Wikimédia France/Gouvernance/Guide du conseil d'administration

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Ce « Guide du Conseil d'administration » est un document de référence pour comprendre le rôle et les attributions du Conseil d'administration de Wikimédia France. Il pourra faire l'objet de mises à jour.

Afin de garder cette version stable, conforme à la vision de l'association et de sa gouvernance, nous vous demandons de ne pas effectuer de modification significative avant d'avoir obtenu un consensus. Vous êtes les bienvenu-e-s pour toute remarque ou suggestion sur cette page de discussion. Merci !

Version du 8/05/2024.

Wikimédia France est une association à but non lucratif de droit français (Loi 1901). À ce titre, elle dépend des lois de l'État français et est régie par ses statuts , son règlement intérieur et les procédures qu'elle met en place. Elle oriente ses activités, pour accomplir son objet social, grâce à son projet stratégique et son plan d'actions.

La capacité de l'association à mener à bien ses missions dépend en majeure partie de sa gouvernance.

Le Conseil d'administration supervise et est garant de la bonne gouvernance. En définitive il est responsable devant les donateurs et les membres de ce qui est accompli, ou non, par l'association. Ce « manuel » a vocation à expliquer le rôle du Conseil d'administration, le fonctionnement actuel et son organisation, ce qui est attendu des membres qui le composent (élus ou cooptés). Il pourra servir de référence pour les membres actuels, les nouveaux membres ou les personnes aspirant à intégrer le Conseil d'administration ; afin de les aider à être acteur d’une bonne et saine gouvernance.

Nous pensons qu'au regard de l'idéal de partage que nous promouvons au sein de Wikimédia France, du nombre de donateurs qui font confiance ou qui supportent le mouvement Wikimedia ou notre association directement, des autres organisations qui gravitent avec nous dans le mouvement, nous nous devons d'être exemplaires et transparents sur notre gouvernance.

Contexte de Wikimédia France

Rôle dans le mouvement

Wikimédia France fait partie d'un mouvement global, le mouvement Wikimedia.

Wikimédia France fait partie d'un mouvement global, le mouvement Wikimedia. Ce mouvement repose sur le travail de milliers de contributeurs bénévoles.

Le mouvement Wikimedia, créé en 2001, est antérieur à l'existence de Wikimédia France, créée en 2004.

Les communautés francophones, avant même la création de l'association avaient accompli beaucoup de choses sur les projets Wikimedia, et continuent de le faire.

L'existence et la continuité de ce mouvement ne sont pas subordonnées à l'existence de notre association.

Wikimédia France soutient activement ses membres et les communautés pour leur apporter une aide logistique, financière, technique, juridique, etc. toujours dans le but d'améliorer et de promouvoir la libre connaissance.

Vision, mission et buts de l'association

La génèse et le futur de Wikimédia France reposent essentiellement sur un idéal que nous partageons avec la Wikimedia Foundation ainsi que les autres organisations Wikimedia : « Imaginez un monde où la somme des savoirs humains serait librement accessible à tous. C’est notre engagement.»

Pour ce faire nous avons défini une charte associative qui guide les grands principes de notre activité et sur la manière de l'exercer. Cette charte est disponible intégralement dans notre projet stratégique, en voici les points principaux :

• Partage de la connaissance : Nous souhaitons donner la possibilité aux personnes de collecter et développer du contenu éducatif sous licence libre ou se trouvant dans le domaine public, et de distribuer ce contenu efficacement et globalement. Aussi souvent que possible, notre production intellectuelle est publiée sous licence libre et nous utilisons des formats ouverts et des logiciels libres.

• Bénévolat : Les bénévoles sont l’essence de l’organisation et leur implication est constamment au centre des préoccupations. La structure salariée de l’association vient en soutien du bénévolat et ne vise pas à le remplacer. L'organe principal de la gouvernance, le Conseil d'administration, est composé de bénévoles uniquement.

• Transparence : Wikimédia France communique publiquement sur son activité. Le Conseil d'administration délibère à la vue de tous les membres et rend compte de ses activités, sauf contrainte exceptionnelle l'en empêchant.

