Wikimédia France/Groupes de travail/Développement territorial/Réunion GL2019

Journées du 18-19 mai 2019

Programme

Programme prévisionnel un peu maltraité

Samedi 18 mai 2019

9h-9h30 : Accueil, petit-déjeuner
9h30-9h45 : Présentation des deux journées et des objectifs
9h45-11h15 : Les groupes locaux et les référents: discussion sur l’identité des groupes locaux, les missions des référent.e.s (discussion autour de la charte du référent), les groupes locaux ont-ils une mission et des objectifs?
11h15-11h30 : Pause
11h30-13h: Suite Les groupes locaux et les référents: discussion sur l’identité des groupes locaux, les missions des référent.e.s (discussion autour de la charte du référent), les missions et objectifs des groupes locaux.
13h-14h : déjeuner
14h-15h : Communication et relation entre les groupes locaux et Wikimédia France.
15h-15h15: Pause
15h15-17h30 : Suite Communication et relation entre les groupes locaux et Wikimédia France.
17h30-18h : Pause
18h-19h30 : Discussion sur la stratégie 2030 du mouvement
19h30 : Dîner

Dimanche 19 mai 2019

9h30-10h : Accueil café, croissant
10h-12h30: World café : communication interne ; reporting ; épuisement des bénévoles
12h30-13h30 : Déjeuner
13h30-14h30 : Que signifie être bénévole du mouvement Wikimedia?
14h30-15h: Pause
15h-16h30 : Comment remercier et valoriser l’engagement bénévole à Wikimédia France ?
16h30 : Fin du week-end

Horaires indicatifs…

Samedi 18 mai 2019

9h-10h : Accueil, petit-déjeuner
10h-… : Présentations individuelles (tour de table)
…-… : Présentations des fonctionnements des groupes locaux (avec les dessins/codes/schémas fournis par Olivier)
~13h-14h : Repas (courses diverses + retour à Cléry pour manger)
14h30-16h ? 16h30 ? : Discussions/réflexions sur le rôle du référent (d’abord par binômes puis mise en commun)
16h30 ? - 18h30 ? : Communication au sein du mouvement en France (avec des post-its et des pelotes dedans)
18h30-22h : Passage à l’hôtel puis apéro/repas (Stratégie 2030 très vite évoquée)

Dimanche 19 mai 2019

9h-9h30 : Accueil café, croissant
9h30-10h30 : Point "les besoins des (référents de) groupes locaux" (post-it + vote)
10h30-12h30 : World café : communication interne ; reporting ; épuisement des bénévoles (thèmes retenus lors de l’atelier précédent)
12h30-13h30 : Pizza
13h30-14h : Pause (sieste, contributions…)
14h-15h30 : Atelier "Gratitude" (introspection, remerciements…)
15h30-16h30 : Retour sur le week-end (Start/Stop/Keep, bilan en dessins)

Foire aux questions

Définir ce qu’est un groupe local ?
Un groupe local a t-il des missions ?
Quid du référent.e ?
Qu’est ce qu’un groupe local attend de l’équipe salariée de Wikimédia France ?
Qu’est ce que l’équipe salariée de Wikimédia France attend des groupes locaux ?
Quels sont les besoins (budget, formation, accompagnement) d’un groupe local ?
Comment communiquer entre groupes locaux et entre les groupes locaux et le staff de Wikimédia France ?
Quid de la Wikilettre ? et de la WikiRevue ?
Que veut dire être bénévole à Wikimédia France? Peut-on parler de missions bénévoles à Wikimédia France ?
Comment remercier et valoriser le travail des wikimédiens et wikimédiennes ?

Présents sans besoin d'hébergement

Besoin d'un hébergement

Notes

Photos sur Commons.

Ressources mentionnées pendant les deux jours

Explication sur les financements possibles écrites sur Wiktionnaire, Wikisource et Wikiversité
Exemples de listes de personnes ressources : liste de Lyon
Tableau de bord (Dashboard), outil de suivi d'atelier ou de cours
Exemples de reporting séduisants : la présentation des permanences mensuelles Wiktionnaire à Lyon
Formulaires de reporting de Wikimédia France

Compte-rendu des journées

Introduction

Lors de la crise de gouvernance traversée par l’association Wikimédia France en 2017, les référents des groupes locaux ont annoncé successivement leur démission pour marquer leur opposition aux choix de la direction de l’association. Cette décision collective a marqué la volonté des groupes locaux d’influer sur les orientations prises par l’association Wikimédia France. Pourtant, la nature des relations entre les groupes locaux et l’association n’a jamais été clairement posée. Depuis 2017, une forme de statu quo, qui s’explique en grande partie par un effet de décompression post-crise, s’était instaurée.

