조직 효율성/도구/사용자 가이드

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"위키미디어 조직: 조직 효율성 설문지를 작성하기 전에 이 소개를 읽어 보십시오."

"이 문서는 조직 효율성 도구가 무엇인지, 조직이 설문지를 준비하고 결과 보고서를 해석하는 방법을 설명합니다."

위키미디어 조직 효율성 도구 사용자 가이드에 오신 것을 환영합니다.

이 가이드는 위키미디어 조직 효율성 설문지를 준비하는 데 도움이 되며 조직의 결과를 해석하는 데 도움이 됩니다.

소개

맥락과 목적

위키미디어 재단은 사회적 영향에 초점을 맞춘 컨설팅 회사인 TCC 그룹 및 더 큰 규모의 위키미디어 커뮤니티와 함께 프로젝트를 시작하여 모든 형태와 규모의 위키미디어 조직이 효과와 운동에 영향을 미칠 수 있는 능력을 개선하도록 돕습니다. 이 프로젝트는 특히 조직이 위키미디어 운동에 어떤 영향을 미치는지 더 잘 이해하기 위해 자원 봉사자와 조직을 대신하여 증가하는 관심에 대응하여 시작되었습니다. 온라인이라는 점에서 독특하고 매우 빠르게 성장하며 거의 전적으로 자원 봉사자들에 의해 만들어지고 지원됩니다.

이 프로젝트는 1) 조직의 관점에서 영향이 어떻게 정의되는지, 2) 위키미디어 조직이 그러한 영향을 달성하기 위해 어떤 전략을 사용하는지, 3) 위키미디어 조직이 추구하기로 선택한 전략에서 더 효과적인 데 필요한 리소스와 기술을 이해하는 데 도움을 드리고자 합니다.

프로젝트의 첫 번째 "영향" 단계에서 TCC는 여러 조직, 비공식 OE 작업 그룹, FDC 및 기타 보조금 지급 위원회, 뿐만 아니라 운동의 다른 개인을 인터뷰하고 모든 조직에 대한 영향 설문 조사를 실시했으며 런던에서 열린 위키마니아 2014에 참석하여 가맹위원회와 프로젝트를 논의했습니다. TCC는 또한 3개 조직에 대한 심층 연구를 수행하여 영향을 미치는 다양한 조직 모델을 보여주는 사례 연구 결과를 얻었습니다. 귀한 시간을 내어 이러한 교류에 참여해 주신 여러분께 진심으로 감사드립니다. 전 세계의 위키미디어인들이 이 작업의 기반을 만들었습니다.

프로젝트의 두 번째 및 세 번째 단계는 온라인 조직 효율성 설문지, 이 가이드의 개발을 포함합니다. 그리고 학습 센터는 조직이 사용하고 있는 다양한 전략과 이러한 전략으로 더 성공하기 위해 특정 역량을 구축할 수 있는 방법에 대해 생각하는 데 도움이 될 수 있습니다. TCC는 다양한 조직의 위키미디어 자원봉사자 몇 명과 긴밀히 협력하여 귀하가 응답할 설문지를 설계했습니다.

위키미디어 재단은 이 프로젝트에 자금을 제공했으며 계약 기간 동안 TCC와 긴밀히 협의했습니다. 조직 효율성 설문지는 테스트용이 아닙니다. 재단은 개별 조직 결과를 제공하지 않습니다. 이 협의의 일환으로 TCC는 운동 전반에 걸친 조직 효율성 설문 조사 결과를 집계하여 조직이 특정 전략을 위한 역량을 구축할 수 있는 방법에 대해 팀이 생각하는 데 도움이 되는 "역량 구축 로드맵"과 함께 재단의 보조금 지급 팀에 제공할 것입니다. 조직 효율성 프로젝트에 관한 질문에 대한 위키미디어 재단 연락처는 <wolliff at wikimedia dot org>의 위니프레드 올리프입니다.

설문지, 가이드 및 학습 센터가 위키미디어 조직에 어떻게 도움이 되는지

설문지, 가이드 및 학습 센터는 매우 깁니다. 그것들을 사용하는 것은 상당한 시간 투자이며 위키미디어 자원 봉사자들에게는 시간이 부족합니다. 그것에서 무엇을 얻습니까?

