WikiFranca/Micro-financement/Charte

La commission micro-financement permet d’attribuer des financements pour les activités courantes liées à des projets de WikiFranca, de budget relativement faible.

Règlement de la commission

Objectifs

La commission micro-financement étudie et émet un avis sur les demandes de financement faites par des personnes (physiques ou morales) ou groupes de personnes, membres de WikiFranca, pour divers projets répondant aux buts de WikiFranca, stipulés dans son plan d'action.

Exemples de projets dont le financement peut être approuvé par la commission et rentrant dans le cadre des buts de WikiFranca :

frais d'organisation de rencontres locales dans les pays sans chapitres ;
frais d'organisation de projets internationales francophones autres que la WikiConvention.
réalisation de supports de communication pour un événement particulier ;
frais de déplacement dans le cadre d'actions liées aux projets Wikimedia ou projets soutenus par WikiFranca ;
achat de matériel ou d'équipement mis à disposition des wikimédiens dans le but d'apporter des contributions ou du contenu pour les projets soutenus par WikiFranca, les projets Wikimedia en particulier ;
etc.

Compétences

La commission se voit confier par les référents WikiFranca la sélection de projets à financer dont le budget maximum est inférieur à 1 000 € pour les personnes physiques et 2 500 € pour les groupes et personnes morales. Elle décide en fonction des informations à sa disposition et en tenant compte des souhaits du ou des demandeurs, si la somme accordée sera versée sous forme de remboursement au prorata des frais réels ou en amont des dépenses. Elle transmet ses décisions aux personnes habilitées à effectuer des paiements au sein de la structure accueillant les fonds de la commission micro-financement WikiFranca. Une fois notifiées par la commission WikiFranca, les personnes en question ont deux semaines maximum pour activer le paiement. La commission bénéficie d’un budget alimenté par les sponsors de WikiFranca, notamment l'OIF. Si les sponsors viennent à manquer drastiquement, les chapitres pourront se concerter pour constituer un budget participatif grâce à leurs propres fonds. Un membre de la commission n'est pas autorisé à voter sur sa propre demande de financement.

Constitution et dissolution

La commission est composée de cinq à dix personnes, à raison d'une personne maximum par pays membre. Pour se présenter comme membre potentiel de la commission, il faudra attester d'une activité sur les projets wikimédiens de moins d'un mois, de préférence en tant que moteur d'une action. En cas d'absence, un membre de la commission peut se faire remplacer par un suppléant déterminé au préalable. Le suppléant doit être membre du même chapitre, groupe d'utilisateurs ou groupe informel que le membre de la commission qu'il remplace. L'absence sera déclarée soit par le membre de la commission lui-même soit par ses paires constatant un silence de plus d'un mois. Les membres de la commission sont nommés par l'ensemble des référents WikiFranca et sa composition peut être révisée tous les 6 mois. La procédure de nomination se déroule sur meta.wikimédia.org.

Dans l'éventualité d'un compte bancaire ouvert chez Wikimédia France pour WikiFranca, les personnes autorisées à activer les paiements décidés par la commission sont celles disposant déjà de ces droits au nom de Wikimédia France ː le président, le trésorier et la directrice des ressources humaines de Wikimédia France.

La composition de la commission doit refléter la diversité géographique et de genre de la communauté WikiFranca.

La commission peut être dissoute à tout moment par une décision à deux tiers des référents WikiFranca.

Procédure de nomination

Une page est ouverte sur meta.wikimedia.org/wiki/wikifranca. Elle est nommée selon le modèle suivant ː Nomination des membres de la commission de micro-financement de WikiFranca. Dans la section qui leur est dévolue, les candidats déposent un message indiquant :

- nom, prénom, genre, pays, position au sein du mouvement (appartenance à un groupe de contributeurs reconnu, ou non, chapitre, mission au sein de ce groupe, engagement dans les activités de la fondation etc.) projets que la personne soutient, disponibilités.

- nom et prénom de leur suppléant (du même pays qu’eux), puis même renseignements que le ou la candidat⋅e titulaire.

Un appel à candidature est lancé sur la mailing liste WikiFranca, dans la mesure où la mailing list est à jour et comprend les adresses mails de tous les référents WikiFranca. Deux semaines après l’envoi de ce mail, l’appel à candidature est fermé et les membres sont appelés à voter à travers leur référent. Un rappel de la date buttoir du dépôt de candidature est envoyé une semaine après le premier mail.

Si le nombre de candidatures est inférieur à 5, il revient aux référents de chaque pays de lancer un appel à candidatures sur la mailing list de leur chapitre, groupe d’utilisateurs ou groupe informel. Une semaine après la fermeture du premier appel à candidatures, le deuxième appel à candidatures est clôt.

