組織の効率化/ツール/ユーザーガイド

ウィキメディア組織の皆さんへ：先にこの 導入編を読んでから、組織効率化のアンケートを受けてください（Organizational Effectiveness Questionnaire）

この文書では組織効率化のツールを解説し、皆さんの組織がツールを使う前にどんな準備をして成果報告書の解釈をどのように伝えるか述べています。

ウィキメディア組織効率化ツールのユーザーガイドにようこそ。

このガイドは、ウィキメディア組織効率化アンケートに回答する下準備と、組織の回答結果の解釈を補佐します。

• ウィキメディア組織効率化アンケート
• ウィキメディア組織効率化の学習センター
• ツールの使い方
• サポート

はじめに

Context and purpose

ウィキメディア財団ではあらゆる形態や規模のウィキメディア組織を対象に、それぞれの効率性を高めウィキメディア運動に及ぼす影響力を強化を目指して、外部のTCC グループ – 社会への波及効果に重点を置いたコンサルティング会社 – と、ウィキメディアのより広範なコミュニティと共同で支援プロジェクトを立ち上げました。 このプロジェクトは、ボランティアや組織からの関心の高まりに応えて開始されたもので、特に組織がウィキメディア運動にどのように影響を与えているかをより深く理解するためのものです。このプロジェクト開始の趣旨としてボランティアや団体の関心の高まりに応えること、特に各団体がウィキメディア運動にどのような影響を与えているか理解を深めることにあり、独自性はオンライン活動である点、非常に急速に成長している点、そしてほぼ完全にボランティアによって作成およびサポートされている点などが挙げられます。

皆さんを補佐する当プロジェクトの目的とは、1) ウィキメディア組織の観点から波及効果をどう定義するか、2) これら組織はどのような戦略を採用してその影響を行き渡らせるか、さらに、3) これら組織が選んだ戦略をさらに効率よく実行するには、どのようなリソースと技能が求められるか、理解を助けることにあります。

TCC はプロジェクト初期の「波及効果」段階で、複数の組織にインタビューしたり、すべての組織を対象に影響調査を実施したほか、ロンドン開催のウィキマニア2014に参加してプロジェクトの協議は提携団体委員会（AffCom）や非公式の OE 作業グループ、FDC を含む助成金委員会、さらに運動内の他の個人やプロジェクトを相手に行いました。 TCC はまた、3つの組織を対象に詳細に調査して、事例研究（ケース・スタディ）を作成して波及効果につながるさまざまな組織モデルを示しました。貴重な時間を割いて、これらの交流に参加してくださった皆さんに深く感謝いたします。おかげさまで、この作業の基盤は、世界中のウィキメディアンの皆さんに築いていただきました。

当プロジェクトの第2、第3段階には、オンライン版の組織効率化アンケート、当ガイド、学習センターの開発を含んでいます。当ガイドにより、組織は自分たちが採用するさまざまな戦略について考え、それら戦略で特定の技能をどのように構築して成功率を上げるか予想ができます。TCC はウィキメディアの様々な組織出身のボランティア数名と協力し、皆さんがこれから回答しようとしているアンケートを作成しました。

このプロジェクトに対してウィキメディア財団の資金を投入して、TCC とは契約期間を通じて緊密に協議を重ねました。 組織効率化アンケートは試験目的で実施するものではない点、個々の組織の回答結果は、財団には提供されない点にご留意ください。TCC はこの協議の一環として、運動全体の組織効率化アンケートの結果を集計した結果を、財団の助成金提供チームに提供します。また「能力構築ロードマップ」^※も提供し、財団の同チームは特定の戦略に関して、組織群がどのような対応能力を構築すればよいか考えるのに役立ちます（"※"＝capacity building roadmap）。この組織効率化プロジェクトに関して質問がおありの場合は、ウィキメディア財団の連絡窓口ウィ二フレッド・オリフ Winifred Olliff（<wolliff at wikimedia dot org>）にご連絡ください。

How the questionnaire, guide and learning center may help your Wikimedia Organization

The Questionnaire, Guide and Learning Center are lengthy. Using them is a significant investment of time, which is in short supply for Wikimedia volunteers. What do you get out of it?

