Talk:Wikimedia España/Manual de procesos internos

Comentarios de Gaeddal

• Cambio profundo de nombres: No me acaban de convencer ciertas denominaciones. Por ejemplo, "Equipo" lo cambiaría por "Grupo de Trabajo" (para los actuales "Equipos de Proyecto") o "Departamento" (Para los actuales "Equipos de trabajo"). El término "Equipo" lo reservaría exclusivamente para @equipo. Coordinador y Representante podrían intercambiar los nombres.

• Competencias: Me gustaría especificar mejor quién manda en un "Proyecto/Grupo de Trabajo". O dicho de otro modo, definir con claridad las potestades coordinadoras del Equipo, y las potestades de auto-organización del Grupo de Trabajo. (Para evitar el efecto Taifas, vaya)

• Organización: Creo que habría que especificar mejor cómo se nombra y sustituye al Coordinador de cada Grupo de Trabajo. Yo se lo atribuiría a los integrantes del propio Grupo de Trabajo, pero especificando ciertas potestades de intervención del Equipo. Igualmente, habría que especificar cómo entran y salen los integrantes de cada Grupo de Trabajo (de nuevo, con facultades para el Grupo y el Equipo).

• Toma de decisiones: Creo que el apartado actual debe completarse. Especificar qué decisiones deben ser previamente consultadas al Equipo, quién debe hacer la consulta y el carácter vinculante (o no) de la respuesta del Equipo. Quizás convendría remitir todo esto a un desarrollo posterior por la JD.

• Reestructuración del texto: Para que el manual siga siendo claro y comprensible con estas modificaciones, hay que reestructurar profundamente el documento.

Gaeddal

Sobre los nombres, preferiría grupo de trabajo y grupo de proyecto si no se usa la palabra equipo para evitar confusiones. El caso es Departamento me parece que puede dar lugar a errores (al fin y al cabo, se trata de una JD extendida), y grupo de trabajo no me termina de transmitir la temporalidad de lo que sería un proyecto concreto.

Sobre las competencias, el coordinador es elegido por el grupo de socios que presentan el proyecto (la propuesta ha de incluir un coordinador). El coordinador mantiene al tanto al representante elegido por la junta extendida. El grupo de trabajo tiene bastante flexibilidad para organizarse, pero la junta está facultada para tomar decisiones al respecto si hace falta.

Si el coordinador por x causas no puede continuar, me parece lógico que el propio grupo de trabajo nombre a otro, igual que nombró al primero. La junta seguirá teniendo la capacidad de actuar como estime oportuno en caso de que lo considere necesario.

Toma de decisiones: ¿te refieres a especificar situaciones que requieran consulta, y las que no? Bueno, en teoría el representante es el que mantiene informado a la junta extendida. Y la jd sigue teniendo su capacidad de actuación intacta. Pero no me parece mal, ya que podría facilitar la comunicación entre el representante y el coordinador.

Un saludo y gracias Raystorm 16:37, 7 March 2011 (UTC)

Sobre los nombres, por mí sin problemas (tampoco tiene mayor importancia). No obstante, me ha dejado un poco confundido eso de que el "Departamento" sea una JD extendida. Yo había entendido que la JD extendida era el Equipo, y un Departamento era un órgano especializado del Equipo. (Por cierto, yo prefiero el término Departamento porque, aunque suena algo formalón, no induce a confusiones. La gente terminará refiriéndose a cada cosa por un sólo nombre, por lo que conviene no redundar. Junta, Equipo, Departamento y Grupo. EMHO, por supuesto.)

Por otra parte, creo que no habría que entrar en la duración de los Grupos de Trabajo (los actuales Grupos de Proyecto). Me parece innecesario, más aún si tenemos en cuenta que podrían existir Grupos de Trabajo de carácter permanente. (Por ejemplo, Grupos de Trabajo de un municipio, etc.)

Sobre la doble representación en el Grupo de Trabajo (actuales Grupos de Proyecto), creo que habría que eliminarla, y dejar que el coordinador del Grupo sea también el representante del Grupo ante el Equipo.

Sobre la toma de decisiones, proponía un sistema de aprobación previa para determinados casos. A título personal, exigiría ese sistema para toda decisión que conlleve gasto o que vincule a la Asociación con terceros, y añadiría una cláusula abierta (algo en plan "la JD podrá exigir aprobación previa de otras decisiones que estime convenientes).

En todo caso, como ya comenté en la lista, estoy trasteando con el tema en este esbozo. Si puedes, pásate y échale un vistazo. Más que una propuesta, es un resumen con lo que yo haría (llegué a la conclusión de que era más fácil redactarlo directamente, que andar explicando cada idea). Un saludo. Gaeddal 17:35, 7 March 2011 (UTC)

Normal que te haya dejado confundido, me he liado yo con lo de equipo. xD En lo segundo, como digo, es una apreciación mia. En cuanto a la doble representación, el caso es que podría ser una medida de garantías. Pero si se considera una redundancia, se podría quitar. En cuanto a la toma de decisiones, en realidad hay un sistema de aprobación previa en todos los casos. Pero atarlo más con la cláusula me parece bien. Se repite bastante por el documento que la junta puede en cualquier momento realizar las actuaciones que estime convenientes, je. Mirare tu esbozo, asap. Es que estoy en el trabajo, perdona la brevedad. :-) Raystorm 18:31, 7 March 2011 (UTC)

Cambio de nombres: siempre que las listas no tengan nombres larguísimos, por mi ok. Es un poco raro que la lista tenga el nombre equipo pero que sea de "Grupo de trabajo"; todo el mundo terminará llamando "equipo" a esa lista, en fin no veo práctico tanto alias. Habría que argumentar más por qué cambiarlo para que podamos discutirlo en la AG, o argumentarlo allí directamente. Si decimos "grupo de trabajo" y "grupo de proyecto" la diferencia no es inmediata, y los nombres deberían aportar luz, principalmente. La idea de "equipo" es como decir "la gente más activa" de la asociación. Más adelante explico por qué esta distinción entre socios y equipo.

