Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2018/3-4 février

Page de la réunion CA du 2018 CA Toutes les réunions CA depuis septembre 2017 Composition du CA

Réunion du Conseil d'administration

Date	3 et 4 février 2019
Lieu	Cléry

Conseil d'administration Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : Wikimédia France/Consultation:Approbation du procès-verbal des 3 et 4 février 2018.

Week-end CA, séance du samedi 3 février 2018 à 9 h 30, au siège de l'association, 40 rue de Cléry, 75002 Paris

CA, présents

Pierre-Yves Beaudouin
Marin Dubroca-Voisin
Pierre-Selim Huard
Samuel Le Goff
Nadine Le Lirzin
Lucas Lévêque
Hélène Masson
Charlotte Matoussowsky
Florence Raymond
Willie Robert

Invités

Sylvain Boissel (délégué du personnel) : excusé et remplacé par Rémy Gerbet pour la matinée

Week-end CA, séance du dimanche 4 février 2018 à 9 h 30, au siège de l'association, 40 rue de Cléry, 75002 Paris

CA, présents

Pierre-Yves Beaudouin
Pierre-Selim Huard
Nadine Le Lirzin
Lucas Lévêque (jusqu'à 11 h 45)
Hélène Masson
Charlotte Matoussowsky
Florence Raymond (jusqu'à 11 h 45)
Willie Robert

excusés

Marin Dubroca-Voisin (procuration donnée à Nadine Le Lirzin)
Samuel Le Goff (n'a pas donné procuration)

Samedi 3 février 2018

Accueil 9 h 30

Début de la 1ère séance à 9 h 50

Point WMF/FDC

Dossier de clôture pour la dernière tranche (140.000 €) envoyé. On attend la réponse officielle de Stephen et Delphine.
Proposition : email commun avec WMF pour clore le dossier auprès des communautés.

Point levée de fonds

Rappel des étapes de la levée de fonds hivernale

3 mails (21 novembre, 1er décembre, 25 décembre) ; mise en avant sur Qwant.

Volonté pour une prochaine fois de présenter le rapport frais de fonctionnement / frais projets.

Répartition des dons

Dons réguliers : environ 600 donateurs à 5-10 €/mois => 30.000 €/semestre (objectif 35.000 €).
Dons ponctuels : concentrés sur la campagne annuelle ; pics liés aux réceptions des mailings. Pic d'argent récolté grâce aux dons à partir de 100 €, même si on a beaucoup de "petits" dons.

Écart entre la compta et les totaux iRaiser, sur les dons ponctuels : à identifier.

À quantifier : le temps passé par les salariés à répondre aux demandes des donateurs de la Wikimedia Foundation qui s’adressent à Wikimédia France pour leurs reçus fiscaux (mails, tickets OTRS, appels téléphoniques).

Charlotte évoque RescueTime [1], outil facilitant la formalisation du reporting.

Objectif de 100.000 € donnés par partenaires : on progresse. Réunion prévue chez Google ; voir Qwant, le Ministère de l'outre-mer (pour le financement des bourses pour la WikiConvention par exemple).

À voir

2IF (francophonie, chaire Senghor) ;
Organismes qui financent l'open access scientifique.

Point sur le budget prévisionnel

Simulation d'atterrissage avec données au 31/12

moins 220.000 € (contre moins 120.000 € dans le budget prévisionnel)

En décidant de couper dans un maximum de dépenses (et bien sûr sans nouvelle embauche), on peut penser arriver à moins 200.000 €.

À faire pour le 20 février

refaire une prévision budgétaire puis prévenir la commissaire aux comptes (la convoquer officiellement pour le 10 ou 17 mars), et les membres (=> Pierre Yves + Marin).

Des dépenses déjà en dépassement par rapport au prévisionnel

Frais d'expert-comptable, d'avocat.

réfléchir au rôle de Jonathan par rapport à l'expert-comptable dans l’idée de réinternaliser une part des actions de l'expert-comptable (conserver néanmoins l'externalisation de la gestion de la paie).

