المنح:المؤتمرات

This page is a translated version of the page Grants:Conference and the translation is 27% complete.

21 نوفمبر 2024: نظرة عامة على المؤتمرات التي قادها المجتمع في 2025 التي مولها صندوق المؤتمرات والفعاليات.
15 أكتوبر 2024: لن يلزم الحاصلين على منح من صندوق الدعم العام بعد الآن برفع معلومات عن تقارير جهات شقيقة إلى لجنة بيانات الجهات الشقيقة لويكيميديا. سوف تستوفى كافة متطلبات رفع تقارير الجهات الشقيقة عن طريق تقرير صندوق الدعم العام النهائي على Fluxx.
(الأرشيف)

صندوق تمويل المؤتمرات والفعاليات

من يمكنه الطلب؟

المجموعات والأفراد وجهات ويكيميديا الشقيقة أو منظماتها التي تسعى لجمع الويكيميديين

ماذا تغطي المنحة؟

مؤتمرات محلية وإقليمية ومواضيعية تركز على المشاركة واكتساب المهارات والتواصل

متى تحصل عليها؟

مدة المعالجة 3 أشهر، جولتان في السنة

ما مقدار المنحة؟

بدءاً من 10 آلاف دولار أمريكي

آلية التقديم

طالع المزيد عن صندوق التمويل وكيفية التخطيط لفعالية تاليًا.
يرجى التواصل مع موظف البرامج على conferencegrantswikimedia.org لنقاش الجدول الزمني والعملية. سوف يساعدك في استيعاب ما هي الجولة التي ستقدم طلبك فيها وسيساندك في العملية. إن قبل شهرين من موعد بدء جولة المنح وقت ملاءم للتواصل معه/معها.
اذهب إلى بوابة الحاصلين على منح مؤسسة ويكيميديا (Fluxx) ثم سجّل الدخول.
- إن لم يكن لديك حساب، انقر على سجل الآن وقدّم المعلومات المطلوبة. سوف تحصل على تأكيد بتسجيلك في غضون يوم عمل واحد.
اختر زر تقدم بطلب لصندوق تمويل المؤتمرات والفعاليات من الصفحة الرئيسية. انقر على حفظ ومتابعة أو حفظ وإغلاق لحفظ الطلب.
اتبع التعليمات الواردة في نموذج الطلب. سوف تحتاج لتقديم معلومات عن فعاليتك ورفع بعض المستندات.
انقر إرسال لإرسال الطلب للمراجعة.

نحن نقبل الطلبات المقدّمة بأي لغة. وسندعم ترجمة الطلبات والمناقشات حسب الحاجة.
ستُنشر الطلبات في موقع ميتا-ويكي تلقائيًا في غضون يومين. وهذا ليتمكن المجتمع من المراجعة وإبداء الرأي.
يمكنك إعداد الطلب دون اتصال بالإنترنت. انسخ نموذج الطلب وأجب عن الأسئلة ومن ثم انسخ النص إلى Fluxx.

نموذج طلب لصندوق تمويل المؤتمرات والفعاليات (مستندات غوغل)

English

ما الذي نموّله

يمنح صندوق تمويل المؤتمرات والفعاليات المساندة بالأموال وفي أعمال التخطيط لتنظيم مؤتمرات محلية أو إقليمية. تجمع هذه الفعاليات الويكيميديين لأغراض مشاركة الخبرات واكتساب المهارات والتواصل.

نمح الأولوية للاقتراحات التي:

تقدمها مجتمعات غير ممثلة تمثيلا كافيًا هدفها الرئيسي هو بناء القدرات.
تساند تنفيذ توصيات استراتيجية ويكيميديا 2030.
تعقد شراكات مع جهات شقيقة لتأسيس مجموعات إقليمية أو مواضيعية أو مجموعات نمو في حركة ويكيميديا.
تشتمل على جهود تواصل وشراكة مع منظمات المعرفة المفتوحة وتوسّع من مجال انتشارنا عالميًا.
تمكين المساهمين الجدد والمساهمات بموجب خطة جذب وافدين جدد واضحة.
تنظّم فعاليات افتراضية بدلا من الفعاليات وجها ولجه.

ملاحظة: في حالة المنح الأقل من 5,000 دولار أميركي، يرجى الذهاب إلى برنامج صندوق التمويل السريع.

