Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2025

Feedback on the Proposal for WikiConvention Francophone 2025 (ENGLISH)

Hello everyone,

Thank you for submitting the proposal for WikiConvention Francophone 2025. This event plays a crucial role in fostering collaboration, knowledge-sharing, and networking among Francophone Wikimedia communities. Below are my observations and recommendations based on a thorough review of the proposal, incorporating feedback from my colleagues.

Conference Structure and Program

The proposal outlines a three-day conference (correct?), but the preconference is not mentioned. Could you provide more details on your plans for this? Preconferences have historically been an important part of the event, allowing for focused discussions and specialized sessions. If one is planned, it should be reflected in the proposal.

Additionally, the plan to include 50 local attendees is commendable and could strengthen community engagement in Benin. However, this creates two different participant cohorts—local attendees and international participants. How will you ensure meaningful interaction between both groups? More specifically:

• What selection criteria will be used for local participants?
• How will the program be structured to cater to the distinct needs of local and international attendees? The programmatic expectations of each group may differ significantly, so it will be important to ensure balanced engagement.
• You have mentioned specifically to include Fon speakers at the event – do they all speak French? How do you manage interaction with the other participants?

Budget Considerations

Swag & Materials

• Please separate the budget item "Lanyards and name badges, t-shirts" into two separate categories: 1) Lanyards and name badges and 2) T-shirts
• A reminder that t-shirts should not exceed $20 per person to keep costs reasonable and sustainable.

Fiscal Sponsorship

• The budget does not mention a Fiscal Sponsorship Fee for Kiwix. If Kiwix is serving as the fiscal sponsor, this needs to be included.

Staffing

• You have budgeted for two staff positions: "Coordinateur" and "Project Manager." Can you clarify the differences in responsibilities between these two roles? How will their work be coordinated to avoid overlap?

Hotel & Accommodation

• Would you like WMF to handle hotel bookings? Please note that WMF Travel only manages single-room occupancy accommodations. If this is your preference, please confirm that this aligns with your accommodation plan. If you would like to book double occupancy accommodation, you will be responsible for participants’ accommodation.
• Do you have actual quotes for the hotel rooms? This is important for ensuring accuracy in budgeting.
• Based on flight schedules, we recommend budgeting an additional 15 room nights for participants who arrive early in the morning.

Flights & Travel Logistics

• International airfare should be increased to 1,300 USD per traveler to ensure sufficient coverage.
• Airfare for African travelers should be increased to 1,000 USD per traveler.
• We would like to offer a travel agency with French-speaking agents to assist travelers. This agency charges 55 USD per ticket, so please adjust the budget accordingly.

Final Thoughts

This proposal has strong potential to create a meaningful and impactful gathering for the Francophone Wikimedia community. However, there are key areas that need further clarification and adjustments, particularly regarding:

• The preconference structure
• Local and international participant engagement
• Budget adjustments for travel, accommodation, and swag
• Staff roles and responsibilities

I kindly ask that you rework the budget, provide more details on these points, and resubmit your proposal via Fluxx (the proposal is now open for editing). The deadline for submission is February 28, after which it will be reviewed by the volunteer Conference Fund Committee, with a final decision expected by mid- to late March.

Best regards,

--Cornelius Kibelka (WMF) (talk to me) 13:55, 20 February 2025 (UTC) (with valuable input from my colleagues)

Retour sur la proposition pour la WikiConvention Francophone 2025 (FRANÇAIS)

Salut,

Merci d’avoir soumis la proposition pour la WikiConvention Francophone 2025. Cet événement joue un rôle essentiel dans le renforcement de la collaboration, le partage des connaissances et le réseautage au sein des communautés francophones de Wikimedia. Vous trouverez ci-dessous mes observations et recommandations basées sur un examen approfondi de la proposition, en intégrant les retours de mes collègues.

Structure et programme de la conférence

La proposition prévoit une conférence de trois jours (est-ce bien correct ?), mais la préconférence n’est pas mentionnée. Pourriez-vous donner plus de détails sur vos plans à ce sujet ? Les préconférences ont historiquement été une partie importante de l’événement, permettant des discussions ciblées et des sessions spécialisées. Si une préconférence est prévue, elle devrait être mentionnée dans la proposition.

De plus, la participation de 50 personnes locales est une excellente initiative et pourrait renforcer l’engagement de la communauté au Bénin. Cependant, cela crée deux groupes distincts de participants—les participants locaux et les participants internationaux. Comment comptez-vous assurer une interaction significative entre ces deux groupes ? Plus précisément :

• Quels critères de sélection seront utilisés pour les participants locaux ?
• Comment le programme sera-t-il structuré pour répondre aux besoins spécifiques des participants locaux et internationaux ? Les attentes programmatiques de chaque groupe peuvent être très différentes, il est donc important d’assurer un équilibre.
• Vous avez mentionné que des locuteurs du fon seront spécifiquement invités à l’événement. Parlent-ils tous français ? Comment comptez-vous gérer l’interaction avec les autres participants ?

