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Antes del evento: Equipo organizador del evento

• Designar personas responsables que manejarán un problema que podría surgir. ¿Quién es designado como el primero en responder? ¿Quién acepta las denuncias? ¿Quién se las adjudica? ¿Quién maneja las situaciones presenciales como acompañar a alguien a salir? ¿Se cuenta con un número suficiente de miembros del equipo, que sean capaces de asumir un rango amplio de problemas, antes y después de que escala a problemas más serios? Esta es una de las tareas clave para la preparación de un evento y una preparación anticipada puede hacer una gran diferencia en la forma en que se maneja una situación en vivo, en tiempo real.
  • Monta un equipo de respuesta a emergencias, que será responsable de manejar los incidentes y preocupaciones de seguridad. Esto puede realizarse por el equipo organizador del evento con antelación a este. Si el evento es grande, es ideal que los miembros del equipo de respuesta a emergencias solo asuman responsabilidades relacionadas con emergencias. Si el evento es pequeño, los miembros del equipo de respuesta a emergencias podrían tener que asumir otras funciones.
  • Asegúrate que el equipo de respuesta a emergencias tenga los integrantes suficientes. En el improbable caso de que haya una denuncia que involucre a uno de sus miembros, tener miembros suficientes en el equipo de respuesta a emergencias ayudará a evitar conflictos de interés.
  • De ser posible, organiza al equipo de respuesta a emergencias en grupos de al menos dos integrantes; una persona que pueda manejar el incidente y otra que asuma las responsabilidades clave del encargado principal hacia el evento y los asistentes.
  • Asegurar la diversidad en el equipo de respuesta a emergencias. En eventos de una escala menor, donde hay muy pocos organizadores como para formar equipos, el equipo de respuesta a emergencias debería consistir de al menos dos individuos separados de distintos orígenes (ya sea culturales, étnicos o simplemente diferentes formas de pensamiento). Esto ayudará a asegurar que haya suficientes personas encargadas de hacer los reportes para que, si una de las partes se siente incómoda de llevar sus preocupaciones a uno de los encargados, pueda contactar al otro.
  • Asigna tareas/responsabilidades a las partes designadas. Ya sea en la forma de equipo de respuesta a emergencias o no, cada persona debería saber que se supone que haga en el caso de que surja un problema.
  • Establece una cadena de mando. Asegúrate de que todos sepan qué hacer, bajo qué circunstancias y a quién deberían notificar.
  • Decide cuál es el protocolo de escalada. Considera un método de reporte expedito/rápido para llegar a más miembros del equipo de organización del evento o a la seguridad del recinto. Considera tener teléfonos móviles con audífonos manos libres en términos de hardware. Considera usar palabras clave en los momentos en que la comunicación tenga que realizarse en áreas públicas, de modo de asegurar la privacidad y evitar el pánico entre los asistentes.
• Informa sobre el equipo de respuesta a emergencias al resto del equipo organizador del evento. Debería haber una forma bien publicitada de contactarlos en el caso de que se identifique una amenaza a la seguridad. Si el equipo organizador del evento es lo suficientemente grande como para asignar un equipo de respuesta a emergencias, es importante que todos sepan quiénes son sus integrantes. El conocimiento de la estructura de informe es esencial para un manejo de los problemas exitoso.
• Los integrantes del equipo de respuesta a emergencias deben ser fáciles de reconocer. Esto puede hacer más rápido el manejo de un problema y evita que los individuos afectados tengan mayor frustración. Entre las opciones están las camisetas de color diferenciado (distinto al de los demás asistentes), credenciales especiales que indican la pertenencia al equipo, estampados diferentes en camisetas del mismo color, o sombreros diferentes. Si se usan colores diferentes, asegúrate de que estos sean amigables con aquellos participantes con discapacidades visuales.
• Obtengan un entrenamiento adecuado. Estar listos para reaccionar rápida y adecuadamente es fundamental para manejar un problema en el lugar. El equipo organizador del evento debería asegurarse de que el equipo de respuesta a emergencias reciba un entrenamiento suficiente para que estén mejor preparados y no los dominen los nervios. Puede ser una buena idea tener una sesión de repaso ese día, con breves recordatorios de los procesos e información clave. A pesar de que está dirigido a interacciones en línea, el Módulo de entrenamiento para manejar el acoso en línea tiene buenos materiales para trabajar con las víctimas de acoso y manejar denuncias que también aplican a problemas presenciales.
• Evalúa la seguridad necesaria del recinto. Con anterioridad a la reserva del local:
  • Si el evento y por lo tanto el lugar no es lo suficientemente grande como para tener seguridad designada, puede valer la pena que el equipo organizador del evento realice una evaluación de riesgo para determinar si se debe considerar y contratar un servicio de seguridad adicional durante la duración del evento.
  • Si el recinto ya ofrece seguridad, discute los temas de seguridad con el coordinador del evento en el recinto para asegurarse de que el espacio y sus políticas coincidan con las necesidades del evento. Involucrarlos en las primeras etapas de planificación, antes y después de la reserva del recinto, permite la revisión proactiva de elementos como las rutas de escape y planes alternativos. Esto a su vez puede ayudar mucho en una etapa posterior durante el evento.
• Prepara información importante que esté fácilmente disponible durante el evento. Esto puede consistir en una variedad de informaciones, como los detalles sobre la seguridad del recinto, rutas de escape, números de la policía y de asistencia telefónica. Esto puede ayudar a que el equipo de respuesta a emergencias trate un asunto más rápido de lo que sería si este tipo de información no estuviera fácilmente disponible.
• Planifica el uso del salón/sala (por ejemplo, puede establecerse un cuarto o baño tranquilo para asegurar la inclusión de género). Asegúrate de que haya un espacio seguro con un aislamiento acústico razonable o barreras que lo separen del resto del espacio donde se desarrolla el evento, que pueda utilizarse para que las víctimas de acoso recuperen la compostura. Allí, pueden calmarse y sentirse cómodas, compartiendo detalles importantes del incidente que experimentaron.
• Revisa la lista de inscripciones. A veces pueden detectarse de forma temprana, en la etapa de registro, a participantes a los cuales no se les permite asistir a un evento. Revisar la lista de inscripciones puede permitir una acción temprana donde sea necesario, y evitar las dificultades que podrían surgir en una etapa posterior. Más detalles pueden encontrarse en la política de prohibición a eventos y sus procesos relevantes.
• Solicita aprobación de las pautas de comportamiento y políticas (política de espacio amistoso, código de conducta y otras equivalentes en proyectos locales) durante el proceso de registro. Esto puede funcionar como un recordatorio de los estándares a los cuales se espera que los asistentes adhieran.
  • También puede ser útil que se realicen materiales de seguridad impresos que incluyan una copia de la política de espacio amistoso cuando se prepare el evento. Esto puede ser entregado a los asistentes junto con su paquete de información del evento o su identificación.
• Notifica por escrito, y con copia a dos personas al menos, a cualquier probable asistente a quien se le niegue el registro y su participación en el evento.

Todo lo anterior puede ser considerado para eventos de mayor envergadura. Si organizas un evento menor, es posible que algunos de los pasos anteriores no sean aplicables o que no sean posibles. Haz un esfuerzo razonable para tener procesos y protocolos prácticos en caso de que ocurra un incidente de acoso; puedes hacer solo aquello para lo cual tengas capacidad.