Wikimedia Deutschland/Präsidiumshandbuch

This page contains the board handbook of Wikimedia Deutschland.

Einleitung

Das Präsidiumshandbuch soll alle Informationen, die für Präsidiumsmitglieder relevant sind, praxisrelevant an einer Stelle zusammenfassen. Es beinhaltet unter anderem Informationen zu den allgemeinen Aufgaben, Prinzipien und Prozessen der Präsidiumsarbeit, aber auch praktische Empfehlungen und Standards, die außerhalb der formalen Ordnungen etabliert wurden. Ziel des Handbuches ist, die wichtigsten Prinzipien und Verfahren des Gremiums zu kodifizieren und somit auch die Übergabe zwischen den Präsidien zu erleichtern. Der vorliegende Entwurf beinhaltet zum einen bestehende Materialien des Vereins und orientiert sich zum anderen an Vorbildern anderer Wikimedia-Organisationen wie dem Board Handbook der Wikimedia Foundation, dem Guide du conseil d'administration von Wikimédia France und dem Good Governance Kodex Wikimedia Österreichs. Gleichzeitig werden durch das Handbuch eine Empfehlung aus dem Governance Review und das Wikimedia-Learning pattern "Board handbook" umgesetzt.

Die vorliegende erste Fassung wurde vom 4. Präsidiums zum Ende seiner Amtszeit erarbeitet und am 25. November 2016 fertig gestellt. Sie ist auf dem Stand vom März 2017.

Über Wikimedia Deutschland

Wikimedia Deutschland, Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens, ist ein gemeinnütziger eingetragener Verein mit Sitz in Berlin und etwa 2.100 aktiven und etwa 48.000 Fördermitgliedern (Stand 02.03.2017). Er wurde 2004 von Freiwilligen aus der deutschen Wikipedia-Autorengemeinschaft gegründet. Der Verein ist die deutsche Länderorganisation ("Chapter") der Wikimedia Foundation mit Sitz in San Francisco und Lizenznehmer des Markennamens "Wikimedia" und des Wikimedia-Logos. Die Wikimedia Foundation ist Betreiberin der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte.

Die Wikimedia-Projekte

Die Logos der Wikimedia-Projekte

Die englischsprachige Version der Online-Enzyklopädie Wikipedia wurde am 15. Januar 2001 gegründet, die deutschsprachige Version folgte im März des gleichen Jahres. Wikipedia war und ist das bekannteste und beliebteste aller Wikimedia-Onlineprojekte. Neben der Wikipedia wurden nach und nach weitere Onlineprojekte gegründet:

• Mediawiki, 2003, die Wiki-Software, auf der heute alle Wikimedia-Projekte basieren
• Wiktionary: 2002, freies Wörterbuch
• Wikibooks: 2003, freie Büchersammlung
• Wikimedia Commons: 2004, freies Medienarchiv
• Wikinews: 2004, freie Nachrichtenseite
• Wikiquote: 2004, freie Zitatesammlung
• Wikisource: 2004, freie Textsammlung
• Wikispecies: 2004, freies Artenverzeichnis
• Wikiversity: 2006, freie Lernplattform
• Wikivoyage: 2006, freier Reiseführer (seit 2013 ein Wikimedia-Projekt, vorher unabhängig)
• Wikidata: 2012, Sammlung strukturierter Daten

Eine Übersichtsseite mit Kurzvorstellung der einzelnen Projekte und Links zu den Projektseiten findet sich hier.

Neben der Wikipedia sind in Deutschland besonders Wikimedia Commons und Wikidata die beliebtesten und bekanntesten Projekte. Neben diesen inhaltlichen Projekten gibt es auch das Meta-Wiki (als Koordinationplattform für alle strukturellen, finanziellen und politischen Informationen jenseits der Wikimedia-Projekte) und das MediaWiki-Wiki (als Plattform für die Weiterentwicklung der MediaWiki-Software, auf der alle Projekte basieren).

Die im Fokus des Vereins liegenden Communitys bestehen im Kern aus den Wikimedia-Projekten, insbesondere der deutschsprachigen Wikipedia (etwa 5000 Personen) und den deutschen Wikidata- und Commons-Aktiven. Man muss die Communitys aber nicht getrennt nach Projekten, sondern als mehr oder minder große Untergruppen verstehen (zum Beispiel "die Redaktion Chemie”, “die Fotografen”, “die Kölner Freiwilligen”, “die Urheberrechtsinteressierten”, “die Poweruser”).

Verhältnis des Vereins zu den Wikimedia-Projekten

Der Verein wurde von Freiwilligen aus der Wikipedia-Community gegründet, viele aktive Mitglieder sind ehrenamtlich in den Wikimedia-Projekten aktiv. Ein wesentliches Ziel des Vereins ist die Förderung dieses Engagements (s.u.). Gleichwohl ist der Verein nicht der Träger der Projekte, dies übernimmt die rechtlich nicht organisierte Community selbst. Betreiberin der Server und der technischen Plattform im rechtlichen Sinne ist die Wikimedia Foundation. Damit ist der Verein von den Wikimedia-Projekten unabhängig. Er nimmt keinerlei inhaltliche oder sonstige Einflussnahme auf die Wikimedia-Projekte und haftet in der Folge auch nicht für Rechtsverstöße, die von Freiwilligen innerhalb der Projekte begangen werden, auch wenn der Verein bei Bedarf Rechtsbeistand für Community-Mitglieder organisiert und finanziert. Vereinfacht dargestellt ist Wikimedia Deutschland im Hinblick auf die Wikimedia-Projekte daher als "Förderverein" zu verstehen.

Zweck und Selbstverständnis des Vereins

Der Zweck des Vereins ist in § 2 der Satzung des Vereins definiert:

(1) Zweck des Vereins ist es, die Erstellung, Sammlung und Verbreitung Freier Inhalte (engl. Open Content) in selbstloser Tätigkeit zu fördern, um die Chancengleichheit beim Zugang zu Wissen und die Bildung zu fördern. Freie Inhalte im Sinne des Vereins sind alle Werke, die von ihren Urhebern unter eine Lizenz gestellt werden, die es jedem gestattet, diese Werke kostenlos zu verbreiten und zu bearbeiten. Dazu soll auch das Bewusstsein für die damit zusammenhängenden gesellschaftlichen und philosophischen Fragen geschärft werden.

(2) Bei der Sammlung und Verbreitung der Freien Inhalte sollen in erster Linie, aber nicht ausschließlich, Wikis zum Einsatz kommen. Wikis sind über das Internet zugängliche Softwaresysteme, die Nutzern sowohl den Zugriff auf Inhalte als auch ihre Veränderung gestatten und so die gemeinschaftliche Schaffung derselbigen ermöglichen. Prominentestes Beispiel für dieses Prinzip ist die von Larry Sanger und Jimmy D. Wales initiierte und von der Wikimedia Foundation betriebene freie Enzyklopädie “Wikipedia”.

(3) Der Verein soll die Aufgaben einer Sektion (engl. Local Chapter) der Wikimedia Foundation Inc. (Florida, USA) wahrnehmen. Die Unabhängigkeit des Vereins ist hierdurch nicht beeinträchtigt. Die Wikimedia Foundation fungiert als Dachorganisation aller nationalen Wikimedia-Sektionen, koordiniert die dem Vereinszweck entsprechenden Aktivitäten im internationalen Sektor und verwaltet den Namen Wikimedia sowie die Namen der verschiedenen internationalen Wikimedia-Projekte.

(4) Dem Zweck des Vereins sollen namentlich dienen:

• der Betrieb und die finanzielle Förderung des Betriebs von Internetsystemen zur Erstellung, Sammlung bzw. Verbreitung Freier Inhalte. Der Schwerpunkt soll dabei auf den verschiedenen internationalen Wikimedia-Projekten liegen.
• die Verbreitung und die Förderung der Verbreitung Freier Inhalte auf anderen Wegen, zum Beispiel in digitaler oder gedruckter Form, mit Schwerpunkt auf den Inhalten der verschiedenen internationalen Wikimedia-Projekte.
• die Beschaffung, Bereitstellung und Verbreitung von Informationen sowie die Öffentlichkeitsarbeit zum Thema Freie Inhalte, Wikis und den verschiedenen Wikimedia-Projekten. Dies soll beispielsweise durch Veranstaltungen oder Informationsmaterial geschehen.
• die Klärung wissenschaftlicher, sozialer, kultureller und rechtlicher Fragen im Zusammenhang mit Freien Inhalten und Wikis zum Beispiel durch Gutachten, Studien und Vergabe von Stipendien. [...]

Die 2013 vom Präsidium beschlossenen Leitmotive (Werte) des Vereins lauten:

• Partnerschaft: „Der Verein arbeitet partnerschaftlich mit Communitys und ihren einzelnen Mitgliedern zusammen. Für die Umsetzung ihrer Ideen können sie die Mittel des Vereins unkompliziert nutzen und dessen Angelegenheiten mitgestalten.“
• Freies Wissen: „Wir stärken das Konzept des Freien Wissens in der Gesellschaft.“
• Offenheit: „Unsere Arbeit wird durch Offenheit für vielfältige Einflüsse bestimmt.“
• Austausch: „Wir tauschen Erfahrungen und Wissen mit Organisationen und Netzwerken aus und arbeiten gemeinsam zum Nutzen der Wikimedia-Bewegung und ihrer Prinzipien.“
• Lösungen: „Wir erforschen, entwickeln und vermitteln Lösungen für technische und soziale Herausforderungen.“

Die aktuelle Schwerpunktplanung des Vereins (Jahreskompass) benennt drei Handlungsfelder mit fünf Schwerpunkten der Vereinsarbeit:

• Handlungsfeld "Freiwillige unterstützen, gewinnen und halten"
  • Schwerpunkt 1: Neue Freiwillige für Wikimedia gewinnen und halten
  • Schwerpunkt 2: Freiwillige in den Wikimedia-Projekten unterstützen
• Handlungsfeld "Software-Entwicklung: Wikidata ausbauen und MediaWiki weiterentwickeln
  • Schwerpunkt: Wikidata ausbauen und MediaWikie weiterentwickeln
• Handlungsfeld "Rahmenbedingungen für Freies Wissen stärken"
  • Schwerpunkt 1: Politische und rechtliche Rahmenbedingungen für Freies Wissen stärken
  • Schwerpunkt 2: Gemeinsam mit den Communitys Inhalte und Kooperationen mit Institutionen befreien

Die konkrete inhaltliche Ausrichtung ist darüber hinaus Gegenstand einer langen vereinsinternen Debatte darüber, ob sich der Verein – stark vereinfacht ausgedrückt – eher als "Wikipedia-Fanclub" oder als "Lobbyorganisation für Freies Wissen" ausrichten sollte. Anders ausgedrückt: Betreiben wir eine Website oder kämpfen wir für Freies Wissen? Diese Debatte ist bislang nicht abgeschlossen. Zwei kurze Selbstbeschreibungen des Vereins lauten wie folgt:

• "Wikimedia Deutschland fördert Wikipedia und den Grundgedanken jenseits der freien Enzyklopädie: Wissen frei verwenden und teilen zu können. Mit 40 unabhängigen Länderorganisationen ist Wikimedia eine weltweite Bewegung. Wir unterstützen die Communitys hinter Wikipedia und den anderen Wikimedia-Projekten."

• "Wikipedia ist eine der zehn beliebtesten Websites der Welt. Ihre Inhalte und die aller anderen Wikimedia-Projekte werden von Freiwilligen erstellt, verbessert und verbreitet. Wikimedia Deutschland unterstützt ihre Arbeit vor allem an Wikipedia, Wikimedia Commons, Wikidata, aber auch den kleineren Projekten. Unser Vereinsziel ist es, den freien Zugang zu Wissen zu fördern.

Dafür genügt es nicht, Wissen nur konsumieren zu können. Menschen müssen auch selber Wissen beitragen und formen dürfen. Wir verstehen die Freiwilligen der Wikimedia-Bewegung deshalb als Botschafter des Freien Wissens. Weil Bildung eine Kernaufgabe der gesamten Gesellschaft ist, arbeiten wir einerseits mit diesen engagierten Menschen zusammen, andererseits auch mit Institutionen und Akteuren im politischen Bereich.

All dies tun wir nicht alleine, sondern mit Partnern, in einem internationalen Netzwerk mit anderen Wikimedia-Organisationen und mit der Wikimedia Foundation."

Es gehört zu den Aufgaben des Präsidiums, dafür zu sorgen, dass Selbstverständnis, Ziele und Werte des Vereins klar, aktuell und innerhalb der Organisation bekannt sind (siehe Kapitel "Aufstellung, Überprüfung und Weiterentwicklung der Ziele, Schwerpunkte und Werte des Vereins). Das 4. Präsidium hat sein Verständnis von Wikimedia Deutschland als Verein zur Förderung Freien Wissens zum Ende der Amtszeit zusammengefasst (Mission, Vision und Werte des Vereins). Der Text spiegelt die Betrachtung von Satzung, Leitmotiven und strategischen Planungen vor dem Hintergrund der Arbeit des Gremiums der vergangenen zwei Jahre wider.

Das Wikiversum

Die Wikimedia Foundation

Das Logo der Wikimedia Foundation.

