Wikimedia Chile/Plan de trabajo 2017-2018/Aprendizajes
Plan de trabajo 2017-2018
Aprendizajes
Nuestra organización ha desarrollado varias actividades en los últimos años con distinto grado de éxito, y que hemos evaluado tras el cierre de cada evento, como cursos universitarios y talleres de edición. En los espacios de reflexión interna evaluamos las distintas fases y pasos que debemos desarrollar antes, durante y después de las actividades, enfocados en asuntos internos de la organización -Wikimedia Chile-, nuestro socio -la organización que nos acoge- y la percepción general de las personas que participan en las actividades.
Con esto, hemos aprendido desde los learning patterns la importancia de solicitar con anticipación las excepciones de IP para la creación de cuentas (como se observa aquí). En la misma línea de ideas, en los procesos de reflexión interna hemos aprendido a fijar metas realistas a nuestras actividades, los cuales deben ser capaces de medir oportunamente por herramientas disponibles o por mecanismos que nos entregue la certeza que los números obtenidos se acercan a la realidad del evento.
En un tercer aprendizaje significativo que podemos destacar es que el tiempo voluntario que poseemos actualmente es muy poco en relación a la cantidad de actividades que podemos desempeñar efectivamente en las diversas etapas de desarrollo de un proyecto o actividad, ya que se depende excesivamente del tiempo disponible de personas que trabajan o poseen una vida personal activa y que no dispone de tiempo para destinarla a acciones administrativas que se desprenden de cada tarea. Así, hemos optado por externalizar algunos procesos, como por ejemplo, la selección de las fotografías de nuestro concurso Wiki Tour 2015, entregada a nuestra organización asociada, AF Chile, o la creación de una identidad visual institucional, desarrollada entre 2016 y 2017 por dos estudiantes de diseño que realizaron su práctica profesional con nosotros.
Otro aprendizaje significativo del último año es la necesidad de obtener oportunamente la información de nuestras actividades con el fin de crear el plan anual -learning pattern relacionado-, sin que esto signifique la dependencia exclusiva de alguien en específico ni que se deba delegar la responsabilidad de generar el reporte en una sola persona, sino que debe ser un trabajo colaborativo distribuido en al menos dos personas por área temática del reporte -actividades, aprendizajes, financiero-, además de contar con un coordinador de actividades para desarrollar la entrega del proyecto.
Tomando en consideración los problemas que ha tenido el capítulo en temas como ejecución de actividades administrativas y publicación de reportes, y los aprendizajes mencionados previamente, es que hemos tomado un abordaje más pausado y mejor pensado, que permita un crecimiento sustentable del capítulo. Esto se ha reflejado en el desarrollo de un Plan de Trabajo de 18 meses que permita avanzar a Wikimedia Chile en un camino de consolidación.
Work Plan 2017-2018
Learnings
Our organization has developed several activities in recent years with different degrees of success, each one being evaluated once they were finished, such as university courses and editing workshops. In spaces of internal evaluation, we analyze the different phases and steps that we must develop before, during and after the activities, focusing on internal affairs of the organization -Wikimedia Chile-, our partners -the organization that welcomes us- and the general perception of the people who participate in the activities.
In those analysis, we have learned from the Learning patterns, for example, the importance of requesting in advance IP exceptions for account creation (as seen here). In the same line, in the processes of internal evaluation we have learned to define realistic goals for our activities, which must be able to measure them in an appropriate manner, using the available tools or mechanisms that give us the certainty that the metrics obtained are close to the reality of the event.
In a third significant learning that we can highlight is that we understand that the time available from current volunteers is very limited in relation to the amount of activities that we can effectively perform in the various stages of development of a project or activity. Sometimes, much depends on the available time of people who work or have an active personal life and who do not have time to dedicate it for administrative actions that come out for each task. Thus, we have chosen to externalize some processes, such as the selection of the photographs of our Wiki Tour 2015 contest, which was made by our partner organization AF Chile, or the creation of an institutional visual identity, developed between 2016 and 2017 for two Design students who did their professional practice with us.
Another significant learning made last year is the need to obtain appropiate information from our activities in order to create the annual plan -related learning pattern-, not depending this exclusively meaningful of someone specific nor delegating all the responsibility to generate the report in a single person. This must be a collaborative work distributed, at least, in two people per thematic area of the report -activities, learning, financial-, in addition to having an activity coordinator in charge of the development of the project.
Taking into consideration the problems that the chapter has had in terms of execution of administrative activities and publication of reports, and the lessons learned previously, is that we have taken a more paused and better-thought approach that allows a sustainable growth of the chapter. This can be seen in the development of an 18-month Work Plan that will allow Wikimedia Chile to advance on a path of consolidation.