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会場選びの課題
イベント主催者の皆さんが、会場選びでよく出会う問題には次のものが含まれます。
- 参加者に対して、イベントの開催日時と会場への行き方をきちんと文書で伝えること。
- 提携先あるいは会場の所有者によっては、現地への入場者数に上限があったり、イベントを特定の時間に終了するという規定を設けている場合があります。
- もし会場の入場者数に最大何人までと決まりがある場合は、現地でイベントに参加する手順を明確に指示することが重要で、さもないと参加者が開始時間に間に合わず、遅刻してしまうことになりかねません。
- 建物としての構造が、特定の参加者が来られない原因にならないか、自力で移動する上で制限がある人を含めて検討します。
- 参加者に居心地良く過ごしてもらうために、おやつほか次のような手配をします。
- イベントの開催時間内は、いつでも飲み物（コーヒー、紅茶、飲料水）も、おやつも、不足しないように手配できるかどうか。食べるものはイベントの間のエネルギー補給になり、イベントに参加する動機になるし景品にもなります。飲み物しか出さないイベントもありますが、おやつを提供するとイベントの始まりから終了まで積極的に努力しようとする姿勢が強まり、また脳に栄養が供給できます。
- 会場で保育サービスを提供するかどうか。家庭があり子供さんが小さい参加者には、保育サービスはとても重要です。
- 参加者に渡せるように、スワッグ（ロゴ入り商品）その他の記念品を用意するかどうか。
- 提携先・会場提供者と打ち合わせをして、イベントの主題に詳しい専門家に解説をしてもらうか、「バックステージ入館証」(backstage pass) として組織の日常業務を紹介してもらうか決めておくこと。提携先もしくは会場提供者にとって、これらはテーマに沿った機会であり、それぞれの使命や役割をイベント参加者に共有することに結び付きます。