Proposition

Budget rectifié (à voter par le conseil d’administration afin de permettre certains dépassements de lignes votées à l'assemblée générale)
Revoir le processus d'approbation des dépenses - proposition du trésorier d'utiliser des formulaires Meta (notes de frais sur Meta : voir micro-financement)
Budget analytique

À faire (voté à l'unanimité à main levée en CA) : publier l'atterrissage sur Meta et sur discussions avec en propos liminaire les explications utiles à la compréhension (=> Pierre Yves)

Discussions

Quid de l'audit financier ? un audit payant (on n'a pas la trésorerie pour...) ? un audit fait avec les membres ? Périmètre global ou centré sur certaines typologies de dépenses (déplacements, réceptions...) ?
Appel aux membres n'ayant pas de fonctions au CA pour réaliser cet audit sous réserve (=> Marin)

Réunion CA à prévoir le 10 ou le 17 mars pour présenter ce budget révisé + budget prévisionnel 2018-2019 à la commissaire aux comptes. Pierre Yves va contacter le cabinet des commissaires aux comptes.

Prochain FDC : calendrier, implication des membres, attentes du CA

Demander aux membres et à la communauté francophone et, plus globalement, aux communautés des langues minoritaires de France de participer durant cette quinzaine (jusqu'a mi-février) à la préparation de la demande FDC sur Meta.
Rédaction ensuite.
Relecture de la demande par les membres pour le 8 mars.
Départ à la traduction le 15 mars.
Pour respecter la date limite de la WMF : demande en ligne validée et signée le 1er avril.

Objectifs

s'inspirer des demandes des autres chapitres
relire les critiques du FDC des demandes passées
enquête auprès des communautés
budget sur 3 ans
améliorer la mesure de l'impact
définition des axes : GLAM / Communautés / Éducation ?
reporting trimestriel des critères d’évaluation (metrics) au CA

Enquête communautaire

Le CA demande à l’équipe salariée de proposer une première grille, à soumettre ensuite au plus vite à la communauté (on est déjà en retard sur le calendrier).

L'équipe propose quelque chose pour mercredi 7 février au soir ; le CA essaie de répondre le jeudi => réunion Mumble jeudi 8 février à 21 h pour en discuter, relire, réviser, reformuler, amender, compléter.

Étudier la possibilité de mesurer la rétention des contributeurs, la diversité des participants (au sens de la Conférence sur la diversité de Wikimedia 2017.

Le CA devra valider les différentes propositions d'indicateurs, etc. pour le 1er mars.

Point Convention francophone 2018 à Grenoble

Rémy et Opsylac ont rencontré l’adjointe à l'open data de la mairie de Grenoble.

Possibilité d'obtenir la mise à disposition gratuite de salles fin septembre / début octobre, au moment où se déroulera l'Assemblée des communs (journée de lien entre associations locales soucieuses des « communs » : [2]).

Fondation Univ Rhône Alpes --> financement

Musée de Grenoble contacté --> salles de conférences et amphithéâtre.

Point de vigilance : wifi à installer. Solution de rechange : université.

Vérifier les possibilités de logement.

Point sur le conseil scientifique (à dissoudre ou à renouveler)

Mail envoyé par Florence à tous les membres (les trois supposés démissionnaires et les trois supposés toujours intéressés) : aucune réponse.
D'autres tentatives de contact (Twitter, et autres réseaux sociaux...) ont aussi échoué.
À faire : courrier papier à tout le monde (=> Florence & Pierre Yves) ; Florence le rédige.

Date limite de réponse : prochaine réunion du conseil d’administration. Dissolution si aucune réponse ; ou bien question à trancher si des réponses ont été reçues.

Florence reconnaît que le contexte n'est pas favorable actuellement à la persistance du conseil scientifique, mais considère qu'il pourrait être utile avec restitutions aux WikiConventions (analyse scientifique du mouvement, veille sur les publications scientifiques concernant ce qu'il se passe sur les projets, ouverture à la sociologie du numérique).