그들이 당신을 도울 수 있기를 바랍니다:

동료 및 조직을 개선하는 데 관심이 있는 모든 사람과 조직 효율성 주제에 대한 지속적인 대화를 시작하십시오. 이를 조직에서 더 강력한 학습 문화를 개발할 수 있는 기회로 사용할 수 있습니다.
조직의 강점을 활용하고 운동에서 다른 사람들과 공유하기 위해 자신이 잘하는 것을 진정으로 이해하십시오.
당신의 어려움을 이해하고 의욕 있는 자원봉사자나 기타 리소스로 채울 수 있는 역량의 "격차"를 보다 명확하게 확인하십시오.
사용하는 특정 전략에 대한 이해를 심화하고 이러한 영역에서 효율성을 추적하기 위해 캡처할 수 있는 정보의 종류를 파악합니다.
조직이 특정 리소스, 도구 및 기술을 구축함으로써 얻을 수 있는 이점을 명확하게 보여주는 조직의 역량 강화 계획을 수립하십시오.
조직에 필요한 사항을 이해하고 우선 순위를 지정하여 계획을 실행하는 데 도움이 되는 커뮤니티 리소스 목록을 참조할 수 있습니다.
조직이 역량을 구축해야 하는 영역에서 지원을 요청하기 위해 자금 제공자와 함께 증거 기반 사례를 만드십시오.

파트 1: 설문지 작성

조직 효율성 설문 준비

이제 온라인 조직 효율성 설문지를 작성할 준비가 되었습니다. 설문지 및 가이드 전체에서 우리는 생소할 수 있는 몇 가지 용어를 사용합니다. 다음은 정의와 함께 주요 용어 또는 문구 목록입니다.

위키미디어 조직: 위키미디어 장, 사용자 그룹, 주제별 조직 또는 기타 조직된 그룹
능력: 개인이나 조직이 사용하거나 처분할 수 있는 자원, 도구 및 기술의 집합
조직 효율성: 위키미디어 조직이 영향을 미치기 위해 역량(자원, 도구 및 기술)을 사용하는 방식
결과: 특정 전략으로 인해 발생할 수 있는 변화 또는 이점의 범위
영향력: 결과가 종합적으로 이어지기를 바라는 것; 작업의 결과로 세상에서 보고자 하는 근본적인 변화; 당신이 존재하는 이유!

설문지는 전자 메일의 SurveyMonkey 링크 형식으로 TCC 그룹에서 영향 설문 조사를 받은 동일한 개인에게 발송되었습니다. 완료하는 데 30-45분 정도 소요됩니다. 링크를 열기 전에 각 조직에서 한 명의 응답자를 TCC 및 위키미디어 재단(도구에 대한 전반적인 책임을 지는 사람)의 "주요 담당자"로 지명할 것을 권장합니다. 각 조직에서 3명에서 7명 사이의 개인이 스스로 설문지를 작성할 것을 제안합니다. 두 사람이 설문지를 작성하면 함께 검토하고 하나의 응답을 제출할 수 있습니다. 응답자는 이사회에 없는 자원봉사자, 직원 또는 이사회에 있고 조직 운영 방식을 이해하는 자원봉사자로 구성되어야 합니다(의사 결정 방법, 참여하는 활동 또는 전략, 예산 할당 방법 포함). 직원이 있는 대부분의 조직에서 이상적인 응답자 조합은 직원보다 더 많은 자원봉사자를 포함하고 이사회 구성원인 자원봉사자와 동등하거나 더 많은 수의 이사회 구성원이 아닌 자원봉사자를 포함하는 것입니다. 어떤 상황에서는 각 조직에서 누가 최고의 지식을 가지고 있는지에 따라 서로 다른 응답자 조합이 더 잘 작동할 수 있습니다.

