Subventions:Conférence

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21 novembre 2024: Overview of community-led conferences in 2025 funded by Conference and Event Fund.
15 octobre 2024: General Support Fund (GSF) recipients will no longer required to submit any affiliate reporting information to the Wikimedia Affiliate Data. All affiliate reporting requirements will be met by the final GSF report in Fluxx.
(archive)

Fonds Conférences et Événements

Qui ?

Groupes, individus, affiliés à Wikimedia ou organisations qui cherchent à rassembler des Wikimedians

Quoi ?

Conférences locales, régionales et thématiques axées sur le partage, le renforcement des compétences et le réseautage

Quand ?

3 mois de traitement, 2 cycles par an

Combien ?

À partir de 10 000 USD

Comment postuler

Découvrez ci-dessous des informations sur le fonds et comment planifier un événement.
Contactez le CR Glossary|POresponsable du programme au conferencegrantswikimedia.org pour discuter des délais et du processus. Il vous aidera à comprendre à quel cycle de demande vous devez postuler et vous accompagnera dans le processus. Deux mois avant le début du cycle de subvention est un bon moment pour prendre contact.
Accédez à Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) et connectez-vous.
- Si vous n'avez pas de compte, cliquez sur S'inscrire maintenant et fournissez les informations demandées. Vous recevrez une confirmation de votre inscription dans un délai d'un jour ouvrable.
Sélectionnez le bouton « Demander un financement pour les conférences et les événements » sur la page principale. Cliquez sur « Enregistrer et continuer » ou « Enregistrer et fermer » pour enregistrer la demande.
Suivez les instructions du formulaire de candidature. Vous devrez fournir des informations sur votre événement et télécharger certains documents.
Cliquez sur « Soumettre » pour soumettre la demande à l’examen.

Nous acceptons les candidatures dans toutes les langues. Nous assurerons la traduction des candidatures et des discussions si nécessaire.
Les candidatures seront automatiquement publiées sur Meta-Wiki dans un délai de deux jours. Cette opération est effectuée à des fins d'examen et de retour par la communauté.
Vous pouvez préparer votre demande hors ligne. Faites une copie du formulaire de demande, répondez aux questions et copiez le texte dans Fluxx.

Conference & Event Fund Application Form (Google Docs)

English

Ce que nous finançons

Le Fonds pour les conférences et les événements offre un soutien financier et de planification pour l'organisation de conférences locales ou régionales. Ces événements rassemblent les wikimédiens pour partager leurs expériences, développer leurs compétences et réseauter.

Nous accordons la priorité aux propositions qui:

proviennent de communautés sous-représentées qui ont le renforcement des capacités comme objectif principal.
Soutiennent la mise en œuvre des recommandations de la stratégie Wikimedia 2030.
Collaborent avec des affiliés pour créer des groupes régionaux, thématiques et de croissance dans le mouvement Wikimedia.
Incluent la sensibilisation et le partenariat avec des organisations de connaissances ouvertes, élargissant ainsi notre portée mondiale.
Donnent du pouvoir aux nouveaux participants et aux nouvelles contributions grâce à un plan d’engagement clair pour les nouveaux arrivants.
Créent des événements virtuels au lieu d’événements en personne.

Remarque : pour les subventions inférieures à 5 000 USD, veuillez consulter le programme Rapid Fund.

Event categories and dates

Le financement est généralement accordé à trois grandes catégories d'événements du mouvement :

Des événements thématiques tels que le Bootcamp GLAM, le Camp des femmes Wiki et la réunion stratégique de l'équipe Wiki Loves Monuments International
Conférences nationales et régionales comme WikiConference Inde, WikiConferance Amérique du Nord et réunions régionales d'affiliés comme WikiArabia, CEE Meeting et Wiki Indaba
Des événements de croissance axés sur de nouvelles idées innovantes et des événements axés sur la croissance du mouvement

En savoir plus sur chaque catégorie ici

Conditions requises pour l'éligibilité

Ce fonds est pour vous si vous ::

êtes un groupe ou une organisation sans rapport en suspens. Vous et le sponsor fiscal devez être en conformité avec nos accords de financement et avec la Fondation Wikimedia.
avez une organisation ou un compte bancaire partagé. Les groupes sans compte bancaire partagé et les particuliers devront avoir un sponsor fiscal.
avez déjà reçu des fonds de la Fondation Wikimedia. Si vous n'avez pas reçu de financement supérieur à 5 000 USD auparavant, contactez conferencegrantswikimedia.org pour en discuter.
postulez pour organiser un événement ou une conférence future et planifiée.
êtes un membre de Wikimedia et vous souhaitez organiser une conférence internationale ou régionale. Par exemple, la conférence GLAMWiki, la conférence Wikisource, WikiIndaba ou la réunion CEE.

