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Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2017/28 octobre

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Réunion du Conseil d'administration

Date Samedi 28 octobre 2017 à 9h30
Lieu Wikimédia France, 40 rue de Cléry, 75002 Paris
Conseil d'administration
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Marin Dubroca-Voisin
  • Nadine Le Lirzin
  • Lucas Lévêque
  • Charlotte Matoussowsky
  • Florence Raymond
  • Willie Robert
Invités
  • Commissaire aux comptes

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : 14 novembre 2017.

Feuille de présence et déroulé de la journée

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  • Samuel Le Goff, absent, est excusé.
  • Le délégué du personnel (Sylvain) a été invité mais était à Berlin pour la conférence Wikidata.
  • Tous les autres membres du CA sont présents à 9 h 40.
  • Le CA donne délégation à Lucas Lévêque pour voter à bulletin secret à l'assemblée générale de Vikidia dont Wikimédia France est membre.
  • Le Commissaire aux comptes arrive à 10 h 07
  • À 18 h, la séance est levée.

Ordre du jour

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  • Approbation des comptes rendus de l'assemblée générale exceptionnelle du 9 septembre 2017
  • Réunion avec le Commissaire aux comptes : arrêt formel des comptes pour l'exercice 2016-2017, discussion avec le CAC
  • Communication (interne et externe) et excuses
  • Recrutements
    • Rédaction annonce Fundraiser, choix des canaux de publication
    • Recrutement à la direction exécutive
  • Préparation de l'assemblée générale de décembre : choix d'une date + mise au point rétro planning + répartition des tâches
  • Approbation du compte rendu de la réunion CA des 23-24 septembre 2017
  • Bilan Wikiconvention (dont le bilan du staff)
  • Point Grants Expectations

Compte rendu

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Commissaire aux comptes

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Établissement d'un calendrier
Le CAC demande que le rapport de gestion (comptes 2016-2017 et rapport moral) lui soit transmis à J-27 de l'assemblée générale. Lui même rendra son rapport à J-15, qui sera à transmettre à l'Assemblée générale lors de sa convocation (soit également au plus tard à J-15).
La lettre d'affirmation de l'expert-comptable sera à signer en même temps que le rapport de gestion, c'est-à-dire après relecture par le CAC.
La date de l'assemblée générale ordinaire est fixée au 2 décembre 2017.
Suite de la procédure RUP (reconnaissance d'utilité publique) : communiquer en janvier 2018 sur une bonne gestion de la crise, sur une trajectoire budgétaire rétablie et/ou sur le fait que hors dépenses exceptionnelles on est quasiment à l'équilibre.
Questions/réponses diverses
Le CAC a posé toutes les questions nécessaires à son audit et utiles à la contextualisation des procès-verbaux lui ayant été transmis.
Sur les problèmes ayant entraîné le report de l'assemblée générale
1) erreur de procédure du CA actuel qui a convoqué l'AG avant d'avoir formellement voté l'arrêt des comptes
2) le CA a été empêché dans l'arrêt des comptes notamment parce que ceux-ci ont été produits trop tard
3) le déroulé normal de la production des comptes a été perturbé notamment par les nombreux changements à la direction de l'association (CA+direction exécutive) depuis cet été

Une date d'AG en octobre mène souvent à un timing très serré. Cette année quelques retards supplémentaires ont suffi à être hors délai. Le CA va réfléchir à repousser de quelques semaines dans l'année les futures AG de clôture des comptes.

Suggestions du CAC
Les comptes étant maintenant bien tenus, le CAC suggère d'étoffer l'aspect juridique (formalisme des documents officiels et des procédures) :
  • préparation par l'expert-comptable d'une trame de rédaction du rapport de gestion et de tout rapport concernant les comptes (budget de 1.000 à 2.000€) ;
  • rédaction libre des PV des réunions CA qui n'ont pas de points directement comptables ;
  • convocation du CAC à toutes les assemblées et à toutes les réunions CA qui concernent les comptes (bilans et/ou budgets prévisionnels) ;
  • établissement d'un planning des rendez-vous, échéances, etc. à soumettre au cabinet d'expert-comptable pour validation.