Nota bene : les membres actuels du conseil scientifique ne correspondent pas à ce rôle.

D'autres membres du CA penchent plutôt sur un réseau d'ambassadeurs / promoteurs de la connaissance libre auprès du monde scientifique.

Préparer une synthèse des différentes visions de ce que pourrait être un conseil scientifique, à discuter à la prochaine réunion CA.

Retour sur les demandes "science" qui arrivent à l'association : faut-il les associer aux partenariats GLAM ? considérer que ce sont des actions de formation à l'open data / aux changements de pratiques ? => ce ne serait pas le même salarié qui s'occuperait de l'action selon sa typologie.

Renommer GLAM en quelque chose qui permette de prendre en compte les partenariats scientifiques et qui exprime mieux une réalité non anglophone : le groupe GLAM est sur cette même ligne (redéfinition et renommage ; cf. le pad de la dernière réunion GLAM du 2/02/2018).

Pause repas 12 h 30 - 13 h 40

Points RH

Grille salariale

Veut-on aligner tous les salariés sur la grille ? Proposition que ce soit un salaire minimum ? Une fourchette avec des critères : compétences techniques rares (ex. développeurs), etc. ou bien LE salaire ?

=> Vote à main levée : grille sur laquelle aligner les salaires.

Salaire de départ ? Environ 170 % du SMIC brut = 30,56 k€ - correspond à environ 10 % de plus que ce qu'indique comme minimum la convention collective.

Aucune prise en compte des diplômes ? Non, on met les compétences (dont un diplôme n'est qu'un moyen de validation) dans la fiche de poste comme pré-requis, mais ça n'est pas utilisé pour définir le salaire.

Écart par rapport à la convention collective pour compenser le fait que le poste soit basé à Paris.

Augmentation du salaire plus rapide que prévu par la convention pour le début de carrière, pour valoriser l'expérience dans l'association (acquisition des compétences spécifiques au monde wikimédien notamment). Ensuite évolution selon la convention collective.

Valorisation de réussites particulières : pourrait être par don de points d'indice ou prime exceptionnelle.

Par contre, changement de cadre de responsabilité => faire passer à une autre grille.

Proposition :
- refonte de la grille avec 30,6 k comme salaire minimum ;
- établir les années d’ancienneté pour calculer la nouvelle masse salariale à prévoir dans les 6 mois (=> Willie)

Ajustements éventuels par rapport à Amélie Cabon (modalités, fiche de poste, formation à iRaiser)

Point sur le poste de direction exécutive (dont évocation de la candidature spontanée reçue récemment)

Mettre en place l'environnement (grille, contrôles internes, etc.) avant d'avoir un directeur ?
Plus jamais de direction ? Mais plutôt 3 délégations (RH, opérations et finance/compta).
Proposition plus précise : déléguer davantage à Cindy pour les RH et à Rémy pour l'opérationnel, en les passant sur une autre grille salariale (avec un objectif à 38?/40? k€ / an) pour ces salariés délégués.
Ou vers un fonctionnement par projet ? Bon format pour les organisations de 30 personnes.
Point de vigilance : Rémy ne risque-t-il pas de manquer de temps pour ses tâches actuelles ?
Recadrage : identifier d'abord les fonctions à occuper (qualités requises) puis étudier les capacités des gens.

=> Unanimité pour abandonner l'idée d'un ou une DE avec les pleins pouvoirs.

Idée d'un(e) chargé(e) de coordination et d'un élargissement de la fiche de poste de Cindy en tant que responsable RH.

