Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Wiki Wake Up Afrique 2022

Feedback from the Middle East and Africa Regional Funding Committee on your proposal

En Français

Bonjour Adoscam et Saliousoft.

Merci d'avoir pris le temps de soumettre votre proposition. Nous sommes heureux de l'avoir examinée et avons les commentaires et questions suivants ;

• Bien que nous ayons une compréhension générale de l'histoire et de la motivation menant aux projets tels que le manque de présence et de communautés Wikimedia dans certains des pays, les objectifs spécifiques que vous espérez atteindre à travers cette proposition dans la période indiquée ne sont pas clairs. Veuillez revoir la question 1.)Quelle est la vision globale de votre organisation et comment cette proposition y contribue-t-elle ? Comment cette proposition s'inscrit-elle dans le cadre de travaux et d'apprentissages antérieurs ?

• Réponse: La plupart des initiatives et des projets lancés et supervisés depuis les USA en Afrique noire francophone se font avec des supports et des demandes de microfinancements individuels sur la plateforme de la fondation mère et sur les plateformes des chapitres associés. Cette façon de faire disperse les énergies, limite les capacités d'impact parce que les User Group et les structures qui demandent sont en général en petit nombre et disposent ainsi de compétences limitées. Wiki Wake Up Afrique est la vision globale de notre organisation qui a pour ambition de mutualiser les meilleures compétences résidentes en Afrique noire notamment en francophone. Le User Group Bénin est pour nous un User Group modèle dans sa capacité à organiser des ateliers, à recruter et à pérenniser quelques responsables qui font partie de notre groupe Télégram. Ce creuset qui contient plus d’une trentaine de personnes avec des contributeurs expérimentés basés en Guinée, au Cameroun, au Congo, au Burkina Faso, au Bénin et plus encore fait un travail qui permet une économie d'échelle, un impact et une orientation commune des efforts pour obtenir de meilleurs résultats.--Adoscam (talk) 12:15, 26 April 2022 (UTC)

• Pouvez-vous partager avec nous certains des résultats que vous avez obtenus dans le cadre de travaux antérieurs liés à ce projet ?

  Réponse: Après plus d’une année d'existence, le groupe rassemble sur télégram plus d’une trentaine de personnes de plusieurs nationalités dont entre autres le Bénin, le Burkina-Faso, la Guinée, le Cameroun, La RD Congo et même au-delà de l’Afrique. Nous fonctionnons de manière à ce que les contributions de chaque membre publié dans le groupe soit amélioré par les autres membres du groupe à travers les Wikifications, amélioration d'Infobox , restructuration, mise à jour de palettes et en complétant les bas d'articles avec les références et les annexes. Par ailleurs le creuset a participé à des wikiconcours, des formations sur les cartographies , des créations d'articles selon différents thématiques variées. Nous avons également à notre actif des ateliers organisés au Bénin, au Cameroun et au Burkina Faso. Les Feedback et rapports d'activités sont présentés d'abord au groupe et ensuite partagés dans d'autres groupes sur télégram comme wiki franca ou alors sur la plateforme Wikipédia. Wiki Wake Up Africa a aussi aidé quelques membres à obtenir des micro grandes afin de démocratiser le processus de demande de sponsor et de micro financement. Ainsi dans le groupe des contributeurs du Cameroun ont été coachs et ont obtenu 1000 CHF, environ 600 CHF pour une contribution du Bénin et d'autres encore.

• Notre groupe télégram: Vous pouvez y accéder par le lien suivant Wiki Wake Up Afrique
• Bibliothèque virtuelle contenant près de deux cent de livres numériques sur un drive accessible sur demande.
• Nos Dashboard: Afriquewiki2022 et Afriquewiki2021

--Adoscam (talk) 13:10, 26 April 2022 (UTC)

• Veuillez nous faire part de la raison d'être des pays avec lesquels vous avez indiqué que vous allez travailler.