Les référents WikiFranca ont deux semaines pour nommer minimum 5 membres de la commission de micro financement WikiFranca. Chaque référant ne peut donner qu’un seul vote à une seule et même personne. Un candidat ne peut pas voter pour lui même. Les candidats qui ne sont pas référents WikiFranca ne peuvent pas voter car ils ne sont pas référents. Ils peuvent néanmoins discuter du vote avec leur référents en amont, tout comme le reste de leur communauté. Les référents sont tenus de voter, comme ils s’y sont engagés dans le formulaire d’adhésion qu’ils ont signé. Deux semaines après son ouverture, le vote est fermé. Pour être élu membre de la commission, un candidat doit recueillir des voix positives de la moitié des référants. La commission ne peut pas être constituée de plus de 10 membres. Si plus de 10 personnes reçoivent des votes positifs de plus de la moitié des référants, celui qui a obtenu les moins de votes positifs est écarté, jusqu'à le nombre maximum de 10. Le mandat des membres prend effet dès que leur nomination est annoncée sur cette page. Elle prend fin un an après. 1 mois avant la fin du mandat des membres, un nouveau processus de nomination est lancé.

Fonctionnement

Les projets présentés devant la commission doivent faire l’objet d’un budget documenté accompagné d’une description du projet. Le projet doit rentrer dans les missions de WikiFranca et justifier chaque type et nombre de dépenses.

Une demande de micro-financement est déposée sur une page créée sur meta.wikimedia.org à cet effet. Cette demande doit faire l'objet d'un courriel envoyé à wikifranca-microfi@lists.wikimedia.fr afin d'avertir la commission. Dans un délai de quatre jours après le dépôt de la demande, elle est prise en charge par un membre de la commission. Chaque membre prend, à tour de rôle, en charge les nouvelles demandes.

Chacune des demandes fait l’objet d’un suivi par un des membres de la commission qui, jusqu'à l’adoption, le rejet ou l’abandon du projet, s’assurera également qu’un rapport est fourni à l’issue du projet. La commission doit s’assurer que les porteurs de projets sont bien informés des obligations à respecter pour que les paiements soient effectifs, et doit affecter chacun des projets à une ou plusieurs des lignes budgétaires qui lui sont allouées. À partir de la date de sa prise en charge, le membre chargé du dossier peut demander des précisions au demandeur, recueillir des avis techniques ou proposer de mettre la demande au vote.

Les demandeurs seront remboursés aux frais réels ou se verront avancer la somme accordée par la commission en amont des dépenses. Pour toute demande au delà de 500€ seuls 60% de la somme accordée seront avancées en amont des dépenses. Les 40% restants versés sur envoi du rapport de l'action pour laquelle la subvention a été demandée. Le rapport doit d'abord être déclaré conforme par la commission. Cette limite s'applique à la fois aux personnes seules et aux groupes ou entités morales. La versation de cette somme (partielle ou totale) engage le ou les demandeurs à fournir un rapport financier dans un délai d'un mois après le terme de leur action. Le rapport financier doit suivre le modèle et les consignes indiquées dans la section Rapport financier. L'entièreté de la somme versée doit être justifiée. Toute personne qui omettrait de rendre son rapport financier ou qui rendrait un rapport incomplet se verrait refuser ses demandes ultérieures jusqu'à régularisation de la situation.

Propriété des bien matériels non consommables ː en cours de rédaction.

La Commission peut décider de rembourser l’intégralité ou partie seulement du coût du projet présenté (au prorata ou plafond de dépenses). Un vote est organisé au sein de la commission, où les membres disposent de trois options ː pour, contre ou neutre. Au moins la moitié des membres de la commission doit prendre part au vote pour qu'il soit valide. Ce vote est clos dans un délai maximal de deux semaines calendaires à compter de l'ouverture du vote ; la demande est alors accordée si au moins la moitié des membres de la commission a voté pour. Si à la clôture prévue du vote, la majorité des votants a voté neutre, un deuxième tour d'une semaine est accordé.

Révision

Deux ans après son adoption par les membres de WikiFranca, cette charte doit être revue par les membres et amendée ou ré-écrite entièrement si besoin. Deux ans et un mois après l'adoption de la présente charte, la nouvelle version sera soumise au vote des membres de WikiFranca.