• Soutien à la communauté : Wikimédia France est un chapitre du mouvement Wikimedia. Sa mission principale est de faire progresser les projets Wikimedia sur le territoire français, en langue française et dans les langues de France. Ceci passe par le soutien permanent et aussi direct que possible à ses membres et aux communautés de contributeurs.

• Inscription dans un mouvement global : Les autres entités qui composent le mouvement sont des partenaires. C’est pourquoi Wikimédia France œuvre pour rendre son travail accessible, notamment à une audience internationale.

• Responsabilité : Wikimédia France est une organisation essentiellement financée par des dons ou des subventions, faisant appel à la générosité du public. Les fonds sont utilisés de manière responsable et toujours dans l’intérêt des buts de l’association et du mouvement Wikimedia.

Édition, hébergement et droit des marques

Wikimédia France n'héberge ni Wikipédia (quelle qu'en soit la langue), ni aucun des projets de la Wikimedia Foundation (Wikisource, Wikimedia Commons, etc.) et n'a aucun droit d'édition de ceux-ci.

Wikimédia France n'est ni une filiale ni une succursale de la Wikimedia Foundation ou d'une autre entité Wikimedia. Wikimédia France est une association de droit français indépendante. La Wikimedia Foundation est un partenaire important, celle-ci - grâce à la signature de conventions - nous permet d'utiliser les noms et logo Wikimedia sous certaines conditions, afin de réaliser notre but associatif.

Financement

Wikimédia France tire ses revenus de plusieurs sources. Ils proviennent des dons et des adhésions faits directement à notre association, et des subventions qui nous sont allouées. Elles peuvent provenir d'entités publiques ou privées, françaises ou non. À ce titre, une partie importante de nos ressources est issue de l'allocation du Comité de distribution des fonds (Funds Dissemination Committee - FDC) du mouvement Wikimedia, après étude de notre demande de subvention.

La gouvernance de l'association

L'Assemblée générale

L'assemblée générale est l'organe souverain de l'association. La fréquence de ses réunions, son mode de convocation et ses attributions sont fixées par les statuts et le règlement intérieur. C'est l'instance qui adopte les décisions importantes de la vie de l'association, c'est également elle qui élit et mandate les membres du Conseil d'administration. Lors de l'assemblée générale de clôture des comptes elle se prononce sur le rapport moral, le rapport financier et les comptes qui lui sont présentés.

Le Conseil d'administration

Ce qu'est le Conseil d'administration

Le Conseil d'administration est le groupe de personnes en charge de la stratégie et du contrôle de Wikimédia France. Son nombre et les personnes qui le composent sont fixés selon les modalités décrites dans les statuts et le règlement intérieur. Le Conseil d'administration s'est vu déléguer par les membres, lors de l'assemblée générale l'ayant élu, un certain nombre de responsabilités administratives, opérationnelles, légales ou stratégiques. Le conseil d'administration peut à son tour déléguer une partie de ses prérogatives au profit d'une ou plusieurs personnes.

Du fait de leur rôle de représentants légaux, les membres du conseil d'administration sont informés ou traitent de sujets qui peuvent à la fois être sensibles, critiques ou confidentiels.

Outre les problématiques d'organisation ou de gestion interne, peuvent apparaitre des problématiques relevant du droit du travail, du droit pénal, du droit civil ou du code général des impôts. Ces thématiques peuvent être abordées ou traitées par des membres du conseil d'administration, mais elles peuvent également les concerner directement. En effet le conseil d'administration et les membres qui le composent endossent des responsabilités civiles et pénales, au titre de dirigeant de l’association selon la jurisprudence des associations.

• Civilement : les membres du conseil d'administration peuvent être responsables des fautes commises dans la gestion de l'association, et des fautes ayant pour résultat la mise en redressement ou la liquidation de l'association.

• Pénalement : la responsabilité de l'association en tant que personne morale n'écarte pas la responsabilité des personnes physiques qui la dirigent. Les membres du conseil d'administration peuvent être tenus pénalement responsables pour les infractions au fonctionnement, la mise en redressement ou en liquidation de l'association.