Die Wikimedia Foundation (“WMF”) mit Sitz in San Francisco ist die Betreiberin der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte. Sie hat eine zentrale Stellung, da sie die Markenrechte der Projekte innehat und für die Inhalte rechtlich verantwortlich ist. Zudem verwaltet sie alle Server, entwickelt die Software weiter und betreibt das zentrale Fundraising. Die gemeinnützige Organisation nach amerikanischem Recht des Staates Florida wurde im Juni 2003 von Jimmy Wales gegründet. In der Wikimedia Foundation arbeiteten derzeit etwa 280 Personen, der Großteil von ihnen in der Softwareentwicklung. Der Jahresplan für das Fiskaljahr 2016/17 sieht ein Jahresbudget von 63 Millionen US-Dollar vor.

Geschäftsführerin (Executive Director) der WMF ist seit Juni 2016 Katherine Maher. Das zehnköpfige, ehrenamtliche Kuratorium (“Board of Trustees”) trifft die strategischen und politischen Entscheidungen der WMF und ist in etwa das Pendant zum Präsidium von Wikimedia Deutschland. Das Kuratorium wird teils kooptiert (vom Board selber berufen; 4 Expertensitze), teils von den Wikimedia-Communities gewählt (3), teils von den Wikimedia-Organisationen bestimmt (2); Jimmy Wales hat den Gründer-Sitz. Trotz des Namens verfügt die WMF nicht über ein Stiftungsvermögen und ist anders als der Verein nicht mitgliederbasiert.

Die Wikimedia Foundation ist seit jeher spendenfinanziert, hauptsächlich über Kleinspenden. Sie bleibt ihrem Versprechen treu, niemals Werbung auf den Projekten zu schalten. Erste Fundraising-Aktionen starteten im Herbst 2004. Haupteinnahmequelle ist der Jahresend-Fundraiser (über Banner in der Wikipedia), inzwischen gibt es aber auch zahlreiche unterjährige Fundraisingaktionen der WMF. Von noch 16 Millionen US-Dollar im Jahr 2010 sind die Spendeneinnahmen 2015 auf 61 Millionen gestiegen.

Wikimedia Deutschland ist in dreifacher Hinsicht verbunden mit der WMF:

• rechtlich durch das Chapters Agreement (Vereinbarung über Verwendung der Marken und Rechte und Pflichten gegenüber der WMF)
• finanziell durch das Fundraising Agreement und die finanzielle Förderung (Wikidata, Wikimedia Conference, APG-Antrag)
• operativ durch unsere Zugehörigkeit zum und unsere Beteiligung am Wikimedia Movement.

Wikimedia-Organisationen

Zur Unterstützung der Wikimedia-Mission haben sich eine Reihe von lokalen Wikimedia-Organisationen gegründet. Wikimedia Deutschland war 2004 die erste dieser Art. Wikimedia-Organisationen (auf Englisch „Wikimedia affiliates“) sind zwar formal und organisatorisch autonom, agieren aus finanziellen, technischen und rechtlichen Gründen aber in starker Abhängigkeit von der Stiftung.

Es gibt derzeit drei Typen von Wikimedia-Organisation (aktuelle Zahlen über die Verlinkungen zugänglich):

• Chapter: Formale, registrierte Mitgliederorganisationen, die sich in ihrer Arbeit auf ein Land (nicht: eine Sprache) beschränken; „Ländervereine“. Es gibt derzeit 40 Chapter (mit hoher Konzentration in Europa), davon hat ungefähr ein Drittel bezahlte Angestellte. Nach dem deutschen Verein sind Wikimédia France und Wikimedia UK die zweitgrößten Chapter mit jeweils etwa 10 Angestellten.
• Thematic Organizations: Formale, registrierte Mitglieder-Organisationen, die sich in ihrer Arbeit auf ein bestimmtes Themenfeld beschränken. Eingeführt, um das Ländermodell, welches sich nicht mit der Ausbreitung der Wikimedia-Projekte und des Kulturraums Internet deckt, zu ergänzen. Derzeit gibt es nur eine Organisation dieser Art, Amical, die im Themenfeld der katalanischen Sprache und Kultur arbeitet.
• User Groups: Informelle, eher losere Gruppen, die sich thematisch, geographisch oder anderweitig fokussieren können, „Nutzergruppen“. Aktuell gibt es 75 User Groups.

Wikimedia Deutschland als Teil des Wikiversums

Logo von Wikimedia Deutschland.

Wikimedia Deutschland ist damit Teil eines Netzwerks von internationalen Wikimedia-Organisationen – all unsere Entscheidungen haben eine globale Dimension und alle globalen Entscheidungen wirken sich unmittelbar auf unsere Arbeit aus.

Zum einen verstehen wir uns als Learning Partner im Wikiversum, um Wikimedia lokal und global zu stärken: Wir teilen unsere Erkenntnisse, lernen von den Erfahrungen aus dem Movement und bilden thematische Partnerschaften mit den anderen Organisationen.

Zum anderen wirken wir aktiv an der Gestaltung der Zukunft des Wikiversums mit: Wir richten jährlich die Wikimedia Conference aus, auf der Vertreterinnen und Vertreter aller Wikimedia-Organisationen und der WMF in Berlin über Zusammenarbeit und Entwicklung des Wikiversums diskutieren. Wir bringen unsere Expertise und Erfahrung in den kommenden, umfassenden Movement-Strategieprozess ein und beteiligen uns aktiv an internationalen Zusammenkünften wie der Wikimania (größte Communityveranstaltung) und dem MediaWiki Hackathon (größte Entwicklerkonferenz).

Finanzen

Der Verein finanziert seine Arbeit über mehrere Quellen: Mitgliedsbeiträge, Spenden und andere Zuwendungen, und Drittmittel. Die Ein- und Ausgabenplanung für 2017 ist im Wirtschaftsplan 2017 dargestellt. Angaben zu den Vorjahren finden sich in den Tätigkeitsberichten sowie den Jahresabschlüssen.

Payment Processing Chapter

Der Verein ist als „payment processor” berechtigt, die jährliche Spendenkampagne über die Banner in der Wikipedia selbst lokal durchzuführen. Grundlage dafür ist das so genannte Fundraising Agreement zwischen dem Verein und der Wikimedia Foundation. Wikimedia Deutschland bemüht sich dafür um ein professionelles Spendenmanagement und übernimmt die Kommunikation mit den Spendern. Der Verein hat zu diesem Zweck die gemeinnützige Wikimedia Fördergesellschaft mbH gegründet, deren alleiniger Gesellschafter er ist. Nach dem Fundraising Agreement überweist der Verein einen Großteil der Spendengelder an die Wikimedia Foundation, wo diese dann deren Budget und dem internationalen Fördertopf zugeführt werden.

Spendenverteilung

Im Zuge der 2011 begonnenen Zentralisierung des Spendensammelns durch die Wikimedia Foundation wurde ein System aus verschiedenen Förderprogrammen und Freiwilligen-Ausschüssen aufgebaut, über das ein Teil der Spenden an die Communities und Organisationen zurückfließen soll.

Es gibt unterschiedliche Förderprogramme der Wikimedia Foundation, darunter Projekt- und Veranstaltungsförderungen, Individualförderungen und Reiseförderungen. Das für WMDE – und andere Chapter – relevante Programm ist die Förderung von Jahresplänen, die sogenannten Annual Plan Grants (APG). Organisationen beantragen die Finanzierung (komplett oder anteilig) ihrer Pläne für das Folgejahr. Das Freiwilligenkomitee „Funds Dissemination Committee” (FDC) bewertet die Anträge und spricht eine Empfehlung über die Summe der Förderung aus. Die endgültige Entscheidung trifft das Board of Trustees.

Das Präsidium

Das Präsidium ist eines von drei Organen des Vereins. Die Mitgliederversammlung als höchste Instanz formuliert den Willen der Mitgliederversammlung durch die Satzung, Ordnungen und weitere Beschlüsse. Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins, er wird deshalb auch geschäftsführender Vorstand genannt. Das Präsidium ist der "Aufsichtsrat" des Vereins: Als von der Mitgliederversammlung gewähltes Gremium beaufsichtigt es die Arbeit des Vorstands und definiert Ziele für die Arbeit des Vereins.

Die verbindlichen Bestimmungen zur Präsidiumsarbeit sind in der Satzung sowie in der Geschäftsordnung des Präsidiums kodifiziert. Das Präsidium ist auch an Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden.

Zusammensetzung und Wahl des Präsidiums

Das Präsidium besteht aus dem oder der Vorsitzenden, dem Schatzmeister oder der Schatzmeisterin und bis zu sieben Beisitzern und Beisitzerinnen. Der Vorsitzende, der Schatzmeister und bis zu fünf Beisitzer werden von der Mitgliederversammlung gewählt. Als Personenwahl ist die Wahl des Präsidiums fernwahlpflichtig. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Nach der Wahl bestimmt das Präsidium aus dem Kreise der Beisitzer zwei stellvertretende Vorsitzende und kann bis zu zwei weitere Vereinsmitglieder in das Gremium kooptieren, um die Diversität zu verbessern und benötigte Fachkompetenzen oder Erfahrungen hinzuzuholen. Um die Kooptation vorzubereiten und zu koordinieren, setzt das Präsidium nach seiner Wahl eine Arbeitsgruppe ein.

Innerhalb von vier Wochen nach einer Wahl übergibt das alte Präsidium die Geschäfte an das neue Präsidium. In der Praxis trifft sich das neu gewählte Präsidium bereits am Tag nach der Mitgliederversammlung zur konstituierenden Sitzung.

Rücktritt und Abberufung aus dem Präsidium

Mitglieder des Präsidiums können jederzeit zurücktreten. Damit ein Rücktritt wirksam ist, muss er gegenüber dem Vorstand erklärt werden. Um die öffentliche Bekanntgabe des Rücktritts gemeinsam vorzubereiten, sollte die Erklärung immer zunächst intern gegenüber Vorstand und Präsidium erfolgen. Zudem ist es empfehlenswert, vor einem geplanten Rücktritt das Gespräch mit dem Präsidiumsvorsitzenden oder anderen Präsidiumsmitgliedern zu suchen, um die Gründe zu besprechen und Lösungsmöglichkeiten auszuloten.

Bei groben Verstößen gegen die Regeln oder Interessen des Vereins oder bei Behinderung der Arbeit des Präsidiums kann das Präsidium ein Mitglied mit zweidrittel Stimmenmehrheit bis zur nächsten Mitgliederversammlung von seinem Amt beurlauben. Als oberstes Vereinsorgan kann zudem auch die Mitgliederversammlung eine Abberufung beschließen.

Aufgaben des Präsidiums

Präsidiumsmitglieder haben grundsätzlich das Recht und die Pflicht, die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern. Die Mitglieder des Präsidiums sind der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig.

Aufstellung, Überprüfung und Weiterentwicklung der Ziele, Schwerpunkte und Werte des Vereins

Eine der wichtigsten Aufgaben des Präsidiums des Präsidiums besteht darin, die Ziele, Schwerpunkte und Werte des Vereins aufzustellen und weiterzuentwickeln.

Vision, Mission und Leitmotive (Werte) des Vereins

Die Vision, Mission und Leitmotive des Vereins bestimmen auf übergeordneter Ebene, auf welche Ziele der Verein langfristig hinarbeitet und welche Werte er dabei zugrunde legt. Sowohl die strategische Planung, als auch die Jahresplanung müssen diesen übergeordneten Zielen und Werten folgen. Das Präsidium ist dafür verantwortlich, in der Planung sicherzustellen, dass dies der Fall ist. Falls sich zeigt, dass Vision, Mission oder Leitmotive des Vereins nicht mehr zeitgemäß sind und einer Anpassung bedürfen, ist das Präsidium dafür zuständig, einen Prozess zur Überarbeitung anzustoßen.

Strategische Planung

Im Rahmen der strategischen Planung ist das Präsidium dafür zuständig, die Strategie und längerfristigen Schwerpunkte für den Verein aufzustellen, weiterzuentwickeln und deren Umsetzung zu beaufsichtigen. Die strategische Planung ist die Grundlage für die Jahresplanung.

Jahresplanung

In der Jahresplanung wird festgelegt, welche konkreten Ziele sich der Verein für das nächste Jahr setzt, wie die Erreichung der Ziele gemessen wird (Erfolgskriterien) und welche Ressourcen dafür eingeplant werden (Wirtschaftsplan). Der Jahresplan setzt sich also zusammen aus den Schwerpunkten für das nächste Jahr (Jahreskompass), den Zielen und Erfolgskriterien zu diesen Schwerpunkten und dem Wirtschaftsplan.

Das Präsidium hat hier im Rahmen des bestehenden Planungsmodells (siehe Infobox) die Aufgaben:

• Die Schwerpunkte für das nächste Jahr festzulegen und zu beschließen (sofern nicht durch strategische Schwerpunkte bereits vorgegeben).
• Die vom Vorstand vorgeschlagenen konkreten Ziele und Erfolgskriterien zur Umsetzung der Schwerpunkte zu prüfen und zu beschließen.
• Die vom Vorstand aufgestellte Finanzplanung zur Umsetzung der Jahresziele zu prüfen und zu genehmigen (Wirtschaftsplan).
• Die Umsetzung des Jahresplans über das Reporting zu beaufsichtigen.

Nach der Genehmigung durch das Präsidium legt der Vorstand den Wirtschaftsplan der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vor. Anpassungen an dem beschlossenen Wirtschaftsplan müssen auf Vorlage des Vorstands vom Präsidium genehmigt werden.