Competencias: contestado por Ray.

Organización: Creo que la junta, que se hace legalmente responsable de ciertas (bastantes) cosas, debe estar contemplado en estos procesos. Como directriz fundamental, llevar la participación hasta el máximo posible al tiempo que se mantiene la operatividad. Un estructura asamblearia pura, en la que todas las decisiones son sometidas a la totalidad de la asamblea, nos dejará sin posibilidades de acción real. Es más, deja fuera a todo aquel que no tenga mucho tiempo para dedicar a esto. Hay personas qu equieren estar en la asociación pero no quieren formar parte de todas las decisiones porque no tienen tiempo de asimilar toda la información. Por eso se ha hecho la distinción entre equipo y socios. Todos estarían en socios@, para recibir convocatorias, etc. Las personas activas y que contribuyen a los proyectos estratégicos o transversales esatrían en equipo, un liosta con mucha intensidad de tráfico. Si solo te interesa un proyecto, pero de forma muy intensa, te apuntas a esa lista. Puedes controlar de forma granulada y fina tu nivel de implicación y de información. No son reinos de taifas o compartimentación, es una forma de gestionar la comunicación para que te construyas la intensidad a la carta.

Con respectoa como se eligen los coordinadores, es un tema para debatir, quizá en la AG. Presenta una serie de desafíos, sobre todo para los grupos vinculados a una zona geográfica y no a un proyecto. Hay que ver la compatibiliodad de esto con los estatutos.

Toma de decisiones: efectivamente esto hay que desarrollarlo. Sería bueno ir rodando y ver qué dificultades nos vamos encontrando. La junta puede asumir el papel de dirección e ir definiendo poco a poco, quizá con debate en un grupo especial al efecto.

Creo que hay un lío en esta discusión, o me lo he hecho yo. Resumo mi visión con una nomenclatura IMHO optima: 1. Junta. 2. Equipo: las personas activas en proyectos transversales o globales. 3. Grupo: personas trabajando en un proyecto concreto. 4. Socios (todos). Es cierto que "equipo de proyecto" es confuso porque ya hay un equipo. Lo podemo sllamar "grupo": grupo WLM, grupo Galicia.

Saludos, Pmachon 16:25, 9 June 2011 (UTC)

Pmachon, entiendo lo que dices pero quería comentar tres cosas. (1) Aún somos pocos. Creo que Socios@ (el conjunto de socios) puede cumplir por ahora la función que el redactado original de este Manual otorga a Equipo@. De hecho el manual puede preveer que Equipo@ se pueda crear por una decisión de Socios@ validado por la Junta. Los reglamentos de una asociación pueden preveer su escalabilidad (yo hice hasta unos estatutos escalables conforme a la ley de asociaciones por los que el funcionamiento de la entidad y sus mecanismo de elección variaban según el número de socios). Con pocos socios tener que estar en @Socios y @Equipo a la vez lía el debate. A parte que quizás está bien tener una lista privada de todos los socios y dejar una abierta a la que cualquiera (no socios) pueda suscribirse.

(2) Si hay que crear @Equipo formar parte de él según como tu lo enfocas sería una cuestión de decisión personal (quiero estar al corriente de las actividades y participar más, no me importa recibir muchos correos). En cambio en el redactado original @Equipo es un organismo creado por la Junta, de arriba a abajo, la Junta decide quien está y quien no. No es una capa intermedia entre masa social y junta como creo que tu lo enfocas.

(3) No es cuestión que todas las decisiones se tengan que tomar en @Socios. Pero creo que el principio de que 'todo lo que se pueda decidir colectivamente no es necesario decidirlo en Junta u otros organismos' combinado con el uso del sentido común para no tener que decidir cuestiones menores o cuestiones que forman parte del desarrollo de algo que ya se ha decidido previamente; pues podría funcionar. Y daría una legitimidad contrastada a la actuación de la Junta a la vez que implicaría a los socios en la actuación de la misma.

--Dvdgmz 07:47, 11 June 2011 (UTC)

Comentarios de wschutz

• El uso de listas está bien, pero como ha ocurrido en recientes "debates"... un tema puede convertirse en un compendio de docenas de mensajes, y que, en caso de no seguir de forma puntual, puede suponer la exclusión de quien quiera incorporarse en algún momento en particular pero que no tenga capacidad para poder leerse toda esa colección de mensajes. Creo que es un mal menor lo de las listas (y sí... ya sé que un documento se elaborará en el wiki, pero es evidente que parte de esa elaboración se trasladará a la lista con la consiguiente cadena). Solución, quizás un combinado con algún sistema que permite incorporar ideas, detalles (de ese documento), y que permite debatir cada uno de esos detalles, problemas, etc de forma independiente (al margen de que cada cual pueda elegir si recibe un correo a modo de lista, o lo ve on-line, o en un futuro un sms ;).