We hope they will help you:

• 組織の改善に関心のある同僚ほか、すべての人々と組織の効率化を主題に会話を始めて継続します。すると、この機会を活用し、組織における学習文化をもっと強力に育むことができます。

• Truly understand what you do well in order to leverage your organization’s strengths and share them with others in the movement
• Understand how your challenges and more clearly see any “gaps” in capacity that can be filled by motivated volunteers or other resources

• 採用した特定の戦略の理解を深め、どのような情報を収集するとこれらの分野で効率化を追跡できるか把握すること
• 特定のリソース、ツール、スキルの構築について皆さんの組織の技能開発計画をまとめ、それらが組織にどのように有益か明確に示すこと

• Understand and prioritize what your organization needs, so you may consult a list of community resources to help you put the plan into action
• Make an evidence-based case with funders for requesting support in areas where your organization needs to build capacity

Part 1: Take the questionnaire

組織効率化アンケートに回答する準備

さて、いよいよオンラインの組織効率化アンケートに回答する準備ができました。アンケートとガイドには、なじみのない用語がいくつか使われています。以下に重要な用語または言い回しとその定義を一覧にしてあります。

ウィキメディア組織：ウィキメディアの国・地域別協会、利用者グループ、テーマ別組織、またはその他の組織化されたグループのこと（Wikimedia Organization）

能力：個人または組織が採用したり利用できる一連のリソースやツール、技能（Capacity）

組織の効率化：ウィキメディア組織が影響力を発揮する能力の活用法（リソース、ツール、スキル）

成果：一定範囲の変化やメリットで、特定の戦略から生じる可能性があるもの

影響：皆さんの成果が総体としてどんな結果をもたらすと望んでいるか、皆さんの作業の成果は世界にどんな根本的な変化を見たいか。それこそ皆さんの存在意義なのです！（Impact、波及効果）

The Questionnaire was sent to the same individuals who received the impact survey from TCC Group, in the form of a SurveyMonkey link in an email. It should take between 30-45 minutes to complete. Before you open the link, we recommend that each organization nominate one respondent to be the “point-person” for TCC and the Wikimedia Foundation, someone with overall responsibility for the tool. We suggest that between 3 and 7 individuals from each organization take the Questionnaire on their own. If two individuals take the Questionnaire they may go through it together and submit one response. Respondents should be a mix of volunteers who are not on the board, staff, or volunteers who are on the board, who understand how the organization operates (including how it makes decisions, what activities or strategies it engages in, and how the budget is allocated). For most organizations with staff, an ideal mix of respondents would be include more volunteers than staff and would include at least an equal or greater number of volunteers who are not board members as volunteers who are board members. In some contexts, a different mix of respondents may work better, depending on who in each organization has the best knowledge.

組織効率化アンケートは冒頭の導入に続き、設問は3部に構成してあります。第1部は基本的な背景情報、第2部では「中核的な能力」^※を扱い、組織の種別（国・地域別協会、テーマ別組織、利用者グループ）に関係なく、すべての組織に関係すると考えられるものです（"※"＝Core Competencies）。第3部は2層構造になっていて、皆さんの組織がどんな特定の戦略に取り組んでいるかどうか尋ねることと、その回答に基づいて声明の一覧を詳しく提供することができます。アンケートの設問ごとに、1 から 5 の幅で声明に同意するかしないか尋ねます。アンケートの最後にある「完了」ボタンをクリックして、TCC へ回答を送信してください。

組織効率化アンケートの技術面で困った場合は、TCCグループの担当者リカ・ゴーン Rika Gorn に<rgorn at tccgrp dot com>宛にご連絡ください。

How to get your results

Once all participants have submitted complete response(s), please have the point-person send an email to Rika Gorn at TCC Group <rgorn at tccgrp dot com>. TCC will then send a PDF-version of your results report. For groups where multiple people participated, numerical results will be averaged. Complete open text responses will be provided as well.

Now what?

Once you have your organization’s results in hand we recommend you share results with everyone who took the Questionnaire, and maybe even a larger group. You are now ready to move on to Part 2.

Part 2: Interpret your report

After taking the questionnaire and receiving your results

Where to start

The Questionnaire is intentionally detailed to increase the chances that it will be applicable to a broad range of Wikimedia organizations. The User Guide and Learning Center are structured to help your organization walk through your results in a clear, but hopefully not too burdensome way.

Below, we have outlined a few ways to start the interpretation process:

内部の組織効率化グループを編成して、これらの結果に取り組みます。このグループは、理事やボランティア、職員が参加できます。アンケートに回答していない人がグループにいても問題ありませんが、皆さんの組織に関して十分な知識がある人が大部分を占める必要があります。新人が数名いると、新鮮な視点を提供してくれるかもしれません。組織としてこの取り組みをするには事前に「リーダー」を選び、このページのガイドを事前に確認して、当アンケート報告書の結果を確実に理解しておくと有効でしょう（該当者はグループの連絡窓口でも他の誰かでもかまいません）。 この方法なら、グループの他の構成員が質問したい場合、誰に連絡すればよいか明確です。

Together, decide what your goals are for this process and how you will use what you learn. In Part 3 of this Guide we have suggested a master capacity-building plan and a process for prioritizing. You may choose this approach or something else entirely, but it will be helpful for everyone involved to know what you are trying to accomplish and why it is important. Is it to build capacity in a new area you want to pursue? Is it to make a clearer case for a future funding request? Try to find some concrete outcomes and peg them to a timeline.