조직 효율성 설문지에는 몇 가지 소개 문구와 3개의 질문 섹션이 있습니다. 첫 번째 섹션은 기본 배경 정보입니다. 두 번째 섹션은 유형(장, 주제별 조직 또는 사용자 그룹)에 관계없이 모든 조직과 관련이 있다고 생각되는 "핵심 역량"과 관련됩니다. 세 번째 섹션은 이진 구조를 가지고 있습니다. 즉, 귀하의 조직이 특정 전략에 관여하는지 여부를 묻고 귀하의 답변에 따라 자세한 진술 목록을 제공할 수 있습니다. 설문지는 1에서 5까지의 척도로 진술에 동의하는지 여부를 묻습니다. TCC가 귀하의 답변을 받으려면 설문지 끝에서 "완료"를 클릭해야 합니다.

조직 효율성 설문에 기술적인 문제가 있는 경우 TCC 그룹 <rgorn at tccgrp dot com>의 리치 고른에게 문의할 수 있습니다.

결과를 얻는 방법

모든 참가자가 완전한 응답을 제출하면 담당자가 TCC 그룹 <rgorn at tccgrp dot com>의 리치 고른에게 이메일을 보내도록 하십시오. 그러면 TCC에서 PDF 버전의 결과 보고서를 보내드립니다. 여러 사람이 참여한 그룹의 경우 수치 결과의 평균을 냅니다. 완전한 오픈 텍스트 응답도 제공됩니다.

이제 무엇을?

조직의 결과를 얻은 후에는 설문 조사에 응한 모든 사람 및 더 큰 그룹과 결과를 공유하는 것이 좋습니다. 이제 2부로 넘어갈 준비가 되었습니다.

파트 2: 보고서 해석

"설문지를 작성하고 결과를 받은 후"

시작 위치

설문지는 광범위한 위키미디어 조직에 적용될 가능성을 높이기 위해 의도적으로 자세히 작성되었습니다. 사용자 가이드 및 학습 센터는 조직이 결과를 명확하게 검토할 수 있도록 구성되어 있지만 너무 부담스럽지는 않습니다.

아래에 통역 과정을 시작하는 몇 가지 방법이 요약되어 있습니다:

이러한 결과를 통해 작업할 내부 조직 효율성 그룹을 구성합니다. 이 그룹에는 이사회, 자원봉사자 및 직원이 포함될 수 있습니다. 이 그룹에 설문지를 작성하지 않은 사람들이 있어도 괜찮지만 그룹의 대부분의 사람들은 귀하의 조직에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 몇몇 신규 사용자는 새로운 관점을 제공할 수 있습니다. 이 가이드를 미리 검토하고 OE 설문지 보고서의 결과를 이해하는지 확인하는 이러한 조직적 노력을 위한 "리더"를 선택하는 것이 도움이 될 수 있습니다(이는 귀하의 핵심 담당자 또는 다른 사람일 수 있음). 이렇게 하면 그룹의 다른 구성원이 질문이 있는 경우 누구에게 연락해야 하는지 알 수 있습니다.

함께 이 프로세스의 목표가 무엇인지, 학습한 내용을 어떻게 사용할 것인지 결정하세요. 이 가이드의 파트 3에서 마스터 역량 구축 계획과 우선 순위 지정 프로세스를 제안했습니다. 이 접근 방식을 선택하거나 완전히 다른 것을 선택할 수 있지만 관련된 모든 사람이 달성하려는 내용과 그것이 중요한 이유를 아는 것이 도움이 될 것입니다. 추구하고 싶은 새로운 영역에서 역량을 키우기 위함인가요? 향후 자금 지원 요청에 대한 명확한 사례를 만들기 위한 것입니까? 몇 가지 구체적인 결과를 찾아 타임라인에 고정시키십시오.

토의를 위해 몇 번 만나도록 일정을 잡습니다. 한 번에 모든 결과를 해석하려고 하면 너무 많은 시간이 소요될 수 있으며 참가자가 결과를 서두르도록 권장할 수 있습니다. 대신 모든 사람이 함께 모여 결과를 논의할 수 있는 각각 1-2시간씩 2-3회의 회의를 마련하십시오.

