Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Rapid Fund/WikiMelayu (ID: 22212775)

Endorsment from HaidirAndiNovianto (talk)

--HaidirAndiNovianto (talk) 01:57, 2 July 2023 (UTC)

Endorsment from Lim Natee (talk)

--Lim Natee (talk) 02:32, 2 July 2023 (UTC)

Endorsment from 116.206.31.35

--116.206.31.35 12:21, 2 July 2023 (UTC)

Feedback from the ESEAP regional funds review team

Hello Astari28, thanks for submitting this Rapid Fund request.

• The proposal focuses on addressing the knowledge gap about the Malay heritage in the Wikimedia project. We appreciate this goal and your efforts put into preserving and representing the Malay culture through Wikimedia projects.
• We think that this is an important and unique project which will also support the Medan Wikimedia community and other participants who are interested in preserving and documenting the Malay language and culture.
• While we appreciate the project goal and approaches, we think that some details of activities are unclear or will not ensure the described impact.

Questions and feedback:

• It is unclear how the training sessions will be planned and organized. We think that using social media is effective to attract participants but it may not be effective to organize the training sessions through social media. We recommend reviewing this approach or clarifying this.
• Some training details are also not described in the proposal. For example, why do you organize the training with whom and what's the purpose? What is the connection to the documentation work? Additionally, we recommend that you think about other ways of engaging new participants and partners.
• You mentioned that you would do audio visual documentation of North Sumatra Malay with a CC license. However, from your application it seems you are focusing on many types of audio visual data without any clear plan. For example, your plan is to create a video about Malay culture but it is unclear what is the need of the video and how would it help Wikimedia projects to represent Malay culture. How would it be useful? Other types of documentation are also not well described. How would you ensure that all audio visual data can be shared with a CC license?
• It seems like you are using some of Wikimedia Indonesia resources, for example, their Friendly space policy. However, from your proposal it should be clear that this is a distinct grant project not connected to Wikimedia Indonesia. We'd also appreciate it if you could describe what kind of support you would need from Wikimedia Indonesia or if you plan to partner with them.
• If the proposal involves compensation, it should be clear who is being compensated and for what tasks. The roles of other team members should also be clear.
• Budget: it seems that you are planning to spend over 2,500 USD on a video creation and as we mentioned above, the direct impact of that video is not clear. There are also some inconsistencies between the budget and proposal. For example, there is one videographer mentioned in the proposal but in the budget there are three videographers mentioned. There are two items for internet service fee for "Staff" and "Project manager"; it seems like a duplicate expanse.

To summarize:

• We truly appreciate the overall value of the proposal.
• But we think that many details of the proposal should be reviewed, so that their details and desired impact are clear.
• We are sending the proposal back to you for review and giving you time by 3 August 2023 to work on it. We hope that all concerns described above will be resolved, otherwise we will not be able to fund this project.

DSaroyan (WMF) (talk) 12:23, 27 July 2023 (UTC)

Halo DSaroyan (WMF), terima kasih atas umpan baliknya. Saya akan menjawab pertanyaan Anda pada daftar di bawah ini secara berurutan:

1. Sepertinya kami melakukan kesalahan pengetikan terhadap tujuan yang ingin kami capai. Beberapa hal yang ingin kami capai yaitu kami akan membagikan informasi tentang pelatihan kami melalui media sosial berupa poster dengan pranala pendaftaran melalui Google form untuk menghimpun data lembaga pendidikan yang tertarik melakukan pelatihan di lembaganya. Penyebaran registrasi lembaga pendidikan dilakukan setelah kami menyelesaikan dokumetasi audivisual budaya Melayu.

Pelatihan akan tetap dilakukan secara luring di lembaga pendidikan yang dipilih. Pelatihan lokakarya yang dilakukan adalah 1 kali pelatihan Wikipedia dan 2 kali pelatihan Wiktionary yang terdiri dari maksimal 20 peserta. Kami akan menyempurnakan artikel tentang budaya yang kami dokumentasikan dengan melatih peserta untuk memasukkan dokumentasi audiovisual ke artikel wikipedia Indonesia dan juga melatih peserta untuk memasukkan pengucapan nama budaya yang kami inginkan dengan menggunakan lingua libre ke Wiktionary bahasa Indonesia.