Schedule a few times to meet to discuss. Trying to interpret all of your results at once might be too time consuming and encourage participants to rush through the results. Instead set up 2-3 meetings of 1-2 hours each where everyone can get together to discuss your results.

Be clear about your perspective moving forward and keep it positive. The intention behind the Questionnaire, Guide and Learning Center is to create a useful way to think about your organization’s capacity. It is not a “report card” that assigns personal blame for any capacity gaps. In TCC’s long experience with organizations taking capacity assessments, it has never encountered an organization with all capacity strengths and no capacity challenges. Try thinking about your scores as an opportunity to learn instead of a chance to grade yourself.

How to read the report

付属の組織効率化アンケートの報告書には、図表が多数、載っています。この節では、これら図表をどう解釈するか説明します。

報告書全体を通じて、高スコアは同意を（例：5点満点の4 点または5点）、低スコアは同意しないことを示します（例：5点満点の1点または2点）。

Numerical Score	Agreement Level with Statement
5	Strongly Agree
4	Agree
3	Neither agree nor disagree
2	同意できない
1	かなり同意できない
Blank	（全員、この項目を省略して回答なし）

Each graph also has a corresponding data table. An example table is below.

Data tables have the same information as graphs, presented in the same order. However, instead of providing the average of all scores for a certain item, they present all individual responses. If three people took the Questionnaire, the table would show how each person answered each question (while still keeping answers anonymous). Data tables provide a more nuanced picture. For example, an item that has two scores – one score of two and one score of four – will be averaged into three. But, an item that has two scores of three will also be averaged into three. The data table can show you if have varied responses are to a particular item, and if there is consensus or a big difference of opinion on a particular point.

皆さんの報告書を実務に役立てるには

Capacity strengths

Now it’s time to analyze your results. A good starting place for this is to look at your strengths. What is your organization doing well? Take a look at all the graphs in your Questionnaire report and identify the items where you scored the highest. Make a list of these items.

Once you have this list of capacity strengths, there are a few things to think about:

• What’s common or similar across these strengths? Are there any themes?
• Do these strengths resonate with your understanding of what your organization does well?

• How difficult or easy is it to maintain these strengths? Are there any areas where you will have to actively work to remain strong, or where you will need resources to remain strong?
• Do you have strengths in common with other Wikimedia organizations that could suggest collaborations or opportunities for knowledge sharing?

• 皆さんの組織の強みをもっと効果的に他の人に伝えるには、どうすればよいですか？
• 皆さんの組織が重点を置くべき点を考えるとき、これらの強みはどんな影響を与えますか？ 組織として、もっと活用したいと考えている戦略や活動はありますか？

Capacity challenges

Now look at capacity challenges. Take a look at all the graphs in your Questionnaire report and identify the items where you scored the lowest. Make a list of all these items.

Once you have this list of capacity challenges, there are a few things to think about:

• Do these challenges resonate with your understanding of where your organization struggles?
• Of these gaps, are there any that are significant barriers to your organization achieving impact right now?

• Are there gaps in capacity that your organization can easily address, for example with little investment in volunteer time or money, or with minimal financial support?
• What are the gaps in capacity that will take intense effort and significant resources (volunteer time, money) to address?

• What’s common or similar across these challenge areas? Are there any themes, or can any capacity gaps be grouped together? Could addressing one gap lead to increased capacity across a range of strategies or activities?
• Of these gaps, are there any that you need to address to achieve your organization’s longer term goals or strategy?
• How do these capacity gaps change your thinking about what your organization should be focusing on? Are there any activities or strategies that your organization might want to reconsider?

Next steps and making a capacity building plan

Consult the Learning Center on Meta-Wiki for recommendations about the areas where your organization excels, and where your organization may be challenged. Consider using the above questions (in the section called “How to Make Meaning from Your Report “) – along with any others your group is asking – to build a prioritization table with your top strengths and challenges. This may help you focus your capacity-building work.

• Think about what you do now that is truly worth building, such as areas where an investment in capacity will create concrete results and increase your organization’s impact.
• If you scored low in several areas, don’t assume you need to build capacity in all of them. *What will add the most value? These will be areas that you should prioritize in a capacity-building plan.