• ¿Cuáles son esos criterios de operatividad? Han de definirse previa y publicamente. Al menos unos criterios generales, y luego, a la hora de incluir a quien proceda... los que pueda haber particulares (y si alguno de los criterios no generales no se cumplen, habrá de explicarse porqué)

• ¿Por qué los archivos de la lista de la Junta son privados? Hay algún tipo de clasificación de seguridad nacional que obligue a que no sean visibles (ojo... no digo que se pueda participar en dicha lista, pero si seguirla como lector). Además me planteo la posibilidad de... si siempre va a ser privada... se obligará a los miembros de Junta que se incorporen a firmar algún "NDA" y... ¿en ningún momento se desclasificará su contenido? Simplemente lo veo sin-sentido. Idem con las listas de equipos, misma argumentación.

• Me parece bien la idea de las listas de tomas de decisiones, aunque por el uso es evidente que son más bien de anuncios e informaciones, y por eso que cada socio decida qué quiere leer.

• Creo que la creación de proyectos es demasiado burocrática y engorrosa y dificulta la propuesta de nuevos proyectos. A modo de analogía... si se quieren crear empresas... es necesario reducir la necesidad de trámites con las diferentes entidades; y aquí ocurre lo mismo, hay que facilitar la capacidad de innovación, y para ello hay que facilitar en todo lo posible el espíritu emprendedor. Es más, en lugar de pedir tanto requisito, se debería poner a disposición de los socios, en cada equipo, un responsable para ayudar a que dicho proyecto se pueda hacer realizar, en lugar de, como parece que he entendido, realizar una criba selectiva. No creo que sea tan complicado pedir un borrador sencillo, con cuatro cosas, de lo que un proyecto podría ser para que ese responsable de equipo ayude a desarrollarlo (animo a consultar lo que se conoce ahora como incubadoras para emprendedores ;). Además creo que se debería fomentar esa idea de pre-incubadora... proponer proyectos que no están definidos (y por lo tanto puede que les falten muchas cosas), pero gracias a la publicidad entre los socios de los mismos, llegan a ser proyectos hechos y derechos.

• "La Junta está facultada para tomar decisiones acerca de la marcha del proyecto, su funcionamiento, miembros, etc." ¿Hasta qué punto puede ser la injerencia de la Junta en un proyecto? Esto, poniéndome en el peor de los casos puede llegar a casos de censura. Deben definirse los criterios para esta toma de decisiones (que nuevamente deben ser públicos y visibles), y... siempre se debe ayudar a corregir lo que pueda desviarse, porque la crítica debe ser siempre constructiva...

• Esas plantillas de envío de mensajes, me parecen útiles para un tratamiento automático... así que... ¿por qué no se podrían implementar mediante formularios? Mayor usabilidad y diseño centrado en el usuario y confianza en el sistema... y la prueba es que no todo el mundo usará ese formato, e ignorar mensajes sin ese formato esta bien... pero es mucho más sano ayudar a la gente con esos sencillos formularios (que se pueden dar el formato que sea si así se requiere en el mensaje al gusto de las plantillas por ejemplo).

--Wschutz 20:43, 29 March 2011 (UTC)

Sí, es cierto que un debate se puede perder en un hilo casi sin querer, o el hilo irse por las ramas, como ha ocurrido alguna vez en la lista de correo. La idea de tener listas específicas intentaría paliar esto. Se podría usar además un soporte tipo meta (lo de los SMS lo veo lejano aún :-)

Los criterios de operatividad estarán basados en cuestiones de presupuesto, plazos previstos, número de voluntarios requeridos... En fin, nada del otro mundo. No sé hasta qué punto se pueden definir previamente si no todas las actividades propuestas van a ser iguales (no es lo mismo WLM que organizar Wikimania que dar una charla en una universidad). Estoy de acuerdo en lo de explicar por qué no se cumple uno, para que se pueda corregir.

Existe la posibilidad de que se manejen emails de terceras personas. Por ejemplo, si la Fundación Telefónica contacta con la junta con un email en el que tiene en cc a seis personas (responsables de Telefónica), una cosa es que eso se mande privadamente, y otra que esté disponible públicamente. O al trabajar temas de convenios. Tiene sentido que haya cosas que no estén públicamente accesibles, aunque posteriormente se de a conocer los resultados de las gestiones.

Bien.

¿Tú crees que esto se carga la innovación? Pero si solo se piden cuatro cosas: unos objetivos claros, un plan para alcanzarlos, una lista con los integrantes iniciales del grupo y un coordinador del proyecto. Luego puede que se necesite algún dato más, pero eso es todo lo que hace falta inicialmente para presentar un proyecto. Luego hay una forma de hacer las cosas organizada (Quien, qué, cuando, por qué), pero tampoco es que sea pueda decir que es complicada, ¿no?

Creo que en vez de censura quieres decir veto... :P Vamos a ver, la junta siempre debería intentar ayudar al máximo de sus posibilidades a que la actividad propuesta pueda llevarse a cabo. Pero si en algún momento, por las razones que sean, la actividad se vuelve inviable (pongamos que tiene quinientos mil imprevistos y ya se ha comido el doble del presupuesto inicial, y se ha borrado el conferenciante principal, y pasa el tiempo y no hay cambios pero los participantes no quieren renunciar), pues hombre, dime tú si la junta no debería poder tomar alguna decisión al respecto sobre su marcha y funcionamiento...