  Réponse: Les pays indiqués sont ceux dont nous avons quelques représentants dans Wiki Wake Up Afrique et les autres pays comme le Niger, le Burkina-Faso et le Togo sont des pays cibles vu leur proximité par rapport au Bénin. Mieux, il n'y pas de User group dans ces pays et la communauté est très peu active et parfois même inexistante. Nous allons donner la possibilité aux contributeurs expérimentés du Bénin de faire un voyage à proximité afin de réactiver les communautés dans ces régions et améliorer l'expérience du Bénin .--Adoscam (talk) 13:37, 26 April 2022 (UTC)

• Dans les pays où il existe des communautés existantes, comment envisagez-vous de coordonner et de collaborer avec elles en veillant à ce qu'il n'y ait pas de duplication des efforts ?

• Réponse: La collaboration et la coordination se feront avec les user group locaux à travers un ou les membre(s) influent(s) de ces groupes membre(s) de notre creuset. Au Burkina Faso, au Togo comme au Niger nous préparons une descente sur les terrains pour le transfert de l'expertise de ce qui est avéré au Bénin localement dont par exemple la recherche de partenariat, de management des projets de Wikimedia etc... La même chose avec d'autres points de contacts sont envisagés pour le Cameroun ou pour la RDC d'ici. Nous discutons et nous nous entendons sur leur besoin réel afin d'éviter qu'un projet déjà en cours soit encore repris par Wiki Wake up Afrique. Avec ces communautés ce sera une collaboration et les responsables vont se charger d'exécuter le projet et nous rendre compte ensuite à la fin de chaque activité.--Adoscam (talk) 15:30, 26 April 2022 (UTC)

• Pourriez-vous expliquer en détail l'association entre ce projet et le groupe d'utilisateurs de Wikimedia Bénin, en particulier si l'on considère qu'une partie importante du budget est consacrée aux activités liées au groupe d'utilisateurs.

  Réponse: Il se trouve que pour cette première demande qui est une première pour nous et pour laquelle on doit trouver nos repères, les contributeurs les plus avancés en termes d'expertise les plus disponibles et les plus motivés sont 2 membres éminents du groupe Bénin. Le user Group Bénin apportant toute l'aide possible est donc l'un des premiers grands bénéficiaires de cette première demande. L'idée étant qu’au bout de deux (02) mois que d'autres compétences qui sont dans Wiki Wake Up Afrique et originaires d'autres pays comme la Guinée, le Burkina Faso, le Cameroun, la RD Congo apprennent du processus et soient aussi porteurs pour les prochaines demandes. Dans cette demande, la part consacrée au Wikimedia Bénin lui sera reversée totalement et chaque projet sera géré par le membre qui à l’habitude de le faire et le suivi et le rapport de chaque activité nous sera fait. Nous avons fait en sorte que la demande de soutien de fond général Wiki Wake Up Afrique 2022 comprennent également des dépenses pour d'autres initiatives des Wikimédiens du Bénin pour éviter que les demandes prochaines au nom du user group Wikimédia Bénin ne soient refusées puisque grand nombre membres de ce projet sont également membres du User group Wikimédia Bénin. C’est en effet pour éviter que les demandes de financements futures du User group Bénin ne soient refusées au motif que ses membres gèrent déjà un fond. Pour cela nous avons alors proposé les probables demandes du deuxième semestre de l’année 2022 pour Wikimédia Bénin dans ce projet. C’est pour dire simplement que le group Wiki Wake Up Afrique et Wikimédiens du Bénin sont partenaires dans l’exécution du projet Wiki Wake Up Afrique.--Adoscam (talk) 15:50, 26 April 2022 (UTC)

• Vous avez indiqué les risques associés au projet, pourriez-vous nous dire comment vous prévoyez d'atténuer ces risques ?

  Réponse: Une partie des risques était liée à la situation COVID. Ces risques sont maintenant mitigés du fait de l'adoucissement des contraintes de voyage liées à la pandémie de COVID. D'autres risques pourraient être mentionnés du fait de l'inexpérience d'un tel groupe dans la demande de financement de cette taille mais ce risque est contrôlé par les années de gestion de projet et les multiples financements reçus régulièrement dans divers projets par les contributeurs expérimentés qui porte le projet que sont Adoscam et Saliousoft.--Adoscam (talk) 15:55, 26 April 2022 (UTC)

• Quels sont les objectifs que vous vous êtes fixés pour certaines communautés, notamment en ce qui concerne les participants. Par exemple, combien de participants espérez-vous avoir du Burkina Faso, ... ?