• Keep in mind that capacity means not just resources but the ability to tap into or access resources that may already exist within your organization, your volunteer base, or the movement as a whole.
• Once you’ve gone through this prioritization process, collect your “top priority” strategies for capacity building in the near future, the matching suggestions in the Learning Center, and consult the community resources list for the areas you identified, to create a capacity building plan for your organization. This plan is distinct from your strategic plan or your annual plan because your organization’s priorities overall may be different from your priorities in capacity building – although there may be areas of overlap.

Table 1. Master Capacity Building (CB) Plan Template

Example Priority #1: Using Online Contests to Draw in New Contributors	Example Priority #2: Training Volunteers to Train Others through Workshops, etc.	Example Priority #3: Getting GLAMs in our Region/Thematic Focus to Liberate Content
Rationale for selection (Are we filling a gap in capacity in an area we have not pursued to date, or do we want to scale a set of strategies that we currently engage in and have resources for?)	Rationale for selection (Are we filling a gap in capacity in an area we have not pursued to date, or do we want to scale a set of strategies that we currently engage in and have resources for?)	Rationale for selection (Are we filling a gap in capacity in an area we have not pursued to date, or do we want to scale a set of strategies that we currently engage in and have resources for?)
Guide Recommendations for where/how we should build capacity to be more successful: X Y Z	Guide Recommendations for where/how we should build capacity to be more successful: X Y Z	Guide Recommendations for where/how we should build capacity to be more successful: X Y Z
コミュニティ資源一覧： Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	コミュニティ資源一覧： Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	コミュニティ資源一覧： Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources

Decide if further prioritization is necessary: do you have the volunteers and/or staff to devote to all areas for capacity building in the coming year? Can you work with other organizations to leverage their expertise and resources? Does the timing make sense? How do your top priorities for capacity building fit within your existing annual plan, strategic plan and budget?

計画のどの部分を共有し、その伝え方、どんな人に会話に参加してもらいたいか考えます。これは資金提供者その他のパートナーへの説明を想定して、リソース枠をより多く獲得する上で技能開発のマスター・プランを活用する点に及びます（財務資源に加えて技術サポートや研修を含む）。支援を求める前にコミュニティ内のリソースをリスト化して確認し、相談する相手を決めます。たとえば、リソースと技能の拡充戦略としてオンライン版コンテストを採用したい場合、コミュニティ内の誰を活用して、オンライン版なら何がコンテスト主催に効果があるか知識を共有してくれそうですか？

同様の状況を経験した組織と協力した私たちの経歴に基づくなら、計画を小さな断片に分割して、全体像に圧倒されるのを回避できる点を強くお勧めします。たとえば技能構築で全戦略から最も関心のある4件を選ぶ場合、一度に4件すべてを対象とせず、年間を通じて異なる時期に分散して分野ごとに開発を計画すること、リソースや技能を構築する上で並行して何でもかんでも手を伸ばすよりも、それらを年間に2、3分野でより集中的に取り組むことが肝心です。

計画の準備として、まず投票または承認の担当者は組織内の誰かを決定します。計画が承認手続きを通過したら、誰がその所有権とそれに付随する情報を得るか決定します（候補は個人またはグループまたは小委員会）。ここで言う所有権の意味とは、技能開発の計画に基づいて行動を起こし、進捗状況の測定と問題解決におけるチェックインを日程に落とし込み、コミュニティに向けた説明責任を果たして進行状態全般を最新に保つことを含みます。ボランティアの皆さんに関心を尋ねる課題として組織効率化ブログ^※1その他、オンラインフォーラムやリストサーブ^※2を作成するかどうか、技能開発計画の意図をコミュニティに伝え提案を集める方策に使えるかどうか、ご検討ください（"※"：1＝Organizational Effectiveness Blog。2＝アプリ型の電子メーリングリスト。）他の組織に連絡して、独自の文脈で組織効率化を先行してどのように考えているか、アイデア交換してみましょう。

この次には何があるの？

私たちは現在、このプロセスの「所有権」ならびにアンケートとガイドをTCCとウィキメディア財団から運動の各組織に移行しているところです。れらの資料は、皆さんの組織が必要な能力を備えているかどうか結論、結末または言い回しの決定版とは見なしていません。それよりも、組織を強化し波及効果を少しでも増したいなら、その出発点であると考えています。人によってはアンケートの利用法として組織を特定の戦略や地域の実情にもっと適応させるツールにしたり、技能開発や拡大の取り組みの一環としてアンケートを自分自身や仲間の学習ツールに転用したり、あるいはまた、これを基盤としてウィキメディア組織の役割と構造を話し合う人もいます。次にどこに向かうかは皆さん次第です。