ItWikiCon/man

La prima versione di questo manuale per l'organizzazione di una itWikiCon è stato redatto dagli organizzatori della prima edizione, che si è tenuta nel 2017 a Trento.

Benvenuto nel manuale itWikiCon

Cosa ItWikiCon è e non è

Effettuando un raffronto con altre occasioni di incontro tra Wikimediani si può dire che:

• ItWikiCon non è Wikimania: Wikimania è un incontro internazionale organizzato in tutti gli aspetti formali e informali, in cui lo scambio di esperienze tra utenti di provenienze lontane è posto in primissimo piano. Anche le chiacchiere informali hanno un valore potenzialmente enorme.
• ItWikiCon non è un wikiraduno: un wikiraduno è un incontro informale con un obiettivo culturale, ma in cui è posto in primissimo piano stare insieme e divertirsi dal vivo tra utenti.
• ItWikiCon non è un wiki-concorso: non sono previsti premi in palio per alcunché, semmai sono offerte da Wikimedia Italia, Wikimedia CH o altri capitoli delle borse di partecipazione.

Da quanto premesso, ciò che ha caratterizzato e reso peculiare ItWikiCon 2017 e 2018 è stato:

• La presenza di utenti in numero maggiore di un wikiraduno e minore di una Wikimania, appartenenti a diverse wikigenerazioni che hanno scambiato proficuamente le loro esperienze come non è fattibile online per iscritto.
• L'allestimento di incontri, workshop e confronti in lingua italiana riguardanti i progetti in lingua italiana, in numero equilibrato e sufficiente a dare spazio anche ai progetti diversi da Wikipedia; durante Wikimania eventi simili contendono la loro visibilità con decine di altri in contemporanea.

Peraltro la prima edizione di ItWikiCon ha presentato piccoli punti in comune ad altri tipi di evento:

• Il sostegno dei capitoli Wikimedia, oltre che la presenza di ospiti stranieri, ha dato un tocco di internazionalità all'evento; fatte le debite proporzioni la puntigliosa organizzazione dell'accoglienza, dei tempi liberi e della logistica rispecchiano da vicino l'organizzazione di Wikimania.
• L'atmosfera di allegria e complicità creatasi prima e dopo i momenti ufficiali, con prosecuzione del dialogo e passeggiata a gruppi per le vie della città ospitante ricorda da vicino l'esperienza dei wikiraduni.

Finalità

Alla fine tutti devono essere contenti!

Prima di organizzare un’edizione di itWikiCon occorre avere ben chiare le finalità.

Alcune possono possono essere le seguenti:

• Momento di incontro e confronto tra i membri italofoni delle comunità dei progetti Wikimedia.
• Formazione su aspetti tecnici.
• Discussione su argomenti più o meno spinosi.

L’obiettivo imprescindibile è quello di stimolare e divertire i partecipanti creando un evento piacevole e far imparare loro qualcosa di nuovo.
Per quanto possibile l'evento deve anche cercare di essere in linea con l'Iniziativa per la Sostenibilità.

Sede

Un palazzo storico pone delle sfide che un centro congressi non pone

Un'università o un centro conferenze possono togliere un po' di calore e colore, ma sono sicuramente più attrezzati dal punto di vista degli spazi e delle attrezzature

La scelta della sede che ospita itWikiCon è un punto che richiede la massima attenzione.

Bisogna innanzitutto scegliere una città che sia ben collegata con i mezzi pubblici. Se non lo è, bisogna pensare di organizzare un sistema di collegamenti con la stazione più vicina, ma ovviamente questo può richiedere una spesa aggiuntiva importante e del tempo in più a carico dei partecipanti. Se la città deve essere ben collegata, è bene che lo sia anche l’edificio che scegliamo come sede: se un autobus, un tram o un treno fermano nelle sue vicinanze è tutto molto più comodo. E se nei dintorni c’è anche un parcheggio, facciamo contenti anche i partecipanti che arrivano in auto, sebbene sia sempre consigliabile utilizzare i mezzi pubblici (treno in primis) per ridurre l'impatto dell'evento sull'ambiente.     

Spazi necessari

Un evento di più giorni strutturato con più sessioni in parallelo necessita di almeno 3-4 sale.

• uno spazio per l'accoglienza, dove registrare i partecipanti che arrivano, ad esempio nell'atrio
• una sede non troppo dispersiva

  esempio: non bisognerebbe uscire dal perimetro dell'edificio per cambiare sala, ogni ora (magari col rischio di rimanere chiusi fuori lol)

• almeno due sale per le sessioni con proiettore
• un ampio spazio che possa ospitare tutti i partecipanti per l’apertura e la chiusura dell’evento

  e per ospitare eventuali sessioni ritenute di particolare importanza e interesse per i partecipanti.

• un'ulteriore saletta per incontri spontanei
  • per incontri che possono nascere dall’iniziativa dei partecipanti a itWikiCon dopo che si sono incontrati all'evento
  • 2-3 tavolini
  • qualche presa elettrica non troppo distante dai tavoli
• uno spazio per il catering

  a meno che non si opti per una convenzione con un ristorante vicino per i pranzi, ma comunque bisogna tener conto delle pause caffè

• uno spazio per le registrazioni dei partecipanti, all'ingresso
• un guardaroba

  in cui lasciare giacche, e/o valigie, ecc.