Communication et excuses

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Discussions sur l'ensemble de la communication interne et externe de l'association dans les semaines à venir, ainsi que sur les excuses et regrets attendus par les membres. Il est envisagé de présenter des excuses globales afin de n'exclure personne (selon notamment ce qui ressortait du fil de discussion des membres intitulé « Quelques idées pour reconstruire notre association ») et de rédiger des excuses nominatives adressées à Jules et à Harmonia Amanda.

Souhait réaffirmé de pacifier les lieux d'échanges sous la responsabilité de l'association. Premiers pas :

  • relancer les membres afin qu'ils s'impliquent dans l'établissement d'une Friendly Space Policy ;
  • faire un état des lieux des policies du mouvement (WMF et chapters) pour en tirer quelques grandes lignes consensuelles ;
  • concevoir un système d'avertissements gradués avant radiation éventuelle de membres contrevenant aux règles qui auront été établies collectivement.

Recrutements

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Collecteur de fonds (fundraiser)
Établissement de la fiche de poste.
Décision de consulter l'équipe salariée, et plus particulièrement Sarah dont le poste implique de nombreuses interactions avec la personne chargée de la levée de fonds.
Direction exécutive
Une proposition de fiche de poste a été demandée aux salariés.
Le CA a pris en compte la proposition de Ludo29 pour l'organisation d'une commission de recrutement.
Le CA envisage d'avoir une liste des exigences pour ce poste d'ici à fin décembre 2017.
Premiers éléments de discussion sur la composition possible du groupe chargé du recrutement, à poursuivre.

Préparation de l'assemblée générale

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Réflexion sur un nouvel appel à candidatures à la fois indicatif et ouvert, pour motiver toutes les bonnes volontés disponibles à rejoindre l'équipe du conseil d'administration (actuellement en net sous-effectif).

La date de l'assemblée générale est fixée au 2 décembre 2017, de 9 h 30 à 18 h 00.

Liste et répartition des tâches :

  • réservation de la salle
  • questions du CA aux candidats
  • annonce officielle de l'AG à tous les membres
  • prestataires (vote en ligne, traiteur) à contacter
  • rédaction finale des rapport moral et financier pour transmission au CAC sous 8 jours

Doivent être joints à la convocation :

l’ordre du jour fixé par le Conseil d’administration ;
le texte des résolutions ;
le rapport financier et le rapport moral et d’activité ;
les comptes annuels ;
une procuration.
Rétroplanning
02/11 : liste des votants
09/11 : fin du dépôt des candidatures (par dérogation au règlement intérieur, la date limite de candidature est fixée au 9 novembre)
09/11 : transmission au CAC du rapport de gestion et de la lettre d'affirmation
17/11 : date limite d'envoi des convocations papiers + documents (odj, résolutions, rapports, comptes, procuration + professions de foi des candidats)

Bilan de la WikiConvention francophone

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  • Invitation de Bruno Studer à la Commission des affaires culturelles.
  • Points organisationnels à améliorer (participants non inscrits, nourriture halal)
  • Bilan positif pour les conférences, et les moments de convivialité
  • Bilan Wiktionnaire à paraître in Actualités du Wiktionnaire

Point sur les Grant expectations

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Nouvelle échéance, après fusion des deux premières échéances, fixée au 31 octobre 2017.

Manquent :

  • suivi des dépenses de lobbying :
relancer l'expert-comptable pour avoir une lettre concernant le suivi 2017/2018 et plus
  • pour 2011-2013 :
divers documents à envoyer à WMF + rapports mensuels de fundraising
  • audit : WMF vient de communiquer (quelques heures avant la réunion) les noms de 4 contacts :
en choisir un, et construire avec lui la liste des questions abordées
  • leadership & developpement plan
appel à candidatures, questions du CA

Fin de la réunion

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Rétroplanning, choses en cours.


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