in implementing the project from a leadership and organizing perspective.

Vous n’êtes pas sans savoir que la rétention de bénévoles au sein du mouvement Wikimedia a toujours été un véritable problème, et Wikimedia RDC n’est malheureusement pas épargné à cette situation. Pour essayer de résoudre cette situation, plusieurs pistes de solutions sont envisageables, entre outre le suivi, l’octroie de responsabilité aux bénévoles, renforcement de capacité, concours et il en est ainsi qu’on essaie de l’appliquer comme on peut, avec le moyen qu’on a à disposition au sein de Wikimedia RDC. Étant une communauté composée des bénévoles avec les niveaux d’expériences divergent (élevé, moyen et faible), nous essayons de dénicher ceux qui ont une expérience élevée et manifestant l’intérêt (ceux qui sont vraiment intéressés), nous leur donnons un encadrement spécifique possible et nous leur donnons la responsabilité de la mise en œuvre d’un projet x ou y ainsi que du leadership au sein de nos WikiClubs dans les villes où le usergroup est présent. Sans oublié d’autres qui s’étaient vu accordé la responsabilité au sein de la team genre de notre communauté.

How were the current roles shared selected?

En fait, nous avons lancé notre programme de renforcement de capacité dans le but de renforcer les capacités de ces membres se trouvant dans la plupart des villes où se trouvent nos WikiClubs (représentation locale du UG). L’objectif principal de ce programme est de capacité les futures leaders de notre communauté afin d’assurer un meilleur avenir du mouvement Wikimedia, le pays en général et dans chaque région du pays en particulier. Comme présenté sur notre mid report, cette formation a accueilli 10 hommes et 10 femmes. À la fin de ce programme intense, nous avons identifié quelques cadres et nous leur avons donné différentes responsabilités, entre autres, celle des WikiClubs. Ils veilleront au bien-être du mouvement sur le plan local (organise des ateliers en présentiel, …) et fourniront les comptes rendus de l’évolution du mouvement dans leur ville respective. C’est ainsi que les rôles partagés ont été sélectionnés.

We are keen to learn more about what is offered as part of the capacity building initiative. Is there a page or information that can elaborate on the curriculum used?

Nous vous prions de vous référer à notre réponse à la question 8, axe 1 de notre actuelle demande. Existe-t-il encore d’autres choses que vous aimeriez comprendre davantage ?

Given that you have implemented the training in the last 10 months, what are the learnings so far and what do you see shifting for next year?

Nous sommes encore en train de travailler sur notre learning pattern, mais nous pouvons par avance partager avec vous quelques leçons apprises. Tout d’abord, il faut noter que ce programme était fait à l’intention des leaders et organisateurs d'événement dans notre communauté. a) les organisateurs locaux prennent le contrôle dans la planification des activités dans leurs WikiClub. Pas plus tard que vendredi dernier, nous avons eu une réunion avec les responsables de WikiClub de Kisangani pour échanger sur la planification des activités du second semestre. Ils y travaillent seuls et pourrons nous consulter juste en cas de besoin. La semaine d’avant ça, ils ont pu organiser cette activité de A à Z. C’est une fierté pour nous ! b) innovation et créativité : les participants à notre programme de renforcement de capacité font preuve d’innovation, adaptabilité et créativité. Nous ne maîtrisons pas toujours les contextes locaux lors de l’implémentation d'activités. Nous commençons déjà à être surpris par la créativité des leaders locaux et nous sommes très convaincus que le meilleur reste à venir et surtout que notre implication dans leur renforcement de capacité n’a pas été vaine. Pour un petit exemple, pour l’activité ci-haut mentionnée, nous avons pensé qu’il était souhaitable de la faire en 2 jours, mais nos leaders locaux nous ont fait comprendre que le budget est insuffisant et qu’il nous faut seulement le faire une journée. La raison principale était surtout qu’il y a un sérieux problème d'électricité dans la ville.

For instance, we noticed the staff make up a significant part of the board and are curious on how the two functions are separated and co-exist.

Nous sommes un groupe en pleine croissance qui a longtemps fonctionné uniquement avec les bénévoles. Ce n’est que très récemment que nous avons commencé à avoir une équipe salariée à proprement parler. Pour une bonne implémentation des activités, il était donc tout naturel que quelques membres du CA fassent partie de l’équipe salariée même si ce n’est pas une partie très importante comme vous le dit (2 salariés sur un total de 5 membres du CA). Nous sommes très conscients des conflits d'intérêts que cela peut générer et nous essayons du mieux que l’on peut d’en éviter, notamment en s’assurant que tous ceux qui sont dans l’équipe salariée n’aient pas assez de pouvoir dans le conseil, en moins qu’il n’y ait pas d’autres solutions. En plus, nous sommes aussi à la recherche d’autres membres du CA.