앞으로 나아가는 관점에 대해 명확하고 긍정적으로 유지하세요. 설문지, 가이드 및 학습 센터의 의도는 조직의 역량에 대해 생각하는 유용한 방법을 만드는 것입니다. 역량 격차에 대해 개인 책임을 지정하는 "성적표"가 아닙니다. 역량 평가를 수행하는 조직에 대한 TCC의 오랜 경험에서 모든 역량 강점을 가지고 있고 역량 문제가 없는 조직을 만난 적이 없습니다. 자신의 점수를 평가할 기회가 아니라 배움의 기회로 생각하십시오.

보고서를 읽는 방법

함께 제공되는 조직 효율성 설문지 보고서에는 꽤 많은 그래프가 있습니다. 이 섹션에서는 이러한 그래프를 이해하는 방법을 안내합니다.

보고서 전체에서 높은 점수(예: 5점 만점에 4 또는 5점)는 동의를 나타내고 낮은 점수(예: 5점 중 1점 또는 2점)는 동의하지 않음을 나타냅니다.

수치 점수	진술이 있는 계약 수준
5	매우 동의함
4	동의함
3	동의하지도 비동의하지도 않음
2	동의하지 않음
1	매우 동의하지 않음
Blank	(이 항목은 모든 응답자가 건너뛰었습니다.)

각 그래프에는 해당 데이터 테이블도 있습니다. 예시 표는 아래와 같습니다.

데이터 테이블은 동일한 순서로 표시되는 그래프와 동일한 정보를 가집니다. 그러나 특정 항목에 대한 모든 점수의 평균을 제공하는 대신 개별 응답을 모두 제시합니다. 세 사람이 설문지를 작성했다면 표는 각 사람이 각 질문에 어떻게 답했는지 보여줍니다(답변은 여전히 익명으로 유지함). 데이터 테이블은 보다 미묘한 그림을 제공합니다. 예를 들어, 두 개의 점수가 있는 항목(하나는 2점, 다른 하나는 4점)은 평균 3개로 계산됩니다. 그러나 3점 만점이 2점인 항목도 평균 3점으로 계산됩니다. 데이터 테이블은 특정 항목에 대해 다양한 응답이 있는지, 특정 지점에 대해 의견이 일치하거나 큰 차이가 있는지를 표시할 수 있습니다.

보고서에서 의미를 부여하는 방법

용량 강점

이제 결과를 분석할 차례입니다. 이것에 대한 좋은 출발점은 당신의 강점을 보는 것입니다. 당신의 조직은 무엇을 잘하고 있습니까? 설문지 보고서의 모든 그래프를 살펴보고 가장 높은 점수를 받은 항목을 식별하십시오. 이러한 항목의 목록을 만드십시오.

이 역량 강점 목록이 있으면 몇 가지 고려해야 할 사항이 있습니다:

이러한 강점에서 공통적이거나 유사한 점은 무엇입니까? 테마가 있습니까?
이러한 강점이 조직이 잘하는 것에 대한 이해와 일치합니까?
이러한 강점을 유지하는 것이 얼마나 어렵거나 쉬운가요? 강세를 유지하기 위해 적극적으로 노력해야 하는 영역이나 강세를 유지하기 위해 자원이 필요한 영역이 있습니까?
협력이나 지식 공유 기회를 제안할 수 있는 다른 위키미디어 조직과 공통된 강점이 있습니까?
당신의 조직은 어떻게 다른 사람들에게 자신의 강점을 더 효과적으로 표현할 수 있습니까?
이러한 강점은 조직이 집중해야 하는 것에 대한 생각을 어떻게 바꾸나요? 조직에서 더 많이 활용하는 것을 고려할 수 있는 전략이나 활동이 있습니까?

역량 문제

이제 역량 문제를 살펴보십시오. 설문지 보고서의 모든 그래프를 살펴보고 가장 낮은 점수를 받은 항목을 식별하십시오. 이 모든 항목의 목록을 만드십시오.

이 역량 문제 목록이 있으면 몇 가지 고려해야 할 사항이 있습니다.