2. Kami berencana untuk mendokumentasikan video dan foto tarian tradisional Melayu yang ingin kami kembangkan artikelnya di Wikipedia bahasa Indonesia karena banyak artikel yang kekurangan dokumentasi. Kami juga berencana melafalkan nama tarian tersebut ke dalam Wiktionary dalam lokakarya kami rencanakan. Fotografer digunakan untuk mengambil foto penari sekaligus mendokumentasikan pakaian adat dan aksesoris yang mereka kenakan, kami akan menggunakannya untuk membuat poster infografis dengan menggambarkan setiap bagian dari pakaian tersebut. Kami juga akan membuat lema berdasarkan pakaian yang digunakan penari ke wiktionary bahasa Indonesia dengan pengucapan lingua libre di pelatihan yang kami rencanakan.

Karena video audiovisual akan diambil dengan menyewa videografer dan fotografer dengan menggunakan hibah yang akan kami terima, kami akan membuat kesepakatan dengan fotografer dan videografer untuk membuat mereka setuju untuk memberikan hak cipta dan setuju untuk membagikannya dengan menggunakan lisensi CC.

3. Komunitas Wikimedia Medan berada di bawah naungan Wikimedia Indonesia jadi kami hanya akan meminta izin untuk menerapkan kebijakan ruang ramah dan materi pembelajaran mereka untuk lokakarya wikipedia yang mereka buat untuk program kami seperti yang biasa kami lakukan. Kami kira tidak membutuhkan dukungan lain selain yang kami tulis di atas karena akan membuat pedoman dokumentasi yang ingin kami ambil dan juga bahan pelatihan untuk pelatihan Wiktionary.

4. Seperti yang kami cantumkan dalam anggaran kami, kami akan memberikan kompensasi untuk project manager yaitu saya sendiri dalam mengatur semua acara dan juga proses dokumentasi. Kami juga menambahkan kompensasi bagi desainer untuk membuat poster lokakarya, infografis untuk pakaian tradisional serta output program. Dia juga akan membantu saya sebagai bendahara yang mengelola semua kwitansi dan pembuatan dokumen penganggaran keuangan.

5. Tentang anggaran, saya pikir saya lupa menambahkan bahwa yang kami maksud dengan 3 unit adalah kami akan menggunakan videografer selama tiga hari karena kami akan mempekerjakan mereka berdasarkan hari karena itu adalah tarif rata-rata untuk menyewa videografer di lokasi kami, tetapi jika ada saran lain yang Anda usulkan kami akan menyetujuinya. Tentang kompensasi internet yang diberikan kepada staf merupakan kompensasi internet kepada sukarelawan yang akan membantu kami selama pelatihan dilaksanakan karena kami akan dibantu oleh satu sukarelawan untuk setiap lokakarya di lokasi berbeda.

Terima kasih. Astari28 (talk) 17:01, 2 August 2023 (UTC)

Halo @DSaroyan (WMF), terima kasih atas umpan baliknya. Saya akan menjawab pertanyaan Anda terkait rencana penggunaan sisa anggaran.

1. Kami telah memenuhi target untuk Wikimedia Commons, Wikidata, Wikipedia Bahasa Indonesia dan telah melakukan lokakarya sebanyak 3 kali. Namun, kami belum memenuhi target untuk Wiktionary sebanyak 50 lema. Dengan demikian, kami berencana melakukan kegiatan lokakarya Wiktionary kembali untuk memenuhi target tersebut. Kegiatan ini akan dilaksanakan sekitar di minggu kedua bulan Januari. Karena bulan Desember, peserta sedang ujian dan libur panjang.

2. Anggaran kegiatan kami jabarkan pada pranala ini.[1]

Terima kasih. Astari28 (talk) 16:04, 3 December 2023 (UTC)

Decision regarding remaining funds

Hello Astari28, we reviewed your request and will not be able to approve your request. We cannot fund additional staff costs for another month to organize one or more Wiktionary workshops. Additionally, the request does not include the details requested and the metrics are relatively low.

I have to request a refund of the remaining funds back to the Wikimedia Foundation. Please follow these instructions and send the remaining amount back to the Wikimedia Foundation. After sending the wire, please email a copy of your transfer receipt to grantsadminwikimedia.org. If a receipt is not available, please provide the following information in your email to us, so that we may trace your wire.

• date sent
• amount and currency sent
• your grant name

You can pay for any transfer fees using the remaining fund amount. DSaroyan (WMF) (talk) 08:54, 5 December 2023 (UTC)