• un magazzino per depositare i materiali organizzativi
• uno spazio mini-hackaton
  • è una stanzetta non troppo attaccata ad altre sessioni ufficiali (per non disturbarle)
  • almeno 2 tavoli
  • 1 multi-presa elettrica per ogni tavolo (idealmente, sopra ogni tavolo, non a 5 metri)
  • i tavoli non devono essere minuscoli, su un tavolo bisogna poter appoggiare almeno 2 computer portatili
  • i tavoli non devono essere esoterici, non devono impedire a due persone di stare davanti ad uno stesso computer
  • le attività nella mini-hackaton sono auto-gestiti, gli organizzatori non dovrebbero organizzare sessioni ufficiali lì dentro che richiedano silenzio in sala
  • Wi-Fi
    • fate uno speedtest con https://speedof.me/ e pubblicate i risultati. Se sospettate ci sia qualsiasi criticità di connessione ditelo, così chi partecipa si adegua e/o vi aiuta.
      • Il download deve superare 20 Mbps
      • L'upload deve superare 20Mbps
      • La latency deve rimanere sotto 150ms
    • Alcune persone comunque non si fidano del vostro Wi-Fi quindi la sala non deve essere un bunker in cui non prende la rete cellulare.
• uno spazio per la foto di gruppo (annunciate l'orario e il luogo nel programma)
• uno spazio tranquillo, separato, per chi necessita di prendersi una pausa per riposare in silenzio.
• altri spazi bonus se si vogliono ospitare in contemporanea mostre (come quella di Wiki Loves Monuments) o presentazioni per il pubblico generico sui progetti Wikimedia o per esempio una poster session

Fondamentali anche dei servizi igienici facilmente raggiungibili da ogni sala.

Accessibilità e sicurezza

Un punto fondamentale è l’accessibilità della sede: le sale e i servizi devono essere facilmente raggiungibili anche da persone con disabilità o con mobilità ridotta.

Prima di scegliere la sede, verifichiamo le questioni relative alla sicurezza: è fondamentale sapere qual è il numero massimo di persone che possono stare contemporaneamente all’interno di ogni spazio. Se una sala può ospitare fino a 30 persone, la 31ª dovrà restare fuori.

Una sede storica come un palazzo in centro storico è senz'altro più bella, ma pone di solito problemi di accessibilità, che richiedono spesso tempo per essere risolti e compromessi.

Allestimento della sede

Se abbiamo trovato la sede che risponde a tutti questi requisiti, e che magari qualche ente può fornirci gratuitamente o a un prezzo modico, bisogna pensare al suo allestimento.

La segnaletica è importante

Innanzitutto è fondamentale la segnaletica: già fuori dall’edificio è bene far notare che lì dentro sta succedendo qualcosa: manifesti, vele, totem o altri materiali grafici devono essere ben visibili dai passanti. Come ben visibili e chiari devono essere i cartelli per la segnaletica interna: è bene assegnare un numero e un colore a ogni sala, e questo “codice” deve essere presente accanto all’ingresso. Servono poi indicazioni che facilitino gli spostamenti dei partecipanti da una sala all’altra. Non siate avari: le frecce sono belle e utili. E non dimenticate le indicazioni per raggiungere il catering, i servizi igienici, l'ascensore e l’uscita!

La prima cosa che di solito viene allestita è il tavolo dell'accoglienza, all'ingresso, nel quale i partecipanti vengono registrati all'atto del loro arrivo (alcuni possono giungere parecchie ore prima dell'evento!) e ricevono materiali e gadget di benvenuto, oltre a ricevere tutte le informazioni pratiche di cui hanno bisogno.

All’interno delle varie sale da usare per le sessioni bisogna aver ben chiaro cosa serve. Innanzitutto delle sedie (ovvio), un tavolo per il relatore e, se è prevista una sessione di discussione, una disposizione che faciliti gli scambi (l’ideale sarebbe che tutti potessero guardarsi negli occhi). Un proiettore con una superficie bianca su cui proiettare le slide è fondamentale, ma per sale piccole si può anche optare per un monitor, che deve però essere di dimensioni sufficienti e deve essere posizionato in maniera tale affinché chiunque, anche dall’angolo più remoto della sala, possa seguire la presentazione. Per questo stesso motivo occorre valutare se è necessario l’uso di un impianto audio con microfono e casse. E verifichiamo anche che si possa regolare la luce della sala (ad esempio con tende) per evitare che il sole possa limitare la visibilità di proiettore e/o monitor.

Dato che siamo wikipediani, non dimentichiamo di riempire le sale di prese elettriche multiple (prestando sempre attenzione alla sicurezza, evitando quindi di collegare troppi oggetti a una presa a parete e fissando per bene i cavi con del nastro adesivo resistente, controllando spesso che rimanga attaccato, in modo da evitare il rischio che qualcuno inciampi).

Non dimentichiamo uno degli aspetti più importanti, possibile oggetto – insieme al cibo – delle critiche più pesanti se non dovesse soddisfare i partecipanti: il Wi-Fi, che deve essere presente in ogni spazio della conferenza. Per essere prudenti è bene verificare che la connessione in ogni sala possa reggere anche nel caso in cui ogni partecipante porti con sé tre device (pc, tablet e smartphone).

Non dimenticate di posizionare in punti ben visibili dei cartelloni o dei monitor con il programma. I monitor sono molto comodi in caso di modifiche al programma, ma ovviamente sono più costosi: se non sono già presenti nella sede, meglio optare per i cartelloni.

Andrebbe allestito inoltre uno spazio tranquillo, separato e silenzioso, che possa essere usato dalle persone in cerca di un attimo di riposo, con sedute comode e qualche tavolino.