La verdad es que no sé si eso es factible, pero sería cuestión de preguntar.

¡Muchas gracias por tus comentarios! Raystorm 16:54, 16 April 2011 (UTC)

compartimentación

Yo vigilaría no hacer una organización demasiado compartimentada. De entrada no veo la necesidad de tener el nivel de "Equipo", yo pasaría de la "Junta" directamente al conjunto de socios. Si las cosas se comentan y discuten en común es más fácil que socios no-activos se enrolen a participar, porqué en un momento dado ven algo que les interesa o en lo que pueden aportar. Si las actividades y discusiones no son conocidas por los socios, los socios no activos tenderán a consolidarse como pasivos.

Por el mismo motivo tendría previsto de tener grupos de trabajo con infraestructura propia (lista de correo, ...) pero no lo activaría a no ser que resultara necesario (demasiada actividad en la lista común, muchos socios en el grupo de trabajo).

Siempre mantendría todas las listas abiertas a todos los socios, para que si quieren puedan actuar como lurkers en ellas. Quizás lo haría también en la lista de la Junta, como una forma de dar transparencia organizativa de cara a los socios (como muchas asociaciones dónde se puede asistir libremente a las reuniones de la Junta con voz y sin voto, en nuestro caso, para operatividad de la lista de la Junta, quizás debiera ser sólo de lectura). Si por alguna razón no se quiere abrir esa lista a los socios tendría que buscarse otra forma de hacer transparentes sus decisiones y deliberaciones; quizás con un sistema de Actas que se publicara en la lista común.

Deberíamos concretar también mecanismos comunes de toma de decisiones. Una lectura superficial de los estatutos parece dar a entender que las reuniones de la Junta y la Asamblea son presenciales. Pero leyendo al detalle uno se da cuenta que quizás no tiene porqué ser así. Como somos una entidad que abarca un territorio extenso y diversidad de disponibilidades deberíamos buscar formas online de participación o de realización de reuniones/asambleas multisede. También deberíamos determinar si consideramos que las listas de correo como junta y asamblea permanentes dónde pueden tomarse decisiones; definiendo de qué forma deben tomarse para que sea a la vez ágil y garantista. La propuesta actual de propuesta de decisiones a través de una lista específica es una buena propuesta para sistematizar la forma de hacerlo pero debería reforzarse dejando claro que la lista de la Junta es una reunión permanente de la misma con capacidad de toma de decisiones y no llevar las decisiones de la asamblea al "equipo" sino a una lista como asamblea permanente de los socios. De hecho sería mucho mejor y les daría mayor legitimidad si la mayoría de decisiones pudieran tomarse o validarse ahí.

--Dvdgmz 08:25, 28 March 2011 (UTC)

Gracias por tus aportaciones, ahí va mi opinión: estoy básicamente de acuerdo con todos tus comentarios, para los socios debidamente registrados todo debe ser trasparente, lo que ocurre es que la experiencia nos dice que al final acabas teniendo 50 emails en la bandeja de entrada cada día y semejante traca de emails confunde más que otra cosa, de ahí lo de hacer varias listas, aunque parezca que se compartimenta la asociación, no es el caso, todo es público.

Lo que dices de la asamblea permanente de socios, también me parece genial, si -como pasa actualmente- solo somos unos pocos socios activos, ¿que pasará cuando seamos 200?, a lo mejor es más práctico crear grupos de decisiones "operativos" como es el caso de la junta y proyectos específicos, dejando las decisiones programáticas al conjunto de los socios. Lo de lurkear, pues si, "luz y taquígrafos" y a lo mejor sirve para reenganchar a alguno, a esto añadiría que para buscar el apoyo de los socios deberían pasarse circulares, con mejor imagen y con más capacidad de "vender" nuestros proyectos que los hilos de emails, que en muchas ocasiones incluso llevan a errores de interpretación.

En cuanto a mecanismos comunes de decisión, pues claro, por que desde la creación de los estatutos, la participación del socio de base en la toma de decisiones cotidiana es muy baja, no dudes en proponer lo que consideres conveniente en este sentido.

No es poco lo que se ha dejado por debatir, pero con en tiempo, espero que tengamos la oportunidad de hacerlo, por ahora, hacemos lo que podemos con la mejor de las intenciones (al menos yo).

nos vemos pronto. ---antonio- 11:22, 28 March 2011 (UTC)

Estoy de acuerdo con los fines de la propuesta, pero no con la propuesta en sí. Es muy importante fomentar la participación y que los socios puedan implicarse y desentenderse sin mayores dificultades (el espíritu wikipédico, vaya), pero no es bueno pensar que lo que funciona en Wikipedia puede aplicarse directamente a una asociación "del mundo real", donde ya nos jugamos cuartos e imagen pública. Personalmente creo que podemos encontrar un modelo intermedio, que permita una participación libre y transparente de los socios, sin diluir un sistema de dirección que ya está consagrado en los Estatutos.