Liste de(s) tâches respectives coordination/RH/CA [en italique, les tâches partagées]

Coordination opérationnelle
Proposition d'objectifs individuels
Priorisation tactique
Vue d'ensemble
Reporting CA - communauté - international
Représentation (à partager avec les autres salariés, les membres et le CA selon les besoins ponctuels)
Coordination de la représentation
Suivi de la stratégie
Suivi des ressources
Supervision de la création des indicateurs
Organisation de l'association
Animation des réunions d'équipe

RH
Proposition d'objectifs individuels
Cadre de vie
contrôle des procédures, suivi administratif
Entretiens
Suivi du moral
Formations
Convention collective

CA
Proposition d'objectifs individuels
Définition de la stratégie (établissement des priorités)
Entretiens
Vue d'ensemble
priorisation stratégique
Suivi des budgets (en transition - engagement d'un expert comptable tantôt ?)

[Plus tard : pôle comptable interne (le rapport entre coût de l'externalisation de l'expertise comptable et réponse à nos besoins n'étant pas satisfaisant)
Suivi des budgets]

Proposition :

— Lettre de mission + prime de mission, expérimentation jusqu'à fin juin, renouvelable une fois, pour vérifier que le poste est correct et la personne est correcte (proposer montant annuel de la prime à payer au prorata temporis) — Vérifier la légalité : proportion prime / salaire ; lettre de mission / redéfinition en avenant au contrat de travail (voir auprès de l'inspection du travail) — Rémy : nouvelle grille + prime qui comble l'écart avec statut cadre (lettre G) — Cindy : nouvelle grille + prime qui comble l'écart avec statut cadre (lettre G) — Étape d'après : point en septembre. Si le test est concluant, pérennisation (changement de grille, de contrat de travail pour intégrer la mission à la fiche de poste pérenne) ; si le résultat est mitigé, nouvelle période de test de 4 mois.

À faire :

— finalisation de la grille salariale pour fixer le montant de la prime => Willie — Vérifier la légalité => Charlotte et Cindy (après établissement de la grille revue par Willie) — préparer l’explication de notre choix d’abandonner le recrutement supplémentaire, communication à lier avec la publication de l’atterrissage budgétaire (Pierre Yves) — 2 lettres de mission + prime (différence entre salaires actuels et ce qu'ils auraient en tant que cadres) à verser à la fin => Charlotte + Pierre-Selim — Candidature spontanée : le recrutement n’est plus à l'ordre du jour, Charlotte se charge de la réponse.

Pause à 17 h 15

Structuration du CA

Trésorerie / finance / microfinancement : Marin, Lucas, Pierre Yves, Hélène
WMF, FDC : Pierre Yves, Willie, Pierre-Selim
Juridique / plaidoyer : Pierre-Selim, Nadine, Samuel, Pierre Yves, Florence
Communication : Charlotte, Florence, Pierre-Selim, Lucas
RH : Marin, Nadine, Hélène
Dons / labellisation / RUP : Pierre- ves, Willie, Charlotte
Secrétariat : Nadine, Willie, Pierre-Selim

Demandes à adresser à la liste de discussion ca@ avec en titre un des secteurs listés supra, le "comité" qui prend en charge le signale sur la liste et crée une carte Trello.

=> À faire : communiquer cette structuration en comités.

Prochains sujets / prochaines échéances

préparation vision 2030 avant la WikiCon
campagne FDC 2016-2017 pour le budget 2017-2018 : rapport
campagne FDC 2017-2018 pour le budget 2018-2019 : à préparer

Fonctionnement au quotidien

Prévoir un mail d'annonce de chaque vote + un mail de relance à 7 jours, puis un mail d’ultimatum pour annoncer la clôture (=> Nadine).

Excuses / Regrets

La décision groupée prise suite à la précédente réunion ne semblant pas satisfaisante à plusieurs membres du CA, la question est remise en discussion.

Les avis continuent à diverger, autant sur la question elle-même que sur la liste ayant servi de base à la décision :

Geste important pour aider certains à tourner la page, éviter de laisser pourrir la situation
Trop tard
Traitement différencié : est-ce possible de s'excuser envers certains et pas d’autres ?
Liste biaisée et incomplète (notamment absence d'anciens salariés)
Sert à quelque chose ?
Se limiter à ceux qui ont reçu des lettres de l'avocat
Étendre la liste ?