Infine, non bisogna dimenticare la questione pulizia. È bene prevedere cestini per la raccolta dei rifiuti in ogni sala, oltre che negli spazi di catering (verificare se il catering pensa anche a questo; di solito sì) e registrazione, possibilmente rispettando la suddivisione della raccolta differenziata.     

Team

Prima ancora della scelta della sede è fondamentale avere una squadra affiatata. Fra le persone di cui avete bisogno:

• Nel caso si chieda un finanziamento a Wikimedia Foundation servono 2 grantee
• ALMENO due persone che risiedano nel luogo dell’evento, che possano fare facilmente sopralluoghi, incontrare istituzioni, ecc.
• Qualcuno con esperienza nell’organizzazione di eventi analoghi (se hai intenzione in futuro di organizzare una itWikiCon chiedi di poterti unire all’organizzazione degli anni precedenti)
• Responsabile Friendly Space Policy (FSP)
• Almeno una persona (meglio due) al banco delle registrazioni che sia anche in grado di dare informazioni (non deve essere sempre la stessa ma ci deve sempre essere qualcuno!)
• Un moderatore in ogni sala che faccia rispettare i tempi, la FSP, ecc.
• Fotografo
• Uno "scriba" in ogni sala per prendere appunti (esclusi i workshop più pratici) e poi renderli disponibili a tutti
• Qualcuno che controlli che ci siano sempre acqua e bicchieri ai tavoli dei relatori
• Se si vogliono filmare gli interventi per mandarli in streaming o per pubblicarli successivamente serve l’attrezzatura e persone con esperienza tecnica che la gestiscano dall'inizio alla fine
• Commissione programma
• Commissione borse
• Responsabile comunicazione
• Tanti occhi che controllino mail e questionari prima che vengano inviati
• Qualcuno con un'auto disponibile a poca distanza, nel caso occorra andare a comprare materiali all’ultimo momento o trasportare persone con limitazioni motorie.
• Qualcuno che si occupi della raccolta dei dati provenienti dai questionari prima e dopo l'evento.

Alcuni dei compiti sopra elencati possono essere svolti dalle stesse persone, mentre altri non sono sovrapponibili (ad esempio il fotografo che gira per le sale durante le presentazioni non può contemporaneamente stare al banco registrazioni, ma può benissimo far parte della commissione programma).

Programma

Giorni dell'evento

Per evitare che qualcuno debba perdere troppi giorni, nelle passate edizioni di itWikiCon in presenza si è optato per la soluzione "tedesca", e cioè evento di 3 giorni, ma iniziando tardi il venerdì e finendo presto la domenica. Per un territorio come quello italiano è probabilmente la soluzione migliore (non avrebbe senso far muovere la gente per un giorno solo come nei più piccoli Paesi Bassi). Eventualmente si possono inserire eventi di interesse locale o che ammettono solo numeri ridotti il venerdì mattina e la domenica pomeriggio.

Orari di inizio della mattina

Cercate di iniziare le sessioni ufficiali non prima delle 09:00 del mattino.

Esempio: se l'intento è che le persone si presentino con puntualità alle 09:00, potete comunicare sul programma un orario di ritrovo alle 08:30 e l'orario di inizio della sessione alle 09:00.

Esempio: fate un gentile sollecito ai primi relatori/relatrici della giornata affinché si presentino con puntualità, idealmente in anticipo di 20 minuti (può capitare a tutti un ritardo, ma in apertura può creare maggiori frizioni).

Esplicitare attività di "ice-breaking"

Se una sessione ha apprezzabili attività di gruppo iniziali ufficiali per rompere il ghiaccio ma che durano più di 5-20 minuti e di contenuti non direttamente rilevanti con i progetti Wikimedia, comunicate l'ora di inizio dell'ice-breaking e l'ora di inizio della sessione vera e propria, per permettere alle persone di unirsi eventualmente più tardi (soprattutto se ci sono più tracce da poter ascoltare nel programma).

Attività di gruppo

Le attività di gruppo sono a volte molto interessanti, ma non è necessario che tutti partecipino 🌈

Se chiedete alla maggior parte delle persone di fare cose (e.g. sedersi tutti in cerchio ecc.) questo deve essere un caloroso invito e non una forzatura. C'è chi starà un po' in tranquillità, magari con un computer in mano, magari a lavorare un attimo sui progetti in disparte mentre vi ascolta senza disturbare la sessione, e va benissimo.

Sessioni e temi proposti dalla community

Aiutare a dare una direzione alla vostra itWikiCon, ma aiutate la community ad avere ampio spazio per proporre contenuti dal basso, e aiutate a far sì che i singoli contributi siano riconosciuti (non "la community ha proposto COSA"; ma "Tizia, Caia e Sempronio propongono COSA"). Potete invitare la comunità a inviare sia proposte complete (es. "Vorrei fare una presentazione sull’enciclopedicità dei gruppi musicali") che desiderata (es. "Vorrei che qualcuno parlasse di LUA"). Se c’è interesse per i desiderata da parte di un certo numero di persone provate a trovare qualcuno che possa occuparsene. Per questo potrebbe essere interessante trovare dei community liaison, ovvero persone molto attive in progetti specifici che possano indicarci le persone più adatte a parlare di questo o quell’argomento.

Incaricate magari una persona nell'aiutare le singole proposte (per proporle meglio). Questa persona dovrebbe avere l'obiettivo di pubblicare più proposte possibili. Quindi, questa persona non dovrebbe essere nella commissione programma.

