Subvenciones APG/Comité de Diseminación de Fondos/Ascesoramiento Grupo/Recomendaciones 2014

Recomendaciones al Director Executivo de The Wikimedia Fundation por parte del Comité de Ascesoramiento del Grupo de Diseminación de Fondos

El grupo consejero FDC (GC) mantuvo su reunión final el 25 y 26 de mayo en Fráncfort. De acuerdo a la infraestructura del FDC la meta principal del GC era evaluar si el proceso FDC ha tenido éxito y proveer recomendaciones sobre el futuro de la diseminación de fondos en el Movimiento Wikipedia. En particular el GC se propone ‘aconsejar al Director Ejecutivo de WMF sobre mejoras al proceso en base a asesoramientos actualizados y lo aprendido’.

El grupo consejero FDC unánimente acordó:

• que el FDC tuvo éxito en lograr su meta de una mejor diseminación de fondos en el movimiento y
• recomendar al ED que el FDC continue con algunas mejoras al proceso y estructura.

Queremos agradecer al FDC y otros voluntarios involucrados, al personal y a Sue Gardner (antigua directora ejecutiva de WMF) por designar el proceso FDC y hacer de él un éxito en sus primeros dos años. Es sólo gracias a sus esfuerzos que actualmente estamos en la posición de ver retrospectivamente hacia el gran comienzo de este comité.

Durante la reunión el GC definió nueve temas principales que deberían ser aludidos para mejorar el proceso FDC:

• Renovación simplificada o financiamiento continuo para solicitantes
• Segmentación de proposiciones o 'bandas de financiamiento'
• Flexibilidad en el proceso
• Medida y evaluación del impacto
• Diversidad de concesión de becas a través de las regiones
• Diversificación de fuentes financieras para organizaciones Wikimedia
• Fortalecimiento de la capacidad de los solicitantes.
• Elegibilidad para ser miembro FDC
• Participación de WMF como buscador de fondos en el proceso FDC

Renovación simple o financiación continua para los solicitantes FDC

Para reducir la carga de trabajo de los FDC y solicitantes, el proceso de FDC debe tener una aprobación simplificada para renovación de subvenciones anuales existentes. Una organización solicitando una revisión de subvenciones anuales debe demostrar su impacto para nuestra misión cada año, y cuotas adicionales deben estar basadas en éste progreso. La renovación de financiación podría ser para fondos de plan anual, no para proyectos individuales. Un piloto debe ser conducido para evaluar la efectividad de éste enfoque.

Segmentación de propuestas o "bandas de financiación"

Las propuestas para financiación se pueden segmentar en bandas o grupos divididos por la magnitud de la solicitud, la época de la organización y otros criterios. Si se implementa debe ser claro como los segmentos son divididos y las razones de ello. Puede haber un beneficio para grupos de fortalecimiento que se pueden ayudar los unos a los otros. Éste sistema puede incluir incentivos para que los grupos se desarrollen de una manera apropiada dentro del segmento, pero hay peligro de crear la percepción de que el segmento incluya organizaciones mas grandes es preferible o mas deseable. Recomendamos que ésta cuestión sea considerada por el ED, pero no hubo consenso en el resultado preferido.

Flexibilidad en el proceso

EL sistema de "guardrails" que limita el incremento o disminución en la financiación en comparación al año pasado ya no es útil. En su lugar el crecimiento o los procesos de cada organización deben ser considerados por separado, con la organización representándose a si misma en los planes a largo plazo, con un enfoque en la planeación y sostenibilidad del crecimiento

Las organizaciones mas grandes pueden presentar su solicitudes de financiación con detalles, pero a las organizaciones con solicitudes mas pequeñas no se les debe permitir presentar planes menos detallados.

Proponemos la creación de un "Grupo Consejero de Concesión de Becas" que pueda ayudar a mantener una estrategia integrada de los diferentes programas de concesión de becas y examinar el impacto que éstos tienen en forma periódica (2-3 años)al mismo tiempo que el "Grupo del Comité Consejero de Diseminación de Fondos" pueda ser discontinuado.

Medidas y evaluación del impacto

Recomendamos que el WMF defina una serie de medidas e indicadores globales para que cada aspirante pueda usarlas en sus propuestas e informes, y que anime a los aspirantes a autodefinir otras medidas cuantitativas y cualitativas que sean pertinentes para su contexto y estrategias.

Siendo aspirantes que definen sus propias medidas para mostrar los resultados de sus programas, deben estar claramente alineados con la misión y los objetivos estratégicos de Wikimedia. Las organizaciones deben esforzarse por medir como sus actividades off-line impactan en el trabajo on-line.

Becando la diversidad a través de las regiones

Es importante para asegurar que los recursos del movimiento (que incluyen los fondos pero no están limitados a éstos) sean distribuidos a través de geografías diversas, incluyendo el Sur global, el cual está actualmente infrarepresentado en el proceso FDC. Aun así, creemos que la buena disposición organizativa, más que la situación geográfica, debe mantenerse como el criterio principal para las recomendaciones de los fondos FDC. Las becas WMF habitualmente ofrecen apoyo a voluntarios individuales y entidades a través de diversos mecanismos que incluyen becas individuales de compromiso y becas de proyectos y eventos. Algunas de estas podrían ser apropiadas para incrementar la distribución geográfica de los recursos a todo el movimiento, lo que sigue siendo una meta a largo plazo.