Sobre la "departamentalización", no se pretende la creación repentina de una burocracia mastodóntica, sino que se introduce un modelo flexible, puede servir para seguir como hasta ahora (método asambleario puro y duro). Eso sí, si mañana es necesario crear un departamento especializado sobre una determinada materia, el propio manual lo permite. Más aún, permite crear dos tipos de órgano, cuya diferencia esencial parece ser el nivel de autonomía de los socios que participan.

En definitiva, que los socios tienen un papel fundamental a nivel control y a nivel trabajo, mientras que la JD se encarga de la dirección y la coordinación. Entre medias, las JD puede decidir "departamentalizar" determinados asuntos. Y por supuesto, en esos departamentos deberíamos establecer mecanismos para garantizar la transparencia y la libre participación de los socios. EMHO, esto último deberíamos fijarlo en el propio manual. Gaeddal 20:32, 28 March 2011 (UTC)

Enmiendas de Dvdgmz

• Lo que viene a continuación son enmiendas al Manual siguiendo la propia estructura del mismo. En verde el texto introducido. Tachado el texto suprimido. --Dvdgmz 10:40, 9 June 2011 (UTC)
• El propósito de estas enmiendas es:
  • Fomentar que los socios puedan seguir la actividad de la asociación y enrolarse en ella según su disponibilidad e intereses
  • Intentar garantizar la transparencia de la asociación hacia sus asociados y la sociedad
  • Evitar en lo posible las estructuras verticalistas y de organismos internos creados de arriba-abajo que escapen del control directo de los asociados
  • Que en lo posible las decisiones se tomen de abajo-arriba, que los proyectos emanen del conjunto de socios y respondan al mismo
  • Simplificar la estructura con un nivel general directo (conjunto de socios) y otro nivel de representantes (Junta directiva) además de grupos sectoriales (equipos de proyectos)
  • Que a través de procedimientos formales y recursos tecnológicos pueda ser operativo y ágil el funcionamiento de la asociación

Enmienda Dvdgmz al Planteamiento general

Explicación:

• se hace incapié en el papel del wiki como recurso de procesos internos
• el wiki de la asociación debería ser un MediaWiki sólo para usuarios registrados validados mediante correo como socios de Wikimedia-es tanto para lectura como para escritura. El wiki podría tener partes abiertas que otras personas puedan leer y editar o bien tener otro wiki para dicho propósito.

Enmienda:

Se utilizan listas de distribución de e-mail por ser el método que permite un mejor compromiso para una comunicación asíncrona. Las listas se utilizarán para la toma de decisiones, la comunicación en general, y gestión de proyectos.

Las listas se complementan con un wiki que servirá para complementar los procesos de toma de decisiones, para fijar resultados de los procesos de discusión, para la elaboración común de documentos y para otras funciones para las que se considere adecuado.

El uso de las listas no necesariamente debe llevar adjunto toda la documentación necesaria para su cometido; se puede utilizar naturalmente el enlazado a contenidos.

Enmienda Dvdgmz a Estructura de equipos y proyectos

Explicación: se suprime el Equipo por considerarse innecesario y un organismo creado de arriba abajo y que, por lo tanto, tiene un control muy indirecto por parte de los asociados, no tiene ninguna motivación sectorial ni de repartición de tareas.

Enmienda

• Junta Directiva, elegida según los estatutos. Habrá mecanismos, técnicos y/o metodológicos, para garantizar la transparencia de las deliberaciones y acuerdos de la Junta Directiva
• Equipo de trabajo, compuesta por la junta directiva y otros socios que la Junta determine según criterios de operatividad.
• Conjunto de socios o massa associativa, tal como se determina en los estatutos.
• Equipos de proyecto, compuestos por socios voluntarios. Cada equipo se dedicará a un proyecto concreto. El equipo de cada proyecto debe tener un representante o enlace en el Equipo de trabajo de la asociación, encargado de informar en ambas direcciones encargado de la comunicación con el conjunto de socios y con la Junta Directiva.

• Ejemplo: Equipo GLAM, Equipo Wiki Loves Monuments, Agrupaciones locales...

Enmienda Dvdgmz a Estructura de listas de correo

Explicación:

• al haberse suprimido el "Equipo" se suprime la lista prvista para este (ver enmienda anterior). La lista de socios pasa a ser privada sólo para quiénes lo son. Se mantiene la actual lista abierta como lista de comunicación pública y contacto con no-socios.
• se garantiza que cualquier socio pueda seguir y participar en los procesos de toma de decisiones

Enmienda

Listas principales

• junta@wikimedia.org.es, la lista de la junta directiva.

• Utilizada por la Junta Directiva.
• Otras personas pueden escribir a ella para comunicarse con la Junta, pero no para participar en procesos de deliberación de la misma, los envíos de personas externas a la Junta serán moderados. [opción alternativa: que exista un correo de comunicación con la junta que se re-dirige a la lista y que es moderado]
• [opción 1 (ver enmienda relacionada)] Cualquier socio puede leer los archivos de la lista pero no escribir en ella [esto equivale a asistencia a Junta sin voz ni voto].
• Los archivos por lo tanto son privados [opción 1 (ver enmienda relacionada)] pero accesibles, con restricciones, para los socios.

• equipo@wikimedia.org.es, la lista del equipo de trabajo de la asociación.