Commissione programma

Se esiste una commissione programma, questo è un gruppo di persone che fa da gatekeeper delle proposte approvate ufficialmente. Lo scopo della commissione programma è quello di massimizzare la qualità dei contenuti, massimizzare i contenuti, al netto degli spazi presenti. Questa è una posizione di potere che può creare stress per tutte le parti: non è simpatico sentirsi dire "no" alla propria proposta, o sentirsi dire "non farla così, ma cosà", quindi ci dovrebbe essere sempre un valido motivo per un "no" o stravolgimenti, e comunque sarebbe sempre meglio condividere bene il problema (e.g. scarsità di tempo disponibile, o presenza di altre proposte simili) cercare di proporre un compromesso ragionevole.

Quando si selezionano relatori/relatrici è bene optare per persone che sappiano parlare bene in pubblico (con quindi già qualche esperienza positiva in passato). Senza ovviamente trascurare le competenze sui temi di cui andranno a parlare.

Solitamente non ha molto senso agire come corpo unico. Evitate di dire "la commissione ha deciso" (non è simpatico anonimizzare i contributi - ed è troppo difficile capire con chi si deve parlare realmente); cercate di dare credito ai singoli contributi nella commissione tipo "i membri X, Y, Z della commisssione hanno deciso XYZ a maggioranza per questo motivo qui ZZZ". Quando sollevate commenti su una sessione (soprattutto una sessione non approvata) chiarite se il vostro è un parere personale, se è un parere solitario come membro della commissione programma, o un parere sostenuto anche da Tizia, Caio Sempronia della commissione, ecc.

Moderazione / facilitazione / ecc.

La moderazione e la facilitazione ecc. (se presenti) sono focalizzate a massimizzare la qualità della partecipazione e degli interventi. Chi modera direttamente la sessione ha comprovata esperienza sul tema della sessione.

Slide

Se un relatore si avvale del supporto di slide, è bene che le fornisca preventivamente agli organizzatori, in modo che possano essere caricate su Commons all'inizio della presentazione o subito dopo (per evitare spoiler), rendendole disponibili in futuro per chi fosse interessato. Le presentazioni devono quindi essere necessariamente pubblicate con una licenza compatibile con Wikimedia Commons e non devono contenere materiale non libero.

Testare bene come funziona la proiezione. A volte ci sono sistemi esoterici assurdi in cui bisogna sincronizzare 3 telecomandi e tirare leve a caso.

Evitare promozione di prodotti e software non rilevanti

Chiedete cortesemente a chi propone una sessione, di minimizzare il numero di prodotti e software proprietario mostrati al pubblico. Per esempio, si può usare LibreOffice per fare slide, oppure:

• se si usa Google Docs, scarica le slide in locale in formato PDF
• metti almeno le tue slide (o il tuo browser) immediatamente a pieno schermo, ancor prima di collegare il computer al proiettore (così da non mostrare alcun altro software proprietario a caso). A fine presentazione, scollega il computer dal proiettore, prima di togliere il pieno-schermo
• se il tuo computer ha loghi giganti di specifiche aziende o prodotti proprietari, tipo la mela della Apple, coprila con un adesivo temporaneo
• (English) Wikimedians_for_software_freedom#Talks and Showcases proprietary environments

Registrazione audio/video delle sessioni e streaming

Sii trasparente e fatti aiutare

Innanzitutto, se la tua squadra prevede di non registrare alcun video di alcuna sessione, comunica questa criticità: altre persone potrebbero aiutarti a farlo (ove voluto da chi presenta - chiaramente).

Se fai streaming

Se possibile, è bene prevedere la videoregistrazione delle sessioni e/o, ancora meglio, la trasmissione in streaming, possibilmente preferendo di farlo primariamente con strumenti liberi (come PeerTube per lo streaming, e Wikimedia Commons per l'archiviazione). Questo permetterebbe la partecipazione a un pubblico più vasto, comprese le persone che non possono partecipare a itWikiCon a causa impedimenti fisici, per incompatibilità con il lavoro o lo studio, perché vivono in Messico, o semplicemente perché non amano partecipare a eventi in presenza. Trasmettere in streaming la conferenza permette inoltre di limitare gli spostamento e il conseguente impatto ambientale (in particolare per quanto riguarda aerei, autobus e mezzi privati).      Infine, la trasmissione in streaming può essere utile per facilitare la partecipazione a chi è semplicemente curioso di vedere cosa facciamo, stando comodamente in poltrona sorseggiando tè caldo (o più probabilmente birra).

Puoi tranquillamente usare anche social "tradizionali" e proprietari come YouTube. Però, per favore, cerca di comunicarli in quanto strumenti secondari (note extra: Wikimedians for software freedom#YouTube).

Pubblicazione file grezzi

Appena un singolo video è registrato, carica i file grezzi il più velocemente possibile da qualche parte di molto pubblico (tipo fai drag & drop del video in un gruppo pubblico Telegram a caso - chiarendo che è un file grezzo), cosicché la gente possa in qualche modo rivedersi il video grezzo anche se non avete finito la post-produzione; e affinché la gente non ti stressi se non hai finito di fare il render finale. Avrai più tempo libero, meno pressione, e le persone saranno più felici, e potrai suddividere il carico di lavoro della post-produzione.

Post-produzione audio/video

Fatevi aiutare da una persona con una forte opinione sulla grafica su come volete una registrazione video ideale (cosa c'è all'inizio, alla fine, grafiche, ecc.).