Diversificación de los recursos para las organizaciones de Wikimedia

El desarrollo de diversas fuentes de fondos así como de otros recursos en las organizaciones de Wikimedia han de ser incentivadas si estos fondos adicionales apoyan la misión de Wikimedia y su alineamiento con los valores del movimiento. Estos recursos podrían no ser únicamente financieros.

Reconocemos que nuestro movimiento está privilegiado por tener un fácil acceso relativo a recursos financieros gracias a los donantes online. El AG cree que se producirían beneficios incrementando la diversidad de fondos que apoyan nuestro movimiento: promoción de la seguridad financiera a largo plazo y fortalecimiento de los focos locales, que les proporcionaría cierta independencia de la fundación. De todas maneras, el AG también reclama cuidado acerca de las organizaciones que gasten tiempo y recursos significativos con las campañas de donaciones, las cuales pueden distraerles de nuestro programa de trabajo, tanto online como offline. Por consiguiente y con objeto de ayudar a obtener un balance sostenible, ofrecemos las siguientes indicaciones:

• El motivo de recaudación externa de fondos es darle soporte a nuestra comunidad. Debemos buscar un soporte que sea consistente con la misión y los valores de nuestro movimiento.
• Alianzas locales pueden causar un gran impacto de actividad del programa y ampliar nuestras comunidades de voluntarios. Cualquier componente de recaudación de fondos debería ser nominal de manera que el enfoque se mantenga en el trabajo programático o en recursos de la misma especie.
• El enfoque de las organizaciones del movimiento debe ser la actividad programática. De tal manera las organizaciones del movimiento deben mostrar cautela en cuanto a emplear personal destinado a recaudar fondos.
• En la medida en la que las organizaciones recaudan fondos a través de tarifas de membresía aqullas deben ser nominales de manera que no impidan a nadie participar en los movimientos de las organizaciones.

Aumento de Capacidad para Solicitantes

Aunque muchas de las organizaciones Wikimedia existentes se desarrollaron bastante independientemente del WMF, recomendamos que el WMF soporte de forma activa las capacidades de las nuevas organizaciones y de aquellas existentes para aumentar su eficacia. Sin embargo, este aumento de capacidad no debe constituir el interés principal del FDC. Más bien las organizaciones del movimiento, el Comité de Afiliaciones y el personal del WMF - incluyendo al personal asignado a ayudar al FDC - deben compartir la responsabilidad de orientación de las organizaciones. El proceso FDC debe continuar sirviendo como centro de excelencia con motivo de mostrar los resultados de esta incrementada eficacia organizacional.

Eligibility for FDC membership

El GC FDC cree que el poder del FDC es ser un grupo consejero de voluntarios involucrados solamente. Aunque sabe que personal suele participar también como voluntarios involucrados de Wikimedia, el GC sugiere cambiar la infraestructura de FDC para que personal de organizaciones financiadas por el FDC no tiene derecho a ingresar en el FDC.

While there was no consensus on the way in which nominations and elections to the FDC should occur going forward, the AG advised the ED to consider the issue that 50% turnover every year is considerable. The AG also strongly recommended that there continues to be diversity in the FDC in a number of ways, including gender, region, language and Wikimedia projects.

WMF’s involvement as a fundseeker in the FDC process

The consensus of the AG was that there should be public review of WMF's annual plan before its approval. However, there was no consensus on whether it should be through the FDC process. Currently, the FDC reviews the WMF's first version of its annual plan and budget, without a dollar allocation, and provides feedback to the Board. The AG recommends to the ED that she review all the different suggestions provided by the AG, the FDC and other community members in order to proceed with the best possible solution that balances the intense efforts needed by both FDC and staff with the value of community review.

Appendix to the Advice from the FDC Advisory Group to the WMF ED

The FDC Advisory Group had long and intense discussions on many aspects of the FDC process. The AG decided to offer the WMF ED some of the diverse ideas that emerged in these discussions, even if there was no clear consensus, so that they may be considered going forward.

Changes to the proposal and reporting formats

• Accept alternative proposal and reporting formats.
• Reporting should articulate what is the reality within their groups.
• Reports should look for consistency - not too much variation.
• There isn’t an either/or: there could be some pieces for comparability.
• Financials and metrics should be consistent.
• There should be more time between the Board decision and the grant date (for e.g., July 1, 2014 is when the decision is published, and the grant date can be from August 1).
• Better guidelines for proposals and reporting.
• Simplify reporting requirements.

FDC membership

• Avoid 50% turnover in FDC every year.
• Select (or nominate) and elect FDC members to happen every year simultaneously.
• Have no voting whatsoever: only 1,500 votes is perhaps not worth it.
• Have increasing diversity.
• Term lengths: should they be changed from 2 to 3 years?
  • Have 3 year terms staggered by ⅓ every year (with measures to deal with inactivity).
  • Stay at 2 because of how intense the process is; there are no term limits, so people can re-apply if they want to.