• Utilizada por personas pertenecientes a la junta directiva y otras personas [muy] activas en el trabajo de la asociación.
• La Junta Directiva decide quién pertenece a equipo@, y quién debe abandonar el equipo. La pertenencia es una cuestión puramente operativa.
• La gran mayoría de las operaciones estratégicas de la asociación se tratan en esta lista.
• La gran mayoría de las operaciones estratégicas de la asociación se tratan en esta lista
• Todos los miembros de equipo@ deberían leer esta lista.

• socios@wikimedia.org.es, la lista de los socios , lista común de comunicación y trabajo de la asociación.

• Utilizada por los socios de la asociación.
• En ella se da la comunicación entre los socios, y los anuncios de las demás estructuras con los socios.
• Los archivos son públicos.
• Los archivos son privados.
• La gran mayoría de las operaciones estratégicas de la asociación se tratan en esta lista y se validaran a través de los mecanismos de toma de decisiones que la asociación se otorgue.
• Todos los socios deberían estar suscritos a esta lista.

• comunicacion@wikimedia.org.es, la lista abierta de la asociación

• Utilizada para anuncios, comunicación pública de decisiones y acuerdos, contacto con los no socios y simpatizantes
• Es una lista abierta en la que cualquier persona puede suscribirse, leer y escribir en ella; sin necesidad de ser socio.
• Tanto la Junta Directiva como los equipos de proyecto la usarán (complementariamente a otros medios) para comunicar informaciones públicas, hacer públicos procesos de trabajo o discusión, hacer llamadas a colaboración, etc...
• Los archivos son públicos.

Listas de toma de decisiones

Las dos listas siguientes se utilizan exclusivamente para conocer el estado de los proyectos y para tomar decisiones de forma ágil y ordenada.

• equipo-decisiones@wikimedia.org.es, la lista de toma de decisiones

• Utilizada por los miembros de equipo@.
• A ella únicamente se envían:

• Anuncios de decisiones a tomar (según formato estándar).
• Anuncios de decisiones tomadas (según formato estándar).

• La discusión relacionada se lleva a cabo en las listas o wikis correspondientes, pero no en esta lista.
• Miembros de @socios deben leerla.

• equipo-informes@wikimedia.org.es, la lista de informes

• Utilizada por los miembros de equipo@
• A ella únicamente se envían:

• Informes de eventos, reuniones, proyectos, etc (según formato estándar, de cara a la memoria de actividades)

• La discusión relacionada se lleva a cabo en las listas o wikis correspondientes, pero no en esta lista.
• Socios interesados, miembros de @junta y miembros de equipos de proyecto o grupos de trabajo deberían leer esta lista

Listas de proyectos

Para permitir un trabajo organizado y sin interferencias, los responsables de proyectos que van surgiendo pueden solicitar a la

Junta la creación de listas independientes.La propia Junta o cualquier socio también puede solicitar la creación de una lista separada cuando una lista independiente se considera necesaria por el volumen de mensajes que se genera sobre ese tema en la lista @socios

Ej: glam@wikimedia.org.es, wlm@wikimedia.org.es, galicia@wikimedia.org.es...

Enmienda Dvdgmz a Procesos de trabajo

Explicación: Los proyectos surgen de @Socios y es ahí dónde se decide su aprobación y dónde se mantiene la información y seguimiento. Es importante para mantener la cohesión de la asociación, dar la oportunidad de que todo el mundo esté informado y no crear una doble capa de socios. La Junta debe velar por el buen funcionamiento de los equipos y tomar decisiones respecto a ellos, pero una supresión de un proyecto debe ser validado por una decisión colectiva.

Enmienda

Creación de proyectos

• Cualquier socio o grupo de socios puede presentar a Socios@ un proyecto escrito que debe contener, como mínimo, unos objetivos claros, un plan para alcanzarlos, una lista con los integrantes iniciales del grupo y un coordinador del proyecto. La Junta o @Socios pueden requerir información adicional al grupo, antes de autorizar el proyecto.
  • A través de un proceso formalizado de toma de decisiones Socios@ decide la denegación o aprobación del proyecto. En caso de aprobarse, nombra un representante que mantendrá la comunicación con el coordinador del proyecto, que podrán ser la misma persona. Posteriormente podrá sustituir al representante por otra persona.
  • El Representante, que seguirá las instrucciones de Equipo@, es responsable de informar a Socios@ y al Coordinador, respectivamente, de forma periódica según las estipulaciones acordadas.
• Se crean los necesarios recursos, que generalmente incluyen una lista propia de distribución y unos espacios de trabajo en el wiki, y comienza el trabajo del proyecto.
• La Junta está facultada para tomar decisiones acerca de la marcha del proyecto, su funcionamiento, miembros, etc. pero la supresión de un proyecto será siempre el resultado de una decisión con garantías para las partes tomada por el conjunto de socios a través de los mecanismos de toma de decisiones acordados.

Enmienda Dvdgmz a Realización de informes

Explicación: Siguiendo línea de enmiendas anteriores la relación de los equipos de proyectos son con la Junta Directiva y con el conjunto de socios que se "encuentran" en una lista de correo común. No existe el organismo 'Equipo'.

Enmienda

Los responsables de eventos, reuniones, proyectos, o de cualquier situación susceptible de ser informada, pueden enviar un informe de lo ocurrido a equipo-informes@. También deben enviar un informe sobre los extremos que previamente haya establecido la Junta Directiva.