Considérations budgétaires

Swag & Matériel

• Merci de séparer l’élément budgétaire "Cordons et badges, t-shirts" en deux catégories distinctes : 1) Cordons et badges 2) T-shirts
• Un rappel que le coût des t-shirts ne doit pas dépasser 20 USD par personne afin de maintenir un budget raisonnable et durable.

Parrainage fiscal

• Le budget ne mentionne pas de frais de parrainage fiscal pour Kiwix. Si Kiwix assure ce rôle, ces frais doivent être inclus dans le budget.

Équipe et coordination

• Deux postes salariés sont budgétés : "Coordinateur" et "Chef de projet" ("Project manager"). Pouvez-vous clarifier la différence entre ces deux rôles ? Comment leur travail sera-t-il coordonné pour éviter les chevauchements ?

Hébergement

• Souhaitez-vous que la WMF prenne en charge la réservation des hôtels ? Veuillez noter que WMF Travel ne gère que les hébergements en chambre individuelle. Si cela correspond à votre plan d’hébergement, merci de le confirmer.
• Si vous préférez réserver des chambres en occupation double, vous devrez gérer directement l’hébergement des participants.
• Avez-vous des devis réels pour les chambres d’hôtel ? Cela est important pour assurer la précision du budget.
• Sur la base des horaires de vol, nous recommandons de budgéter 15 nuits supplémentaires pour les participants arrivant tôt le matin.

Transport & Logistique de voyage

• Le budget pour les billets d’avion internationaux doit être augmenté à 1 300 USD par voyageur pour assurer une couverture adéquate.
• Le budget pour les billets d’avion des participants africains doit être augmenté à 1 000 USD par voyageur.
• Nous souhaitons proposer une agence de voyage disposant d’agents francophones pour aider les voyageurs. Cette agence facture 55 USD par billet, merci d’adapter le budget en conséquence.

Dernières réflexions

Cette proposition a un fort potentiel pour organiser un événement significatif et impactant pour la communauté Wikimedia francophone. Cependant, certains points nécessitent des clarifications et des ajustements, notamment :

• La structure de la préconférence
• L’interaction entre les participants locaux et internationaux
• Les ajustements budgétaires pour les voyages, l’hébergement et le matériel
• Les rôles et responsabilités du personnel

Je vous invite à réviser le budget, fournir plus de détails sur ces points et soumettre à nouveau votre proposition via Fluxx (la proposition est maintenant ouverte à l’édition). La date limite de soumission est le 28 février, après quoi la proposition sera évaluée par le Comité bénévole du Conference Fund, avec une décision finale attendue entre la mi-mars et la fin mars.

Meilleures salutations,

--Cornelius Kibelka (WMF) (talk to me) 13:58, 20 February 2025 (UTC) (avec l’apport précieux de mes collègues)

Bonjour cher @CKibelka (WMF),

Au nom de l'équipe, nous vous remercions pour les commentaires et recommandations. Nous avons travaillé à intégrer toutes les propositions et vous prions de trouver nos réponse ci-dessous.

Structure et programme de la conférence

La WikiConvention Francophone 2025 est prévue pour se dérouler sur quatre jours à Cotonou, au Bénin, avec deux jours de pré-conférences les 2 et 3 octobre 2025, suivis de deux jours de conférences principales les 4 et 5 octobre 2025.

Pré-conférences : Les pré-conférences sont effectivement une composante essentielle de l'événement. Elles offrent une plateforme pour des discussions ciblées et des sessions spécialisées, permettant aux participants d'approfondir des sujets spécifiques et de renforcer les collaborations au sein de la communauté.

Nous prévoyons les pré-conférences pour 20 boursiers et d’y inclure des ateliers thématiques, des formations techniques et des réunions de groupes d'intérêt lors de ces journées. Ces activités seront axées sur deux thématiques principales :

• Le renforcement des capacités de nouveaux leaders de leur communauté sur la gestion, la gouvernance, la mise en place des partenariats, l’organisation d’une structure wikimedia...
• L’appui de la technologie à la valorisation et au développement des langues locales au sein des projets Wikimedia. Le choix des participants aux pré-conférences se fera en conséquence.

Nous ferons transparaître clairement l’information relative aux pré-conférences dans notre demande.