FDC communications

• Think of more off-wiki processes (as has already been piloted) by both FDC and staff.
• Possible interaction by phone/skype/etc. during the process to clarify questions.
  • Counterpoint: there has been a lot of discussion around this, but to be fair to the global community (especially in terms of ease with English and online memory), as much as possible should be on-wiki. Moreover, some organizations prefer to write rather than speak.

Staff, mentoring and capacity building

• How should the movement assess the high overhead and fixed costs of Wikimedia organizations in the FDC process?
  • The most important issue is impact and effectiveness: staff is not just administrative, they contribute to programmatic work, but the assessment should be on how much value the organization (with its staff and other fixed costs) is contributing to the movement. Right now, we don’t know if the cost of implementation of programs and the growth of organizations has enough value-add.
• Mentoring is something that needs to happen, but need to be careful of the scope creep of the FDC and see who should be responsible - WMF staff, AffCom, others.

FDC complaints and appeals process

• The Ombudsperson system is working well for complaints on process. The appeals process, on the other hand, should be clarified and used strictly for extreme situations. There was no consensus regarding keeping this process or eliminating it.
• Suggest that the Board lays out criteria that make it clearer when appeals can result in overturning an FDC recommendation.
• Suggest that the appeals process is eliminated altogether. In the current process, “Appeal” means “I want to have the decision reopened.” “Complaint” is “I think there is a procedural problem that the organization needs to address in the future.” An appeals process sends a signal to the FDC that you don’t entirely trust their process.
• Make formal complaint process to the ombudsperson, who can then decide whether to bring it as an appeal to the Board.
  • Perhaps clarify that the appeals should be limited to suspicion of bias, rather than not liking a decision.
• Original goal behind the appeals process was to allow for accountability.
• Clarify the point of appeals and the criteria.

Diversification of Funds

• Consider developing metrics to measure / quantify in-kind donations (such as space, materials etc), we know that they are an important resource to organizations and is not yet assessed.
• Organizational staffing should not necessarily be required for fundraising.
• A study could be undertaken by Wikimedia organizations to determine the average fees for membership based organizations in their context to use as a benchmark for their own fees.
• Additional guidelines may be needed on the use of our community's trademark in local fundraising.

Simplified renewal or continuing funding

• For small funding requests, 100% funding should be commonly expected in cases of approval.
• Some guidelines for multi-year/renewal funding:.
  • Continuation of annual plan process, but with conditionality based on performance at the half way mark.
  • Multi-year funding should not be project based, though annual plans can be adjusted to reflect projects with different time horizons.
  • Reduce the amount of work for both applicants and the FDC, but continue to maintain accountability and impact measures.
• Limit renewals to two year processes, not more.
• Conduct pilot with existing grantees.

Metrics and evaluation

• One key metric that we, as a movement, should tackle is way to measure the offline activities and their online impact. This could be done through the use of anonymised aggregated geolocalised data.
• Suitable metrics should include key performance indicators (KPI), and address both quantitative as well as qualitative impact, and online and offline work.
• The Board might periodically suggest a strategic priority or goal that FDC applicants primarily focus on with WMF funds, even as they have organizational flexibility to cover a range of issues and strategies.

WMF as part of the FDC process

• One option is to simply continue this process.
• The value of the FDC’s output relative to the proportion of time and effort required of FDC’s committed volunteers is controversial. One estimate is that the FDC spent nearly half of its face-to-face meeting time in the past round reviewing the WMF proposal, a significant commitment. Those volunteer hours might be better focused on reviewing annual plan proposals.
• Alternately, the Executive Director could consider establishing a different process for receiving public review and feedback of the WMF proposal. We invite the Executive Director to be creative in coming up with ways that not only allow for a review of the annual plan, but an active involvement of the community while trying to minimize organizational overhead on the WMF.
• Suggest having an open, public evaluation of the WMF proposal, conducted by a neutral organization. There are consultants who can do this, however, it can be an expensive (resources, time from WMF staff for orientation) process and the movement will have to be aware of this cost.
• Can have this as an impact evaluation, rather than a review of the annual plan. For e.g. what is KPMG’s evaluation of our grantmaking strategy after a year?
• Wish that the FDC would be willing to review the WMF proposal without a dollar amount: their feedback was really good.
• The FDC does a good job of synthesizing information, but misses important information if not supported by the CFO.
• The value of an evaluation like FDC’s is very different from the value of a review of the operations of WMF. An operations’ review does not need to be a community review: the community could be involved in the process. Perhaps the WMF’s annual plan can have two forms of review:
  • once as a general review by professionals;
  • secondly in terms of implementation, with suggestions by the FDC.
• Impact analyses can be conducted in different ways around grantmaking and engineering.
• Strategic evaluation is most important: is the foundation achieving on its commitments, and does the community think these are good ideas.

Miscelánea

• We should work with partner organizations other than Wikimedia organizations.
• We should build capacity for diverse organizations to be included.
• Capacity building should be provided to increase the diversity of skills of FDC members.
• It is important to be careful not to expect too much from the FDC; they should be focused on funds dissemination and not about every issue within our movement.