En el caso de los proyectos concretos con un grupo de trabajo establecido, el representante del proyecto, perteneciente a equipo@, será el encargado de enviar el informe correspondiente a equipo-informes@ (el informe puede haber sido realizado por otra persona del proyecto).

:Coordinados por el Equipo, los representantes pueden informar a sus respectivos proyectos de cuestiones referentes a otros proyectos que pudieran ser de su interés.

Enmienda Dvdgmz a Toma de decisiones

Explicación:

• En algún sitio hay que decir y debemos aprobar que se pueda deliberar en la Junta y como conjunto de socios de forma no presencial.
• La existencia de una lista de correo separada que formaliza la comunicación de una decisión a tomar y dónde se formaliza la comunicación de los acuerdos una vez tomada la decisión es un muy buen procedimiento que aporta claridad sobre las decisiones tomadas. Pero el lugar para la toma de decisiones es mejor que sea un wiki, por la similitud con los procesos que se llevan a cabo en wikipedia y por las mayores posibilidades que da respecto a una lista de texto plano. La lista puede ser una opción mientras no desarrollemos mejores recursos sobre un wiki.
• Las tomas de decisiones pueden ser distintas (boleanas, por preferencias, elegir entre candidatos/opciones, etc...). Un wiki nos permite organizar mejor estos procesos.
• Si se quiere ser más garantista se puede usar un sistema como el que se ha usado en la votación para miembros del Consejo de Administración de la Fundación Wikimedia. De todas formas este sistema requiere también una cuenta en un MediaWiki. Estaría bien disponer de él para decisiones especialmente relevantes, pero quizás no es necesario para todas.

Enmienda:

Capacidad para tomar decisiones no-presencialmente

Tanto la Junta Directiva como el conjunto de socios pueden deliberar, desarrollar propuestas y tomar decisiones sin necesidad de reunirse presencialmente mediante el uso de recursos tecnológicos a tal efecto. Quedan excluidas las decisiones que, conforme a los estatutos, sean propias de la Asamblea General Ordinaria que se regirán por las normas relativas a voto presencial, por correo, delegado o electrónico que para ella se establezcan.

Procedimientos

A la hora de tomar una decisión, la persona que propone la cuestión (dentro de equipo) debe enviar un mensaje sencillo a equipo-decisiones@ con el siguiente formato:

QUIÉN

• Representante del equipo de prensa

QUÉ

• Agregar al Equipo de Prensa al socio X como coordinador

CUÁNDO

• 10 de Febrero de 2011

POR QUÉ

• Lo ha solicitado formalmente[1], necesitamos a alguien en ese puesto, viene recomendado por Y, ha pedido que tomemos la decisión antes del 15 de febrero.

[1] http://www.wikimedia.org.es/solicitudes/X_candidato_a_equipoprensa

Es decir: Quién propone la decisión, qué se propone, cuándo se cierra el periodo de decisión, y motivos de la propuesta.

El proponente es el encargado de hacer el seguimiento.

Una vez se cumple el plazo establecido, el proponente ha de enviar un mensaje con el siguiente formato:

DECISIÓN

• X pasa a ser coordinador del equipo de prensa.

• 5 a favor
• 0 en contra
• 1 abstención
• 1 no votó

---

Mensaje Reenviado:

QUIÉN

• Representante del equipo de prensa

QUÉ

• Agregar al Equipo de Prensa al socio X como coordinador

CUÁNDO

• 10 de Febrero de 2011

POR QUÉ

• Lo ha solicitado formalmente[1], necesitamos a alguien en ese puesto, viene recomendado por Y, ha pedido que tomemos la decisión antes del 15 de febrero.

[1] http://www.wikimedia.org.es/solicitudes/X_candidato_a_equipoprensa

Las votaciones se llevan a cabo preferentemente a través del wiki de la asociación; mientras este no disponga de los recursos para hacerlo se pueden llevar a cabo en las listas Socios@ o en junta@, nunca en equipo-decisiones@, que únicamente sirve para comunicar las decisiones a tomar y sus resultados. Las llamadas o recordatorios posteriores a la convocatoria también se realizan fuera de equipo-decisiones@

Enmienda Dvdgmz a Transparencia de la Junta

Explicación:

• esta es una enmienda de incorporación, se propone añadir un apartado con este u otro título referente al seguimiento de la actividad de la Junta por parte de los socios.
• los socios tienen que estar al corriente de la actividad de la Junta, de qué decisiones toma y de lo que se trata en ella, lo que en una asociación presencial serían las actas de sus sesiones. En muchas asociaciones que actúan bajo un principio de transparencia las sesiones de la Junta Directiva son abiertas a cualquier socio (en algunas es posible hacer sesiones cerradas si lo pide uno o varios miembros en la sesión anterior) que pueden estar con voz y sin voto o bien sólo como oyentes. En otras se redactan actas de la Junta que están disponibles para los socios. En una Junta que, se sobre-entiende, delibera y toma decisiones principalmente online, hay que buscar la forma de cumplir con dicho cometido. Abrir la lista a lectura de los socios es una forma fácil de cumplir con dicho propósito. Otra forma que requiere más trabajo es redactar actas de las 'sesiones', aunque si tales 'sesiones' no existen realmente deberán elaborarse resúmenes equivalentes. Lo que no puede ser es que un socio no sepa lo que se está cociendo en la asociación de la que forma parte.