Infobox: Aktuelle Praxis der Planung bei Wikimedia Deutschland

Da sich die 2014 beschlossene Strategieplanung als zu umfangreich herausgestellt hat, um dem Verein eine Handlungsorientierung zu bieten, hat das 4. Präsidium für die Schärfung der Vereinsschwerpunkte zunächst den Prozess der Jahresplanung weiterentwickelt.

In den letzten beiden Jahren ist die Jahresplanung nach dem folgenden Verfahren abgelaufen:

Im ersten Schritt stellt das Präsidium auf einer Klausurtagung auf, an welchen Schwerpunkten der Verein im nächsten Jahr arbeiten soll (“Jahreskompass”). Anschließend werden von der Geschäftsstelle konkrete Ziele und messbare Erfolgskriterien zur Umsetzung dieser Schwerpunkte ausgearbeitet, die vom Präsidium auf einer weiteren Klausurtagung diskutiert, angepasst und festgelegt werden. Die Ziele und Erfolgskriterien bilden wiederum die Grundlage für die Finanz- und Personalplanung für das nächste Jahr, die dem Präsidium im letzten Schritt vom Vorstand über den Wirtschaftsplan vorgelegt werden. Das Präsidium beschließt den vorgelegten Entwurf des Wirtschaftsplans, über den dann die Mitgliederversammlung abschließend abstimmt.

Die im Jahreskompass festgelegten Schwerpunkte haben faktisch bereits einen längerfristigen Zeithorizont, sind formal aber nur das nächste Wirtschaftsjahr beschlossen und stehen entsprechend nach einem Jahr wieder zur Disposition. Als ein nächster Schritt soll die Jahresplanung daher um eine mehrjährige, strategische Planungsebene erweitert werden: Im Strategieprozess sollen Schwerpunkte aufgestellt werden, die nicht nur für ein Jahr, sondern für mehrere Jahre gültig sind und somit eine längerfristige Orientierung für die Arbeit des Vereins schaffen. Dem Präsidium wird entsprechend der Zuständigkeit für die strategische Ausrichtung des Vereins dabei die führende Rolle zukommen: Das Gremium entscheidet darüber, wie der Ablauf gestaltet wird und legt am Ende des Prozesses die strategischen Schwerpunkte fest.

Die Aufstellung der strategischen Schwerpunkte und der Jahresziele wird allerdings nicht alleine durch das Präsidium vorgenommen, sondern ist ein Prozess, in dem die Mitarbeiter_innen des Vereins, die Vereinsmitglieder und die Communitys der Wikimedia-Projekte mit eingebunden werden. Die Einbindung und Beteiligung der verschiedenen Stakeholder des Vereins zu organisieren und sicherzustellen, ist eine weitere wichtige Aufgabe, die dem Präsidium zukommt.

Zum Weiterlesen:

• Ablauf, Partizipationsformate und Ergebnisse der Jahresplanung 2016 und der Jahresplanung 2017
• Verfahrensvorschriften für die Aufstellung und unterjährige Änderung des Wirtschaftsplans in § 2 der Finanzordnung

Aufsicht über den Vorstand

Eine weitere, zentrale Aufgabe des Präsidiums ist, die Arbeit des hauptamtlichen geschäftsführenden Vorstandes zu beaufsichtigen.

• Dies betrifft vor allem die Umsetzung der Organisationsziele: Der Vorstand erstattet dem Präsidium quartalsweise Bericht über die Erreichung der Ziele und Erfolgskriterien, die im Jahresplan aufgestellt wurden ("Quartalsberichte"). Das Präsidium diskutiert diese Berichte dann auf den jeweils nachfolgenden Sitzungen oder Telefonkonferenzen und prüft die Zielerreichung.

• In Ergänzung dazu erhält das Präsidium monatliche Berichte des Vorstands, die Informationen über die Felder Personal, Partnerschaften mit anderen Organisationen und Finanzen beinhalten ("Monatsberichte"). Auch diese Berichte werden auf den jeweils nachfolgenden Sitzungen oder Telefonkonferenzen besprochen, um die Geschäftsführung des Vorstands zu beaufsichtigen.

• Über wichtige Neuigkeiten, die zwischen den Berichtszeitpunkten eintreten (z.B. erhaltene Erbschaften, größere Finanzierungsabkommen) erstattet der Vorstand dem Präsidium auch unmittelbar Bericht.

Weitere Aufgaben

Auswahl, Bestellung und Abberufung des Vorstands

• Bestellung und Abberufung des Vorstands: Das Präsidium entscheidet durch die Bestellung, wer Vorstand ist und ernennt damit das geschäftsführende Organ des Vereins. Eine sofortige Abberufung des Vorstands kann mit 2/3 der abgegebenen Stimmen beschlossen werden. Da eine vorzeitige Abberufung des Vorstands in der Regel sowohl finanziell kostspielig, als auch mit Risiken für die Reputation des Vereins verbunden ist, sollte diese die ultima ratio darstellen. Eine von der Mitgliederversammlung eingesetzte Arbeitsgruppe (AG Entlastung) hat 2015 eine Reihe von Empfehlungen aufgestellt, wie abrupte Abberufungen vermieden oder zumindest gewissenhaft gemanaged werden können.
• Abschluss, Änderung und Beendigung des Anstellungsvertrags des Vorstands: Neben der Bestellung des Vorstands, dem so genannten Organverhältnis oder Dienstverhältnis, gibt es noch die Anstellung des Vorstands, also das Arbeitsverhältnis. Das Präsidium hat die Aufgabe, die Anstellungsverträge mit den Mitgliedern des Vorstands abzuschließen, zu ändern und zu beenden. Vertreten wird es dabei durch den Vorsitzenden.
• Organisation der Nachfolgesuche: Wenn die Zusammenarbeit mit dem Vorstand endet - ob vorzeitig oder durch Auslaufen des Vertrages - ist das Präsidium dafür verantwortlich, die Nachfolgesuche zu organisieren. Um eine längere Vakanz auf der Vorstandsposition zu vermeiden ist es besonders wichtig, rechtzeitig vor Ende der Vertragslaufzeit Klarheit über die Fortführung oder Beendigung der Zusammenarbeit zu schaffen und die Nachfolgesuche im Falle einer Trennung frühzeitig vorzubereiten.

Zum Weiterlesen: Dokumentation der letzten Vorstandssuche 2014/2015 (Berichte der Übergangskommission / Erfahrungsbericht)

Repräsentation des Vereins gegenüber den Mitgliedern und in der Öffentlichkeit:

• Als von den Mitgliedern gewähltes Vereinsorgan kommt dem Präsidium neben dem Vorstand schließlich auch eine besondere repräsentierende Aufgabe zu.
  • In ihrer öffentlichen Repräsentationsfunktion nehmen Präsidiumsmitglieder z.B an externen Konferenzen, Fachgesprächen oder Podiumsdiskussionen teil und nehmen auch Pressegespräche wahr (siehe Kapitel "Kommunikation").
  • Nach innen repräsentieren Präsidiumsmitglieder den Verein z.B. durch die Teilnahme an den Mitgliederversammlungen und weiteren Mitglieder- oder Communitytreffen. Wichtige internationale Treffen sind die Wikimedia Conference und die Wikimania, die größte Konferenz der deutschsprachigen Community ist die WikiCon. Darüber hinaus gibt es mehrere lokale Stammtische der Wikipedia-Community, die für ein Kennenlernen besucht werden können.
• Aufgabe des Präsidiums als gewähltes Vereinsorgan ist dabei auch, die (Community-)Mitglieder über seine Aufsicht der Geschäftsstelle zu informieren und bei wichtigen Entscheidungen mit einzubinden (siehe z.B. Partizipation bei den Planungsprozessen). Das Präsidium sollte auf eine angemessene Vertretung der Interessen der Mitglieder im Verein hinwirken und sich für ein gutes Vereinsklima einsetzen. Dafür ist ein stetiger Austausch mit anderen Vereinsmitgliedern und auch Mitgliedern der Community ratsam.

Mitgliederversammlungen

• Einberufung, Vorbereitung und Gestaltung der Mitgliederversammlung: Das Präsidium beruft die Mitgliederversammlung ein und bereitet diese mit vor. Während die konkrete organisatorische Vorbereitung von der Geschäftsstelle bewerkstelligt wird, ist das Präsidium in der Arbeitsteilung vor allem für die konzeptionelle Vorbereitung und die Kommunikation zuständig. Dies beinhaltet vor allem die Vorbereitung der Tagesordnung. In der Praxis erfolgen die meisten dieser Abstimmungen mit dem Vorsitzenden und dem Ausschuss Communitys und Mitglieder. Das Gesamtgremium wird z.B. dann konsultiert, wenn größere Änderungen an Programm und Konzept der Mitgliederversammlung geplant sind.
• Eigene Anträge an die Mitgliederversammlung und Stellungnahmen zu Anträgen von Vereinsmitgliedern: Immer vier Wochen vor einer Mitgliederversammlung findet eine Sitzung statt, auf der die Präsidiumsmitglieder mit dem Vorstand über eigene Anträge und Stellungnahmen zu den Anträgen der Vereinsmitglieder beraten. Eigene Anträge von Präsidiumsmitgliedern sollten stets zunächst innerhalb des Gremiums rückgekoppelt werden, ehe sie formal eingereicht und veröffentlicht werden. Bei den Stellungnahmen zu den Anträgen der Vereinsmitglieder geht es um eine Beurteilung, ob und warum das Präsidium als Aufsichtsorgan die Anträge unterstützt oder nicht. Die Stellungnahmen des Präsidiums werden den Anträgen dann vor Start der Abstimmung beigefügt.
• Beschlüsse der Mitgliederversammlung: Eine Übersicht der stehenden Beschlüsse der Mitgliederversammlung findet sich hier im Vereinsforum. Darunter sind alle Beschlüsse zu verstehen, die sich bisher nicht erledigt haben. Als Aufsichtsgremium ist das Präsidium auch dafür zuständig, auf die Umsetzung der MV-Beschlüsse zu achten.
• Mitgliederversammlungsprotokoll: Zwei Mitglieder des Präsidiums unterzeichnen gemeinsam mit dem Vorstand des Präsidiums das Protokoll der Mitgliederversammlung. Den Mitgliedern des Präsidiums steht ein Widerspruchsrecht zu.

Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern

• Aufnahme neuer Mitglieder: Das Präsidium hat bei der Aufnahme neuer Mitglieder ein Widerspruchsrecht. Dies wird derzeit so gehandhabt, dass der Vorstand monatlich eine Liste der Neumitglieder an das Präsidium sendet und so Gelegenheit zum Widerspruch gibt. Wenn innerhalb einer Woche kein Widerspruch geäußert wird, werden die Neumitglieder in den Verein aufgenommen. Über dieses Verfahren hat das Präsidium gleichzeitig die Möglichkeit, die Entwicklung der Mitgliederzahlen zu beobachten.
• Vereinsausschluss: Über den Ausschluss eines Mitglieds entscheidet das Präsidium mit zweidrittel Stimmenmehrheit.

Zustimmungspflichtige Geschäfte:

• Gemäß § 12 Abs. 5 der Satzung bedürfen folgende Geschäfte der vorherigen Zustimmung des Präsidiums:
  • Erwerb, Belastung und Veräußerung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten;
  • Gründung von und Beteiligungen an privatrechtlichen Gesellschaften oder Einrichtungen;
  • Gründung und Schließung von Niederlassungen
• Ebenfalls zustimmungspflichtig sind nach § 4 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Vorstands Einstellungen oder Kündigungen von Mitarbeiter_innen, die Personal- und Budgetverantwortung tragen. Unterhalb dieser Ebene erfolgen Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeiter_innen innerhalb des Haushaltsrahmens nach Ermessen des Vorstandes.
• Das Präsidium kann durch Beschluss weitere Geschäfte zustimmungspflichtig machen, die dann im § 8 der Geschäftsordnung des Vorstands dokumentiert werden. Aktuell gibt es einen zusätzlich beschlossenen Zustimmungsvorbehalt, der Entscheidungen über Drittmittel und Zuwendungen betrifft. Zustimmungspflichtig durch das Präsidium sind demnach:

a) Fördermittelanträge und sonstige Projekte, die ein Budget von mehr als 250.000 Euro umfassen,

b) die Annahme von Spenden, Geldauflagen, Erbschaften und sonstiger Zuwendungen Dritter, die mehr als 250.000 Euro umfassen

Vertretung in Tochtergesellschaften und Genehmigung des Jahresabschlusses

• Das Präsidium vertritt den Verein in seiner Eigenschaft als Gesellschafter der Wikimedia Fördergesellschaft mbH. Diese Aufgabe wird in der Regel durch den Vorsitzenden und den Schatzmeister ausgeübt.
• Einmal jährlich beschließt das Präsidium den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss.

Geschäftsordnungen

• Das Präsidium beschließt die Geschäftsordnungen des Vereins und legt sie der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vor.
• Das Präsidium setzt die Geschäftsordnung zu Interessenkonflikten durch.

Nachfolgesuche und Einarbeitung neuer Präsidiumsmitglieder

• Last but not least sollte das Präsidium sicherstellen, dass es für die Wahlen des Gremiums immer einen guten Pool geeigneter Kandidat_innen gibt und neue Kandidat_innen gut in das Gremium eingearbeitet werden. Als hauptamtliche Konstante hat der Präsidiumsreferent in diesem Aufgabenbereich eine wichtige Funktion.