Exigences légales et déontologiques

Primary and secondary contacts, agreement signatories, bank account signatories, and any individuals in roles that direct the implementation of grant activities, must:

Follow the Universal Code of Conduct and Friendly Space Policies.
Comply with all requirements and be in good standing for any current activities funded through the Wikimedia Foundation.
Be in good standing in regard to ethical behavior within the community (e.g. social behavior, financial behavior, legal behavior, etc.), as determined through the due diligence process of the grant program.
Have no recent or recurring violations:
- Must not be blocked on any Wikimedia project, even if the proposed work is unrelated to that project.
- Within the past year, must not have been blocked, banned, or flagged by Wikimedia Foundation staff or affiliates for violations of the Universal Code of Conduct, Friendly Space Policies, or other conduct issues.
- Must not have been repeatedly blocked or flagged for the same issue on a Wikimedia project.
- If prior issues or blocks have occurred, must demonstrate learning and understanding in regard to the cause for the issue, such that they are ready to serve as a role model for others as a grantee.
Not appear on the United States Department of Treasury Specially Designated Nationals And Blocked Persons List (SDN).
Be located in a a country that can legally receive funding for the described activities and expenses in accordance with the laws governing the sending and receiving of funds in the United States and their respective country.
Not be Wikimedia Foundation staff members or contractors working more than part time (over 20 hours per week).
Provide all information and documentation needed to receive the funding from the Wikimedia Foundation.

Le projet comprend des activités de lobbying, conformément aux définitions de l'Internal Revenue Service des États-Unis.

Sécurité des jeunes

La Politique de sécurité des jeunes doit être en place pour toute activité impliquant des membres mineurs de la communauté.

Si la proposition indique un contact direct avec des enfants ou des jeunes, elle décrit également le respect des lois internationales et locales relatives au travail avec les enfants et les jeunes, et fournit une documentation sur les lois locales dans l’annexe.
La proposition démontre comment sera assurée une participation sûre des jeunes à l'ensemble des activités du projet.
La proposition démontre que tous les adultes qui travailleront en contact étroit avec les jeunes ont été correctement sélectionnés et formés.
La proposition démontre que tous les adultes qui travailleront en contact étroit avec des jeunes ont été dûment contrôlés et formés.

Review all compliance requirements

Funding FAQ

Procédure d'examen et de demande

Les propositions sont examinées selon les critères suivants:

Implication de la communauté
- Comment voulez-vous impliquer votre communauté dans le processus de planification?
Possibilité d'impact
- Existe-t-il un besoin démontré pour l’événement ?
- Les objectifs et les résultats envisagés sont-ils clairement articulés, prioritaires et raisonnablement réalisables?
- Y a-t-il un plan de suivi après l'événement ?
Capacité d'exécution
- Y a-t-il suffisamment de membres de la communauté qui ont le temps et la capacité de planifier et d'exécuter l'événement?

Après la soumission, la demande sera traitée selon les étapes suivantes :

Examen et retour d'information sur les propositions (14 jours)
Les candidats apportent des ajustements à leur proposition, le cas échéant. Si le demandeur en a besoin, il peut prendre rendez-vous pour des appels téléphoniques avec le directeur du programme ou les membres du comité. 14 jours
La décision de financement est publiée dans un délai de quatre semaines à compter de sa présentation.
Après approbation, des appels d'enregistrement mensuels seront prévus avec le directeur du programme.

Calendrier

Round 2 (Deadline: 3 février 2025)

Round 2

3 février 2025

Submission deadline

3 février - 24 février

Staff and compliance review
Community review

24 février - 3 mars

Receiving and engaging with feedback

3 mars - 17 mars

Committee review

28 mars 2025

Decision announced

juin - décembre 2025

Event dates

Tour 1 (Deadline: 1^er septembre 2025)

Tour 1

1^er septembre 2025

Submission deadline

1^er septembre - 22 septembre

Staff and compliance review
Community review

22 septembre - 29 septembre

Receiving and engaging with feedback

29 septembre - 13 octobre

Committee review

27 octobre 2025

Decision announced

janvier - juin 2026

Event dates

Chronologie complète

Conference Fund

Round 2 (2024-2025)

Submission deadline: 3 février 2025
Eligibility check: 3 février - 24 février 2025
Staff review and feedback: 3 février - 24 février 2025
Community review: 3 février - 24 février 2025
Engaging with feedback: 24 février - 3 mars 2025
Committee review: 3 mars - 17 mars 2025
Decisions announced: 28 mars 2025
Event dates: juin - décembre 2025

Conference Fund

Round 1 (2025-2026)

Submission deadline: 1^er septembre 2025
Eligibility check: 1^er septembre - 22 septembre 2025
Staff review and feedback: 1^er septembre - 22 septembre 2025
Community review: 1^er septembre - 22 septembre 2025
Engaging with feedback: 22 septembre - 29 septembre 2025
Committee review: 29 septembre - 13 octobre 2025
Decisions announced: 27 octobre 2025
Event dates: janvier - juin 2026

Planifier une conférence ou un événement

Voici les meilleures pratiques pour créer une proposition de subvention de conférence réussie. Retrouvez toutes les ressources sur le portail des événements dans la section Portail de l'équipe des événements – Espace communautaire.