이러한 문제가 조직이 어려움을 겪고 있는 부분에 대한 이해와 일치합니까?
이러한 격차 중에서 현재 조직이 영향력을 발휘하는 데 중요한 장애물이 있습니까?
예를 들어 자원 봉사 시간이나 돈에 대한 투자가 적거나 최소한의 재정 지원으로 조직에서 쉽게 해결할 수 있는 역량의 격차가 있습니까?
해결하기 위해 엄청난 노력과 상당한 자원(자원 봉사 시간, 돈)이 필요한 역량의 격차는 무엇입니까?
이 챌린지 영역에서 공통적이거나 유사한 점은 무엇입니까? 주제가 있거나 용량 격차를 함께 그룹화할 수 있습니까? 하나의 격차를 해결하면 다양한 전략이나 활동에서 역량이 증가할 수 있습니까?
이러한 격차 중에서 조직의 장기 목표 또는 전략을 달성하기 위해 해결해야 할 사항이 있습니까?
이러한 역량 격차가 조직이 집중해야 하는 것에 대한 생각을 어떻게 바꾸나요? 조직에서 재고해야 할 활동이나 전략이 있습니까?

다음 단계 및 역량 강화 계획 수립

귀하의 조직이 뛰어난 영역과 조직이 어려움을 겪을 수 있는 영역에 대한 권장 사항은 메타 위키의 학습 센터를 참조하십시오. 귀하의 그룹에서 요구하는 다른 질문과 함께 위의 질문("보고서에서 의미를 만드는 방법" 섹션)을 사용하여 귀하의 최고 강점과 문제점이 포함된 우선순위 표를 작성하는 것을 고려하십시오. 이렇게 하면 역량 강화 작업에 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다.

능력에 대한 투자가 구체적인 결과를 창출하고 조직의 영향력을 증가시킬 분야와 같이 진정으로 구축할 가치가 있는 지금 하고 있는 일에 대해 생각해 보십시오.
여러 영역에서 낮은 점수를 받았다면 모든 영역에서 역량을 키울 필요가 있다고 가정하지 마십시오.
가장 큰 가치를 더해줄 것은 무엇입니까? 이들은 역량 구축 계획에서 우선순위를 두어야 할 영역입니다.
능력이란 단순히 자원이 아니라 조직, 자원 봉사 기반 또는 운동 전체에 이미 존재할 수 있는 자원을 활용하거나 접근할 수 있는 능력을 의미한다는 점을 명심하십시오.
이 우선 순위 지정 프로세스를 완료한 후에는 가까운 장래에 역량 구축을 위한 "최우선" 전략, 학습 센터의 일치하는 제안을 수집하고 식별한 영역에 대한 커뮤니티 리소스 목록을 참조하여 역량을 생성하십시오. 조직을 위한 건물 계획. 이 계획은 겹치는 영역이 있을 수 있지만 조직의 전반적인 우선순위가 역량 구축의 우선순위와 다를 수 있기 때문에 전략 계획 또는 연간 계획과 다릅니다.

표 1. 마스터 역량 구축(CB) 계획 템플릿
예 우선 순위 #1: 온라인 콘테스트를 사용하여 새로운 기여자를 끌어들입니다.	예 우선순위 #2: 워크숍 등을 통해 다른 사람들을 교육하기 위한 자원봉사자 교육	예 우선 순위 #3: 우리 지역의 GLAM 획득/콘텐츠 해방을 위한 주제별 초점
선택의 근거(지금까지 추구하지 않은 영역에서 역량의 격차를 메우고 있습니까, 아니면 현재 참여하고 있고 자원을 가지고 있는 일련의 전략을 확장하기를 원합니까?)	선택의 근거(지금까지 추구하지 않은 영역에서 역량의 격차를 메우고 있습니까, 아니면 현재 참여하고 있고 자원을 가지고 있는 일련의 전략을 확장하기를 원합니까?)	선택의 근거(지금까지 추구하지 않은 영역에서 역량의 격차를 메우고 있습니까, 아니면 현재 참여하고 있고 자원을 가지고 있는 일련의 전략을 확장하기를 원합니까?)
보다 성공적으로 역량을 구축해야 하는 위치/방법에 대한 가이드 권장 사항: X Y Z	보다 성공적으로 역량을 구축해야 하는 위치/방법에 대한 가이드 권장 사항: X Y Z	보다 성공적으로 역량을 구축해야 하는 위치/방법에 대한 가이드 권장 사항: X Y Z
커뮤니티 리소스 목록: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	커뮤니티 리소스 목록: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources	커뮤니티 리소스 목록: Organizations within the Wikimedia movement WMF contacts Other resources