Quando la gente vuole rivedere un bel video, essenzialmente vorrebbe parta più o meno subito e non ci siano tempi morti (tipo eventuali interruzioni per cambio batterie microfono - lol, ecc.). Per ogni ora di registrato, può esserci bisogno di un'ora e mezza di post-produzione. Quindi valutate di esternalizzare questo servizio.

Altri consigli audio/video

Essenzialmente tutti i consigli pratici noti su registrazione audio/video e streaming e post-produzione sono nell'edizione 2022 (eredità dall'edizione 2020 online):

ItWikiCon/2022/Streaming

Friendly Space Policy

See also: Friendly space policies

• 
  La friendly space policy di itWikiCon 2017
• 
  La friendly space policy di itWikiCon 2018
• 
  La friendly space policy di itWikiCon 2022

Promozione

Ci sono molti modi per promuovere il tuo evento:

• CentralNotice (esempio 1, 2)
• Template:Main Page/WM News per comparire in Main Page
• w:it:Wikipedia:Raduni
• newsletter Wikimedia Italia
• newsletter Wikimedia CH (ci sono molti italofoni)
• Bar dei vari progetti Wikimedia frequentati da italofoni (senza quindi dimenticare Commons e Wikidata e le wiki in lingue regionali italiane)
• Mailing list dei progetti
• phab:calendar/ - calendario frequentato da nerd
• Meta:Cronos - calendario sperimentale

Design

Wikipedia vanta un laboratorio grafico a cui piace essere coinvolto per mockup, loghi, materiali multimediali.

Comunicazione

Anche la comunicazione esterna è importante!

Fra le varie risorse da valutare:

• Diff (blog): blog a disposizione di tutti i Wikimediani mediamente frequentato
• Wikimedia Italia e Wikimedia CH di solito hanno un responsabile comunicazione con cui poter collaborare per:
  • post sul blog e social
  • realizzare comunicati stampa
  • realizzare brevi video
• #Siti web (itwikicon.org)
• Chat Telegram - https://t.me/itwikicon
• Hashtag da usare sui social (#itwikicon)
• Creare la categoria su Wikimedia Commons (e l'elemento wikidata) per l'edizione dell'anno (e le sottocategorie che si ritengono necessarie, ad esempio per giorni/sessioni)
  • si può seguire questa struttura per averla analoga alle edizioni precedenti:

{{Wikidata Infobox}}
{{LangSwitch|en=See the pages of the event on Meta: [[:meta:ItWikiCon/202x|ItWikiCon/202x]].|it=Vedi le pagine dell'evento su Meta: [[:meta:ItWikiCon/202x|ItWikiCon/202x]].}}
[[Category:ItWikiCon|202x]]
[[Category:Wikimedian_meetups_in_Italy_in_202x|ItWikiCon]]
[[Category:"categoria della location"]]
[[Category:Events in "città ospitante"|ItWikiCon]
[[Category:Wikimedia CH in 202x]]
[[Category:Wikimedian meetups in "regione"]]

Siti web

Le persone che organizzano hanno a disposizione queste risorse web:

www.itwikicon.org

Questo è il sito principale (in WordPress). Dovrebbe essere aggiornato dalle persone che organizzano l'edizione corrente. Le credenziali sono note ad una/due persone che hanno organizzato l'anno precedente. Contattale cortesemente per farti dare delle credenziali personali, evidenziando il consenso.

In caso le persone dell'anno precedente non rispondessero, contatta User:Valerio Bozzolan che si occupa della sistemistica, in quanto volontario in InformAzioni.wiki che si occupa di rinnovare quel dominio.

2024.itwikicon.org

Questo tipo di siti annuali sono reindirizzamenti che puoi richiedere di far puntare alla relativa pagina su Meta. Per fare questo, contatta direttamente User:Valerio Bozzolan che si occupa della sistemistica, in quanto volontario in InformAzioni.wiki che si occupa di rinnovare quel dominio.

survey.itwikicon.org

Questa è stata probabilmente una delle prime LimeSurvey a disposizione della community Wikimedia.

Valgono le stesse regole per il WordPress principale (www.itwikicon.org) sebbene ovviamente abbia credenziali totalmente separate.

P.S. I dati possono essere irrimediabilmente distrutti dopo 6 mesi la conclusione dell'ultima itWikiCon, anche per motivi GDPR. Quindi se devi allungare i tempi, comunicalo. In tempo. asd

ticket.itwikicon.org

Questa è una piattaforma Eventyay totalmente esternalizzata in gestione alla amata persona volontaria User:Ferdi2005. Se ti serve fare biglietti con software libero, contatta questa persona. asd

https://video.linux.it/a/itwikicon/video-channels

Questo è un sito web gestito da Italian Linux Society (associazione non-profit) che permette di evitare YouTube come soluzione principale (motivi contro YouTube: Wikimedians for software freedom#YouTube). Per informazioni su come creare velocemente un account per la vostra itWikiCon sentite pure User:Valerio Bozzolan oppure Italian Linux Society (https://www.ils.org/info/). Questo è utile per avere una fonte esterna e social, per poi caricare i video su Wikimedia Commons con quella fonte.

phabricator:tag/itwikicon/

Puoi richiedere a Wikimedia Foundation di creare un progetto come questo, per avere una plancia pubblica, per non dimenticarsi cose da fare (per esempio con una richiesta simile a questa: phabricator:T302345 di User:Valerio Bozzolan).