Enmienda a:

*Los socios podrán seguir la actividad de la Junta, conocer las propuestas con las que trabaja y sus acuerdos.

Enmienda b: tiene 2 opciones posibles:

1. Los socios podrán suscribirse a la lista de correo de Junta@ de forma que puedan leer los mensajes pero no podrán escribir directamente en ella
2. La Junta Directiva hará públicas para los socios las decisiones que tome a través de Decisiones@ y también publicará periódicamente actas de sus 'sesiones' en socios@ y/o en el wiki de la asociación.

Discusión enmiendas de Dvdgmz

Sobre estructura: Se suprime el equipo por considerarlo innecesario. No obstante, a mí me parece una buena herramienta para flexibilizar a la Junta. Al hacer descansar el grueso de las competencias sobre el Equipo, y al vincular el Equipo a la Junta, lo que se consigue es que la Junta pueda dar y quitar tareas a las personas que estime conveniente, cuando estime conveniente y como estime conveniente. No podemos prever cuáles serán las necesidades futuras, así que parece conveniente que un manual general permita adaptarnos a situaciones diversas e imprevisibles.

Por otra parte, se suprime la división entre "departamentos" y "grupos de trabajo", y tampoco estoy de acuerdo. Me parece correcto hacer una referencia a la masa de socios, pero no a costa de una de las clases mencionadas. Y digo que me parecen útiles porque representan a dos formas de trabajo que tenemos en las venas. Los departamentos clásicos (en el sentido de departamento burocrático tradicional) y los grupos de trabajo (en el sentido de burocracia-wiki, con participación muy abierta, y legitimación adicional). Ninguno de los tipos es mejor que el otro. Uno funcionará mejor en un momento y para determinadas materias, y otro para otras. Y daño no hace, ya que de nuevo estamos ante algo potestativo. Si no se quiere, no se utiliza y punto. Pero si se quiere, ahí tenemos la base.

Sobre procedimiento: Estoy de acuerdo en introducir una mención expresa al uso de wikis (complementario de las listas de correo). Igualmente, me parece muy correcto hacer mención a la identificación telemática, pero creo que hay que pensarlo en mayor profundidad. En el aspecto jurídico, hay que identificar al emisor y autentificar el contenido, y hay que hacerlo usando un trajín inmenso de firmas, certificados electrónicos y demás mierdas. Recomiendo la lectura de la Ley 11/2007, que es la norma básica sobre la materia. En todo caso, en el manual habría que especificar la necesidad de identificar y autentificar, para poder desarrollarlo en el futuro sin grandes sobresaltos.

Sobre el método de decisión: Me ha parecido muy interesante la reflexión sobre los métodos para tomar decisiones. No obstante, hay que tener cuidado con los aspectos estatutarios (que eso ya no lo podemos tocar a la ligera).

Sobre la transparencia: Muy de acuerdo. No sólo eso, quizás en el futuro habría que pensar en algún sistema de atención al socio. Pero bueno, que todo se andará.

Un saludo. Gaeddal 17:41, 9 June 2011 (UTC)

Creo que es necesario considerar el conjunto de los socios (o masa social) como una entidad con capacidad para deliberar y decidir, no sólo en asamblea ordinaria presencial, también a distancia, con sus propios recursos tecnológicos para hacerlo. Veo innecesario Equipo, aunque admito que en algún momento pueda llegar a serlo si crecemos en número de socios (esperemos que sea pronto). No me opongo a que esté prevista ónsu 'activación' en este Manual, a partir de una decisión de @Socios a propuesta de la Junta, por ejemplo, o de un grupo de ellos. Pero sí creo que en caso de existir @Equipo tendría que ser una 'capa' asociativa a la que alguien pasa a formar parte por decisión propia, por interés de más implicación. No me parece bien que sea un organismo cuyos miembros son elegidos por la Junta, por lo que ya he argumentado y porqué creo que con ello perdemos potencial humano.

No me opongo a los grupos de trabajo sectoriales. No los suprimo en las enmiendas. Supongo que se ha entendido mal. De acuerdo contigo en su utilidad.

El problema de toma-decisiones Vs identificación-telemática es el mismo para cualquier organismo que creemos y que se 'reúna' a distancia: Junta, Equipo o Socios. Creo que para las decisiones a tomar entre asambleas (por el órgano que sea) vale con los recursos de los que disponemos. Cuando la decisión se tome usando correo electrónico la validación del mismo como perteneciente a un usuario puede hacerla es secretario pidiendo documentación escaneada si es necesario (así se validan las cuentas de PayPal, por ejemplo, por parte de la Unión Europea para evitar fraude fiscal). Si crecemos tanto que la tarea es demasiado ardua para el secretario este puede ser apoyado por otras personas de la junta en quienes él pueda delegar o personas externas a la misma nombradas por ella. Para las decisiones tomadas desde MediaWiki se requeriría un usuario registrado validado por correo electrónico. Otra vez ese correo electrónico podría ser validado por el secretario. Podemos usar también la tecnología que se ha usado para el voto al Consejo de Administración de WMF cuando queramos tener voto secreto. Creo que la identificación no es un problema y además poner en marcha estos mecanismos creo que es fundamental e incluso pueden servir de modelo para otras entidades.

En fin, acabamos de hablarlo 'en vivo' esta tarde :) --Dvdgmz 08:45, 11 June 2011 (UTC)