L’objectif du week-end des 18 et 19 mai 2019 était de rassembler des membres de ces groupes locaux afin de rebâtir une relation saine, transparente et de coopération entre les groupes locaux et l’association.

Tour de France des groupes locaux

Tout d’abord, l’objectif était de faire une photographie à un instant T des groupes locaux de wikimédiens en France tant dans l’histoire de leur développement que dans leur organisation interne et leurs relations avec leurs partenaires locaux. Les participants et participantes ont pu constaté la très grande diversité des groupes de wikimédiens en France tant dans leur origine (Ex : création spontanée à Grenoble VS création à l’initiative de la ville de Brest et en parallèle d’un projet de Wiki territorial), dans le nombre de participants (de 5 à 20), que dans leur organisation interne (délégation par projet au sein d’un même groupe comme à Lyon).

Ce tour de France des groupes locaux a permis de réaffirmer que les groupes locaux émanent de la bonne volonté des wikimédiens et wikimédiennes qui se rassemblent spontanément afin de partager leurs expériences respectives, développer des activités de contribution et établir des connexions avec les institutions locales. Si Wikimédia France se positionne en soutien à ces activités locales, elle n’en est que très rarement l’initiatrice et les groupes locaux ne peuvent donc être considérés comme des antennes régionales de l’association. De plus, les groupes locaux doivent pouvoir conserver leurs différences de fonctionnement, de structure… ; il n’y a pas de "modèle de groupe local idéal", au mieux des "exemples de fonctionnements" qui peuvent servir de ressources ou d’inspirations pour les groupes existants ou émergents. Chaque groupe local cherche néanmoins à mieux connaître ses voisins pour s'inspirer des méthodes qui fonctionnent.

Rôle du référent.e d’un groupe local

La question du rôle et des missions du référent a été à l’origine de très nombreux débats et controverses au sein de l’association (Charte des référents, obligation de déclaration de conflits d’intérêts…).

En effet, l’article 11.1 du règlement intérieur de Wikimédia France stipule clairement que “afin de pouvoir se recommander de la communauté Wikimédia ou des projets de cette communauté, la création d’un tel groupe et le choix du référent doivent être ratifiés par le conseil d’administration” L’ensemble de cet article du règlement intérieur est rejeté par les participants à cette réunion car cela revient à considérer le référent comme un délégué de Wikimédia France et le groupe local comme une antenne locale (donc en contradiction avec l’identité réelle des groupes locaux).

Un travail de réflexion a donc été effectué sur le “rôle” du référent, dont le profil serait le suivant :

Être un contributeur ou une contributrice autonome sur un ou plusieurs projets Wikimédia
Être informé.e des projets dans son groupe local
Être un point de contact pour le groupe local vis à vis de partenaires extérieurs
Veiller à ce que l’information circule au sein du groupe et entre le groupe et Wikimédia France
Alerter des potentiels problèmes (demande d’aide à l’équipe salariée, épuisement)
Être au service de son groupe
Être "proactivement" transparent au sujet de toutes activités pro/perso en rapport avec le mouvement Wikimédia (conflits d'intérêt)

Les participants et participantes se sont accordés sur le côté non contraignant de ces “missions”. De même, le référent n’est pas obligatoirement l’animateur de son groupe. Son rôle central est d’assurer la circulation de l’information et d'être un point de contact pour les personnes extérieures au groupe local (Wikimédia France ou autres partenaires).

Étant donné que le référent n’a pas de mission de représentation au nom de Wikimédia France, la validation obligatoire par le conseil d'administration n’a pas de sens.

Le groupe de travail appelle donc à une refonte de la “charte des référents” et à changer les articles problématiques du règlement intérieur (si possible et en veillant à ne pas entraver la demande de reconnaissance d'utilité publique en cours). Nous préconisons aussi une distinction claire des rôles de référents d’un groupe local et de délégué régional de Wikimédia France tout en précisant que cela n’empêcherait pas un référent de vouloir, en accord avec son groupe local, représenter Wikimédia France.

