Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2025
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Applicant details
edit- A. Are you applying as a(n)
Wikimedia Affiliate (chapter, thematic org., or user group)
- B. Full name of organization presenting the proposal.
Wikimedia Bénin
- F. Do you have an account on a Wikimedia project?
Yes
- F1. Please provide your main Wikimedia Username.
Fawaz.tairou
- F2. Please provide the Usernames of people related to this proposal.
Mespevic
- G. Are you legally registered?
Yes
If you are applying as an individual or your group is not a legally registered nonprofit in your country, we require that you have a fiscal sponsor.
- I. Fiscal organization name.
Kiwix
Objectives and Strategy
edit- 1. Please state the title of your proposal.
WikiConvention Francophone 2025
- 2.1. When will the event begin? Please enter the event start date.
2025-10-02
- 2.2. When is the last day of your event?
2025-10-05
- 3.1. When will you begin preparing for your event?
2025-05-01T00:00:00Z
- 3.2. When will you expect to complete your last event payment?
2025-10-31T00:00:00Z
- 4. In which country will the conference take place?
Benin
- 4.1. In which city will the conference take place?
Cotonou
- 5. Is it a remote or in-person event?
In-person event
- 5.1. What will be the total number of participants at the event? (including scholarship recipients + organizing team + other guests + self funded guests) (required)
110
- 6. Please indicate whether your work will be focused on one country (local), more than one or several countries in your region (regional) or has a cross-regional (global) scope.
International
- 6.1. If you have answered regional, please write the country names and any other information that is useful for understanding your proposal.
La Wikiconvention francophone rassemble chaque année depuis 2016 les communautés francophones du mouvement Wikimédia réunis au sein de Wikifranca. L'édition 2024 à Québec a réuni près de 130 participants provenant de 16 pays différents : Algérie, Bénin, Belgique, Cameroun, Canada, France, Haïti, Maroc, Sénégal, Suisse, Tunisie, etc.
- 7. If you would like, please share any websites or social media accounts that your group or organization has.
https://www.wikimedia.bj/ https://www.facebook.com/wikimediaBenin https://twitter.com/wikimediensBJ
- 8. Do you work with any thematic or regional platforms such as WISCom, CEE, Iberocoop, etc.
Yes
- 8.1. Please describe what platforms and your work with them.
Le réseau Wikifranca est une plateforme de soutien pour les communautés Wikimedia francophones. Il se veut un centre de développement et de renforcement des compétences de ses membres. Actuellement, le réseau regroupe plus de 20 affiliés.
- 9. Please describe the target participants for this event.
Les contributeurs francophones aux projets Wikimedia Les membres des affiliés francophones et du réseau WikiFranca Les partenaires actuels ou potentiels du mouvement Wikimedia Les parties prenantes des écosystèmes impactés par les projets Wikimedia (numérique, éducation et formation, GLAM, etc.) Les autorités de tutelle locales (ministère,enseignement, éducation nationale, francophonie, culture, économie numérique, etc.)
- 10. Please provide the link to the event's page if you already have one.
https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiConvention_francophone/2025
The following questions (11-14) will refer to the Community Engagement Survey which is required in order to submit a proposal. Here is the survey form that you can copy and use (if the link does not work): https://docs.google.com/forms/d/1ieEI8EFf2vxjD9wN_h8-srYeRCp4fhSp7_1_wiR2jh8/edit. This survey is required to access a Conference grant.
- 11. How many people did you send the community engagement survey to?
200
- 11.1. When did you conduct the survey, and for how long?
Du 25 janvier au 31 janvier 2025, soit pendant 07 jours
- 12. How many people responded to the survey?
67
- 13. What are the main objectives of the event?
Encourager le dialogue pour identifier des solutions aux défis et enjeux de WikiFranca et des communautés francophones. Développer les compétences des participants grâce à l’apprentissage entre pairs. Renforcer l’entraide et la collaboration entre les communautés francophones.
- 14. Based on survey responses, what are the most important things your community should do at the conference to achieve these objectives?
Les répondants souhaitent la mise en place de sessions de renforcement des capacités, d’activités favorisant la cohésion communautaire, de conversations stratégiques ainsi que de groupes de travail dédiés à des thématiques spécifiques.
- 15. Please state if your proposal aims to work to bridge any of the identified CONTENT knowledge gaps (Knowledge Inequity)? Select up to THREE that most apply to your work.
Geography, Language, Important Topics (topics considered to be of impact or important in the specific context)
- 15.1. In a few sentences, explain how your work is specifically addressing this content gap (or Knowledge inequity) to ensure a greater representation of knowledge. (optional recommended).