Keine Aufgabe des Präsidiums ist es, die Geschäfte des Vereins zu führen. Dies ist Aufgabe des Vorstands. Es ist eine der Herausforderungen des Präsidiums, sich nicht in kleinteiligen Einzelproblemen der Vereinsarbeit zu verlieren, sondern den Überblick für die großen Themen zu behalten, nämlich die Erfüllung der Vereinsziele.

Aufgabenverteilung

Das Präsidium ist ein Kollegialorgan und erledigt die ihm zukommenden Aufgaben daher grundsätzlich gemeinsam. Es delegiert jedoch bestimmte Aufgaben an Ausschüsse und Arbeitsgruppen. In jedem Fall gemeinschaftlich entschieden werden alle verbindlichen Beschlüsse des Gremiums, die Antragsentwürfe an die Mitgliederversammlung, Geschäftsordnungsänderungen und die Klärung von Meinungsverschiedenheiten allgemeiner Bedeutung, nachdem der zuständige Ausschuss angehört wurde.

Vorsitzende

Der Vorsitzende koordiniert die Arbeit des Gremiums: Er bereitet die Sitzungen des Präsidiums vor und leitet diese, achtet auf die Befolgung der allgemeinen Richtlinien der Präsidiumsarbeit und koordiniert die Zusammenarbeit des Gremiums. Bei diesen Aufgaben wird er eng durch den Präsidiumsreferenten unterstützt. Außerdem führt der Vorsitzende die Dienstaufsicht über den Vorstand und vertritt den Verein ihm gegenüber.

Seine Aufgaben kann er auch delegieren, er wird von den Stellvertreter_innen unterstützt und nötigenfalls vertreten.

Schatzmeister

Der Schatzmeister kontrolliert die Einhaltung des Wirtschaftsplans, berät den Vorstand bei Finanzfragen und nimmt an der Kassenprüfung teil. Außerdem erteilt er seine Zustimmung oder Ablehnung zu Präsidiumsbeschlüssen, die mit Kosten für den Verein verbunden sind.

Ausschüsse und Arbeitsgruppen

Um das Gesamtgremium zu entlasten und die anfallende Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen, hat das Präsidium Ausschüsse und Arbeitsgruppen eingerichtet:

• In den Ausschüssen werden dauerhafte Kernaufgaben des Präsidiums bearbeitet.
• Arbeitsgruppen werden für die Bearbeitung von temporären, spezifischen Arbeitsaufträgen gegründet. Ihre Arbeit endet mit der Erfüllung des jeweiligen Arbeitsauftrags.

Eine Übersicht der aktuell bestehenden Ausschüsse und Arbeitsgruppen und deren Aufgaben findet sich im Präsidiumswiki. Das Präsidium kann den Zuschnitt der Ausschüsse und Arbeitsgruppen jederzeit per Beschluss anpassen.

Alle Ausschüsse und Arbeitsgruppen sollen:

• Zu Beginn der Amtszeit eine Aufgabenplanung vornehmen, Ziele für die Amtszeit aufstellen und diese regelmäßig überprüfen. Bei der Aufgabenplanung sollten insbesondere die Termine des Gesamtgremiums berücksichtigt werden, falls Ergebnisse dem Präsidium zur Diskussion oder Beschlussfassung vorgelegt werden sollen.
• Das Gesamtpräsidium regelmäßig über relevante Ergebnisse und Zwischenstände aus der eigenen Arbeit informieren: Schriftliche Kurzberichte sollen spätestens eine Woche vor den Sitzungen und Telefonkonferenzen des Präsidiums bereitgestellt werden, anschließend werden diese im Vereinsforum dokumentiert. Falls es zu Terminen einmal keine relevanten Neuigkeiten zu berichten gibt (was legitim ist), sollte im jeweiligen Berichtsabschnitt als kurze Information "Keine Neuigkeiten" vermerkt werden.
• Zu wichtigen Arbeitsergebnissen Diskussions- und Entscheidungsvorlagen für das Gesamtpräsidium vorbereiten und in die Sitzungen einbringen: Ausschüsse und Arbeitsgruppen bereiten Entscheidungen für das Präsidium vor, können selbst aber keine verbindlichen Beschlüsse fassen. Für eine gute Planung der Sitzungen sollte der Präsidiumsvorsitzende frühzeitig darüber informiert werden, wenn Ausschüsse oder Arbeitsgruppen Themen auf die Tagesordnung setzen wollen.
• Darauf achten, dass die Positionen des Gesamtpräsidiums in der Arbeit des Ausschusses berücksichtigt werden.

Jeder Ausschuss und jede Arbeitsgruppe hat eine_n Vorsitzende_n, der oder die als Ansprechpartner_in gegenüber dem Präsidium, dem Vorstand und den Mitgliedern fungiert. Die Vorsitzenden sind dafür verantwortlich, die Arbeit des Ausschusses oder der Arbeitsgruppe zu koordinieren und die Umsetzung der oben genannten Aufgaben sicherzustellen. Einzelne Aufgaben können dabei aber natürlich auch an andere Ausschuss-/AG-Mitglieder delegiert werden.

Die Ausschüsse und Arbeitsgruppen können weitere Personen hinzuziehen, die an den Sitzungen beratend teilnehmen. Auf diesem Weg können hilfreiche Kompetenzen oder Erfahrungen hinzugeholt und Aufgaben auf mehrere Personen verteilt werden. Die Hinzuziehung externer Personen kann entweder punktuell zu einzelnen Sitzungen erfolgen (z.B. Einladung einer Fachexpert_in zu einem bestimmen Thema) oder als dauerhafte Berufung bis zum Ende der Amtszeit. Wenn eine Person dauerhaft in einen Ausschuss/eine Arbeitsgruppe berufen werden soll, muss das Präsidium vorher informiert werden und hat eine Widerspruchsfrist. Im Unterschied zur Kooptation nach § 10 Absatz 1 der Satzung gehören berufene Ausschussmitglieder nicht dem Präsidium an, die Berufung gilt nur für den Ausschuss oder die Arbeitsgruppe und kann von diesen auch jederzeit widerrufen werden. Berufene Ausschuss-oder AG-Mitglieder haben außerdem kein Stimmrecht, sondern nur eine beratende Funktion.

Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle sollen von den Ausschüssen/Arbeitsgruppen nur anlass- und themenbezogenen zu den Sitzungen hinzugezogen werden, um Rollenkonflikte zwischen Präsidium, Mitarbeiter_innen und dem Vorstand zu vermeiden. Eine Hinzuziehung von Mitarbeiter_innen muss zudem immer vorher mit dem Vorstand abgestimmt werden.

Rechte und Pflichten der einzelnen Präsidiumsmitglieder

Nach Ziffer II § 1 Absatz 5 der Geschäftsordnung des Präsidiums, haben die Mitglieder des Gremiums folgende Rechte und Pflichten:

(a) die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern

(b) an Präsidiumssitzungen und -beschlüssen mitzuwirken

(c) dem Präsidium Beschlüsse vorzuschlagen

(d) die Beschlüsse des Präsidiums außerhalb des Präsidiums zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind

(e) ihre Ausschüsse verantwortungsbewusst und gewissenhaft zu führen

(f) den Vorstand zu beraten

(g) die ihnen von der Satzung oder der Mitgliederversammlung übertragenen Aufgaben zu erfüllen

(h) der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeiten Rechenschaft zu leisten

(i) den Verein in der Öffentlichkeit zu repräsentieren.

Zusammenarbeit mit dem Vorstand und Mitarbeiter_innen des Vereins

Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins. Die Satzung schreibt dem Präsidium die Aufsicht über den geschäftsführenden Vorstand zu. Der Vorstand ist daher dem Präsidium gegenüber rechenschaftspflichtig.

Der Vorstand ist dafür verantwortlich, die vom Präsidium festgelegten Strategien und Ziele umzusetzen und das Präsidium regelmäßig über wichtige Sachverhalte zu informieren. Die Umsetzung von Präsidiumsbeschlüssen und Informationswünsche sind daher an den Vorstand und nicht an einzelne Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle zu adressieren. Es liegt im Aufgabenbereich des Vorstands, Aufträge des Präsidiums innerhalb der Geschäftsstelle zu delegieren und die Ergebnisse zurück an das Präsidium zu vermitteln.

Dies bedeutet nicht, dass Präsidiumsmitglieder keinen direkten Kontakt zu Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle haben dürfen. Im Laufe ihrer Amtszeit kommen Präsidiumsmitglieder mit vielen Mitarbeiter_innen ins Gespräch und arbeiten z.B. im Rahmen von Veranstaltungen, der Organisation der MV oder ihren Aufgaben auch direkt mit ihnen zusammen. Wenn Präsidiumsmitglieder einzelne Fragen direkt mit Mitarbeiter_innen besprechen möchten oder ein Treffen planen, ist der Vorstand entweder vorab kurz zu informieren oder in die Kommunikation zur Information (cc) einzubeziehen.

Termine, Arbeitsweise und Beschlussfassung

Die Arbeit des Präsidiums konzentriert sich auf Sitzungen, die durch Telefonkonferenzen ergänzt werden. Der/die Vorsitzende bereitet diese Termine zusammen mit dem/der Präsidiumsreferenten/in vor und leitet sie in der Regel. Vorlagen werden im Präsidiumswiki bereitgestellt. Zwischen den Terminen findet der Austausch miteinander über E-Mail statt. Entscheidungen trifft das Präsidium in Form von Beschlüssen. Beschlüsse können auch online im Präsidiumswiki beantragt und abgestimmt werden ("Umlaufbeschlüsse").

Sitzungen und Telefonkonferenzen

Sitzungen

• Sitzungen stellen die wichtigsten Termine in der Präsidiumsarbeit dar. In der Regel gibt es 2-3 eintägige und 3 zweitägige Sitzungen im Jahr, zweitägige Sitzungen werden als "Klausuren" bezeichnet. Aufgrund der zur Verfügung stehenden Zeit und den Vorteilen eines physischen Treffens sind Sitzungen der beste Rahmen, um größere Themen zu diskutieren. Entsprechend sollten vor allem komplexe und wichtige Themen auch zu den Sitzungen vorbereitet und dort behandelt werden.

Telefonkonferenzen

• Telefonkonferenzen werden ergänzend zu Sitzungen abgehalten. Sie werden einberufen, um Themen zu diskutieren oder Beschlüsse zu fassen, die

1.) zeitkritisch sind und nicht bis zur nächsten regulären Sitzung warten können,

2.) sich nicht gut über E-Mail-Diskussionen oder Umlaufbeschlüsse klären lassen,

3.) weniger komplex oder wichtig sind und somit durch die vorherige Erledigung mehr Zeit für die Sitzungen schaffen.

• Auch wenn sich Telefonkonferenzen aus den genannten Gründen nicht vermeiden lassen und diesbezüglich auch eine sinnvolle Funktion haben können, sollten sie aufgrund ihrer Nachteile gegenüber Sitzungen nur ein ergänzendes Mittel zu diesen darstellen. Insbesondere die Behandlung komplexer Themen und wichtige Beschlüsse sind auf Telefonkonferenzen zu vermeiden. Umlaufbeschlüsse sind einer Beschlussfassung auf einer Telefonkonferenz in der Regel vorzuziehen.

An den Sitzungen und Telefonkonferenzen nehmen üblicherweise neben den Präsidiumsmitgliedern auch immer der Vorstand, der/die Vorstandsreferent_in und der/die Präsidiumsreferent_in teil.

Formalia

• Die Termine des Präsidiums sind nicht öffentlich. Der Vorstand hat das Recht, an den Sitzungen beratend teilzunehmen, sofern nicht zwei oder mehr Mitglieder des Präsidiums eine vertrauliche Beratung beantragen. Weitere Gäste können bei Zustimmung des Präsidiums zugelassen werden.
• Die Einberufung von Terminen erfolgt durch den/die Vorsitzende_n. Der/die Vorsitzende hat Termine darüber hinaus auch dann einzuberufen, wenn drei Präsidiumsmitglieder dies fordern oder das Präsidium einen entsprechenden Beschluss fasst.
• Der/die Vorsitzende muss zu einer Sitzung mindestens sieben Tage, zu Telefonkonferenzen mindestens zwei Tage vor Beginn einladen.
• Die Tagesordnung einer Sitzung wird 24 Stunden vor dem Sitzungsbeginn geschlossen. Zu Tagungsordnungspunkten, die später eingereicht werden, kann durch die Teilnehmer_innen kein Beschluss gefasst werden.

Formale Besonderheiten für Telefonkonferenzen

Auf Antrag von mindestens zwei Präsidiumsmitgliedern müssen Beschlussvorschläge einer Telefonkonferenz als Umlaufbeschlüsse oder als Beschlüsse während einer Sitzung vorgenommen werden.

Standards und Anforderungen

Terminplanung

• Die Termine aller Sitzungen sollten schon gegen Ende des Vorjahres oder spätestens zu Jahresbeginn festgelegt werden. Der Terminplanung ist eine Information beizufügen, welche Schwerpunkte die Sitzungen voraussichtlich haben werden (z.B. Aufstellung Ziele für die Amtszeit, Beschluss der Schwerpunkte für das nächste Jahr etc.). Zuständig für die Planung ist der Vorsitzende in Abstimmung mit dem Vorstand und dem Präsidiumsreferenten.