  Réponse:

Pour le Burkina-Faso

• Wikipédia Nombre d'articles créés, modifiés et/ ou améliorés = 20
• Wikimedia Commons Nombres d'images, vidéos téléversées = 20
• Wikidata Nombre d’insertion/création/modifications wikidata = 10
• Wikiquote Nombre de quotes insérés= 15

Pour le Togo

• Wikipédia: Nombre d'articles créés, modifiés et/ ou améliorés = 15
• Wikimedia Commons Nombres d'images, vidéos téléversées = 30
• Wikidata: Nombre d’insertion/création/modifications wikidata= 15
• Wikiquote: Nombre de quotes insérés= 10

Pour le Cameroun

• Wikipédia: Nombre d'articles créés, modifiés et/ ou améliorés = 10
• Wikimedia Commons : Nombres d'images, vidéos téléversées = 20
• Wikidata: Nombre d’insertion/création/modifications wikidata= 15
• Wikiquote: Nombre de quotes insérés= 10

• Pouvez-vous indiquer la raison d'être des coûts de contingence ?

• Réponse: Dans la rédaction d'un projet, on applique en fin chiffrage un pourcentage qui dépend de la taille du projet. Il varie selon nos expériences précédentes de 10 à 15% voir 20% selon la taille d'imprévus. Nous avons appliqué un pourcentage tenant compte des projets passés et des risques que nous avons identifiés.

• Pouvez-vous nous dire comment vous avez géré les ressources auparavant ? Quelles structures et compétences en matière de systèmes financiers ont été utiles dans le passé et seront utiles pour gérer la subvention proposée ?

  Réponse: Nous n'avons jamais eu de budget pour le group Wiki Wake Up Afrique que nous sommes en train de constituer. En effet, nous avons pendant plus d’une année fait les choses de manière entièrement bénévole pour la gestion des projets. A un moment donné, nous sommes arrivés à la conclusion que pour pouvoir impacter solidement et durablement la contribution sur la plateforme Wikipédia en Afrique noire francophone, il nous faut cette demande de grande taille pour mieux impacter nos communautés, raison pour laquelle nous avons fait cette demande de fond général.--Adoscam (talk) 17:07, 26 April 2022 (UTC)

• Veuillez nous expliquer comment les rôles et les responsabilités ont été partagés dans le passé entre les membres de l'équipe et les bénévoles et comment ces rôles vont changer, étant donné que l'échelle et la portée de votre proposition sont plus grandes.

  Réponse: Comme nous l’avons dit précédemment, nous n’avons jamais eu à gérer des fonds dans le cadre de ce projet à part les projets individuels ou dans le cadre du user group Wikimedia Bénin. Pour ce projet qui est de grande taille, nous pensons nous entourer de personnes de bonne moralité autour de nous. Les rôles seront plus partagés (Poste de communication, Gestion des ressources financières, Conseil juridique, sans oublier que d’autres formateurs peuvent être sollicités dans le cadre de ce projet). Ainsi, nous pourrions avoir plus de fluidité dans la gestion de ce projet. Pour ce qui concerne les pays en dehors du Bénin, deux personnes au plus vont s’organiser pour la mise en œuvre des activités en nous rendant compte au fur et à mesure de l'évolution du projet.--Adoscam (talk) 17:23, 26 April 2022 (UTC)

• Comment avez-vous assuré la responsabilité et la transparence dans les versions précédentes du projet et envers les membres de la communauté que vous engagez.

  Réponse: L'historique de contribution et l'historique de gestion des projets de contributeurs tels Saliousoft et Adoscam montre beaucoup là transparence le sens de la responsabilité et le sens de l'accomplissement des projets sur lesquels on s'est engagé et c'est un gage que nous pouvons offrir du sérieux dans la gestion des fonds qui seront mis à disposition. Par ailleurs, les rapports détaillés avec les justificatifs des dépenses de l'ensemble des projets qui sont envisagés. Pour les membres de la communauté les rapports détaillés et justificatifs seront présentés comme ils l'ont toujours été par les contributeurs porteurs du projet dans les anciens projets qu'ils ont géré et dont les traces se trouvent toutes dans les tâches et sur les tableaux sur la plateforme Wikipédia consultable à souhait.--Adoscam (talk) 17:42, 26 April 2022 (UTC)

