Wikimedia Argentina/Politica de control de gastos y viáticos

Política de control de gastos

La totalidad de los gastos realizados por Wikimedia Argentina deberan contar con su correspondiente comprobante, los mismos serán considerados para su tratamiento según su monto, para lo cual contarán con distintos niveles de aprobación:

Caja chica: Para gastos de una magnitud menor a USD 100 concernientes al funcionamiento diario y operativo de Wikimedia Argentina, los mismos serán autorizados por la Directora Ejecutiva.
Transferencias: Los gastos superiores a USD 100 (o aquellos de monto inferior que sean realizados mediante transferencia bancaria) serán autorizados por el Presidente y el Tesorero de Wikimedia Argentina, quienes serán los únicos con acceso autorizados a las cuentas bancarias, siendo imprescindible en todos los casos la aprobación y firma digital de ambos miembros.

Política de viajes de Wikimedia Argentina

Wikimedia Argentina comprende como viaje toda acción que suponga un desplazamiento y cambio de ubicación, a través de cualquier medio de transporte, y que supone al menos:

Recorrer como mínimo una distancia relativa a 80 km desde el lugar de origen
Recorrer una distancia que implique como mínimo 60 minutos de viaje en algún medio de transporte.
Descartar como medio de transporte caminar a pie.

Aplicación de la política

Es considerado que el staff de Wikimedia Argentina está de viaje por los siguientes motivos:

Atiende algún compromiso a nivel nacional o internacional como representante de Wikimedia Argentina
Atiende a alguna instancia de capacitación relacionada con el trabajo que desempeña a nivel nacional o internacional

Se considera que el board de Wikimedia Argentina se encuentra de viaje cuando:

Representa a Wikimedia Argentina en algún evento a nivel nacional o internacional

Consideramos que la comunidad de Wikimedia Argentina, socios y voluntarios, se encuentran de viaje cuando:

Representan con su presencia a Wikimedia Argentina en alguna actividad o acción impulsada a través del apoyo operativo de la organización.

Gastos reembolsables

Estadia

Wikimedia Argentina se hará cargo de la estancia en viajes que supongan como mínimo 1 [una] noche fuera de casa bajo las siguientes condiciones:

No hay posibilidad de retorno del viaje dentro de la franja horaria de 8am-20pm, por lo que se considera razonable poder pernoctar en el lugar.
Se han realizado actividades durante el día del mismo viaje y el retorno supone distancias de más de 3h de viaje.
Los hoteles escogidos serán como máximo de 4*. La opción escogida siempre será la más económica en relación precio-ubicación.
Wikimedia Argentina cubrirá la totalidad de las noches necesarias bajo estos criterios y también el desayuno. Internet en el caso que fuera necesario

Comida

Wikimedia Argentina abonará en retorno los gatos de comida siempre y cuando bajo ninguna excepción se entregue el ticket del consumo. Además:

Se entenderá por comida de viaje aquella que se encuentre dentro del horario de la actividad.
Aquella que suponga un espacio de reunión con contrapartes, de manera excepcional.

Cena

Wikimedia Argentina considerará a la cenas como gasto reembolsable en los siguientes supuestos:

Cuando durante un viaje la hora de la cena se encuentra comprendida en el mismo - franja horaria de 20pm a 23pm-
Los reembolsos se harán siempre contra-ticket
Cuando las cenas supongan reuniones de trabajo con contrapartes o instituciones

Transporte

Transporte público

Todos los miembros del staff de Wikimedia Argentina se moverán, en la medida de lo posible, en transporte público.

En Argentina entendemos como transporte público: el subte, metrobus, autobuses y trenes nacionales

Cada uno de los miembros del staff tendrá una tarjeta de transporte SUBE para poder moverse sin problemas por la ciudad en horario laboral.
Los voluntarios y socios que participen en actividades podrán utilizar tarjetas SUBE para su movilidad
El uso de taxi, sólo se considerará aceptable cuando haya imposibilidad de viajar en transporte público o incapacidad por motivos ajenos para llegar a tiempo a alguna actividad de Wikimedia Argentina
En contra-ticket, serán reembolsables los gastos en taxi cuando se trate de llevar materiales pesados para una actividad o bien cuando se viaje con maletas hacia algún destino.

Los miembros del board respetaran los lineamientos establecidos de manera similar que el staff con excepción de:

Se costeará el viaje a los miembros del board para asistir a sus obligaciones mensuales, siempre y cuando el lugar de origen se encuentre a más de 3h de Buenos Aires

Los voluntarios, socios o comunidad wikimedia respetaran estas directrices de igual manera, aunque con la siguiente excepción:

Wikimedia Argentina costeará los viajes en otros medios cuando voluntarios, socios o miembros de la comunidad participen de manera activa en alguna actividad a más de tres horas de sus lugar de origen.

Avión

Todos los miembros que conforman Wikimedia Argentina volarán en clase turista sin excepción.

Solo se permitirá una mejora de categoría en lo siguientes casos:

El precio de la nueva categoría es similar al precio de clase turista
Precisar una categoría distinta a la turista por enfermedad.
Cambio de vuelo por razones de causa mayor- muertes/enfermedades de familiares directos- siempre y cuando la resta del avión esté completo

Auto

Wikimedia argentina costeará como medio de transporte un auto sólo en los siguientes casos:

Inexistencia de transporte público y alta necesidad de moverse por el proyecto
Cuando se comparte el medio de transporte y el precio es inferior a cualquier otro. En este caso, sólo será reembolsable mediante:

Presentación de presupuesto
Copias del carnet de conducir

La autorización final la realizará la DE y el presidente de Wikimedia Argentina

Viáticos diários

Los viáticos diarios se aplicarán a aquellos viajes que requieran al menos 1 [una] noche de estadía fuera de casa de las personas involucradas.

El calculo de los viáticos puede variar de acuerdo al país de viaje, pero en la medida de lo posible responderán de la siguiente manera:

Comida: ARS 900/dia
Cena: ARS 900/dia
Gastos varios: 600/dia
Total: ARS 1400/dia - USD 17
Ningún gasto será reembolsable sin contra-ticket y las personas afectadas deberán devolver el dinero que no pueda justificar sin excepción
La política de viáticos por día aplicará sin excepción en viajes de más de dos noches fuera de casa.
Para acogerse a la política de viáticos por día y garantizarse el reembolso de los gatos, es necesario pedir con antemano la revisión del viaje y la aprobación del mismo por la Dirección Ejecutiva y la Presidencia

Otros gastos

Wikimedia Argentina se hará cargo de los Seguros Médicos de las personas implicadas en un viaje en representación de la organización:

Ningún viaje será aprobado sin el seguro médico de viaje.
El seguro médico de viajes cubrirá tan solo los días correspondientes al viaje por motivos profesionales de los implicados.

No reembolsable

No se considerarán reembolsables los siguientes gastos:

Perdidas personales durante el viaje
Robos o extravios personales
No se cubrirán seguros de objetos personales
Invitaciones a otras personas con dinero de Wikimedia a excepción de reuniones de trabajo
Actividades lúdicas y personales que puedan llevarse a cabo en un viaje
Ningún gasto que no tenga un ticket como contrapartida.

Procedimiento general

Cada uno de los viajes que puedan llevarse a cabo por el staff, board o voluntarios, socios y la comunidad wikimedia deberá:

Ser aprobados sin excepción por la DE y el Presidente; en su defecto por el presidente y el board.
Todos los gastos deberán tener una contrapartida en ticket.
Cada una de las cuestiones relativas y presentes en este manual, deberán ser cumplidas en la mayor manera posible