Ce que fait le Conseil d'administration

Le conseil d'administration est en charge de l'administration de l'association. Cela se traduit, entre autres, par les tâches suivantes :

• gestion de l'association, telle que définie par la loi sur les associations de 1901 ainsi que par les statuts et le règlement intérieur ;
• veille au respect de la charte de l'association ;
• gestion des ressources humaines (rôle employeur) ;
• définition et élaboration de la stratégie à moyen et long terme ;
• supervision de la mise en application à court terme de la stratégie par la définition de priorités ;
• formule et approuve les politiques/directives de haut niveau ;
• s'assure du recrutement ou de la cooptation, et l'intégration de nouveaux membres du conseil d'administration.

Bien que l'usage français attribue la gestion quotidienne d'une association à son bureau (et non pas à l'ensemble du conseil d'administration), Wikimédia France n'a pas cloisonné le fonctionnement de son conseil d'administration ainsi. Tous les membres du conseil d'administration s'impliquent dans les discussions quotidiennes qui visent à régir la gouvernance, à définir la stratégie, ou tout sujet qui concerne le conseil d'administration dans son entier.

Les membres du bureau ont néanmoins en charge certaines tâches opérationnelles ou de liaison avec certaines instances du ressort de la communauté (collaboration avec l'expert-comptable, le Commissaire aux Comptes et le partenaire bancaire pour le binôme trésorerie, animation du conseil pour le binôme Président/Vice-Président, supervision des adhésions et de démarches administratives par le Secrétaire, par exemple).

De plus le conseil d'administration s'est organisé en groupes de travail, avec des thématiques ou prérogatives qui leur sont propres. Cette répartition permet une meilleure efficacité. Ces groupes de travail rapportent leurs actions au reste du conseil d'administration afin que celui-ci soit informé des évolutions.

Voici quelques exemples de tâches correspondant aux différentes catégories :

• gestion de l'association, par exemple :
  • validation du budget,
  • approbation des compositions des comités,
  • cloture des comptes,
  • organisation de l'assemblée générale

• gestion des ressources humaines, par exemple :
  • validation du respect des procédures de recrutement,
  • sanctions

• définition de la stratégie, par exemple :
  • révision périodique du plan stratégique,
  • validation de la déclinaison opérationnelle de la stratégie sous forme de feuilles de route

• supervision de la mise en application, par exemple :
  • définition de priorités budgétaires,
  • analyse des rapports trimestriels,
  • suivi des indicateurs stratégiques

• formule et approuve les politiques/directives de haut niveau, par exemple :
  • approbation de la mise à jour de procédures et chartes

Ce qu’est être membre du Conseil d'administration

Intégrer le conseil d'administration de Wikimédia France mobilise un certain nombre de compétences, de savoir-faire et de savoir-être. Une exemplarité dans le respect des statuts, du règlement intérieur, des politiques mises en place et de la charte associative est requise ; une affinité envers le libre partage de la connaissance, le travail collaboratif et partagé est attendue ; une maîtrise des outils courants de l’association (courriels et mailing-lists) indispensable.

Du fait de sa composition de plusieurs membres aux origines, aux expériences et aux tempéraments différents, le sens de la transparence, du débat et du consensus est nécessaire afin que le plus grand nombre des questions et problématiques du conseil d'administration trouvent une réponse.

Le temps et l'espace

Être membre du conseil d'administration est une tâche chronophage, autant en ligne que hors ligne. Des courriels requérant une attention particulière sont envoyés chaque jour et des réunions en présentiel (via vidéoconférence ou à Paris) sont organisées régulièrement. Certaines réunions ou tâches peuvent nécessiter un investissement en temps personnel important, à des horaires difficiles (soirées jusque tard, week-ends en réunion, déplacements internationaux) et nécessiter la prise de congés professionnels (veille de week-ends, parfois présence à des événements).