Vorbereitung der Tagesordnung

• Für eine gute Programmplanung sollte der Vorsitzende des Präsidiums einen ersten Vorschlag für die Tagesordnung frühzeitig vor dem Termin bereitstellen. Zu allen Tagesordnungspunkten sollte eine Information angegeben sein

1.) was das Ziel des Tagesordnungspunktes ist (Beschluss, Diskussion oder Information)

2.) wer für die Vorbereitung des Tagesordnungspunktes zuständig ist (Erstellung der schriftlichen Vorlage sowie konkrete Durchführung des TOP auf der Sitzung/Telefonkonferenz).

• Wenn einzelne Präsidiumsmitglieder oder die Vorsitzenden der Ausschüsse/Arbeitsgruppen eigene Themen für die Tagesordnung anmelden möchten, sollten sie den Präsidiumsvorsitzenden so früh wie möglich, spätestens aber eine Woche nach Übermittlung der vorläufigen Tagesordnung darüber informieren.
• Spätestens eine Woche vor dem Termin sollte der Präsidiumsvorsitzende einen finalen Vorschlag für die Tagesordnung versenden. Dieser sollte eine Information enthalten, wie sich die Mitglieder des Präsidiums auf die Tagesordnungspunkte vorbereiten sollen, zum Beispiel durch die Lektüre bestimmter Dokumente oder durch die Vorbereitung eines ersten eigenen Standpunkts.

Schriftliche Vorlagen zu den Tagesordnungspunkten

• Damit eine gute Vorbereitung auf die Sitzungen und Telefonkonferenzen möglich ist, sollten zu allen Tagesordnungspunkten schriftliche Vorlagen spätestens eine Woche vor dem Termin bereitgestellt werden. Die Vorlagen sollten

1.) klar machen, was das Ziel des Tagesordnungspunktes ist (Beschluss, Diskussion oder Information)

2.) hierzu ausreichende Hintergrundinformationen liefern, die den Präsidiumsmitgliedern und dem Vorstand eine Meinungsbildung schon vor dem Termin ermöglichen (zu Beschlussvorlagen, siehe ausführlicher das Kapitel "Vorbereitungen und Stellen von Beschlussanträgen").

• Die für einen Tagesordnungspunkt zuständige Person trägt die Verantwortung dafür, die schriftliche Vorlage rechtzeitig vorzubereiten und bereitzustellen.
• Neben den Vorlagen für spezielle Tagesordnungspunkte sollen alle Ausschüsse und Arbeitsgruppen spätestens eine Woche vor einer Sitzung oder Telefonkonferenz im Präsidiumswiki einen schriftlichen Kurzbericht bereitstellen.

Persönliche Vorbereitung auf die Sitzung

• Alle Präsidiumsmitglieder sollten die bereitgestellten Vorlagen vor dem Termin nicht nur angesehen, sondern vollständig und tiefgehend gelesen haben. Eine gute Vorbereitung aller Teilnehmer_innen ist elementar für eine produktive und effiziente Sitzung.
• Um die kostbare Zeit auf Sitzungen bestmöglich zu nutzen, sollten alle Präsidiumsmitglieder darüber hinaus möglichst schon vor den Terminen:
  • Verständnisfragen zu den Vorlagen mit den zuständigen Personen klären, damit auf den Sitzungen mehr Zeit für die inhaltliche Diskussion zur Verfügung steht
  • sich eine erste Meinung zu den Themen und Beschlussgegenständen bilden
  • bei größerer Kritik oder konträrer Meinung den zuständigen Personen eine entsprechende Rückmeldung geben, damit diese ihre Vorlagen ggf. noch anpassen können
  • konkrete Änderungsvorschläge oder -anträge vorbereiten

Beschlussfassung

Beschlussfähigkeit

• Das Präsidium ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mindestens die Hälfte seiner Mitglieder an der Abstimmung teilnimmt. Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festgestellt und ist solange gegeben, wie sie nicht von einem Mitglied des Präsidiums angezweifelt wird. Beschlüsse können außerdem nur zu Tagesordnungspunkten gefasst werden, die spätestens 24 Stunden vor einer Sitzung oder Telefonkonferenz auf die Tagesordnung gesetzt wurden.

Hinweise zur Vorbereitung und zum Stellen von Beschlussanträgen

• Jedes Mitglied des Präsidiums sowie der Vorstand kann einen Beschlussantrag zur Abstimmung stellen.
• Für qualtitativ gute und erfolgreiche Beschlussanträge sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
  • Beschlussanträge sollten stets im Vorfeld einer Sitzung schriftlich formuliert und frühzeitig bereitgestellt werden. Neben einem präzisen Antragstext sollte die Beschlussvorlage auch eine aussagekräftige Begründung beinhalten (siehe hierzu auch die Erläuterungen im Abschnitt "Begründung" in der Vorlage für Umlaufbeschlüsse). Der Antragssteller ist für die Vorbereitung und rechtzeitige Bereitstellung der Beschlussvorlage verantwortlich.
  • Vor dem Einbringen einer Beschlussvorlage sollten Antragsteller immer prüfen, wer von dem Beschlussgegenstand besonders betroffen ist und sich mit den betroffenen Personen vorab austauschen (z.B. der Vorstand, thematisch betroffene Ausschüsse oder einzelne Präsidiumsmitglieder, denen das Thema bekannterweise am Herzen liegt). Durch das vorherige Einholen von Feedback lässt sich zum einen die Qualität von Beschlüssen verbessern, zum anderen kann so auch die Wahrscheinlichkeit einer Annahme des Beschlusses erhöht werden. Insbesondere wenn andere ein angekündigtes Vorhaben offen ablehnen, lohnt sich ein persönliches Gespräch zum Ausloten einer Lösung bei einem Treffen oder Telefonat.

Abstimmung über Beschlussanträge

• Jedes Präsidiumsmitglied hat eine Stimme, Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. In der Regel wird über Beschlussanträge mit Ja, Nein oder Enthaltung abgestimmt. Wenn zwei oder mehrere miteinander konkurrierende Beschlussanträge zur Abstimmung stehen, wird ein alternatives Abstimmungsverfahren durchgeführt. In diesem Fall kann jedes Präsidiumsmitglied nur für einen der zur Abstimmung stehenden Anträge stimmen oder sich insgesamt der Stimme enthalten. Als angenommen gilt dann der Beschluss mit den meisten Ja-Stimmen.
  • Ausnahmen von dem Quorum der einfachen Mehrheit sind die Kooptation von Präsidiumsmitgliedern gemäß §10 Abs. 1 der Satzung, die Beurlaubung von Präsidiumsmitgliedern gemäß § 10 Abs. 8 der Satzung sowie die Abberufung des Vorstands nach § 12 Abs 2. der Satzung. Hier ist jeweils eine Mehrheit von Zweidritteln der abgegebenen Stimmen erforderlich. Beschlüsse zur Bestellung, Suspendierung oder Abberufung des Vorstandes können außerdem nur während einer Sitzung gefasst werden und müssen verdeckt abgestimmt werden.
• Bis zur Abstimmung eines Beschlussantrages können Änderungs- und Alternativanträge gestellt werden (für Details, siehe Ziffer III § 4 Absatz 7 der Geschäftsordnung Präsidium).
• Zu vorformulierten Beschlussanträgen können einzelne Präsidiumsmitglieder auch vorab ihre Stimme abgeben. Die notwendigen Voraussetzungen zur Beschlussfähigkeit bleiben dadurch unverändert.
• Verdeckte Abstimmungen sind durchzuführen, wenn dies mindestens ein Präsidiumsmitglied beantragt.
• Bei offenen Abstimmungen wird die Stimmabgabe der Präsidiumsmitglieder namentlich im Protokoll festgehalten. Auf Antrag von mindestens zwei Präsidiumsmitgliedern entfällt dies. Diese Ausnahme ist im Protokoll zu begründen.

Protokollierung, Veröffentlichung und Vertraulichkeit

Protokollierung und Veröffentlichung

• Alle Sitzungen und Telefonkonferenzen einschließlich der gefassten Beschlüsse werden durch den Präsidiumsreferenten protokolliert. Die Protokolle müssen spätestens fünf Wochen nach der jeweiligen Sitzung/Telefonkonferenz im Vereinsforum veröffentlicht werden. Im Vereinsforum können Mitglieder und Vereinsinteressierte die Protokolle dann einsehen und diskutieren. Das Verfahren im Detail:

1. Nach Fertigstellung des Protokolls schickt der Präsidiumsreferent einen Hinweis mit Link zum Protokoll über die gemeinsame Mailingliste von Präsidium und Vorstand.
2. Nach dieser Mail haben Präsidium und Vorstand eine Woche Zeit, das Protokoll im Wiki zur Kenntnis zu nehmen und ggf. Änderungswünsche anzumelden.
3. Wenn innerhalb der einwöchigen Frist keine Änderungswünsche angemeldet wurden, wird das Protokoll anschließend durch den Präsidiumsreferenten im Vereinsforum veröffentlicht. Werden Änderungswünsche geäußert, werden diese zunächst geklärt, ehe die Veröffentlichung erfolgt.
4. Die Beschlüsse werden in einer Kurzfassung zusätzlich auf der Website des Vereins veröffentlicht. Wenn auf diese Veröffentlichung auf der Website verzichtet werden soll, muss bei der Beschlussfassung darauf hingewiesen werden.

Vertraulichkeit

• Sensible Teile einer Sitzung oder Beschlüsse können durch einen Beschluss des Präsidiums als vertraulich deklariert werden. Als vertraulich deklarierte Sitzungsteile oder Beschlüsse werden protokolliert, sind jedoch von der Veröffentlichungspflicht ausgenommen. Der Antrag auf Vertraulichkeit mit Abstimmungsergebnis und Begründung muss in dem veröffentlichten Protokoll Erwähnung finden.
• Die Veröffentlichung vertraulicher Protokollteile oder Umlaufbeschlüsse ist bei Wegfall des Grundes für die Vertraulichkeit nachzuholen.

Beschlussübersicht

• Eine Übersicht aller Präsidiumsbeschlüsse bietet die Liste mit den Kurzfassungen der Beschlüsse auf der Vereinswebsite
• Eine Übersicht, welche Beschlüsse "noch relevant" sind, findet sich im Vereinsforum auf der Seite Stehende Beschlüsse des Präsidiums

Online-Beschlüsse (Umlaufbeschlüsse)

Zusätzlich zu der Beschlussfassung auf Sitzungen und Telefonkonferenzen kann das Präsidium Beschlüsse auch online fassen ("Umlaufbeschlüsse"). Antragsberechtigt sind alle Präsidiumsmitglieder und der Vorstand. Umlaufbeschlüsse werden im Präsidiumswiki beantragt und abgestimmt. Wie bei den Beschlüssen auf Sitzungen/Telefonkonferenzen sind sie gültig, wenn sie mit einfacher Mehrheit gefasst werden und mindestens die Hälfte der Mitglieder des Präsidiums daran teilnehmen.

Vorbereitung und Stellen eines Umlaufbeschlusses

• Bereite den vollständigen Beschlussantrag zunächst im Präsidiumswiki vor. Eine Vorlage mit allen erforderlichen Angaben und konkreten Hilfestellungen ist im Präsidiumswiki bereitgestellt .
• Wie auch bei anderen Beschlüssen ist es empfehlenswert:
  • während der Vorbereitung des Beschlussantrags zu prüfen, ob jemand von dem Beschlussgegenstand besonders betroffen ist und dich mit den betroffenen Personen vorab über dein Vorhaben auszutauschen.
  • den fertiggestellten Antrag schon einige Zeit vor dem geplanten Start der Abstimmung mit Präsidium und Vorstand zu teilen (E-Mail-Hinweis mit Link zum Beschlussantrag), um allen die Möglichkeit für Rückfragen und Feedback zu geben.
• Wenn es soweit ist und du den Beschlussantrag stellen willst, lege den Start und das Ende für die Abstimmungsphase fest und trage diese im Beschluss auf der Wikiseite ein. Die Abstimmungsphase dauert gewöhnlich sieben Tage, du kannst aber auch eine längere Abstimmungsdauer festlegen. Eine kürzere Abstimmungsdauer kann vom Vorsitzenden festgelegt werden, sofern ein wichtiger Grund für die Ausnahme vorliegt.
• Um den Beschluss zu starten, schicke anschließend eine E-Mail an die Mailingliste von Präsidium und Vorstand, in der du zur Abstimmung einlädst. Die Einladung zur Abstimmung soll eine kurze inhaltliche Zusammenfassung, einen Link auf die Wikiseite sowie einen deutlichen Hinweis auf die Frist zur Abstimmung enthalten.
• Das Abstimmungsergebnis wird nach Ende der Abstimmungsphase durch den Vorsitzenden festgestellt und über die Mailingliste bekanntgegeben.

Abstimmung

• Die Beschlussfassung beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller das Präsidium über die Mailingliste über den Vorschlag informiert und zur Mitwirkung eingeladen hat. Sie endet nach der in der Einladung genannten Abstimmungsfrist.
• Der Antragsteller hat dabei jederzeit das Recht, die Abstimmungsphase vorzeitig zu beenden und den Antrag damit ohne Entscheidung zurückzuziehen.
• Das Ende sowie das Ergebnis der Abstimmung wird vom Vorsitzenden festgestellt und über die Mailingliste bekannt gegeben.

