Wikimédia France/Documents/Procédures/CI019 : Procédure d'embauche
Préparation du recrutement
Les salariés en poste bénéficient, d'une priorité d'accès à l’emploi devenu vacant ou pour une création de poste.
- Rédaction de l’offre
- Publication de l’offre en ligne, sur le site internet de l’association, sur les réseaux sociaux et sur le site de pôle emploi
- Préparation et conduite des entretiens d’embauche en s’appuyant sur le questionnaire d’entretien ( CI-16-2018 ou CI-17-2018). Selon le poste, le candidat est reçu par le Coordinateur opérationnel et/ ou la RH puis lors d’un deuxième entretien par le CA.
- Obligation de rencontrer au minimum 3 candidats.
- Le CA est décisionnaire pour une embauche.
- Une promesse d’embauche est envoyé par la RH, notifiant la rémunération, le statut, le type de contrat et la durée de la période d’essai.
- Une fiche mission est créée par la RH et/ou le Coordinateur Opérationnel et validée par le CA.
Concernant l’embauche d’un candidat ayant un lien particulier avec l’association ou ses dirigeants, il sera indiqué que le Président /CA devront nécessairement faire intervenir un cabinet spécialisé en recrutement afin de :
- démontrer les diligences mises en œuvre pour prévenir le risque d’embauches fictives (besoin réel de l’association qui doit être mis en avant),
- obtenir un avis sur les compétences du candidat.
Sont donc visés, par exemple, les projets d’embauche du conjoint, ascendant ou descendant des dirigeants ou les projets d’embauche des dirigeants eux-mêmes (actuels ou anciens).
Déclaration préalable à l’embauche
La DPAE est effectuée par l’expert comptable au plus tôt 8 jours avant l’embauche.
Registre unique du personnel
Le salarié nouvellement embauché est inscrit sur le registre du personnel papier et numérique par la RH.
Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
Lors de l’embauche de chaque salarié, l’employeur doit accomplir les formalités d’affiliation du salarié concerné à l’institution relevant de l’ARRCO (pour tous les salariés) ou de l’Agirc (pour le personnel cadre).
L’inscription est effectuée par l’expert comptable de l’association.
Visite d’information et de prévention (VIP)
La RH organise une visite d’information et de prévention, elle est obligatoire pour tous les salariés.
La visite doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste et renouvelée au plus tard tous les 5 ans.
À l’issue de la visite, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à la RH.