Rapport financier

Règles

en cours de rédaction

Modèle

en cours de rédaction

Autres règlements applicables

Autres organisations proposant des financements

Critères ː

Être wikimédien⋅ne et destiner la subvention à un projet francophone ou dans une des langues de France.
Demandes de moins de 2000€ pour les demandes individuelles, moins de 5000€ pour les demandes de groupes et de personnes morales.
Budget clairement détaillé, et dépenses montrées comme nécessaires (exː livre nécessaire pour sourcer un paragraphe sur wikipédia ne peut être emprunté en bibliothèque)
La dépense engagée aide à contribuer (sans verser pour autant dans la contribution rémunérée)
La personne qui reçoit la bourse s'engage à rendre compte des fruits de cette subvention ː contenu créé ou enrichi sur les projets. Il faut donc calculer les métriques de votre contribution.
La personne qui reçoit la bourse s'engage à fournir les justificatifs de toutes les dépenses subventionnées par la bourse en produisant les factures de chaque achat.

Le mode de candidature est précisé ici.

1. Pour une subvention entre 500 et 2000 dollars - Rapid Grant

Critèresː

Les personnes seules, les groupes et les organisations peuvent soumettre une demande.
Maximum 2000 USD, minimum 500 USD.
La subvention peut durer jusqu'à 12 mois.
La demande peut être dans n'importe quelle langue.
Tout individu, groupe ou organisation ne peuvent demander que 3 subventions sur le même laps de temps. Rapid Grants et Projects Grants inclus (Conference grant non-inclus). Cependant la fondation reçoit tant de demandes récemment qu'elle priorisera certainement une seule demande à la fois par individu ou groupe.
Le financement est destiné à des dépenses matérielles et 'directes' ː il ne s'agit pas de rémunérer la participation. La participation doit rester bénévole.
Les demandeurs de bourse doivent avoir un casier judiciaire vierge et ne pas faire l'objet de blocage ou banissement sur les projets wiki, ni d'accusations de comportement financier déshonorable.
Les demandeurs doivent adhérer à la Friendly space policy et prévoire au moins quelques mesures d'inclusivité et de respect des différences dans l'organisation d'événements nécessitant une participation en personne.
Il faut également s'engager à rendre un rapport de votre action ou événement subventionné selon les règles fixées et dans les temps impartis par la fondation, signer un contrat de bourse (grant agreement) et fournir à la Wikimedia Foundation toutes les informations nécessaires à l'examination de votre demande ainsi qu'à l'attribution de votre bourse.

Calendrierː

Faire une demande de Rapid Grant à la fondation, entre le 1er et le 15 du mois.
Les demandeurs doivent répondre aux questions qui leur sont posées sur la page de discussion de leur demande en moins d'une semaine, sinon leur demande sera annulée. Dans ce cas il est cependant possible de soumettre à nouveau la demande le mois suivant entre le 1er et le 15 en incluant les renseignements supplémentaires.
Une réponse devrait vous être transmise à la fin du mois. Il semble cependant que les délais varient car la fondation reçoit énormément de demandes. Certains membres de Wikifranca ont dû attendre plusieurs mois.
Après votre action et dans un délai d'un mois maximum, envoyez un rapport à la fondation ici.

Liens utiles

En Français

Présentation Rapid Grant - Dépôt de demande - dépôt de compte rendu

En Anglais - plus détaillé

Critères - Prévoir quels frais la fondation couvrira - Soumettre son rapport

Exemples de rapports de Rapid Grant

WikiLoversEarth 2017 - WLE 2018 - Ediat-a-thons User group du Cameroun 2017 - Edit-a-thon Art＋Feminisme

2. Pour un projet de 2000 à 100 000 USD - Project Grant - prochaine période d'application 21 janvier au 20 février 2020

Les mêmes 9 critères s'appliquent. Comptez également les critères suivants ː

Priorité stratégique ː vos activités font-elles progresser un ou plusieurs projet(s) wikimédia?
Résultats et impacte à prévoir ː quels sont les résultats concrets que vous pensez obtenir grâce à ces activités? Quelle utilité pensez vous que votre projet aura?
Historique de participation ː avez-vous à votre actif de nombreuses contributions aux projets wikimédia et à la vie des communautés?
Appui et soutien ː Avez-vous assez de bénévoles pour mener à bien votre projet et un soutien suffisant de la part des membres de la communauté?

Le Project Grant (subvention pour projets) permet notamment de postuler pour être wikimédien en résidence. Ce type de projet s'étale généralement sur une période de 6 à 12 mois et permet à un wikimédien d'être embauché par une institution culturelle pour former les salariés de l'institution en question à la contribution wikimédienne et au librisme.
La fondation rappelle néanmoins que le wikimédien en résidence ne sera pas rémunérer sur la seule base de sa contribution personnelle aux projets, il doit prouver que son but est de former de nouvelles personnes et d'organiser des événements visant à attirer une grande masse de contributions rapidement.
Abdallah Azibert, wikipédien tchadien a été wikipédien en résidence sur la base d'une subvention de l'OIF ː pour en savoir plus.

Liens utiles ː

présentation - critères détaillés (en) - faire une demande

Demande

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