Veröffentlichung und Vertraulichkeit

• Umlaufbeschlüsse werden spätestens zwei Wochen nach Beschlussfassung vollständig und mit dem namentlichen Abstimmungsergebnis vom Präsidiumsreferenten im Vereinsforum veröffentlicht. Eine Kurzfassung der Beschlüsse wird zusätzlich auf der Website des Vereins veröffentlicht. Wenn auf diese Veröffentlichung auf der Website verzichtet werden soll, muss bei der Beschlussfassung darauf hingewiesen werden.
• Durch einen Beschluss des Präsidiums können Umlaufbeschlüsse als vertraulich deklariert werden. Die Vertraulichkeit ist vor Abstimmungsbeginn zu beantragen und zu begründen. Der Antrag auf Vertraulichkeit ist in dem Umlaufbeschluss als separate Abstimmungsfrage beizufügen und abzustimmen. Die Veröffentlichung vertraulicher Umlaufbeschlüsse ist bei Wegfall des Grundes für die Vertraulichkeit nachzuholen.

Interne Kommunikation zwischen Terminen

Austausch über E-Mail

Mailingliste von Präsidium, Vorstand und deren Referent_innen (GF-Liste)

Die GF-Liste (“gf@lists.wikimedia.de”, GF steht historisch für “Geschäftsführung”) dient zwischen den Sitzungen und Telefonkonferenzen als wichtigstes Kommunikationsmedium für Präsidium und Vorstand. Mitglieder der Mailingliste sind alle Präsidiumsmitglieder, der Vorstand sowie deren Referent_innen.

Unter anderem werden über die GF-Liste verschickt (meist Hinweise mit Links auf Seiten im Präsidiumswiki):

• alle Informationen zu den Sitzungen und Telefonkonferenzen (Einladung, Tagesordnung, Vorlagen, organisatorische Informationen etc.)
• Umlaufbeschlüsse (vorherige Information über geplante Anträge, Start der Abstimmung, Bekanntgabe des Abstimmungsergebnisses)
• die turnusmäßigen Berichte des Vorstands (Monatsberichte und Quartalsberichte)
• anlassbezogen weitere Neuigkeiten seitens Präsidium und Vorstand, zu denen eine unmittelbare Information schon vor dem nächsten Termin wichtig ist.

Darüber hinaus kann die Liste auch von allen dafür genutzt werden, um Fragen zu stellen oder Diskussionsbeiträge einzubringen. Um den Mailverkehr für das Gesamtpräsidium in Grenzen zu halten, sollte hier immer geprüft werden, ob die Mailingiste der richtige Rahmen dafür ist oder besser einzelne Personen oder Gruppen (z.B. der Vorstand, der Vorsitzende, Ausschüsse) direkt angeschrieben werden.

Interne Mailingliste des Präsidiums (mit Präsidiumsreferent)

Über die E-Mail-Adresse “praesidium@wikimedia.de” können Anfragen speziell an das Präsidium gestellt werden, z.B. von Vereinsmitgliedern oder Externen. Zudem kann die Liste für einen Präsidiums-internen Austausch ohne den Vorstand genutzt werden, etwa im Zusammenhang mit anstehenden Vertragsverhandlungen. Für die reguläre Kommunikation miteinander und inhaltliche Diskussionen sollte allerdings immer die GF-Liste genutzt werden, damit auch der Vorstand informiert ist und zu Themen Position beziehen kann.

Mitglieder der Mailingliste sind alle Präsidiumsmitglieder sowie zusätzlich der Präsidiumsreferent, der auch gegenüber dem Vorstand zu Vertraulichkeit verpflichtet ist.

Persönliche Treffen oder Telefongespräche

Gerade bei komplexen oder kontroversen Themen stößt die Kommunikation über E-Mail schnell an ihre Grenzen. Hier lohnt es sich, andere Personen direkt anzusprechen und den Austausch bei einem persönlichen Treffen oder Telefonat zu suchen. Auch die Erfolgsaussichten eigener Anliegen lassen sich deutlich erhöhen, wenn thematisch betroffene oder als besonders interessiert bekannte Personen schon vor einer Sitzung persönlich angesprochen und mit ins Boot geholt werden. Positionen schon vor Terminen abzuklopfen und Kompromisse zu finden kostet zwar Zeit, zahlt sich mit Blick den Erfolg eigener Anliegen aber in den allermeisten Fällen aus.

Arbeitsmittel

Präsidiumswiki

Das Präsidiumswiki (auch “Rumpelkammer” genannt ) ist ein internes Wiki, auf das nur die Präsidiumsmitglieder, der Vorstand und deren Referent_innen Zugriff haben. Es ist die wichtigste Plattform für die interne Arbeitsorganisation.

In dem Wiki werden unter anderem:

• alle Termine des Gesamtpräsidiums dokumentiert (Kasten "Termine" rechts auf der Startseite)
• alle Informationen zu den Sitzungen und Telefonkonferenzen bereitgestellt (organisatorische Informationen, Tagesordnung, schriftliche Vorlagen und Protokolle). Auf den jeweiligen Sitzungsseiten (zugänglich über einen Klick auf den jeweiligen Termin) können Vorschläge für die Tagesordnung eingebracht und Vorlagen diskutiert werden
• alle Umlaufbeschlüsse gestellt und abgestimmt
• die Monatsberichte und Quartalsberichte des Vorstands zur Verfügung gestellt
• Aufgaben, Ziele und Protokolle der Ausschüsse und Arbeitsgruppen dokumentiert
• die Listen der Neumitglieder bereitgestellt.

Die wichtigsten Seiten und Dokumente sind auf der Startseite verlinkt. Wenn neue Informationen oder Vorlagen in das Wiki gestellt werden, die von allen gelesen werden sollen, sollte dazu immer ein Hinweis über die GF-Liste mit Direktlink zu der entsprechenden Seite geschickt werden.

Googlemail und -Apps

Alle Präsidiumsmitglieder erhalten wie die hauptamtlichen Mitarbeiter_innen des Vereins einen Googleaccount mit einer @wikimedia.de-Adresse. An den Google-Account gehen alle Wikimedia-bezogenen E-Mails. Zudem sind an den Account wichtige Apps für die Zusammenarbeit angeschlossen:

• Google Docs: Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, mit dem Dokumente erstellt, freigegeben und online gemeinsam mit anderen bearbeitet werden können. Google Docs werden zusätzlich zum Präsidiumswiki für das Erstellen, Teilen und Diskutieren von Texten genutzt. Wenn wichtige Texte oder Vorlagen für das Präsidium über Google Docs erstellt werden, sollten die Dokumente möglichst immer als PDF im Präsidiumswiki hochgeladen und auf den entsprechenden Wiki-Seiten eingebunden werden, damit sie langfristig dokumentiert sind.
• Google Tabelle und Präsentationen: Tools für für das Erstellen von Tabellen/Kalkulationen und Präsentationen, die nach dem gleichen Prinzip wie Google Docs funktionieren.
  • Eine Übersicht aller selbst erstellten und von anderen Personen freigegebenen Dokumente ist in der App Google Drive zu finden.
• Google Kalender: In Google Kalender können Termine eingetragen und gemeinsame Termine mit anderen erstellt werden. Hier wird auch der Präsidiumskalender angezeigt, in dem vom Präsidiumsreferenten alle wichtigen Termine für das Gesamtgremium eingetragen werden (z.B. Sitzungen, Telefonkonferenzen, Mitgliederversammlungen, Fristen für Umlaufbeschlüsse).

Eine ausführliche Hilfe von Google zu Gmail und den verschiedenen Apps ist hier zu finden.

Geschäftsstellenwiki ("GS-Wiki")

Das GS-Wiki dient vor allem den Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle zur internen Organisation. Hier werden u.a. Prozesse, Checklisten und Protokolle von Besprechungen der Geschäftsstelle dokumentiert. Zugang haben alle hauptamtlichen Mitarbeiter_innen und die Präsidiumsmitglieder. Für die Präsidiumsarbeit ist das Wiki kaum relevant. Der Zugang besteht vor allem, um bei Bedarf z.B, auf Formulare, Dokumentvorlagen oder Anleitungen zugreifen zu können. Auch wenn das in der Vergangenheit kaum vorgekommen ist, kann das Wiki außerdem für eine interne Zusammenarbeit zwischen Präsidium und Geschäftsstelle genutzt werden.

Falls im GS-Wiki wichtige Informationen für die Präsidiumsarbeit eingestellt werden, weist der Präsidiumsreferent darauf hin. Die Präsidiumsmitglieder selbst müssen sich nicht in das Wiki einlesen oder dieses im Auge behalten.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit und Konfliktlösung

In einem Leitungsgremium wie dem Präsidium mit bis zu neun verschiedenen Mitgliedern ist es völlig normal, dass unterschiedliche Positionen aufeinandertreffen. Tatsächlich ist ein “Streiten um Inhalte” sogar wichtig, um zu guten Entscheidungen zu gelangen, da diese so von verschiedenen Perspektiven aus beleuchtet und gut durchdacht werden. Ein Problem entsteht erst dann, wenn inhaltliche Meinungsverschiedenheiten zu einem Konflikt werden. Ein Konflikt liegt dann vor, wenn

1. verschiedene Positionen nicht miteinander vereinbart werden können und
2. dies von mindestens einer der beteiligten Parteien als "schwer problematisch" empfunden wird (im Unterschied zu der gängigen Praxis, Kompromisse einzugehen und Mehrheitsbeschlüsse des Gesamtgremiums zu akzeptieren, auch wenn sie nicht der eigenen Meinung entsprechen).

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Um das Entstehen von Konflikten zu vermeiden, sollten alle Präsidiumsmitglieder die folgenden Prinzipien verinnerlichen und im Umgang miteinander berücksichtigen:

• schon vor Sitzungen und Beschlüssen Gespräche mit den beteiligten Personen suchen, insbesondere wenn diese besonders von dem Beschluss betroffen sind oder gegensätzliche Positionen vertreten
• Inhaltsbezogen und lösungsorientiert diskutieren
• andere Meinungen wertschätzen und ernst nehmen und andere Personen ausreden lassen
• bereit sein, Kompromisse einzugehen und nicht auf der eigenen Position beharren, wenn diese offensichtlich nicht mehrheitsfähig ist
• frühzeitig offen anzusprechen, wenn Dinge als störend empfunden werden (zum Beispiel die Diskussionskultur oder Entscheidungsprozesse)
• dabei immer sachlich und respektvoll bleiben, Kritik konstruktiv äußern und vor allem: keine persönlichen Angriffe!

Konfliktlösung

Sollte es tatsächlich einmal zu einem Konflikt kommen, können folgende Schritte für eine Lösung unternommen werden:

• Wenn der Konflikt gerade im Entstehen oder noch in einem frühen Stadium ist, sollte die betroffene Person zuerst direkt angesprochen werden: Im Optimalfall lässt sich der Konflikt durch ein klärendes Gespräch lösen.
• Wenn die Fronten schon zu verhärtet sind oder ein Gesprächsversuch scheitert, sollte eine dritte Person zur Vermittlung hinzugezogen werden. Je nach beteiligten Personen gibt es die folgenden Ansprechpartner:
  • Bei Konflikten mit einem anderen Präsidiumsmitglied: Den/die Vorsitzende/n des Präsidiums oder den/die Ausschussvorsitzende/n, falls der Konflikt innerhalb eines Ausschusses besteht
  • Bei Konflikten mit dem Vorstand: Den/die Vorsitzende/n des Präsidiums
  • Bei Konflikten mit hauptamtlichen Mitarbeiter_innen: Den Vorstand
  • Bei Konflikten mit Mitgliedern aus Verein oder Community: Den/die Vorsitzende/n des Präsidiums oder ein Mitglied des Ausschusses Communitys und Mitglieder

Entscheidend ist aber letztlich, dass die hinzugezogene Person von beiden Konfliktparteien akzeptiert wird, d.h. von beiden als möglichst vertrauensvoll und neutral angesehen wird. Trifft dies auf eine der gelisteten Ansprechpartner nicht zu, ist es besser, eine andere Person (z.B. einen der Stellvertretenden Vorsitzenden) hinzuzuziehen, als gar nichts zu unternehmen.

• Lässt sich der Konflikt auch durch eine interne Vermittlung nicht lösen, kann eine externe Mediation hinzugezogen werden.
• Wenn eine Einigung auch durch Vermittlung nicht möglich ist, werden Meinungsverschiedenheiten zwischen Präsidiumsmitgliedern dem Gesamtgremium zur Beratung und Entscheidung vorgelegt.

Vertraulichkeit

Alle Mitglieder des Präsidiums unterschreiben zu Beginn der Amtszeit eine Vertraulichkeitserklärung und sind zu äußerster Verschwiegenheit verpflichtet, auch gegenüber Mitgliedern und Mitarbeiter_innen des Vereins. Die strikte Vertraulichkeitsregelung soll Präsidiumsmitglieder aber nicht davon abhalten, jenseits von veröffentlichten Protokollen über die Arbeit des Gremiums zu sprechen: Präsidiumsmitglieder können und sollen gegenüber anderen auch Hintergründe zu Entscheidungen oder laufenden Diskussionen erläutern dürfen, die sich in den eher knapp gehaltenen Sitzungsprotokollen nicht wiederfinden (siehe dazu auch das Kapitel "Kommunikation nach außen"). Mit gesundem Menschenverstand ist es in der Regel auch gut zu beurteilen, welche Informationen strikt vertraulich sind (z.B. Personalangelegenheiten, persönliche Mitgliederdaten, laufende Verhandlungen über Drittmittel und Kooperationen) und über welche Aspekte der Präsidiumsarbeit mit welchen Personen in welchem Rahmen gesprochen werden kann. Im Zweifelsfall können auch das Präsidium, einzelne Personen aus dem Gremium oder der Vorstand um Rat gefragt werden. Die Unterscheidung zwischen vertraulichen und kommunizierbaren Aspekten der Präsidiumsarbeit obliegt demnach letztlich der Einschätzung und Verantwortung der einzelnen Präsidiumsmitglieder.