=> Annulation de la décision groupée prise sur les excuses et regrets : voté à main levée par le CA.

Rédaction et envoi d’une réponse au courriel de Marie-Alice de décembre ; le CA s'étant engagé à répondre à toutes les personnes qui s'adresseraient directement à lui.

Fin de la 1ère séance à 19 h 30

Dimanche 4 février 2018

Accueil 9 h 30

Début de la 2ème séance à 10 h 00

Friendly Space Policy

Point sur le groupe de travail. Il ne fonctionne pas ; deux visions s'opposent, une pour un code de conduite avec les comportements à éviter et une pour une charte de convivialité avec des recommandations de comportements positifs. => reprendre le sujet au niveau CA pour créer un texte basique (traduction depuis des textes existants) en V0.9, le voter en CA pour application immédiate et ensuite le proposer à la modification des membres. Objectif : obtenir un texte Vx à voter à la prochaine Assemblée générale.

Friendly Space Policy de la Fondation : [3] (traduction en chantier)
La policy de la WikiConvention francophone : Code de conduite

Priorité : charte pour les rencontres physiques (c'est ce qui a été demandé en AG), mais volonté ultérieure d'améliorer la charte d'utilisation des listes de discussion pour faire une charte sur les comportements en ligne (==> Charlotte).

Point juridique

Confidentiel, résumé sur le wiki fermé du Conseil d'administration.

Décision sur un mode unique de financement des contributeurs ou groupes (locaux ou thématiques)

Rôle de la commission microfinancement

Élargissement du périmètre de la commission pour le financement non seulement des individus mais aussi des groupes.
Conservation d'un montant maximum par financement (2.000 €) avec décision collégiale de la commission.
Présentation d'un projet et/ou d'un ensemble de petits projets (budget annuel d'une cabale, si celle-ci désire ce type de fonctionnement).
Logique de souplesse dans l'acceptation des demandes et de contrôle a posteriori plutôt que de grosses contraintes a priori.
Augmenter le suivi => relancer les financés après xxx mois pour qu'ils indiquent la réalisation effective. Ajouter une colonne dans le tableau global.
Faire de la communication régulièrement sur les bistrots des différents projets pour présenter les derniers financements effectués et pour encourager à ce qu'il y ait des demandes.

Quid des demandes d'étrangers ?

Finance-t-on les francophones africains, québécois... pour leur faciliter l'accès à des financements par rapport aux Rapid Grants en anglais de la WMF ? => plutôt oui, en faisant un suivi pour voir quelle somme globale cela représente et encourager éventuellement ensuite une demande de budget récurrent ?

Ouvrir aussi la possibilité à des associations amies de demander une aide ponctuellement à la commission micro-financement.

Composition de la commission

Non-membre dans la commission ? C'est l'argent du mouvement, que l'association ne fait que gérer, on désire donc que la communauté s'implique. Lancer un appel à candidature sur Méta et un vote. Maximum 2 personnes sur 9 / 1 personne sur 5...?

Combien de membres ? => augmentation suite à augmentation périmètre : 9 ?
Durée du mandat ?
Trouver de nouveaux membres

Faire charte de fonctionnement => Hélène

Rédiger décision à voter => Nadine + Hélène

Points divers

Bannissement global d'un wikimédien (contributeur et administrateur actif du Wiktionnaire)

Lucas s'interroge : l’association doit-elle prendre position ? WMFr considère n'être pas légitime à le faire (non hébergeur, non gestionnaire des communautés). Peut-être le User Group du Wiktionnaire peut-il prendre position ? Faire de la pédagogie sur la SuSa ? billet de blog, mail ? => Comité communication

Wikimania

18-22 juillet à Cape Town : Wikimania

CA :

Lucas y va sauf si problème de passeport, financement par Lingua Libre
Pierre Yves n’est pas disponible
Pierre-Selim envisage d'y aller
Hélène envisage d'y aller (sur ses deniers personnels) mais ne se considère pas comme une bonne porte-parole de l'association et pourrait être bloquée (aléas de ses disponibilités professionnelles)
Willie n’a pas envie
Florence n’est pas disponible
Charlotte n’a pas très envie
Marin : lui demander --> très volontaire, disponible, bourse WMF déjà demandée

Salariés ?