Thématiques de travail

Communication interne

La communication au sein d’un groupe, entre les groupes locaux et entre les groupes et Wikimédia France est un problème récurrent. La Wikilettre a été stoppée suite au licenciement du salarié en charge au moment de la crise à Wikimédia France. Or, elle était bien souvent le seul moyen pour un groupe local de s’informer du reste des activités wikimédiennes qui s’étaient déroulées en France.

Deux causes principales ont été identifiées :

La multiplication des canaux de communication au sein du groupe et plus largement au niveau de l’association et du mouvement Wikimedia
Les divers degrés d’implication qui provoquent divers niveaux de connaissances au sein d’un même groupe

De plus, la multiplicité des informations et le manque de hiérarchisation entre elles, est souvent à l’origine d’une impossibilité de déconnexion et provoque une fatigue bénévole (problème : “trop de notifications”, solution éventuelle : “créer une page d’aide hygiène numérique appliquée”).

Un état de lieux des moyens de communication au sein de chaque groupe serait une étape utile afin d’identifier clairement les outils, les problèmes rencontrés mais aussi pour documenter les bons usages. Il apparaît ensuite important d’aider au développement d’un plan de communication au sein de chaque groupe ainsi qu’avec l’association. Par exemple, cela signifie de clairement identifier les bons canaux en fonction de l’information à transmettre. La question de la Wikilettre a été brièvement abordée sans prise de décision claire.

Reporting

Documenter les activités menées afin de faciliter le partage d’expérience au sein du groupe mais aussi entre les groupes est un enjeu régulièrement soulevé au cours du week-end.

Il est important de préciser que dresser le bilan de son activité doit avant tout être utile au groupe local avant d’être pensé comme une obligation pour Wikimédia France ou pour les métriques.

Une documentation plus précise sur les nouveaux indicateurs utilisés par Wikimédia France doit permettre aux groupes locaux de s’en inspirer s’ils le souhaitent. Tous les participants et participantes se sont accordées sur le fait que réaliser des bilans des actions menées était important mais que bien souvent il s’agissait d’une étape fastidieuse pour des bénévoles et pas très valorisante.

De plus, la question du stockage et du partage de ces rapports d’actions pose d’autres problèmes. Meta-Wiki ou le Wikimembres n’ont pas donné pleinement satisfaction à ce sujet (obligation d’utiliser le format d’un wiki, classification et rangement problématiques). L’usage du dashboard peut faciliter une partie du travail de compte-rendu mais ne saurait suffire.

Il est envisagé de co-créer entre les groupes locaux un format standard de reporting afin de faciliter aussi l’intercompréhension et l’échange d’informations. Un cloud dédié aux groupes locaux, hébergé par Wikimédia France et administré par les référents/tes groupes pourrait jouer ce rôle de stockage. L’idée sera étudiée par le groupe de travail.

Épuisement bénévole

Ce sujet est également au cœur de nombreuses préoccupations. Les membres du groupe de travail ont exposé le sentiment d’être souvent seul.e à porter certaines activités locales. Cette organisation où un bénévole porte l’entière responsabilité du bon déroulement d’une action est génératrice de stress, de fatigue et d’un épuisement général au détriment du plaisir de contribuer et d’agir.

Voici la liste des problèmes listés à l’origine de cet épuisement :

Charge d’organisation reposant sur une seule personne
Difficulté à répartir les responsabilités au sein du groupe
Méconnaissance des ressources mises à disposition par Wikimédia France
Problème de la répartition des tâches et missions entre les bénévoles et les salariés ? Est-ce une mission bénévole ou une mission pour un salarié de Wikimédia France ?
Problème de la disponibilité des bénévoles : souvent les référents ou organisateurs sont étudiants, au chômage ou dans des conditions précaires. Faire peser sur eux de telles responsabilités risque de fragiliser encore plus leur situation.