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Seguono alcune domande frequenti su queste risorse web:

Perché il dominio itWikiCon.org non è di Wikimedia Italia?

Non tutto ciò che si svolge anche in Italia deve essere automaticamente acquisito da Wikimedia Italia 🌈

Perché il sito di itWikiCon.org non è su Wikimedia Cloud?

Avrebbe senso proporre il cloud community di WMF ma né Toolforge né WMCloud permettono domini personalizzati come "itwikicon.org" al momento.

Comunicazione durante l'evento

Si possono attivare degli strumenti per raggiungere velocemente tutti i partecipanti mentre la conferenza è in corso (ad esempio per avvisare in caso di impreviste variazioni al programma o per altre comunicazioni di servizio). Per lo scopo si può ad esempio creare un gruppo o canale su Telegram (o entrambi).

Cibo

Non si fanno cose wiki a stomaco vuoto!

Un catering nella sede dell’evento permette di risparmiare tempo e di tenere i partecipanti uniti continuando le conversazioni. I catering solitamente abbondano col cibo, ma è meglio comunque dare numeri leggermente più alti rispetto a quelli previsti (c'è sempre qualcuno da aggiungere all'ultimo), senza naturalmente esagerare per evitare sprechi.

Se la giornata inizia la mattina presto e finisce la sera occorrono pranzo, cena (magari in un ristorante convenzionato o in modalità "mangiate dove volete, ma se vogliamo stare tutti insieme noi andiamo al Papero offeso" e raccogliendo le prenotazioni) e due coffee break (mattina e pomeriggio). Se si comincia tardi o si finisce presto si può tagliare qualcosa.

Se c’è qualcosa (almeno da bere) sempre disponibile meglio ancora: si possono ad esempio predisporre una o più coffee station con anche acqua e bibite (in questo caso non serve il presidio del personale e si risparmia). Sappiate dire a chi lo chiede dove sono bar e ristoranti nelle vicinanze.

Oltre alle coffee station, separatamente, si può predisporre uno o più tavoli dei dolci e altri prodotti salati e bevande, invitando prima i partecipanti a portare dei prodotti tipici. In questo caso, per evitare rischi alle persone con esigenze alimentari specifiche, dovrà sempre essere fornita la lista di ingredienti e allergeni e andrebbero tendenzialmente evitati i prodotti "fatti in casa" (perché non forniscono garanzie).

Per l'edizione 2018 si è optato per un catering fornito da una scuola alberghiera: il cibo è buono, gli studenti sono capaci e seguiti da almeno un docente, solitamente è più economico e intanto si dà agli studenti la possibilità di imparare sul campo "come nutrire un wikimediano". Nell'edizione 2024 si è ricorsi a una cooperativa sociale che punta all'inclusione di persone fragili. Il costo del catering è una voce di bilancio molto importante nella itWikiCon (spesso la principale) e la ditta che fornisce il servizio non andrebbe scelta solo in base ad analisi strettamente economiche (l'offerta migliore), ma anche considerando l'impatto ambientale e sociale sul territorio.

Menù ed esigenze alimentari

L'offerta del catering deve tenere conto anche delle differenti necessità/preferenze alimentari dei partecipanti, fra cui, al minimo:

• vegani
• celiaci
• intolleranti al lattosio

Nel modulo di iscrizione è bene chiedere ai partecipanti se hanno allergie o intolleranze alimentari e se ci sono cibi che non possono mangiare (indipendentemente dalla motivazione). In questo modo possiamo fornire al catering indicazioni più o meno precise relative al menù da proporre ai partecipanti.

Plastic free

Possibilmente, è preferibile evitare piatti, posate, bicchieri e bottiglie in plastica, optando invece per suppellettili riutilizzabili o in materiali compostabili. Questo vale per pranzi e coffee break, ma anche per l'acqua da fornire ai relatori: bottiglie di vetro e bicchieri in materiali compostabili sono da preferire alla plastica.     

Distribuzione pranzo

Se il pranzo è contato per ogni singola persona (per esempio per pranzi al sacco già organizzati e da distribuire):

• comunicare nel programma l'orario di inizio e di fine della distribuzione del pranzo - comunicarlo ancora con ogni mezzo trasmissivo - annunciarlo ai megafoni - seriamente, fallo. lol

  Per ridurre al minimo gli sprechi alimentari, chi organizza deve sapere quando può distribuire eventuali pasti rimasti, magari a chi non aveva richiesto originariamente avuto il pranzo per vari motivi, o a chi vuole un bis, ecc.

• chi distribuisce il pranzo deve poter sapere in meno di 5 secondi per ogni partecipante, se quel partecipante aveva veramente il pranzo, e se aveva esigenze alimentari dichiarate, per dare priorità a chi aveva fatto richiesta nel biglietto e non dare pranzi a gente a caso, e non dare "bis" a caso, ecc.

  Questa è una cosa che deve essere preparata in fase di ingresso all'evento. Per esempio, all'ingresso dell'evento, chi verifica il biglietto, consegna a chi partecipa un "qualcosa" (sticker, bigliettino, boh) che comunichi "ho il pranzo" oppure "ho un pranzo vegano" e da poter consegnare fisicamente alla distribuzione del pranzo, per ricevere il pranzo. Così si può facilmente dare il pranzo intanto a chi l'aveva chiesto (soprattutto a chi ha esigenze alimentari), e si può facilmente evitare di dare due volte il pranzo ad una stessa persona troppo golosa (cosa che si può fare, ma non prima dell'orario di fine della distribuzione dei pasti comunicata).