Plusieurs approches seront mises en œuvre lors de la WikiConvention Francophone pour réduire les inégalités de connaissances :
Renforcement des compétences : Organisation de sessions de formation sur la contribution et de partages d’expériences entre contributeurs avancés et débutants. Discussions stratégiques : Mise en place de temps d’échange et de réflexion afin d’identifier les meilleures stratégies pour améliorer la représentation géographique, linguistique et thématique (notamment sur des sujets émergents comme l’environnement) sur les plateformes Wikimedia. Encouragement à la contribution : Organisation d’éditathons pendant la WikiConvention pour stimuler la participation francophone et enrichir les contenus sur Wikimedia.
- 16. Please state if your proposal includes any of these areas or THEMATIC focus. Select up to THREE that most apply to your work and explain the rationale for identifying these themes.
Education, Climate Change and sustainability, Culture, heritage or GLAM
- 17. Will your work focus on involving participants from any underrepresented communities?
Geographic , Linguistic / Language, Age
- 18. Do you intend to invite or engage with non-Wikimedian individuals or organizations? If so – can you explain your intention for this outreach?
Wikipédia, cinquième site le plus visité au monde, est devenu une source d’information incontournable pour l’ensemble de la société. Au fil du temps, il s’est imposé comme un outil essentiel de diffusion des connaissances en ligne. Pourtant, son fonctionnement reste encore mal connu : la manière dont son contenu est créé, ses mécanismes de modération ou encore l’organisation de son mouvement sont souvent méconnus du grand public.
La WikiConvention Francophone représente une opportunité unique pour faire découvrir ce mouvement, ses acteurs et ses projets à un public plus large, qu'il s'agisse d'individus ou d'organisations susceptibles de rejoindre ou de soutenir nos actions. Cet événement sera également l’occasion de renforcer les liens entre Wikipédia, l’enseignement supérieur et la recherche, tout en favorisant le développement de la science ouverte.
Plusieurs partenaires de Wikimedia Bénin sont envisagés pour cette initiative, notamment l’Institut Français (Centre de langue), le SCAC de l’Ambassade de France, le Campus Numérique Francophone de Cotonou, ainsi que des universités et écoles telles qu’Epitech, Irgib Africa et l’École du Graphisme. Des structures spécialisées dans le numérique, comme Blolab, ISOC Bénin ou l’Association des Blogueurs du Bénin, pourraient également s’y associer.
- 19. What will you do to make sure participants continue to engage in your activities after the event?
La WikiConvention, soutenue par le réseau WikiFranca, incite chaque membre à poursuivre les actions engagées entre deux éditions. Grâce aux initiatives de WikiFranca, les membres des affiliés bénéficient d’un accompagnement continu à travers des formations et des renforcements de compétences sur des thématiques variées. De plus, les échanges d’expériences avec des groupes plus expérimentés contribuent à renforcer les capacités des communautés, qu’elles soient émergentes ou déjà établies.
- 20. In what ways do you think your proposal most contributes to the Movement Strategy 2030 recommendations. Select a maximum of THREE options that most apply.
Increase the Sustainability of Our Movement, Coordinate Across Stakeholders, Invest in Skills and Leadership Development
Logistical Aspects
edit- 21. Do you have any proposed venue for the event?
Nous envisageons d’organiser la conférence et d’héberger les participants sur un même site afin de favoriser les échanges et la convivialité. Pour l’instant, notre choix s’oriente vers l’Hôtel Azalaï Cotonou : https://www.azalai.com/azalai-hotel-cotonou
- 22. Is the event venue and hotel accessible for people with physical disabilities?
Yes
- 23. How many scholarships would you like to offer?
100 bourses (50 bourses pour les participants du Bénin, 25 bourses pour les participants Afrique et 25 bourses pour les participants Autres continents)
- 24. What expenses will the scholarship cover?
Transport Hébergement (y compris les repas) Accès à l’événement
- 25. How will scholarship recipients be selected?
Les boursiers seront sélectionnés à l’issue d’un appel à candidatures. Un comité dédié sera chargé d’évaluer les dossiers en tenant compte des contributions des candidats aux projets Wikimedia, de leur engagement communautaire et de la diversité au sein de la francophonie. Si besoin, certaines bourses pourront être spécifiquement allouées aux communautés open source.
- 26. In which ways can Wikimedia Foundation staff support your event onsite?
Toute assistance du personnel de la Fondation sera précieuse, notamment pour la gestion des réservations de vols et d’hôtels, la communication et la sensibilisation, ainsi que l’animation de sessions dédiées (subventions, charte du mouvement, stratégie 2030, etc.). Leur expertise sur les aspects juridiques et sécuritaires sera également un atout essentiel.