Interaction entre participants locaux et internationaux : Pour favoriser une interaction significative entre les 50 participants locaux et les participants internationaux, nous mettrons en place plusieurs initiatives :

• Critères de sélection des participants locaux : Nous sélectionnerons les participants locaux en fonction de leur engagement dans les projets Wikimédia, leur contribution à la promotion du libre partage de la connaissance et leur motivation à s'impliquer davantage dans le mouvement. Au fil des années d’activités de notre groupe, nous avons constitué des groupes locaux répartis du nord au sud. Cette initiative sera l’occasion de développer leur engagement et de leur permettre d’interagir avec les wikimédiens d’autres régions du Bénin et d’autres pays francophones.
• Structure du programme : Le programme sera conçu pour répondre aux besoins des deux groupes en proposant des sessions plénières communes, des ateliers collaboratifs et des activités de réseautage. Le comité Programme des conférences travaillera à mettre en œuvre un programme équilibré et diffusé à l’avance, permettant aux participants d’en prendre connaissance et de s’inscrire. La coordination logistique et locale s’occupera quant à elle, de sensibiliser les boursiers nationaux et de les orienter vers les activités les plus pertinentes selon leurs besoin et volonté.
• Participation des locuteurs du fon : Reconnaissant la diversité linguistique au sein de la communauté et les efforts de développement de plusieurs versions en langues locales de Wikipédia, nous inviterons spécifiquement des locuteurs du fon dont la version de Wikipédia est la plus active actuellement au Bénin. Le français qui est la langue principale de la conférence, est également la langue officielle et la langue de travail au Bénin. Les contributeurs en langue fon maîtrisent parfaitement le français donc et leur participation ainsi que leur interaction avec les autres participants se feront dans la langue de la conférence.

Ces mesures visent à créer un environnement inclusif et collaboratif, enrichissant l'expérience de tous les participants et renforçant les liens au sein de la communauté Wikimédia francophone.

Considérations budgétaires

Swag & Matériel

Nous avons séparé l’élément budgétaire "Cordons et badges, t-shirts" en deux catégories distinctes : 1) Cordons et badges 2) T-shirts et présents en veillant à ne pas dépasser la limite des 20 USD.

Parrainage fiscal

Nous avons intégré dans le budget, la ligne Fiscal Sponsorship Fee (5%). Nous pourrons mettre à jour si cela ne correspond pas au montant indiqué.

Équipe et coordination

Différence entre les deux rôles :

• Coordinateur : Responsable de la supervision générale et de la liaison entre les différents sous-comités, il veille à ce que toutes les équipes avancent de manière cohérente vers les objectifs globaux de l’événement. Il s’assure également du respect du calendrier, du budget et des engagements avec la Wikimedia Foundation. Il joue un rôle transversal et stratégique. Il se positionne au niveau du premier sous-comité (Coordination générale et liaison avec la WMF).
• Chef de projet (Project Manager) : Plus axé sur l’opérationnel, il est chargé de la mise en œuvre concrète des actions définies, de la gestion quotidienne des tâches et du suivi des livrables. Il se positionne au niveau du second sous-comité (Coordination logistique et locale), mais travaille également en étroite collaboration avec le coordinateur pour rester informé du travail des autres sous-comités.

Coordination entre les deux rôles :

Pour éviter les chevauchements, à la suite de cette définition claire des rôles et responsabilités et une fois les comités constitués, des réunions régulières seront tenues entre eux pour assurer une synchronisation efficace.

Nous pensons que cette organisation garantit une approche équilibrée entre gestion stratégique et exécution opérationnelle, maximisant ainsi l’efficacité et la réussite de l’événement.

Hébergement

Nous pensons qu'il nous sera plus pratique de nous occuper sur place des réservations de chambre. Nous avons obtenu des devis réels pour les chambres d’hôtel sur la base d’hébergement en chambre individuelle. Nous prenons en compte l’ajout des 15 nuits supplémentaires recommandées.

Transport & Logistique de voyage

Les billets d’avion internationaux ont été révisés à 1300 USD et les billets des participants africains révisés à 1000 USD. Les frais d’agence également ont été régularisés à 55 USD par billet.

Dernières réflexions

Merci pour votre retour et votre évaluation approfondie de notre proposition. Nous apprécions grandement vos recommandations et avons pris en compte l’ensemble des points soulevés dans nos ajustements.

Nous avons révisé notre proposition sur Fluxx conformément à ces ajustements et la soumettons à nouveau pour évaluation. Nous restons à disposition pour toute question ou complément d’information.

Meilleures salutations. Fawaz.tairou (talk) 03:15, 27 February 2025 (UTC)