Pour exercer au mieux leur mandat il est important que les membres du conseil d'administration aient une vision de l'ensemble de l'écosystème de l'association :

• l'association elle-même (connaissance des buts de Wikimédia France, de sa stratégie, des groupes de travail existants, des groupes locaux, des principaux projets en cours, des ressources et des personnes clés, etc.) ;
• l'association au sein du mouvement wikimédien (politique générale, stratégie du mouvement, connaissance des projets et de leur philosophie, financement, organes de décision et d'influence, chapitres et groupes d'utilisateurs, etc.) ;
• l'association au sein de la société civile (impact des projets Wikimedia sur la société, au travers des structures gérées par l'État, par le commerce et l'industrie et par le tiers-emploi ; responsabilité des contributeurs ; les problématiques liées au droit d'auteur, au statut d'hébergeur ; l'opinion de la société vis à vis de Wikimédia France, notamment par les études réalisées et la couverture presse ; etc.) ;
• le conseil d'administration : son rôle dans une association et pour Wikimédia France en particulier, son mode de fonctionnement, ses us et coutumes.

Même si ce dernier point peut difficilement être maîtrisé avant d'intégrer le conseil d'administration, et si tous les aspects précédents ne sont pas maîtrisés parfaitement avant toute candidature, l'intégration et l'épanouissement de nouveaux membres du conseil d'administration dépend en grande partie de leur souhait de les appréhender dans leur globalité.

Implication et comportement

Les membres du conseil d'administration doivent exercer leur rôle avec bonne foi et dans le but de servir les intérêts de Wikimédia France, et ce dans le respect de la loi française, ainsi que des statuts, du règlement intérieur, de la stratégie et de la charte de valeurs de l'association. Pour cela, il est demandé aux administrateurs d'être impliqués dans leur rôle. Chaque administrateur se doit de proposer, de préparer, d'assister et de participer aux discussions et réunions du conseil d'administration, ou des groupes de travail internes au conseil auxquels il participe. S'il n'est pas en mesure de faire cela, l'administrateur doit prévenir le conseil d'administration de son indisponibilité ; une faible disponibilité à l'année ou une indisponibilité chronique ne sont pas considérées comme compatibles avec la bonne marche des activités du conseil.

Les membres du conseil d'administration ont un devoir de loyauté et de réserve envers l'association et le conseil d'administration. De par leur rôle prépondérant dans la gouvernance, les membres du conseil d'administration ont accès à des informations privilégiées voire confidentielles. Certaines discussions (aussi bien par courriel que lors des réunions) sont confidentielles et ne doivent pas être divulguées, sauf décision du conseil. A contrario, il est attendu des membres du conseil d'administration la plus grande transparence dans les discussions internes au conseil d'administration. Toute rétention d'information est à proscrire. Le devoir d'alerte, en cas de dysfonctionnement grave, intentionnel et/ou dissimulé dont ils auraient connaissance enjoint les administrateurs à en discuter au sein du Conseil d'administration afin que des mesures appropriées soient prises. En dernier ressort les membres, ou l'Assemblée Générale via son Ordre du Jour, doivent être alertés.

Le conseil d'administration doit prendre des décisions, parfois difficiles. Toute décision doit être prise pour servir les meilleurs intérêts de Wikimédia France et afin de suivre les buts de l'association. Ces décisions sont prises sur la base des buts et de la stratégie de l'association et en connaissance des facteurs liés à l'environnement de Wikimédia France. Une décision n'est pas prise sur la seule base de l'expérience d'un administrateur : tout point nécessitant une clarification ou un conseil doit faire l'objet d'une consultation ou d'un accompagnement extérieur compétent, et ce dès que cela est nécessaire.

Ces décisions peuvent amener à des discussions elles aussi difficiles, d'un point de vue personnel. Il est important pour cela d'être à l'écoute des autres, de faciliter la réflexion, le débat et l'expression de chacun, et de respecter l'opinion des autres membres du conseil d'administration.

Il est également fortement conseillé aux membres du conseil d'administration de se documenter et de se former pour assurer au mieux leur mandat. L'association peut pourvoir à cette documentation ou ces formations, dans les limites définies par le conseil d'administration.

Conflits d'intérêt

Eu égard au pouvoir décisionnel dont chaque membre du Conseil d’administration dispose, et les décisions étant prises dans le meilleur intérêt de Wikimédia France, chaque membre du conseil d'administration se doit de déclarer tout conflit d'intérêt possible dès les phases de discussions, qu'il s'agisse d'un conflit - direct ou indirect - lié à ses engagements bénévoles au sein de l'association, dans le mouvement wikimédien ou dans le cadre de ses activités personnelles, bénévoles ou professionnelles à l'extérieur de l'association. En cas de conflit d'intérêts, le membre concerné est relevé de ses obligations de participation aux discussions sur le sujet qui le concerne, et ne prend pas part au vote (abstention de fait).