- 26.2. Do you intend to invite any WMF staff members to your event? (please note that all WMF staff travel and accommodation costs will be covered by the foundation). Please indicate what is the limit number of WMF staff members you would like to welcome at your event.
Entre 5 et 10 membres de la Fondation pourraient être invités
- 27. Please outline the roles and responsibilities of the organizing team for the conference.
Nous allons mettre en place sept sous-comités, chacun ayant un rôle clé dans l’organisation de l’événement :
Coordination générale et liaison avec la WMF : Équipe centrale chargée de superviser l’ensemble de l’organisation et d’assurer la communication avec la Wikimedia Foundation.
Coordination logistique et locale : Responsable de tous les aspects logistiques, incluant l’hébergement, le transport, l’accueil, l’aménagement des salles, les services techniques et informatiques, ainsi que la restauration.
Programme des conférences : Veille à la qualité et à la pertinence des conférences et des présentations, en s’assurant de la diversité des sujets abordés.
Bourses : Gère l’évaluation des candidatures et l’attribution des bourses afin de garantir un processus équitable et inclusif.
Communication : Dirige les activités de promotion et de communication de l’événement, tant en amont que pendant la conférence.
Coordination des bénévoles : Recrute, encadre et assure le bien-être des bénévoles pour garantir une organisation fluide et efficace.
Comité de convivialité : S’assure que l’environnement de l’événement est inclusif, sécurisé et accueillant pour tous les participants.
- 28. Do you have plans to co-organize the event with other Wikimedia communities, groups or affiliates?
Yes
- 28.1. If yes, can you please explain how you are going to co-organize the event and what responsibilities each partner will have.
La WikiConvention Francophone est une initiative du réseau WikiFranca, qui regroupe les affiliés francophones du mouvement Wikimedia. L’édition de cette année sera organisée à Cotonou par Wikimédia Bénin, en étroite collaboration avec WikiFranca.
En tant qu’hôte, Wikimédia Bénin assurera la gestion des aspects pratiques, opérationnels et logistiques de la conférence. De son côté, WikiFranca apportera son soutien en mobilisant les autres communautés Wikimedia francophones, en participant à l’élaboration du programme et en supervisant la sélection des boursiers hors Bénin.
À l’échelle locale, nous prévoyons d’impliquer activement les membres de Wikimédia Fon, qui contribuent à l’enrichissement des contenus Wikimedia en langue fon, la plus parlée au Bénin. Cette collaboration renforcera la diversité linguistique et culturelle au sein de l’événement.
- 29. What kind of risks do you anticipate and how would you mitigate these?
Le principal risque identifié concerne l'obtention des visas, pouvant empêcher certains participants d'assister à l'événement. Pour y remédier, nous collecterons toutes les informations nécessaires sur les procédures en vigueur, fournirons les contacts utiles pour accompagner les participants et assurerons un suivi rigoureux de chaque demande. Nous collaborerons également avec les autorités béninoises pour faciliter l’obtention des visas et des autorisations nécessaires.
Un autre défi majeur est la gestion des déplacements. Nous porterons une attention particulière à la coordination des arrivées et des départs, en anticipant les imprévus tels que les vols manqués, les modifications d’horaires et les besoins éventuels de réacheminement.
Enfin, un risque financier est à prévoir en raison du coût élevé des billets d’avion, notamment pour les trajets entre l’Afrique, l’Europe et le Canada.
- 30. Friendly space policy - Please add the link to the friendly space policy that your community will be using for this event.
Nous adopterons le Friendly Space Policy de la Fondation Wikimedia https://foundation.wikimedia.org/wiki/Policy:Friendly_space_policy
Learning, Sharing, and Evaluation
edit- 31. What do you hope to learn from your work organising this conference?
Favoriser la discussion et identifier des solutions La WikiConvention a-t-elle permis d’identifier des solutions aux défis et enjeux de WikiFranca et des communautés francophones ? Quelles recommandations concrètes ont émergé des discussions ?
Développement des compétences Les participants ont-ils renforcé leurs compétences grâce à l’apprentissage entre pairs ? Quels retours ont-ils exprimés à ce sujet ? Quelles compétences ont été effectivement abordées et développées ?
Renforcement de l’entraide et de la collaboration L’événement a-t-il renforcé la coopération entre les communautés francophones ? Existe-t-il des exemples concrets d’entraide entre affiliés ?
Représentation et participation Les objectifs en matière de participation ont-ils été atteints ? Quelle était la répartition des tranches d’âge parmi les participants ? Quelle diversité géographique et linguistique a été enregistrée ? Combien de contributeurs francophones aux projets Wikimedia étaient présents ? Quels projets Wikimedia étaient représentés ? Combien de membres d’affiliés francophones ont participé ? Quels affiliés étaient présents et sont-ils membres du réseau WikiFranca ?