Entschädigung und Haftung des Präsidiums

• Ehrenamt: Die Tätigkeit im Präsidium ist unentgeltlich. Für im Rahmen der Präsidiumsarbeit entstandene Kosten kommt der Verein nach der Finanz- und Reisekostenordnung auf. Das Präsidium verfügt dazu über ein eigenes Budget, das Teil des Wirtschaftsplans des Vereins ist.
• Haftung: Die Haftung des Präsidiums gegenüber dem Verein im Falle einer pflichtwidrigen Erfüllung ihrer Aufgaben beschränkt sich auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
• Entlastung: Die Mitgliederversammlung kann beschließen, das Präsidium von seiner Haftung zu befreien. Dies nennt man Entlastung. Der Entlastungsbeschluss der Mitgliederversammlung ist jedoch meist insofern ein lediglich symbolischer Akt, als er sich nur auf Haftungsgründe bezieht, die der Mitgliederversammlung bei Beschlussfassung bekannt waren.

Interessenkonflikte

Alles Handeln des Vereins muss dem Vereinszweck dienen. Das bedeutet, dass die Mitglieder des Präsidiums an den Vereinszweck sowie die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden sind und sich in ihrem Handeln für den Verein nicht von anderen Interessen leiten lassen dürfen. Entscheidungen des Vereins sollen niemanden übervorteilen und dürfen das Ansehen des Vereins nicht schädigen.

Um dies sicherzustellen, gibt es eine eigene Geschäftsordnung Interessenkonflikte. Sie sieht eine weit reichende Anzeigepflicht vor. Denn es ist sachgemäßer, Interessenkonflikte transparent zu machen als zu versuchen, sie zu verhindern.

Danach müssen die Mitglieder des Präsidiums Interessenkonflikte offenlegen. Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn die persönlichen Interessen des Präsidiumsmitglieds von den Interessen des Vereins abweichen. Auch der bloß äußere Eindruck eines Interessenkonflikts (scheinbarer Interessenkonflikt) und die Möglichkeit eines Interessenkonflikts (potentieller Interessenkonflikt) gelten als Interessenkonflikt.

Die Offenlegung geschieht durch eine einfache E-Mail an den Board Governance Ausschuss. Das weitere Vorgehen regelt die Geschäftsordnung Interessenkonflikte. Dort ist auch vorgeschrieben, dass der Verein während der Amtszeit und bis zu einem Jahr nach Ausscheiden aus dem Amt keine Geschäfte mit Präsidiumsmitgliedern abschließen darf.

Unterstützung in der Präsidiumsarbeit und Kostenerstattung

Präsidiumsreferent

Der Präsidiumsreferent ist als hauptamtlicher Mitarbeiter der Geschäftsstelle in Vollzeit dafür eingestellt, das Präsidium in dessen Arbeit zu unterstützen. Der Präsidiumsreferent richtet seine Arbeit nach den Bedürfnissen des Gremiums aus, wobei eine Priorisierung der Aufgaben über den Präsidiumsvorsitzenden erfolgt. Hauptaufgaben des Referenten sind:

• die Unterstützung des Vorsitzenden in der Koordination der Gremienarbeit (Aufgaben- und Terminmanagement, inhaltliche Vorbereitung der Telefonkonferenzen, Sitzung und Klausuren),
• die Unterstützung des Gremiums oder einzelner Ausschüsse in der Entwicklung und Umsetzung wichtiger Projekte (in der Amtszeit des 4. Präsidiums z.B. bei der Weiterentwicklung der Jahresplanung und der Umsetzung des Governance Review),
• die organisatorische und administrative Betreuung des Gremiums (Buchungen, Abrechnungen, Budgetcontrolling),
• die Etablierung und Weiterentwicklung von Prozessen und Standards der Präsidiumsarbeit (u.a. in der Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden und einzelnen Ausschüssen),
• die Dokumentation der Präsidiumsarbeit und Weitergabe von Erfahrungen.

Alle Präsidiumsmitglieder können sich bei Fragen oder benötigter Unterstützung jederzeit an den Präsidiumsreferenten wenden. Der Referent bearbeitet die Kostenerstattungen der Präsidiumsmitglieder und nimmt auch Buchungen für Reisen vor. Darüber hinaus kann der Referent neben den anderen Präsidiumsmitgliedern auch jederzeit zu inhaltlichen Aspekten der Präsidiumsarbeit angesprochen werden, z.B. für ein Feedback zu geplanten Vorlagen oder zur Beratung des richtigen Vorgehens bei eigenen Vorhaben.

Bahncards und Ausstattung für die Präsidiumsarbeit

Jedes Präsidiumsmitglied hat für die Tätigkeit im Präsidium Anspruch auf

1. eine Bahncard 50 zweiter Klasse (für eigene Bahncards übernimmt der Verein die Kosten)
2. ein Diensthandy (bei Bedarf)
3. eine dienstliche SIM-Karte mit Vertrag (bei Bedarf)

Der Bedarf wird zu Beginn der Amtszeit vom Präsidiumsreferenten abgefragt. Anschaffungen erfolgen über die Geschäftsstelle. Zur Verfügung gestellte Geräte müssen bei einem Ausscheiden aus dem Amt an die Geschäftsstelle zurückgegeben werden.

Wenn für die Präsidiumsarbeit weiteres Equipment benötigt wird, können Präsidiumsmitglieder jederzeit den Präsidiumsreferenten ansprechen, der dazu bei Bedarf Rücksprache mit dem Vorstand und Schatzmeister hält.

Weiterbildungen

Alle Präsidiumsmitglieder haben die Möglichkeit, sich weiterzubilden. Im Präsidiumsbudget gibt es dafür einen eigenen Budgetposten, Gelder daraus können unkompliziert über eine kurze E-Mail an den Schatzmeister mit dem Präsidiumsreferenten im cc beantragt werden.

Weiterbildungen können in Anspruch genommen werden, um sich Kenntnisse und Kompetenzen anzueignen, die für die allgemeine Präsidiumsarbeit oder für die Arbeit in den Ausschüssen benötigt werden (z.B. Halten von Vorträgen, Finanzen, Strategieplanung). Präsidiumsmitglieder können sich passende Angebote selbst heraussuchen oder sich mit dem Weiterbildungswunsch an den Präsidiumsreferenten wenden, der dann Angebote recherchiert. Neben Kursen und Trainings kann mit dem Weiterbildungsbudget auch Literatur zu relevanten Sachthemen finanziert werden.

Darüber hinaus können bei Bedarf auch Weiterbildungen zu vereinsspezifischen Themen organisiert werden, z.B. Einführungen oder vertiefende Kurse zu den Arbeitsbereichen und Schwerpunkten des Vereins (Software-Entwicklung; Wikipedia; Bildung; Wissenschaft und Kultur; Politik und Recht; Internationale Struktur und Akteure im Wikiversum etc.). Auch hier bei Interesse einfach den Präsidiumsreferenten ansprechen, der sich dann um die weitere Organisation kümmert.

Kostenerstattungen und Buchungen

Sämtliche Kosten, die im Rahmen der Amtstätigkeit anfallen (z.B. Kosten für Reisen und Unterkunft), werden vom Verein getragen. Maßgeblich ist die Reisekostenordnung des Vereins, die auch für Präsidiumsmitglieder gilt und daher bekannt sein sollte.

Präsidiumsmitglieder können Buchungen selbstständig vornehmen und dann über das Kostenerstattunsformular beim Präsidiumsreferenten abrechnen, die Ausgaben werden dann vom Verein zurückerstattet. Alternativ kann der Präsidiumsreferent Buchungen auch direkt vornehmen. Bei Fragen und benötigter Unterstützung zu Abrechnungen kann jederzeit der Präsidiumsreferent angesprochen werden

Im folgenden sind einige wichtigen Regelungen und Praxistipps zur Auslagenerstattung zusammengefasst (ersetzt nicht die vollständigen und verbindlichen Regelungen der Reisekostenordnung):

• Abrechnungen müssen spätestens zwei Monate nach Reiseende eingereicht werden. Danach werden die Kosten nur noch in Ausnahmefällen mit Genehmigung des Vorstandes erstattet. Für das Controlling des Präsidiumsbudgets ist es hilfreich, wenn Reisen immer möglichst zeitnah abgerechnet werden.
• Im Feld "Dein Projekt" (oben rechts auf dem Formular) sollte das entsprechende Projekt möglichst präzise benannt werden, also z.B. nicht einfach "Präsidiumsarbeit", sondern "4. Präsidiumssitzung am 23.04.2015."
• Jedes Projekt sollte mit einem eigenen Kostenerstattungsformular abgerechnet werden
• Die beigefügten Belege sollten entsprechend ihrer Nummer auf dem Kostenerstattungsformular sortiert und nummeriert werden.
• Die Reisekostenordnung besagt, dass die Bahn aus ökonomischen und ökologischen Gründen wenn möglich zu bevorzugen ist. PKW-Fahrten müssen bei der Abrechnung daher kurz formlos begründet werden. Bei Taxifahrten ist eine Begründung ab Kosten in Höhe von 20 Euro erforderlich.
• Für PKW-Fahrten gibt es naturgemäß keine Belege. Hier müssen für die Abrechnung in der Formular-Spalte "Beschreibung und Anmerkungen" der Start- und Zielort sowie die Kilometerzahl eingetragen werden. Auch bei Taxifahrten sollte Start- und Zielort in dem Feld angegeben werden, sofern nicht auf der Quittung selbst bereits eingetragen (z.B. "Taxifahrt Geschäftsstelle -> Hauptbahnhof"). Wenn andere Personen (Präsidiumsmitglieder, Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle, ....) im PKW oder Taxi mitgenommen werden, sollte dies vermerkt werden.
• Wenn Dienstessen abgerechnet werden, müssen mit dem Bewirtungsbeleg immer folgende Angaben eingereicht werden: Anlass des Dienstessens und namentliche Auflistung der bewirteten Personen
• Bei Reisen an einem Kalendertag über 8 Stunden können Pauschalen für die Verpflegung geltend gemacht werden. Unentgeltlich erhaltene Mahlzeiten (z.B. Catering während einer Konferenz) sind von der Pauschale abzuziehen.Für die Abrechnung gibt es ein eigenes Formular, das nach dem Ausfüllen ausgedruckt und dem unterschriebenen Kostenerstattungsformular beigefügt werden muss.
• Wenn bei Reisen nicht im Hotel, sondern privat übernachtet wird, kann dafür über das Verpflegungsmehraufwandsformular eine Pauschale in Höhe von 20 Euro abgerechnet werden.
• Einzelausgaben, die €500 übersteigen, oder regelmäßige Ausgaben (z. B. Abonnements), die €500 pro Jahr übersteigen, bedürfen der Zustimmung des Schatzmeisters. Ist der Schatzmeister verhindert oder handelt es sich hierbei um Ausgaben des Schatzmeisters selbst, bedürfen diese der Zustimmung des Vorsitzenden. Die Zustimmung ist im Vorhinein, formlos per E-Mail einzuholen, der Präsidiumsreferent ist in allen Fällen in CC zu setzen.

Kommunikation

Erklärungen des Präsidiums

Das Präsidium wird durch den Vorsitzenden gemeinsam mit einem Stellvertreter oder dem Schatzmeister vertreten. Dies ist erforderlich, wenn das Präsidium rechtsverbindliche Erklärungen abgeben muss, zum Beispiel beim Abschluss des Anstellungsvertrags des Geschäftsführers.

Kommunikation nach außen

Vertretung individueller Positionen nach außen

Es gehört zum Alltag der Präsidiumsarbeit, dass die verschiedenen Präsidiumsmitglieder unterschiedliche Auffassungen zu Themen haben und artikulieren. Innerhalb des Gremiums ist dies nicht nur unproblematisch, sondern überaus wichtig: schließlich werden so verschiedene Perspektiven abgebildet, die es auch im Verein oder der Gesellschaft gibt.

Auch in der Kommunikation nach außen kann eine Information über unterschiedliche Positionen durchaus positiv gesehen werden: Es ist kein Ausdruck von Streit, sondern zeigt, dass es in dem Gremium verschiedene Sichtweisen gibt, die vor einer Entscheidung diskutiert und miteinander abgewogen werden. Entsprechend werden unterschiedliche Argumente auch in den Sitzungsprotokollen dokumentiert. Allerdings haben alle Präsidiumsmitglieder die Pflicht, die Entscheidungen des Präsidiums nach außen zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind. Das bedeutet nicht, dass individuelle Positionen nach Beschlüssen gar nicht mehr geäußert werden können: Neben einer Aufnahme von abweichenden Standpunkten auf Wunsch der jeweiligen Präsidiumsmitglieder in die Sitzungsprotokolle kann die eigene Meinung zum Beispiel auch in Gesprächen mit Mitgliedern mitgeteilt werden. Die im Gremium getroffenen Entscheidungen müssen aber auch dabei immer unterstützt und vertreten werden.