How does the community provide the core team feedback on the programs implemented and their effectiveness towards achieving user group objectives?

Concernant les feedbacks de la communauté, initialement, tous commentaires des membres de la communauté envers l’équipe principale sur le programme mis en œuvre et leur efficacité dans la réalisation des objectifs du groupe d’utilisateurs se faisait via nos médias sociaux (Facebooks, Twitter et surtout sur le groupe Whatsapp). Au fur et à mesure que le usergroup grandissait et dans le souci de conserver nos archives, nous avons décidé de mettre en place un autre processus de récolte des commentaires de nos membres via un Google Form. Le lien du formulaire est partagé dans le groupe Whatsapp et/ou Telegram a travers lequel les membres de la communauté sont appelés à donner leur avis concernant l’efficacité des programmes, les forces et faiblesses ainsi les opportunités et perspectives d’amélioration.

We see the budget has doubled compared to last year while also considering the programs you are implementing. Please provide a rationale for the doubling of the budget.

Nous ne sommes pas sûrs de comprendre exactement ce que vous qualifiez du doublement de budget.Si vous vous souvenez si bien (comme vous pouvez aussi le voir sur le fichier google Sheet de notre budget de l’année passé), contrairement à ce que vous dites, vous remarquerez que le montant total du budget initial de notre demande de l’année dernière était même le double de cette année. Et après l’étude de la demande par contre commission, vous nous avez donné ce que vous avez pensé être si nécessaire pour nous (que nous vous en remercions infiniment pour ça) et de notre côté, on a essayé de s’adapter avec en supprimer plusieurs activités qu’on avait initialement prévues. En somme, le groupe est appelé à grandir et nous comprenons aussi bien que cela doit se faire de manière progressive (comme discuté l’autre fois lors de l’appel du mi-parcours), raison pour laquelle nous avons essayé de remettre quelques activités qui n’ont pas été faites l’année passée.

We find your administrative costs to be very high, especially when looking at the program/administrative ratio. Kindly review these downwards.

Notre budget est subdivisé en quatre parties :

• Projet ou Programme : 40 935,
• Travels : 7000,
• Administrative : 9000 et
• Le STAFF : 29400

Alors s’il faut considérer le ratio programme - frais administratif comme vous le dites, on ne sait pas voir, en tout cas, comment est-ce que les frais administratifs pourraient être plus élevés. Quand cela ne tienne, nous venons de les revoir à la baisse comme demandé.

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Please share the rationale for the roles in relation to the associated costs.

Nous ne sommes pas sûrs de comprendre cette question. Mais, vous pouvez avoir plus de détails en rapport avec toute l’équipe et leurs rôles sur notre plan du personnel et le coût associé sur notre budget (tous ces liens se trouvent sur la demande principale). Sinon, vous pouvez toujours poser la question autrement, avec plus de clarté que possible pour nous permettre de bien la comprendre et vous fournir une meilleure réponse possible.

We saw costs such as printing and were curious to know more about the items involved, especially since we mostly operate digitally when contributing to the projects.

Le mot impression utilisé fait référence à plusieurs types d’impression qu’on aimera faire tout au long de l’année. Cela inclus :

• L'impression des quelques T-shirt des différentes activités organisées ;
• L’impression des de Roll up & Kakémono pour différentes activités organisées ;
• L’impression des certificats des participants lors des différents challenges ainsi que quelques documents ;
• L’impression de goodies, notamment de tasses, stylos, autocollants, … du 5e anniversaire du user group qui seront distribués aux membres de la communauté lors des différentes activités (Atelier, conférence, Rencontre annuelle, …).

Please elaborate further your metrics and especially those related to participation - what is the breakdown based on activities?

Activités	Participants	Éditeurs
#GLAM	45	15
#Wikimedia, let's talk	150	-
WikiCamp	-	-
Renforcement de capacité V2	50	40
#100DaysOfContrib challenge	90	45
Wikiconcours école RDC	40	25
Wikimedia Open source Developer Program	60	50 (contributions techniques)
LSP : Quinzaine des Autrices	15	15
Rencontre mensuelle pour femmes	20	10
Présentation aux Conférences internationales (Wikimania, Wikiconvention, WikiIndaba)	30	-
Total	500	150 + 50 contributions techniques

BamLifa (talk) 22:37, 22 April 2024 (UTC)