Grants:Conferencia/Novedades/Septiembre de 2024
Queridas y queridos wikimedistas:
En el transcurso del año pasado observamos algunos cambios en la forma en que nos reunimos en el movimiento. También entendimos la creciente necesidad de planificaciòn, flexibilidad y recursos adicionales al financiamiento de las comunidades.
Como resultado, a comienzos de septiembre de 2024, el programa del Fondo de Conferencias y Eventos presentó 3 actualizaciones y cambios con respecto a:
- Una frecuencia más predecible de conferencias, que permite establecer un itinerario predeterminado y un modo de planificación a largo plazo;
- El modelo de postulación y planificación de eventos Regionales, que se enfoca en el proceso dependiente de la comunidad de toma de decisiones para reuniones Regionales;
- Un nuevo sistema de soporte estructurado por la Fundación Wikimedia con nuevas propuestas de áreas de asistencia.
1. Frecuencia predictiva y planes pre-aprobados de financiación de 3 años
El programa de Financiación de Conferencias ha estrenado una nueva forma de financiación que permite a los organizadores regionales de eventos presentar sus propuestas para la conferencia, con una antelación de hasta tres años. Actualmente, nos encontramos recibiendo propuestas para las Gestiones 2025-2026, 2026-2027, y 2027-2028. Para postularse únicamente al próximo año, siga la vía y proceso de selección estándar.
Nuestras metas principales son:
- Permitir mayor flexibilidad para los organizadores en términos de planificación temporal.
- Trabajar con aquellas comunidades y afiliados que no tengan la capacidad y experiencia requeridas en este momento, pero que puedan adquirirlas con el tiempo.
- Brindarle a organizadores regionales un modelo de participación para eventos pre-aprobados.
- Disponer más tiempo para establecer alianzas, patrocinios, trámites de visado y colaboraciones en la wiki.
Actualmente nos encontramos considerando propuestas solo para eventos principales de las ocho regiones, de forma anual. Es posible que también consideremos eventos temáticos globales (cómo la conferencia EduWiki, o la conferencia mundial GLAM) con una frecuencia de 2 o 3 años, las cuales seleccionaremos en base a un análisis caso por caso.
Las comunidades interesadas no deberán contar necesariamente con un local definido, contratos redactados, o patrocinadores a la espera. ¡El equipo de la Fundación Wikimedia está para ayudar!
A cualquier afiliado, grupo o comunidad regional Wikimedia que desee organizar un evento, le instamos a demostrar su interés mediante la presentación de una solicitud.
Por favor asegurese de leer cuidadosamente los requisitos, prestando especial atención al de evidencia pública de los acuerdos, lineamientos, y decisiones de la comunidad sobre sus opciones de sedes y alianzas. Luego de presentar su expresión de interés, por favor háganoslo saber enviando un mensaje a la dirección conferencegrants
wikimedia.org.
2. Mecanismo de toma de decisiones dependiente de la comunidad
Continuando con el ambicioso objetivo de acercar más el proceso de toma de decisiones a nuestras comunidades regionales, queremos hacer más para optimizar la conexión y alineación regional, por lo que sugerimos que las decisiones en países organizadores, o por los afiliados organizadores, se tomen colaborativamente entre las comunidades regionales. A partir de septiembre de 2024, como parte del proceso de revisión y para poder acceder a una aprobación anticipada de tres años, requeriremos que la propuesta sea acompañada de evidencias públicas de convenios/alineaciones/decisiones comunitarias en relación a la sede o al afiliado organizador. Eso podrá ser presentado y manejado como un debate público de la comunidad, o como un voto, 'subasta', conversación comunal, o decisión de un hub o de un comité rector, y podrá realizarse en cualquier idioma. Ante la ausencia de un comité regional, un comité rector, o cualquier otra estructura de liderazgo regional, póngase en contacto con nosotros si requiere asistencia para facilitar la toma de ese tipo de decisiones.
3. Sistema de apoyo estructurado de la Fundación, con propuestas adicionales
Sabemos que organizar una conferencia desde la comunidad requiere gran cantidad de tiempo, esfuerzo, y recursos, que se extienden más alla de la financiación. Es por eso que empezamos a incorporar un sistema de asistencia para organizadores más holístico, a través de los equipos regionales y programáticos de la Fundación Wikimedia.
Algunos de los nuevos servicios para organizadores de eventos regionales incluyen:
- Asistencia del área de comunicaciones: el principal punto de contacto con el Departamento de Comunicaciones para toda conferencia regional o temática será integrante del Equipo de Comunicaciones del Movimiento, particularmente alguna persona Especialista en Comunicaciones Regionales del Movimento, que deberá trabajar con otros equipos dentro del Departamento de Comunicaciones para atender las necesidades específicas de las conferencias.
- El equipo de Comunicación del Movimiento la proveerá apoyo en comunicación estratégica general al Equipo Principal de Organizadores, además de apoyo para contingencias. Adicionalmente, según sea aplicable, se colaborará con los equipos de Prensa, Marca, Comunicaciones Externas y otros equipos relevantes a momento de proveer apoyo adicional al Equipo Principal de Organizadores, si este lo considera necesario.
- Equipo de asistencia para viajes: A partir de este año, los vuelos, el alojamiento y los arreglos de viaje y estadía para becados y miembros clave del equipo principal de organizadores, en todo evento regional, serán directamente administrados, reservados y pagados por el equipo de Viajes y Convocatorias de la Fundación Wikimedia. Esto incluye contratos con hoteles, reserva de habitaciones y potencialmente también la contratación de sedes cuando el propio hotel sirva también como sede. Con la asistencia de nuestro equipo, esperamos maximizar la capacidad del presupuesto, acceder a mejores tarifas y, por supuesto, quitarle la carga a voluntarias y voluntarios organizadores.
- Apoyo para aliados: Se asignará un Administrador de Alianzas Regionales para que trabaje con las personas organizadoras, con el fin de identificar y desarrollar colaboraciones potenciales y oportunidades de alianza que ayuden a satisfacer las necesidades de logística y programación de las conferencias. Nuestros aliados pueden apoyar a su inclusión al programa (es decir, a su participación en paneles y talleres), a ciertas necesidades logísticas según requiera el caso, y, en general, pueden formar parte de la conferencia como participantes, para que aprendan más acerca del movimiento en el país o la región. Anteriormente, esto era realizado por el equipo de Alianzas, que asistía a los comités siendo parte de ellos, o prestándoles asesoramiento.
Otras areas de apoyo se relacionan con estrategias de mitigacion legal y evaluación de riesgos, asistencia para identificar necesidades de Producto y Tecnología, y asistencia relativa a Recursos de la Comunidad. Por supuesto, el equipo de Conferencias y Eventos también se reunirá con ustedes regularmente y colaborará en cualquier otra area que se requiera.
Tenga en cuenta que algunos servicios podrán ser otorgados también a organizadores de eventos temáticos, dependiendo del alcance del evento propuesto. Póngase en contacto con nosotros si esto le interesa.
Para consultas o asistencia para comprender los cambios realizados, póngase en contacto con nosotros: conferencegrants wikimedia.org.
El equipo de Recursos Comunitarios de la Fundación Wikimedia apoya los Fondos de la Fundación Wikimedia. Ofrecemos oportunidades de financiamiento, orientación y otros recursos al Movimiento Wikimedia.