Event categories and dates

يُمنح التمويل عموماً لثلاث فئات عمومية من فعاليات الحركة:

الفعاليات المواضيعية مثل GLAM Bootcamp، مخيّم ويكي النساء، واجتماع فريق ويكي تهوى المعالم الدولي.
المؤتمرات الوطنية والإقليمية مثل مؤتمر ويكي الهند، مؤتمر ويكي شمال أفريقيا والاجتماعات الإقليمية مثل ويكي عربية واجتماع CEE وويكي إندابا.
فعاليات النمو التي تركّز على الأفكار المبتكرة الجديدة والفعاليات التي تركز على نمو الحركة

Eligibility requirements

This fund is for you if you:

Are a group or organisation with no outstanding reports. You and the fiscal sponsor should be in compliance with our funding and Wikimedia Foundation agreements.
Have an organisation or shared bank account. Groups with no shared bank account and individuals will need to have a fiscal sponsor.
Received Wikimedia Foundation Funds before. If you did not receive funding over 5,000 USD before, contact conferencegrantswikimedia.org to discuss.
Are applying to organise a future, planned event or conference.
Are a Wikimedia affiliate who wants to organise an international or regional conference. Examples are GLAMWiki conference, Wikisource Conference, WikiIndaba, CEE Meeting.

Legal and conduct requirements

Primary and secondary contacts, agreement signatories, bank account signatories, and any individuals in roles that direct the implementation of grant activities, must:

Follow the Universal Code of Conduct and Friendly Space Policies.
Comply with all requirements and be in good standing for any current activities funded through the Wikimedia Foundation.
Be in good standing in regard to ethical behavior within the community (e.g. social behavior, financial behavior, legal behavior, etc.), as determined through the due diligence process of the grant program.
Have no recent or recurring violations:
- Must not be blocked on any Wikimedia project, even if the proposed work is unrelated to that project.
- Within the past year, must not have been blocked, banned, or flagged by Wikimedia Foundation staff or affiliates for violations of the Universal Code of Conduct, Friendly Space Policies, or other conduct issues.
- Must not have been repeatedly blocked or flagged for the same issue on a Wikimedia project.
- If prior issues or blocks have occurred, must demonstrate learning and understanding in regard to the cause for the issue, such that they are ready to serve as a role model for others as a grantee.
Not appear on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
Be located in a a country that can legally receive funding for the described activities and expenses in accordance with the laws governing the sending and receiving of funds in the United States and their respective country.
Not be Wikimedia Foundation staff members or contractors working more than part time (over 20 hours per week).
Provide all information and documentation needed to receive the funding from the Wikimedia Foundation.

The project includes lobbying activities, as per United States Internal Revenue Service definitions.

Youth Safety

Youth Safety Policy must be in place for any activity that involves underage community members.

If the proposal indicates direct contact with children or youth, it also outlines compliance with international and local laws for working with children and youth, and provides documentation of the local laws in the annex.
The proposal demonstrates how they will ensure the safe engagement of young people in all of the project’s activities.
The proposal demonstrates that any adults who will be working in close contact with young people have been properly vetted and trained.
The proposal outlines an action protocol in the case that incidents occur relating to the physical and psychological safety of young people.

Review all compliance requirements

Funding FAQ

Review and application process

Proposals are reviewed according to the following criteria:

Community engagement
- How do you aim to engage your community in the planning process?
Impact potential
- Is there a demonstrated need for the event?
- Are goals and intended outcomes clearly articulated, high priority, and reasonably achievable?
- Is there a plan for follow up after the event?
Ability to execute
- Are there enough community members with the time and ability to plan and execute the event?

After submission, the application will be processed with the following steps:

Committee review and feedback of proposals (14 days)
Applicants make adjustments to their proposal where needed. Should the applicant need it, they can schedule phone calls with the program officer or committee members. (14 days)
Funding decision is posted within 4 weeks of submission.
After approval, monthly check-in calls will be scheduled with the Program Officer.

Timeline

Round 2 (Deadline: 3 فبراير 2025)

Round 2

3 فبراير 2025

Submission deadline

3 فبراير - 24 فبراير

Staff and compliance review
Community review

24 فبراير - 3 مارس

Receiving and engaging with feedback

3 مارس - 17 مارس

Committee review

28 مارس 2025

Decision announced

يونيو - ديسمبر 2025

Event dates

Round 1 (Deadline: 1 سبتمبر 2025)

Round 1

1 سبتمبر 2025

Submission deadline

1 سبتمبر - 22 سبتمبر

Staff and compliance review
Community review

22 سبتمبر - 29 سبتمبر

Receiving and engaging with feedback

29 سبتمبر - 13 أكتوبر

Committee review

27 أكتوبر 2025

Decision announced

يناير - يونيو 2026

Event dates

Full timeline

Conference Fund

Round 2 (2024-2025)