• Nous constatons qu'une partie importante de vos ressources est consacrée au personnel et, bien que nous comprenions l'objectif de la demande, nous avons quelques questions pour nous aider à comprendre les mesures que vous avez mises en place pour soutenir cette transition d'un projet dirigé par des bénévoles à l'embauche de personnel pour gérer les projets ;

  Réponse: l'équipe projet est composée des membres Wikimédia du Bénin et des autres pays alors toutes les personnes impliquées dans le projet le sont de façon bénévole. Cette ligne budgétaire est une compensation financière, car parmi ces personnes il y a des fonctionnaires et c'est en leur temps libre le temps qu'il dégage pour mettre à disposition de l'exécution de ce projet qui nécessitent une compensation financière.--Adoscam (talk) 17:52, 26 April 2022 (UTC)

• Quelle est la base/raison qui sous-tend les rôles et les coûts du personnel ?

Le besoins de personnes dédiées à ce projet traduit notre soucis de faire les choses de manière sérieuse avec enregistrement des activités et des frais engagés et un suivi et monitoring de très près de l'exécution des projets sur lequels nous avons - en comité de gestion - décidé de promouvoir et d'allouer des budgets. Les suivis, prises de notes, documentations et archivages justifient ces roles et couts de fonctionnement.

• Avez-vous pris le temps d'examiner les lois et règlements du travail et quelles politiques avez-vous mises en place pour être en conformité avec la loi ?

  Réponse: N'avons pas de souci à se faire par rapport à la conformité et à la réglementation en vigueur concernant le travail au Bénin. Ce que nous avons adopté comme approche, c'est de prendre et de recruter parmi les membres de Wikimédia du Bénin et même en dehors du Bénin si c’est nécessaire pour assumer ces différents postes de responsabilité.--Adoscam (talk) 17:57, 26 April 2022 (UTC)

• En réfléchissant à l'expérience que vous espérez que le personnel proposé aura, auriez-vous pu penser à la culture de l'organisation et à d'autres éléments organisationnels associés à l'embauche du personnel ?

  Réponse: Nous avons réfléchi à cela ! et nous avons pris contact avec certains groupes d'utilisateurs et de gestionnaires de chapitres pour un partage et transfert d'expériences dans la pratique de gestion du personnel. Cela en droite ligne avec le code de conduite universel de la fondation

• De plus, de qui le personnel relèvera-t-il et obtiendra-t-il du soutien ?

  Réponse: Le personnel relèvera et obtiendra le soutien de l'association qui soutiendra wiki Wake up Africa soit une association en nom propre soit une association partenaire pour porter le projet et parmi les associations partenaires candidates pour porter le projet le user Group Bénin qui est une association déjà établie et reconnue légalement et qui a déjà bénéficié de soutien financier. Elle peut aussi servir d'association qui héberge pour les 3 ou 4 prochain semestres les activités du wiki Wake up Afrique. L'association wikimédia Bénin disposera bientôt d'un compte bancaire dont 2 personnes membres seront un signataires, c'est-à-dire un membre du bureau exécutif en plus du trésorier Général.--Adoscam (talk) 18:09, 26 April 2022 (UTC)

• Étant donné qu'il y aura un élément de rémunération/coûts du personnel, il serait financièrement approprié que le paiement soit effectué par une organisation légalement reconnue. Ceci étant dit, êtes-vous légalement enregistré et si non, quel est votre plan d'action prévu.

  Réponse: Notre plan d'action et d'évoluer rapidement vers une légalisation (d'ici deux ans au plus) mais en attendant le groupe Bénin qui déja légalement reconnu au Bénin peut déjà servir d'association reconnue tutrice et émergentes et légalisant de nos activités, de nos budgets, et de nos finances.--Adoscam (talk) 18:14, 26 April 2022 (UTC)

Merci et dans l'attente d'une réponse de votre part. Au nom du comité régional de l'AEM --VThamaini (WMF) (talk) 10:27, 21 April 2022 (UTC)

IN ENGLISH

Hello Adoscam and Saliousoft

Thank you for taking the time to submit your proposal. We are pleased to have reviewed it and have the following comments and questions;