Étape 1 : Envoyez l’enquête d’engagement communautaire

L'enquête sur l'engagement communautaire est utilisée pour montrer l'importance de cet événement pour votre communauté. Elle permettra de mettre en évidence les sujets que votre communauté trouve importants.

Ouvrez le modèle d'enquête sur l'engagement communautaire et faites-en une copie. Il s'agit d'un fichier maître, veuillez ne pas le modifier mais en faire une copie.
Ne supprimez aucune question. Vous pouvez ajouter d'autres questions. Vous pouvez aussi traduire l'enquête.
Envoyez l'enquête à des personnes intéressées dans votre communauté. Fixez un délai pour les réponses aux enquêtes et envoyez des rappels.
Vous ajouterez les résultats au formulaire de demande.

Remarque importante: l'enquête sur l'engagement communautaire est nécessaire.

Étape 2 : Tirez des enseignements d’événements similaires et des meilleures pratiques

La communauté Wikimedia est une source de connaissances ! Assurez-vous de consulter les candidatures et les rapports d'événements similaires. Voici quelques éléments à prendre en compte.

Partenariats et bourses:

Les rédacteurs et les bénévoles actifs et expérimentés devraient faire partie du groupe. Ce sont également les meilleurs participants pour les bourses de voyage.
Les conférences peuvent être un moyen coûteux et inefficace de sensibilisation.
Envisagez d’offrir des bourses partielles ou de demander aux candidats de combien d’argent ils ont besoin pour assister à l’événement.

Lieu et horaires :

Choisissez un emplacement central pour les participants. Cela permettra de réduire les coûts de voyage et de donner plus de bourses de voyage à ceux qui en ont besoin.
Keep conference and working group meetings to two or three days.
Limitez les visites touristiques au soir, une fois le programme de la conférence terminé.

Planifiez votre budget

Lieu et matériel :

Il peut être bénéfique de s’associer à des institutions partageant les mêmes idées et proposant des espaces gratuits ou à prix réduits.
Si un lieu en a quelques-uns, donnez des raisons pour le choisir. C'est bon marché, situé en centre ?
Limitez les marchandises à des articles bon marché comme des autocollants.
Gardez les bannières et les panneaux imprimés suffisamment généraux pour être utilisés lors d'événements ultérieurs.

Voyages et repas :

Les bourses peuvent inclure le voyage aller-retour, l’hébergement partagé, l’inscription à la conférence et les frais de visa.
Le financement de la restauration doit être limité aux déjeuners pendant la conférence. Les pauses-café et un dîner de groupe peuvent également être inclus.

Planification et soutien à l'événement: Vous pouvez demander des fonds pour payer les frais suivants:

Frais d'agence de voyages
Soutien administratif, par exemple : traitement des lettres de demande de visa et des remboursements.
Paid facilitators or trainers. Do discuss this with your program officer early in the application process.
Coûts de planification, par exemple espace de réunion et transport local.
Jusqu'à 10% de dépenses imprévues peuvent être incluses dans la demande.

Alternate sources of funding:

In-kind donations can open doors to interesting partner organisations. These donations include goods and services rather than money, eg. free use of venues, reduced costs for meals or services.
Get in touch with organisations who support your work in the region, they may be valuable partners.

Step 4: Gather a strong organising team

Understanding the size of your conference will help you decide the number of volunteers necessary. The roles below can act as a guide. Additional roles can be added. Conference experience is not necessary, but can assist with momentum in planning.

Grant coordinators act as your main contact for grant support.

Ensure plans are on track, and provide updates grant program officers from the team.
Tracks the budget and collects expense documentation.

The logistics team coordinates research and confirmation of event details.

Including event venue, timelines, official documentation, contracts, with experience of negotiating vendors.

The conference program team coordinates the planning survey, proposal, and develops the program.

Collects documentation of outcomes and action items from each session.

Communications team keeps the event page updated and coordinate community engagement.

The scholarship committee manages the scholarship application process. They send a list of selected recipients to the program officer before notifying recipients.

Volunteer coordinator checks in on volunteers and keeps notes on all sessions.

Submit report

If your Conference and Event Fund is approved, you will need to send a report. Send the report within 60 days after you complete the project.

Go to Wikimedia Foundation Grantee Portal (Fluxx) and log in.
Find the Reports section on the left sidebar. Select the Upcoming link and you will see all upcoming reports.
Select the report and click Edit. Answer the questions in the form. You can write it in any preferred language.
When your report is complete, click Submit to send it for review.