Implication des partenaires et des parties prenantes Quels partenaires ont pris part à l’événement ? Quelles ont été leurs impressions ? Quelles parties prenantes des écosystèmes concernés (numérique, éducation, formation, GLAM, etc.) étaient présentes et quel retour ont-elles formulé ? Quelles autorités locales de tutelle (enseignement, éducation nationale, francophonie, culture, économie numérique, etc.) ont participé et quelles ont été leurs impressions ?
Impact sur l’équipe organisatrice Les capacités du User Group à organiser des événements internationaux ont-elles été renforcées ? Si oui, comment ? Quel impact la WikiConvention Francophone a-t-elle eu sur l’équipe hôte ?
Thématiques abordées Quels sujets ont été traités dans les sessions ?
Dans quelles proportions les thèmes suivants ont-ils été abordés : Éducation Changement climatique et durabilité Culture, patrimoine et GLAM
- 32. Main open metrics
| Main Open Metrics | Description | Target |
|---|---|---|
| Recommandations | Cette métrique vise à relever les solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones qui ont émergées des discussions et conversations durant Wikifranca. Les rapports des sessions ainsi que les commentaires des participants collectés via les formulaires de satisfaction aideront à la collecte de ces métriques. | 10 |
| Compétences renforcées | Cette métrique vise à identifier les compétences des participants qui ont été développées durant la Wikiconvention, notamment par l’apprentissage entre pairs. Il s'agira aussi d'évaluer le niveau de satisfaction des participants quant au renforcement de leurs compétences. Nous ciblons au moins 75% des participants estimant avoir développé leurs compétences durant l'événement. Elle sera collecté via les déclarations des participants dans les formulaires d'évaluation. | N/A |
| Entraide & collaboration | Nous recherchons des exemples de collaborations et d'entraide favorisés par la WikiConvention Francophone. Ces histoires seront identifiés via les formulaires de satisfaction, puis documenter par des interviews. | 10 |
| Participations | Nous analyserons plusieurs segments de cette métrique : les tranches d’âge représentées, la représentation géographique enregistrée, la diversité des contributeurs selon les projets Wikimedia, les affiliés francophones présents, les partenaires, les autorités locales. Les différentes listes d'inscription et de présence aideront à effectuer ces segmentation. | N/A |
| Impact | Il s'agit d'évaluer l'effet de cette organisation sur le User Group et ses membres. Des entretiens avec les différentes équipes organisatrices permettront de mieux comprendre cette métrique. | N/A |
Financial Proposal
edit- 33. What is the amount you are requesting from Wikimedia Foundation? Please provide this amount in your local currency.
102144620.63
- 34. Select your local currency.
XOF
- Requested amount in USD
- 171602.96 USD [note 1]
- ↑ a b The following amount in US dollars was calculated by Wikimedia Foundation staff using the fixed currency rates. This amount is approximate and may not reflect the actual currency exchange rates on the day of submission or distribution. If the application is funded, the funding will be sent in the recipient’s local currency.
- 35. Please upload your budget for this proposal or indicate the link to it.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/11iknpZlKnYykqFj4fv9cc-_-IPAAPap7PSgxftVgUZw/edit?usp=sharing
- 36. Do you expect to receive funding for this conference from other organizations to support your work?
No
- 36.1. If yes, what kind of resources are you expecting to get?
- We/I have read the Application Privacy Statement, WMF Friendly Space Policy and Universal Code of Conduct.
Yes
- Please use this optional space to upload any documents that you feel are important for further understanding your proposal.
- Other public document(s):
Endorsements and Feedback
editPlease add endorsements and feedback to the grant discussion page only. Endorsements added here will be removed automatically.
Community members are invited to share meaningful feedback on the proposal and include reasons why they endorse the proposal. Consider the following:
- Stating why the proposal is important for the communities involved and why they think the strategies chosen will achieve the results that are expected.
- Highlighting any aspects they think are particularly well developed: for instance, the strategies and activities proposed, the levels of community engagement, outreach to underrepresented groups, addressing knowledge gaps, partnerships, the overall budget and learning and evaluation section of the proposal, etc.
- Highlighting if the proposal focuses on any interesting research, learning or innovation, etc. Also if it builds on learning from past proposals developed by the individual or organization, or other Wikimedia communities.
- Analyzing if the proposal is going to contribute in any way to important developments around specific Wikimedia projects or Movement Strategy.
- Analysing if the proposal is coherent in terms of the objectives, strategies, budget, and expected results (metrics).