• assicurarsi che chi ha dichiarato esigenze alimentari speciali potrà accedere al suo pasto anche se arriva all'ultimo (entro l'orario comunicato) - dopo questo orario. Cercare di contattare proattivamente chi non si sta presentando.

Budget

Organizzare itWikiCon ha ovviamente dei costi. Prima ancora di dire "ok, voglio organizzare una itWikiCon" occorre quindi sapere in quali capitoli si devono necessariamente spendere dei soldi (al netto di concessioni gratuite e sponsorizzazioni che si possono cercare una volta che si ha chiaro il quadro generale). Le voci di spesa sono solitamente le seguenti, partendo dalle più onerose:

1. la sede;
2. il catering (o le alternative scelte per i pasti e le pause caffè);
3. il materiale tecnologico (proiettori, cavi, prolunghe, stampante, monitor), se acquistato o noleggiato;
4. l'assicurazione per i partecipanti;
5. la sicurezza e pulizia degli spazi;
6. i gadget (borse, magliette, spille, penne)
7. il materiale per la comunicazione (locandine, programma stampato, ma anche badge e in generale tutto il materiale stampato);
8. la cancelleria;
9. le commissioni bancarie.

Non sono stati inseriti gli eventuali rimborsi per le spese di viaggio e alloggio dei partecipanti perché solitamente i capitoli Wikimedia mettono a disposizione delle borse di partecipazione. Ma se volete invitare un super ospite, almeno il viaggio gli va pagato.

Per coprire le spese è possibile tentare diverse strade. Una di queste è un Conference Grant da chiedere a Wikimedia Foundation, prestando attenzione ai tempi della richiesta. Si può anche chiedere supporto ai capitoli Wikimedia che potrebbero essere interessati a eventi per la comunità italofona (tra questi Wikimedia Italia e Wikimedia CH, ma anche Wikimedia Deutschland e Wikimedia Österreich si sono dimostrate interessate all’evento, e nelle passate edizioni abbiamo avuto anche partecipanti francesi). Italian Linux Society può spedire gadget legati al software libero, ecc.

Se si chiede un Grant a WMF (eventualità non sempre possibile) occorre trovare un fiscal sponsor che riceverà i soldi della fondazione ed effettuerà i vari pagamenti. Questo ruolo può essere ricoperto da WMI o da un’altra no-profit (es. Associazione di promozione sociale). È però importante scegliere un ente di cui si conosce bene l’operato e di cui ci si possa fidare.

Per coprire le spese è anche utile cercare degli sponsor, i quali possono contribuire a itWikiCon con denaro o con materiali o servizi. Ad esempio, se serve noleggiare dei proiettori, si può chiedere a un’azienda che li produce/vende di prestarli agli organizzatori in cambio del suo logo sul materiale della comunicazione o di altre azioni che possono essere concordate con l’azienda stessa, come ad esempio la presenza con uno stand a itWikiCon, o l’inserimento di gadget con il marchio dell’azienda nella borsina che verrà consegnata ai partecipanti (soprattutto se sono cose utili!). Attenzione però: non diamo alle aziende più di quanto viene da loro richiesto. Se ci concedono soldi o materiale e in cambio non chiedono uno stand, evitiamo di proporglielo.

Quota di partecipazione

Non è obbligatorio chiedere ai partecipanti una quota di iscrizione, ma potrebbe essere utile per due motivi: contribuisce a una parziale copertura dei costi per pranzi e pause caffè e, soprattutto, è un elemento "responsabilizzante" in più per evitare di avere 150 iscrizioni e solo 90 partecipanti: se pago una quota è più probabile che sia davvero intenzionato a partecipare. Così si evitano problemi, ad esempio, con il catering che avrebbe cibo in eccesso, ma anche con gli alloggi eventualmente fermati presso strutture convenzionate. La quota di partecipazione può essere anche simbolica, di 5, 10 o 15 €/CHF: in un sondaggio post itWikiCon 2017, il 97,5% dei partecipanti intervistati ha dichiarato che avrebbe partecipato a un'altra edizione di itWikiCon anche in caso di quota di iscrizione; di questi, oltre il 50% ha dichiarato che sarebbe disposto a spendere 25 € per partecipare a itWikiCon; quasi il 30% spenderebbe anche 50 €, il 18% arriverebbe a 75 € o più; il 13% si limiterebbe a 10 €.

Crediti

Tutto il materiale prodotto deve presentare i crediti in modo corretto. Se si collabora con più persone, può essere utile far firmare un modulo che autorizza la pubblicazione del materiale da loro prodotto (foto, video, grafiche varie) con licenza CC-BY-SA-4.0. Questo vale per i volontari, ma anche per eventuali professionisti (come ad esempio grafici per le locandine e i manifesti). Per i loghi può essere preferibile il PD-self o la licenza CC-Zero (tanto difficilmente metterete l’attribuzione sulle magliette).

Sui materiali prodotti e sul sito dell’evento devono sempre essere citati i partner e gli sponsor che contribuiscono, economicamente o con supporto tecnico o logistico, alla buona riuscita di itWikiCon. Prima di stampare è opportuno mandare loro le bozze per verificare che sia tutto corretto.

Sul sito è bene inserire anche una pagina con l’elenco delle persone che compongono il team organizzatore, menzionandole con nome reale o nickname a seconda delle loro preferenze (se però un membro del team organizzatore non vuole apparire con nome o nickname, evitiamo di inserirlo).