추가 우선순위가 필요한지 결정합니다. 내년에 역량 강화를 위해 모든 영역에 헌신할 자원봉사자 및/또는 직원이 있습니까? 다른 조직과 협력하여 그들의 전문성과 리소스를 활용할 수 있습니까? 타이밍이 말이 되나요? 역량 구축을 위한 최우선 순위는 기존 연간 계획, 전략 계획 및 예산 내에서 어떻게 적합합니까?

계획의 어떤 부분을 공유하고 싶은지, 어떻게 전달하고 대화에 참여하고 싶은 사람이 누구인지 생각해 보십시오. 여기에는 자금 제공자 및 기타 파트너와 함께 더 많은 리소스(재정 리소스 외에 기술 지원 또는 교육 포함)에 대한 사례를 만들기 위해 마스터 역량 구축 계획을 사용하는 방법이 포함됩니다. 커뮤니티 자원 목록을 보고 도움을 요청하기 전에 누구와 이야기해야 할지 결정하십시오. 예를 들어 온라인 콘테스트를 사용하는 것이 리소스와 기술을 확장하고 구축하려는 전략인 경우 커뮤니티 내에서 온라인 콘테스트에 적합한 지식을 공유할 수 있는 사람은 누구입니까?

유사한 상황에 처한 조직과 함께 일한 경험을 바탕으로 계획을 더 작은 조각으로 나누어 압도당하지 않도록 하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 역량 구축에 가장 관심이 있는 4가지 전략이 무엇인지 생각해 본 다음 한 번에 모두 개발하는 것이 아니라 일년 내내 서로 다른 시기에 이러한 영역을 개발하도록 계획할 수 있습니다. 모든 영역을 동시에 다루기보다는 매년 2~3개 영역을 수행합니다.

계획을 시작하기 전에 계획에 투표하거나 승인해야 하는 조직 내 사람을 결정합니다. 계획이 승인 프로세스를 거치면 누가 소유권을 가질 것인지(개인, 그룹 또는 소위원회일 수 있음) 및 포함된 정보를 결정합니다. 소유권은 역량 구축 계획에 따라 조치를 취하고, 진행 상황을 측정하고 문제를 해결하기 위해 체크인을 예약하고, 진행하면서 일반적으로 모든 개발에 대해 커뮤니티를 최신 상태로 유지하는 책임을 의미합니다. 역량 구축 계획과 관련된 커뮤니티에서 제안을 전달하고 수집하기 위해 조직 효율성 블로그 또는 기타 온라인 포럼 또는 listserv를 만드는 데 자원 봉사자가 관심이 있는지 물어보십시오. 더 많은 아이디어를 얻으려면 자체 상황에서 조직의 효율성에 대해 이미 생각하고 있는 다른 조직과 연락할 수 있습니다.

다음은 무엇입니까?

우리는 이제 이 과정의 "소유권"과 TCC 및 위키미디어 재단의 설문지 및 가이드를 운동 조직으로 이전하고 있습니다. 우리는 이러한 자료를 귀하의 조직에 필요한 역량이 있는지 여부에 대한 결론, 종료 또는 최종 단어로 보지 않습니다. 대신 우리는 더 많은 영향력을 달성하기 위해 조직의 효율성을 강화하려는 조직의 출발점으로 보고 있습니다. 어떤 사람들은 설문지를 각색하여 자신의 특정 전략과 지역 상황에 더 잘 적용할 수 있도록 하거나, 더 큰 역량 구축 이니셔티브의 일환으로 자신과 동료를 위한 학습 도구로 사용하거나, 위키미디어 조직의 역할과 구조에 대한 토론. 다음에 어디로 가는지는 당신에게 달려 있습니다.