Grants:Simple/Lignes directrices pour les subventions annuelles restreintes

Cette page est destinée à guider les bénéficiaires recevant des subventions annuelles restreintes à travers le programme des subventions de plan annuel simple. Ces lignes directrices ne s'appliquent pas aux organisations recevant des subventions de plan annuel à travers le processus du comité de dissémination des fonds, parce que ce processus attribue seulement du financement général annuel ou sur plusieurs années. Tous les bénéficiaires devraient consulter les besoins inclus dans leur accord de subvention et demander des conseils à leur officier de programme sur comment les interpréter.

Pourquoi c'est important

Notifier la fondation Wikimédia ou demande une approbation pour des changements est votre responsabilité en tant que bénéficiaire. Ne pas comprendre ou ne pas respecter ces besoins pourrait vous mettre, ou mettre d'autres personnes, en danger légal ou mener à des situations difficiles qui pourraient nuire à votre réputation et à votre habileté à accomplir votre mission. Ne pas respecter ces besoins peut également résulter à la perte de votre subvention ou à vous rendre inéligible à appliquer pour des subventions futures auprès de la fondation Wikimédia. Cela résultera probablement, au moins, en une surveillance accrues et des besoins de notification et d'approbation supplémentaires en plus d'endommager votre relation avec votre officier de programme.

Si vous ne comprenez pas ces besoins, contactez votre officier de programme immédiatement afin d'arranger un appel.

Notifications

Les circonstances suivantes nécessitent de rapidement notifier la fondation Wikimédia :

• Changement de personnel clé, incluant les membres du conseil d'administration (par exemple, un nouveau conseil d'administration est élu).
• Les actions légales menées par votre organisation ou contre votre organisation (par exemple, votre organiser est poursuivie en justice).
• Tout incident relatif à la fraude ou la malfaisance financière (par exemple, votre trésorier se sauve avec votre argent),
• Tout ce qui affecte le gouvernance ou la santé financière de votre organisation (par exemple, un conflit d'intérêt est identifié au sein du conseil d'administration, vous perdez une source de revenu majeure).

Tous ces exemples entre parenthèses sont des choses réelles qui arrivent aux affiliés Wikimédia. Si quelque chose comme ça vous arrive, veuillez notifier votre officier de programme rapidement. Dans certains cas, nous pourrions être capables de vous fournir des conseils ou de l'appui significatif afin de vous aider à gérer le changement. Au moins, assurez-vous de notifier la fondation Wikimédia tel que requis. Vous pouvez également nous informer si d'autres changements importants se produisent au sein de votre organisation, qu'ils soient reliés ou non à votre utilisation des fonds de la subvention. Si quelque chose survient qui pourrait affecté votre habileté à effectuer votre subvention tel que planifié, alors, nous devons être mis au courant.

Changements qui nécessitent un approbation préalable

Les circonstances suivantes nécessitent une approbation préalable de la fondation Wikimédia. Une approbation préalable signifie que vous devez effectuer votre requête de manière à laisser assez de temps à la fondation Wikimédia pour répondre avant de dépenser tout fond ou de faire tout engagement relié au changement que vous effectuez. Par exemple, vous ne devriez pas promettre d'embaucher quelqu'un pour un poste qui dépend des fonds de la subvention (même verballement) avant d'avoir obtenu l'approbation de le faire de la part de votre officier de programme. Vous ne devriez pas faire des contrats (même verbaux) avec des vendeurs avant de savoir que vous avez les fonds afin de couvrir les dépenses.

(1) Lorsque votre budget ou votre personnel est financé par la subvention :

• Changements à votre budget, incluant le déplacement de fonds d'un item de votre budget à un autre, l'ajout d'items ou le retrait d'item, lorsque les changements totalisent +/- 10% de tout item qui est changé ou lorsque qu'il y autrement un impact significatif sur votre budget ou votre plan.
• Changements à votre plan de dotation, incluant le temps travaillé, les responsabilités du poste, les titres, les changement de paye et l'ajout ou le retrait de positions.
• Changements de personnel, incluant lorsqu'un employé quitte ou lorsque vous planifiez d'embaucher un nouvel employé pour les remplacer.
• Toute utilisation de fonds de contingence.

(2) Extensions :

• Tout changement aux dates de la durée de votre subvention, incluant le raccourissement ou l'extension de la durée de votre subvention.
• Tout changement aux dates butoires ou aux besoins spécifiques de vos rapports.