Valutazione

Per verificare che l’evento abbia sortito l’effetto sperato, occorre raccogliere le opinioni e i feedback dei partecipanti. Il modo più semplice è predisporre un questionario da inviare ad ognuno di loro, per poi raccogliere i risultati in una pagina apposita.

Per questo scopo sono a disposizione alcune piattaforme libere già usate in passato:

• LimeSurvey itWikiCon (https://survey.itwikicon.org/) (consigliata)

  Per informazioni: contattare gli organizzatori della più recente edizione

• LimeSurvey Wikimedia Italia (https://survey.wikimedia.it/)

  Per informazioni: Wikimedia Italia/LimeSurvey

• altre LimeSurvey del mondo Wikimedia

  Per informazioni: LimeSurvey

I quesiti da porre

Attenzione: tutti i dati inseriti saranno potenzialmente pubblicabili. Non inserire dati che non desideri pubblicare in Creative Commons Zero (pubblico dominio). Grazie! Al fine di rendere omogenei tra loro i questionari delle varie edizioni e permettere così confronti tra una itWikiCon e quella precedente per vedere dove si è migliorato e dove si può ancora migliorare, è consigliabile utilizzare un questionario con alcune domande fisse, alle quali naturalmente possono essere aggiunti altri quesiti in base alle diverse situazioni/esigenze: Profilo ed engagement È la prima volta che partecipi a itWikiCon? Se no, a quali itWikiCon hai partecipato in passato? Come sei venuto a conoscenza di itWikiCon? Sei un utente di un progetto Wikimedia o OpenStreetMap? Se sì, su quali progetti sei più attivo? Sei socio di un capitolo Wikimedia o di uno user group? Se sì, quale/i? A quale fascia di età appartieni? Qual è la tua formazione? Qual è la tua professione? Da quale provincia arrivi? Sei stato beneficiario di una borsa di partecipazione? Se sì, la somma concessa è stata sufficiente per coprire le tue spese? Se no, hai fatto richiesta? Se no, perché non hai fatto richiesta? Logistica Come hai raggiunto la sede di itWikiCon? Come reputi la scelta della città di XXX come sede di itWikiCon? Da 1 a 4, che voto daresti alla scelta del mese di novembre per l'organizzazione della conferenza? Se hai dato un voto basso (1 o 2) quale periodo preferiresti per il futuro? Location Da 1 a 4, che voto daresti complessivamente alla sede della conferenza? Da 1 a 4, che voto daresti all'accessibilità dell'edificio? Da 1 a 4, che voto daresti all'acustica dell'edificio? Da 1 a 4, che voto daresti alla dimensione delle sale? Da 1 a 4, che voto daresti alla connessione Wi-Fi? Da 1 a 4, che voto daresti alla segnaletica all'interno dell'edificio? Da 1 a 4, che voto daresti al catering? Programma Da 1 a 4, che voto daresti complessivamente al programma? Quali altri argomenti avresti voluto fossero inseriti in programma? Ci sono argomenti che secondo te era meglio non inserire in programma? Quali e perché? Considerazioni finali Da 1 a 4, che voto daresti complessivamente a questa edizione di itWikiCon? itWikiCon XXXX ti è servito per imparare cose nuove? itWikiCon XXXX ti è servito per conoscere persone nuove? itWikiCon XXXX ti ha permesso di confrontarti con altre persone con i tuoi stessi interessi? Da 1 a 4, quanto ti sei divertito a itWikiCon XXXX? Dicci cosa ti è piaciuto di più di itWikiCon XXXX Dicci cosa ti è piaciuto meno di itWikiCon XXXX Quali consigli vorresti dare agli organizzatori della prossima itWikiCon? C'è qualcos'altro che ci siamo dimenticati di chiederti e che vorresti dirci? Naturalmente i risultati dei sondaggi possono (anzi, dovrebbero) essere resi pubblici. Evitare di chiedere il nome, il nickname o qualsiasi altro contatto personale dei partecipanti. Se è necessario chiedere queste info, farlo in un questionario separato, altrimenti serve un processo di anonimizzazione troppo rischioso e difficile da garantire (per motivi sociali, tecnici, etc.)

I quesiti da NON porre

Queste domande altamente rischiose sono state poste anche nei questionario di Wikimedia Foundation al termine di Wikimania online 2021 e 2022 e anche in altri eventi, quindi impariamo la lezione e NON poniamole: Qual è la tua identità sessuale? Quale è la tua email? Qual è il tuo nome e cognome? P.S. Se emerge un pressante interesse di analizzare i dati sulla partecipazione di genere (o cose del genere asd) e se proprio non è possibile evitarlo, fate un questionario totalmente separato, affinché non si possa in alcun modo possibile identificare la singola persona con i suoi dati sensibili e con le sue risposte su come ha svolto la sua itWikiCon. Per ulteriori dettagli sul perché nel movimento Wikimedia non identifichiamo o tracciamo esseri umani, approfondisci nella apposita sezione: Wikimedians for_software freedom#REQ-NO-IDENTIFICATION.

Bilanci passati

Come riferimento di seguito i rendiconti economici delle passate edizioni:

• 2017 - qui
• 2018 - qui
• 2019 - edizione saltata
• 2020 - qui
• 2021 - edizione saltata
• 2022 - qui
• 2023 - qui

Voci correlate

• Sotto il cofano di una confortevole conferenza (online)
• phabricator:tag/itwikicon-2020/