• While we have a general understanding of the history and motivation leading to the projects such as the lack of Wikimedia presence and communities in some of the countries, it is unclear the specific objectives you hope to achieve through this proposal in the indicated time period. Please review question 1.)What is the overall vision of your organization and how does this proposal contribute to this? How does this proposal connect to past work and learning?
• Would you share with us some of the outcomes you have gained from past work related to this project?
• Please share with us the rationale of the countries you have indicated that you will work with.
• In the countries where there are existing communities, how do you plan to coordinate and collaborate with them ensuring that there is no duplication of the efforts.
• Would you explain in detail the association between this project and the Wikimedia Benin User Group especially seeing that a significant portion of the budget is towards activities related to the user group. I
• You have indicated the risks associated with the project, would kindly share how you plan to mitigate these risks?
• What targets do you have for specific communities, especially in relation to participants. For example, how many participants do you hope to have from Burkina Faso, …?
• Would you indicate the rationale for the contingency costs?

Questions from staff;

• Would you share with us how you have managed resources before. What financial systems structures and skills have been useful in the past that will be handy in managing this proposed grant?
• Please share with us how the roles and responsibilities have been shared in the past amongst team members, and volunteers and how those roles will shift, given that the scale and scope of your proposal are bigger.
• How have you ensured accountability and transparency in past versions of the project and towards the community members you engage.
• We see a significant portion of your resources is on staff and while we understand the purpose of the request we have a few questions to support us in understanding the measures you have put in place to support this transition from volunteer-led to hiring staff to manage projects;
• What is the basis/rationale informing the staff roles and costs?
• Have you taken time to review the labour laws and regulations and what policies have you put in place to be complaint
• Employees' experience in organizations is enabled by organizational culture and in thinking about the experience you hope the proposed staff would have, might you have thought about the organization’s culture and other organizational elements associated with hiring staff.
• Additionally, who would the staff be reporting to and getting support from?
• Seeing that there will be a compensation/staff costs element, it would be financially appropriate that the payment is made from a legally recognized organization. Having mentioned that, are you legally registered and if not, what is your intended plan of action.

Thank you and we look forward to hearing from you. On behalf of the MEA Regional Committee --VThamaini (WMF) (talk) 10:27, 21 April 2022 (UTC)

Wikimedia Community Fund approved in the amount of $15,000USD

Hello Adoscam and Saliousoft,

Congratulations! Your grant is approved in the amount of $15,000USD, with a grant term starting 1 July 2022 and ending 30th June 2023.

We are excited to learn about, Wiki Wake Up and its innovative idea and approach to activating countries where we have no Wikimedia communities and that demonstrate opportunities for development. We understand that the pilot stage of this project is ongoing and look forward to learning more about the outcomes of the initial phase and how they will inform future phases which we hope the grant can support. We are keen to learn with you in the process of implementing the project and are available to provide any support we can avail for the success of the project.

We are pleased to learn about the possible support and partnership with Wikimedians Benin User Group. We recognize that while your project narrative did focus on Wiki Wake Africa, you added a significant section of the budget to include Wikimedia Benin User Group’s resource needs for their annual activities. Seeing that the proposal did not focus on the User Group’s activities, we decided to focus on the sections focusing on Wiki Africa only. We recommend that Wikimedia Benin submit their own proposal in future rounds allowing us to learn more about the group and the projects they want to focus on. It would be great for the user group to reach out to the regional program officer with their interest to apply for the general support fund so as to get the available support.

We highly recommend documenting the approaches the project is taking in the activation of new communities; it can serve as a great model for other communities interested in such a project across different regions. We continue to empathize on the importance of collaborating with user groups where the communities already exist such as Cameroon and DRC and encourage you to take a sustainable approach in the countries where there are no existing communities.

Please adjust your Wiki Wake Up budget to the approved amount and update it on Fluxx as well. Kindly include an operational calendar project work plan that will inform our understanding of the different stages of the project. As always please reach out to your regional program officer for any support needed with adjusting your budget or other aspects of your project.

Thank you for your work and all you do for the community and the Wikimedia movement.

Best regards from the MEA Regional Committee and Staff --VThamaini (WMF) (talk) 18:10, 20 May 2022 (UTC)

Mise à jour de la page sur flux

Nous voulons vous informer que nous avons effectué des mises à jour sur le flux. Ces mises à jour concernent les métriques et les objectifs conformément au montant approuvé qui est de $15,000USD.Merci et bien à vous --Adoscam (talk) 14:59, 29 May 2022 (UTC)