الموعد النهائي للتقديم 3 فبراير 2025
التحقق من الأهليَّة: 3 فبراير - 24 فبراير 2025
مراجعة موظفي المؤسسة وآرائهم وملاحظاتهم: 3 فبراير - 24 فبراير 2025
مراجعة المجتمع: 3 فبراير - 24 فبراير 2025
التفاعل مع الآراء والملاحظات: 24 فبراير - 3 مارس 2025
مراجعة اللجنة: 3 مارس - 17 مارس 2025
إعلان القرار: 28 مارس 2025
تواريخ الفعاليات: يونيو - ديسمبر 2025

Conference Fund

Round 1 (2025-2026)

الموعد النهائي للتقديم 1 سبتمبر 2025
التحقق من الأهليَّة: 1 سبتمبر - 22 سبتمبر 2025
مراجعة موظفي المؤسسة وآرائهم وملاحظاتهم: 1 سبتمبر - 22 سبتمبر 2025
مراجعة المجتمع: 1 سبتمبر - 22 سبتمبر 2025
التفاعل مع الآراء والملاحظات: 22 سبتمبر - 29 سبتمبر 2025
مراجعة اللجنة: 29 سبتمبر - 13 أكتوبر 2025
إعلان القرار: 27 أكتوبر 2025
تواريخ الفعاليات: يناير - يونيو 2026

Plan a conference or event

These are the best practices for creating a successful conference grant proposal. Find all resources on the Events Portal in the Events Team Portal – Community space section.

Step 1: Send out community engagement survey

The Community Engagement survey is used to show the importance of this event for your community. It will help to show the topics your community finds important.

Open the community engagement survey template and make a copy. This is a master file, please do not edit but make a Copy.
Do not remove any questions. You are welcome to add more questions. You can also translate the survey.
Send the survey out to people of interest in your community. Set a deadline for survey responses and send out reminders.
You will add the results in the application form.

Important note: The community engagement survey is required.

Step 2: Learn from similar events and best practices

The Wikimedia community is a resource of knowledge! Make sure you review applications and reports from similar events. Here are some things to consider.

Partnerships & scholarships:

Active and experienced editors and volunteers should be engaged in the group. These are also the best participants for travel scholarships.
Conferences can be an expensive and ineffective way to do outreach.
Consider offering partial scholarships. Or asking applicants how much funding they need to attend the event.

Location & Timing:

Choose a central location for participants. This will keep travel costs lower and allow you to give more travel scholarships to those who need them.
Keep conference and working group meetings to two or three days.
Limit sightseeing trips to evenings, after the conference program has ended.

Step 3: Plan your budget

Venue & Materials:

Partnering with like-minded institutions with free or discounted spaces can be beneficial.
If a venue does have a few, do offer reasons around why you've selected it. Is it low cost, located centrally?
Limit merchandise to low-cost items like stickers.
Keep printed banners and signs general enough for use at later events.

Travel & Meals:

Scholarships can include round-trip travel, shared accommodations, conference registration, and visa fees.
Funding for food should be limited to lunches during the conference. Coffee breaks and one group dinner can also be included.

Event Planning & Support: You may request for funding to pay for the following:

Travel agent fees
Administrative support, eg. processing visa application letters and reimbursements.
Paid facilitators or trainers. Do discuss this with your program officer early in the application process.
Planning costs, eg. meeting space and local transportation.
Up to 10% unforeseen expenses can be included in the request.

Alternate sources of funding:

In-kind donations can open doors to interesting partner organisations. These donations include goods and services rather than money, eg. free use of venues, reduced costs for meals or services.
Get in touch with organisations who support your work in the region, they may be valuable partners.

Step 4: Gather a strong organising team

Understanding the size of your conference will help you decide the number of volunteers necessary. The roles below can act as a guide. Additional roles can be added. Conference experience is not necessary, but can assist with momentum in planning.

Grant coordinators act as your main contact for grant support.

Ensure plans are on track, and provide updates grant program officers from the team.
Tracks the budget and collects expense documentation.

The logistics team coordinates research and confirmation of event details.

Including event venue, timelines, official documentation, contracts, with experience of negotiating vendors.

The conference program team coordinates the planning survey, proposal, and develops the program.

Collects documentation of outcomes and action items from each session.

Communications team keeps the event page updated and coordinate community engagement.

The scholarship committee manages the scholarship application process. They send a list of selected recipients to the program officer before notifying recipients.

Volunteer coordinator checks in on volunteers and keeps notes on all sessions.

Submit report

If your Conference and Event Fund is approved, you will need to send a report. Send the report within 60 days after you complete the project.

Go to Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) and log in.
Find the Reports section on the left sidebar. Select the Upcoming link and you will see all upcoming reports.
Select the report and click Edit. Answer the questions in the form. You can write it in any preferred language.
When your report is complete, click Submit to send it for review.