Diverses ébauches de solutions ont été amorcées pendant le week-end :

Créer une base de documentation claire, accessible et mise à jour régulièrement qui recenserait les formations, les outils et les financements proposés par Wikimédia France et au-delà.
Favoriser la montée en compétences par des formations valorisables dans le parcours professionnel des bénévoles de Wikimédia France (Ex : fr:Badges ouverts Mozilla).
Clarifier les tâches bénévoles et salariées (avec l’objectif que cette clarification permettra aux bénévoles de mieux utiliser leur temps et leur énergie).
(Aider à) clarifier le découpage des tâches : pour favoriser l’organisation, l’aide par d’autres membres des groupes, la prise en compte "pour le moral" des tâches déjà accomplies.
Valoriser l’investissement bénévole en donnant du sens et de la visibilité à ce qui a été accompli.

Un dernier sujet est apparu dans la conversation et il touchait à la question du “burn-out du bénévole” et comment s’en prémunir en informant l’équipe de Wikimédia France ou en disposant d’une ligne d’écoute pour soutenir les wikimédiens et wikimédiennes qui en auraient besoin.

Conclusion générale des journées

Les deux journées se sont achevées par un temps de “gratitude”. Le groupe de travail a en effet constaté que nous ne valorisions pas suffisamment les succès rencontrés par les groupes locaux ou l’association. Trop focalisés sur les échecs, nous n’étions plus capable d’apprécier les actions réalisées. Ce constat s’applique à l’ensemble de l’association : CA, équipe salariée, membres et groupes locaux.

Les participants à la réunion ont donc pris du temps pour se remémorer certaines réussites de l’association ou des groupes locaux ces dernières années. Ce temps de parole a permis de terminer ces deux jours de travail sur une note positive et de mobiliser le groupe de travail sur les nombreux défis relevés.

Retours sur le week-end d'ateliers

La dernière heure a servi à évoquer ce qu’il fallait garder/arrêter/commencer pour le(s) prochain(s) atelier(s) sur le sujet : cf. les photos suivantes : Start/Stop/Keep, bilan en dessins.

Pour la suite du travail, plusieurs pistes ont été évoquées :

atelier en groupe à la Wikiconvention (septembre à Bruxelles), potentiellement compliqué selon les disponibilités
réunions hors de Paris (Lyon, Rennes,…)
réunions "par région" (ie. Rennes ou Bordeaux pour l’ouest, Lyon pour l’est)
réunions en petits groupes sur un thème, mais avec des membres de différents groupes locaux
réunions en visio

Résumé des actions à entreprendre

Aspects structurels

Refonte de la charte des référents
Développer un rôle de délégué régional bénévole en charge de représenter l’association Wikimédia France
Clarifier les tâches bénévoles et salariées (avec l’objectif que cette clarification permettra aux bénévoles de mieux utiliser leur temps et leur énergie)
Créer une base de documentation claire, accessible et mise à jour régulièrement qui recenserait les formations, les outils et les financements proposés par Wikimédia France et au-delà + faire circuler cet outil régulièrement (par ex: push mail bi-annuel)

Communication interne

Réaliser un état des lieux de la communication interne aux groupes locaux
Développer la collaboration entre les groupes locaux
Repenser la Wikilettre (quel usage, pour qui et pour quoi)
Reprendre la liste des mailing-list et fermer les listes inactives depuis 1 an et demi ou penser à leur réaffectation

Reporting

Travailler à un modèle de reporting standardisé pour les groupes locaux
Imaginer un mode de stockage favorisant la réutilisation des reportings (cloud groupes locaux?)
Envisager une formation aux indicateurs et impacts utilisés par Wikimédia France

Valorisation

Valoriser l’investissement bénévole en donnant du sens et de la visibilité à ce qui a été accompli ("awards" ? carte postale ?)
Favoriser la montée en compétences par des formations valorisables dans le parcours professionnel des bénévoles de Wikimédia France (Ex: OpenBadges)
Écrire des recommandations LinkedIn pour valoriser les activités bénévoles
Créer des "livres d'or" dans chaque groupe, à remplir par ses membres, par les participants aux ateliers, par les partenaires...
Ouvrir une réflexion sur l’épuisement bénévole au sein de Wikimédia France

Idées au passage

Jumeler les groupes locaux avec des groupes à l'étranger ?
Faire des activités interacabales, notamment des formations (ex: le Wiktionnaire expliqué par les Lyonnais)

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