Ce que n'est pas, ou ce que ne fait pas, un membre du Conseil d'administration

Un membre du conseil d'administration n'est pas un « super-contributeur ». Comme dit plus haut, Wikimédia France ne s’implique pas dans la politique éditoriale des projets Wikimedia et, en vertu de ce principe, ni les membres de Wikimédia France ni les membres de son Conseil d’administration n’ont d’attribution sur les projets Wikimedia à ce titre.

De même, un membre du conseil d'administration n'est pas un « super-membre ». Le fait d'intégrer le conseil d'administration n'est pas à considérer comme la suite logique de l'implication d'un membre. Un membre du conseil d'administration n'est donc pas un membre centré sur l'opérationnel : le conseil d'administration travaille à la définition de la stratégie, la réflexion sur la place de l'association dans le mouvement wikimédien ou dans la société, etc. Des tâches opérationnelles existent au sein du conseil d'administration, mais ne sont pas le but du conseil.

Être un membre actif de Wikimédia France et/ou un contributeur prolifique aux projets Wikimedia ne sont pas le gage d'être un membre du conseil adapté aux besoins de l'association, même si ce n'est pas incompatible avec le désir de devenir membre du conseil. Pour autant, la participation au conseil d'administration, de par le temps que cela nécessite, amène sensiblement à une baisse du temps disponible pour des activités qui étaient réalisées, par exemple, comme contributeur des projets ou comme membre opérationnel de l'association.

Chaque membre du conseil d'administration se doit de séparer clairement son implication au sein du conseil d'administration de Wikimédia France de ses activités sur les projets Wikimedia afin qu'il ne puisse pas y avoir de conflit d'intérêts ou de malentendu.

Un membre du conseil d'administration n'est pas un lobbyiste pour un groupe de travail ou un groupe local de l'association, il ne doit pas pousser des décisions dans l'intérêt unique de ses préférences personnelles mais penser à l'intérêt tout entier de l'association. Il n'est pas non plus le lobbyiste pour son association externe, sa société ou d'opinions ne présentant pas de convergence avec les buts de l'association ou du mouvement.

Les membres du conseil d'administration ne sont pas chargés du management des salariés et de la gestion des ressources humaines au quotidien. Par contre le conseil d'administration conserve les principales fonctions des ressources humaines (embauche des permanents et sanctions). Il est demandé aux membres du conseil d'administration de limiter leurs interactions avec les salariés pour tout aspect touchant à leur travail afin d’éviter tout « micro-management ».

Qualité pour un Conseil d’administration efficace, efficient, compétent

Les tâches du Conseil d'administration se sont beaucoup transformées entre 2012 et 2014. D'une gestion du quotidien, de management de proximité (mais à distance) et de tâches opérationnelles, le Conseil d'administration doit maintenant se focaliser sur ses attributions stratégiques.

Afin de gagner en efficacité, le conseil d'administration devrait être composé de différents profils (expériences, origines géographiques, milieu professionnel, etc.). Les compétences de chacun sont alors mises au service de l'évolution de Wikimédia France, et la complémentarité de ses membres permettra à l’association d’être gérée au mieux.

Voici, à titre indicatif, une liste non-exhaustive des compétences que doit réunir un bon conseil :

• connaissance du monde de la connaissance libre ;
• connaissances techniques ;
• connaissances juridiques (droit social, droit de la propriété intellectuelle, etc.) ;
• diversité socio-culturelle, de genre, etc. ;
• diversité des parcours professionnels (études, métiers, expériences) ;
• capacité à travailler en équipe ;
• connaissances en stratégie des organisations ;
• connaissances comptables et financières ;
• expériences au sein d’un conseil d’administration ;
• expérience avec les communautés en ligne ;
• expérience en gouvernance ;
• fortes capacités d’auto-évaluation.

Liens externes

• Largement inspiré par Wikimedia Foundation Board Handbook