Xavier
Amélie
Rémy

=> problème de budget, voir avec la commissaire aux comptes si on peut dépasser le déficit prévu à l'AG (qui correspondait à des frais exceptionnels)

Autre ?

Antoine (Lingua Libre)

Comité de gestion des conflits d'intérêts

Voir réflexion en cours : groupe des volontaires de l'AG de décembre

Proposer au groupe de travail de s’instituer en tant que proto-comité de GCI (une sorte de Constituante) => Nadine

11 h 45 départ de Florence et Lucas

Audit de gouvernance

Consensus pour ajouter Florence Raymond dans la liste des personnes à interviewer par les auditeurs, et pour dire aux auditeurs de ne finalement pas contacter Marie-Alice Mathis et Cyrille Bertin (en leur absence de réponse à notre mail).

Écrire aux auditeurs pour leur demander s'ils pensent utile que l'on contacte d'autres personnes.

Dégoogle-isation

Mails des salariés : on charge Sylvain d'étudier une possibilité viable, pérenne et externe de se passer de Gmail, en envisageant de payer une boîte pour nous monter une solution ou de se faire héberger par des structures libristes.
Cahier des charges : serveurs en Europe, accès par clients desktop et mobiles, propriétés de nos données (+ respect confidentialité / vie privée), pas nécessairement open source / libre (si la solution respecte tous les critères et est propriétaire, on achète) => Willie.

Mails wikimedia.fr de type alias :

Avoir de vrais identifiants & mots de passe sur le smtp ? => Willie

Stockage de documents en ligne et modification collaborative
Moins utiliser Google Drive : trouver une solution pour le stockage/archivage, avec synchronisation en local, gestion des droits d'accès par personnes et groupes, accessible par client et interface web mais pas nécessairement d'édition collaborative en ligne (même si ce serait un plus).

Contacter les associations libristes pour se faire aider et décharger Sylvain d'une partie de ses tâches admin-sys.

[4]

Objectif final : rendre obsolète le Wiki-membres (le « site dédié aux membres » cité dans le règlement intérieur devient Meta) ; conserver le Wiki-CA pour les votes de décisions confidentielles ; ne plus stocker les documents sur le Wiki-CA/Wikimembres mais sur la solution de stockage unique décrite plus haut.

Décisions sur Meta

Vérifier auprès de la commissaire aux comptes s'il est possible d'imprimer les décisions avec les pseudonymes wikimédiens ?

Proposition à étudier : changer la logique

activité wiki des membres du CA, en tant que membres du CA, effectuée avec un compte Prénom Nom (CAWMFr) pour garder l'identité civile et la déconnexion avec le pseudonyme wikimédien ;
avant de basculer les décisions du Wikimembres vers Meta les tagger en NOINDEX ;
la secrétaire demande que son compte soit admin sur méta.

Intérêt : simplicité, archivage papier sans aucune difficulté (pas besoin de jongler entre pseudonyme et identité civile) ; d’ailleurs, on a eu une remarque des auditeurs concernant la légalité de fonctionner comme ça.

Pour candidater au CA : création du compte Prénom Nom, et pour ceux qui veulent l'indiquer, accès à l'identité wikipédienne lors de la déclaration de candidature par mail sur la liste discussions@

Pour la migration des décisions passées : pas utile de basculer l'historique, a priori. À faire petit à petit après remplacement des pseudonymes par les noms civils.

Fin de la réunion à 13 h 30