(3) Changements au montant de votre subvention :

• Pour les subventions de plan annuel, les changement au montant de la subvention ne sont généralement pas permis.
• Vous pouvez demander pour utiliser les fonds de votre contingence en suivant le processus pour demander des changements au budget décrit ici.

Comment notifier la fondation Wikimédia ou demander une approbation de la fondation Wikimédia

Comment notifier la fondation Wikimédia :

1. Envoyez un courriel à votre officier de programme rapidement et soyez disponible pour des discussions supplémentaires si nécessaire.
2. Incluez les détails au sujet du changement qui a eu lieu et informez votre officier de programme sur comment vous pensez que cela pourrait affecter votre subvention.
3. Informez votre officier de programme si vous avez besoin d'appui quelconque en lien avec ce changement.

Quand et comment effectuer une demande pour un changement :

1. Effectuez votre requête en envoyant un courriel à votre officier de programme aussitôt que vous savez que vous pourriez avoir besoin d'un changement. Vous pouvez également choisir de poster une requête publique sur Meta (ceci est optionnel).
2. Les requêtes simples peuvent recevoir une réponse en dedans de quelques jours tandis que les changements plus complexes nécessiteront plus de temps pour être approuvés et peuvent nécessiter une consultation avec le comité qui a approuvé votre subvention. Si vous fournissez l'information complète dès le début, vous pouvez éviter une longue période d'échanges à travers plusieurs fuseaux horaires.
3. Si votre requête est compliquée ou controversée (telle qu'un chanagement majeur au niveau de la dotation), prenez l'initiative de demander une réunion avec votre officier de programme lorsque vous effectuez votre requête.

Quoi inclure dans votre demande pour un changement :

1. Une description détaillée du changement que vous proposez. Pour des changements de budget, incluez un budget mis à jour. Pour des changements au niveau de la dotation, incluez une description du poste mise à jour ou un plan d'embauche. Pour des changement programmatiques, incluez des buts mis à jour et une plan d'évaluation mis à jour.
2. Une brève explication de la raison pourquoi vous demandez le changement.
3. Une brève explication sur comment ce changement impactera vos programmes ou votre organisation de manière globale.
4. Tout besoin relatif à la durée de cette requête, tel que la date avant laquelle vous avez besoin que le changement soit approuvé. Nous feron notre possible pour le respecter, si nous le pouvons.

Souvenez vous que toutes les restrictions entourant vos activités inclues dans votre accord de subvention s'appliquent également à tous les changements qui vous aimeriez effectuer. Par exemple, les restrictions entourant le fait de ne pas utiliser les fonds de la subvention pour du lobbying ou ne pas utiliser des postes d'employés pour remplacer le travail normalement effectuer par des bénévoles.

Managing unspent funding at the end of your grant period

1. Your grant period may not be extended if that extension overlaps with another Annual Plan Grant funding period. (You can only be running one active APG at one time.)
2. Monitor your spending against your budget regularly, to make intelligent adjustments throughout the grant (see policy above).
3. If you are approaching the end of a grant cycle and know you will have significant funding left over, you can request a reallocation before your grant ends (see policy above).
4. Grant funds must be spent on expenses incurred during the grant period. You can continue to pay expenses incurred during the grant period up until the time you make your final report.
5. Grant funds may not be applied to expenses incurred outside the grant period. If you don't use the funds for expenses incurred during the grant period, you will need to return the funds to WMF. Expenses incurred outside of your grant period must be paid from the grant corresponding to that grant period. There is one exception to this (see point below).
6. Your program officer may engage you in a discussion about operating reserves, and support you in establishing an operating reserves policy during the year. If your organization meets the requirements, remaining funding may be allocated to operating reserves in some cases. Note that this is not to support expenses that you expect to incur in the coming year, but rather is a long term investment in your organization's stability. This is generally limited to organizations with fulltime staff that lack operating reserves or an ability to build them through other means.

Questions et réponses

Je ne suis pas certain de comprendre totalement les besoins inclus entourant les notifications et les changement dans l'accord de subvention. Qu'est-ce que je devrais faire ?

Contactez votre officier de programme.

Je ne suis pas certain si un changement nécessite la notification ou l'approbation. Qu'est-ce que je devrais faire ?

Contactez votre officier de programme.

J'ai foiré et je n'ai pas notifié la fondation Wikimédia sur une notification ou un changement en temps opportun. Qu'est-ce que je devrais faire ?

Contactez votre officier de programme.

Enfin... vous comprenez le principe ;)