Um dies an einem Beispiel zu verdeutlichen:

• Es ist in Ordnung, in Gesprächen zu sagen: “Zu der beschlossenen Position x haben wir im Gremium auch die alternative Position y diskutiert, für die ich auch selbst argumentiert habe. Letztlich haben wir uns aus folgenden Gründen aber für die Position x entschieden. [...]”
• Nicht in Ordnung wäre, die beschlossene Position in Gesprächen oder öffentlich infrage zu stellen oder sogar anzugreifen, also beispielsweise zu sagen: “Die Mehrheit hat die Position x beschlossen, ich unterstütze diese jedoch nicht.”

Unter Beachtung dieser Hinweise ist es wünschenswert, dass die Mitglieder des Präsidiums viel nach außen kommunizieren, sei es durch den Besuch von Veranstaltungen des Vereins, der Community oder anderer Organisationen, über die verschiedenen Kommunikationskanäle des Wikiversums oder über Social media bis hin zu eigenen Blogs.

Beantwortung von Anfragen von Mitgliedern oder Privatpersonen

Im Laufe der Amtszeit gibt es immer mal wieder Anfragen von Mitgliedern des Vereins oder aus den Communitys oder von Privatpersonen. Je nach Adressat der Anfrage gilt für eine Beantwortung:

1. Sind die Anfragen an einzelne Präsidiumsmitglieder gerichtet, können sie auch individuell beantwortet werden. Wenn dabei allerdings eine Positionierung des Präsidiums gewünscht ist oder Unsicherheit über den Absprachebedarf besteht, sollte vor einer Beantwortung Rücksprache mit dem Präsidium oder einzelnen zuständigen Personen aus dem Präsidium oder mit dem Vorstand gehalten werden. Fallen die Anfragen klar in das Themengebiet eines Ausschusses oder einer Abteilung der Geschäftsstelle, sollten die Anfragen entweder direkt weitergeleitet oder auf jeden Fall zuvor abgestimmt werden.
2. Die Beantwortung von Anfragen an das Gesamtpräsidium (zum Beispiel über den Mailverteiler) sollte zuvor innerhalb des Gremiums abgestimmt werden. Um den Abstimmungsbedarf und damit die Beantwortungsdauer von Anfragen zu reduzieren, kann der Vorsitzende (oder eine von ihm beauftragte Person) Anfragen aber auch direkt beantworten, wenn er eine vorherige Rücksprache im Gremium nicht als erforderlich einschätzt. Alle Präsidiumsmitglieder können dabei stets von sich aus Vorschläge für eine Antwort unterbreiten.

Beantwortung von Presseanfragen

Als gewählte Vertreter des Vereins können Präsidiumsmitglieder auch Presseanfragen beantworten. Vor einer Beantwortung soll jedoch immer Rücksprache mit der Kommunikationsabteilung gehalten werden. Ansprechpartner in der Geschäftsstelle ist Jan Apel, E-Mails können an presse-de@wikimedia.de weitergeleitet werden. Sollte doch einmal ein persönliches Gespräch mit Journalisten direkt geführt werden (z.B. kurzes Gespräch nach direkter Ansprache am Rande einer Veranstaltung), bitte eine kurze Information mit zusammenfassendem Inhalt an Jan Apel. Dann kann dies mit in die Medienanalyse des Vereins einfließen.

Journalisten haben regelmäßig Interesse an Statements des Präsidiums des “Vereins hinter der 5.-größten Website der Welt”. Dabei nehmen sie erfahrungsgemäß beide Optionen gerne an: einen O-Ton als Haltung des gesamten Gremiums, aber auch die Meinung als Einzelperson. Erfahrungsgemäß werden alle Aussagen in der Presse jedoch als offizielle Positionierung oder Einschätzung dargestellt, da es beim Nachweis von O-Tönen, Aussagen und Daten um die journalistische Relevanz geht, das heißt, der Bezug zur Amtstätigkeit überhaupt der Grund für die Ansprache ist. Kurz, es gibt keine Gewähr dafür, dass in Veröffentlichungen Aussagen korrekt attribuiert oder interpretiert werden. Es ist daher ratsam, auch als Einzelperson die Positionen und Entscheidungen des Präsidiums korrekt und unmissverständlich wiederzugeben bzw. nicht durch persönliche Aussagen zu konterkarieren. Jan Apel steht allen Präsidiumsmitgliedern für Unterstützung bei Presseanfragen zur Verfügung, es gibt auch ein Presse-Briefing für Präsidiumsmitglieder. Je nach Bedarf können Anfragen übernommen, ergänzt oder bei Recherchefragen mit Daten und Fakten unterlegt werden.

Styleguide

Für die Außendarstellung des Vereins gibt es außerdem einen Styleguide, der unter anderem Vorlagen für Präsentationen enthält.

Online-Plattformen und Kommunikationskanäle bei WMDE

• Vereinsforum: Das Vereinsforum ist ein Wiki, in dem vereinsbezogene Informationen geteilt werden und diskutiert werden können. Benutzer sind Vereinsmitglieder, Funktionsträger des Vereins, Mitarbeiter_innen der Geschäftsstelle sowie weitere, an der Arbeit des Vereins Interessierte: Der Zugang zum Wiki erfordert zwar eine Registrierung, die aber auch nicht-Vereinsmitgliedern offen steht. Im Forum werden die Protokolle und Beschlüsse des Präsidiums veröffentlicht und gelegentlich auch kommentiert. Außerdem ist das Forum die zentrale Plattform für die Vorbereitung der Mitgliederversammlungen (Infos zu Kandidat_innen, Erarbeitung und Diskussion der Anträge). Alle Präsidiumsmitglieder sollten einen Account im Forum haben und sich dort auf ihrer Benutzerseite selbst vorstellen. Der Ausschuss Community und Mitglieder sowie der Präsidiumsreferent überprüfen das Forum regelmäßig auf Neuigkeiten und informieren das Gesamtpräsidium bei Bedarf über wichtige Inhalte, sodass nicht alle einzelnen Präsidiumsmitglieder das Forum permanent im Auge behalten müssen.

• "Vereinsmailingliste" (vereinde-l@lists.wikimedia.org): Die Mailingliste ist offen für alle, die an der Arbeit des Vereins interessiert sind. Jedes Listen-Mitglied kann an die Liste schreiben, mitunter werden dort auch Fragen an das Präsidium gestellt. Seitens des Präsidiums wird die Liste genutzt, um auf veröffentlichte Protokolle hinzuweisen oder um über relevante Neuigkeiten aus der Präsidiumsarbeit zu informieren (z.B. Start der Jahresplanung und Partizipationsmöglichkeiten). Alle Präsidiumsmitglieder sollten die Liste abonniert haben (Link zum abonnieren der Liste: https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/vereinde-l). Als offene Mailingliste umfasst diese nicht alle Mitglieder des Vereins, sondern nur diejenigen, die sie freiwillig abonnieren. Ebenso sind Personen auf der Liste, die keine Vereinsmitglieder sind. Das Archiv der Liste ist frei zugänglich und wird auch von Suchmaschinen indiziert.

• Wikimedia-Woche: Die Wikimedia:Woche ist ein Newsletter, der von Wikimedia Deutschland wöchentlich erstellt wird. Er informiert über aktuelle Ereignisse aus dem ganzen Wikimedia-Universum und wird in der Regel am Donnerstagnachmittag fertiggestellt. Der Newsletter dient dazu, die auf vielen Wiki-Seiten, Blogs, Mailinglisten und weiteren Kanälen verstreut vorliegenden Neuigkeiten zu sammeln, um sie an einem zentralen Ort für alle deutschsprachigen Mitarbeitenden an den Wikimedia-Projekten gut auffindbar und nachvollziehbar zu machen. Damit ist der Newsletter auch eine interessante Lektüre für Präsidiumsmitglieder, um über Neuigkeiten aus dem Wikiversum auf dem Laufenden zu bleiben. Die Wikimedia:Woche wird an die Vereinsmailingliste geschickt, daher ist ein eigenes Abonnement nicht erforderlich.

• Wikipedia:Kurier: Der Kurier ist das Nachrichtenblatt der deutschsprachigen Wikipedia-Community. Hier schreiben Community-Mitglieder, was sie bewegt, der Kurier liefert Neuigkeiten, Berichte und persönliche Kommentare rund um die Wikipedia und die Wikimedia-Schwesterprojekte. Von Wikimedia Deutschland kann der Kurier genutzt werden, um auf interessante Veranstaltungen für die Community hinzuweisen oder um zur Beteiligung bei Prozessen einzuladen, die für die Community relevant sind (z.B. Aufstellung der Vereinsschwerpunkte in der Jahresplanung). Beiträge werden auf der Diskussionsseite des Kuriers häufig lebhaft, wenn auch nicht immer konstruktiv, diskutiert. Der Präsidiumsreferent überprüft den Kurier regelmäßig auf Neuigkeiten und informiert das Präsidium bei Bedarf über wichtige Inhalte, sodass nicht alle einzelnen Präsidiumsmitglieder das Nachrichtenblatt permanent im Auge behalten müssen.

• Vereinsblog: Auf dem Blog von Wikimedia Deutschland berichtet die Geschäftsstelle regelmäßig über aktuelle Aktivitäten.

• Social media: Der Verein ist auch auf Social media aktiv: Er hat eine Facebook-Seite und ein Twitter-Konto.

Internationale Kommunikationskanäle

• Wikimedia-l: (https://lists.wikimedia.org/pipermail/wikimedia-l/) Bekannteste und wichtigste Mailingliste im Wikiversum. Sie hat einen relativ hohen Durchlauf (5-10 Mails pro Tag), ist offen und von Google indiziert. Gelegentlich gibt es hier auch sehr lange, nicht notwendigerweise zielführende Diskussionen. Über wichtige Neuigkeiten aus der internationalen Arbeit wird das Präsidium durch den Vorstand, die Referentin für internationale Beziehungen, den Vorsitzenden oder den Ausschuss Internationales informiert. Entsprechend ist es nicht erforderlich, die Mailingliste selbst permanent mitzuverfolgen. Auch das Archiv dieser Liste ist frei zugänglich und wird von Suchmaschinen indiziert.
• Chapters-l: Von Wikimedia-Organisationen betriebene, interne, nicht öffentliche Mailingliste, um sich ohne Angehörige der WMF austauschen zu können.
• Movement-Blog (blog.wikimedia.org): Blog mit Beiträgen von Ehrenamtlichen und Angestellten mit Wikimedia-Bezug aus der ganzen Welt. Zeigt die Vielfalt und Vielzahl der Projekte der Bewegung. Beiträge werden über soziale Medien stark weiterverbreitet. Das Blog wird vom Communication Team der WMF betreut. Wikimedia Deutschland veröffentlicht dort regelmäßig.
• Meta-Wiki (meta.wikimedia.org): Das Wiki ist zentraler Anlaufpunkt für alle politischen und strategischen Sachverhalte und Diskussionen des Wikimedia-Movements. Alle Themen, die nicht direkt die Wikimedia-Projekte berühren (Grantmaking, Fundraising, Wahlen, Prozessdokumentationen etc.), werden hier verhandelt. Übernimmt auch die Funktion des „Gedächtnis des Movements“.

Schluss

Vielen Dank für die Lektüre dieses Handbuchs, das im November 2016 zum Ende der Amtszeit des 4. Präsidiums erstellt wurde. Gerade neue Präsidiumsmitglieder sind aufgerufen, Korrekturen und Verbesserungen vorzuschlagen oder gleich selbst vorzunehmen. Viel Glück und Erfolg bei der Präsidiumsarbeit. Seid mutig!

Weiterführende Literatur

• Carver, John (2006): Boards That Make a Difference: A New Design for Leadership in Nonprofit and Public Organizations (das Buch kann in der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
• Carver, John / Carver, Miriam (2006): Reinventing Your Board: A Step-by-Step Guide to Implementing Policy Governance (das Buch kann in der Geschäftsstelle ausgeliehen werden)
• Hilb, M. / Renz, P. (2009). Wirksame Führung und Aufsicht von Not-for-Profit-Organisationen. Bern: Haupt-Verlag (das Buch kann in der Geschäftsstelle ausgeliehen werden):
• Simsa, R./Meyer, M./Badelt, C. (Hrsg.), Handbuch der Nonprofit-Organisation. Strukturen und Management. Stuttgart: Schäffer Poeschel (das vollständige Buch kann in der Geschäftsstelle ausgeliehen werden):
• Artikel "The Governance/Support Model for Nonprofit Boards" zur Rolle ehrenamtlicher Vorstände/Präsidien
• Compass Partnership
  • Hudson, Mike: One Minute Tips on Governance (2014), Online-PDF
  • Hudson, Mike: Handout für Wikimedia Board Training Workshop (2014): Twelve board essentials, the roles of boards, how really effective governance works, establishing professional relationships.

Abkürzungsverzeichnis

• WP – Wikipedia
• WMDE – Wikimedia Deutschland e.V.
• WMF – Wikimedia Foundation, Inc.
• GS – Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland am Tempelhofer Ufer in Berlin
• GF – Geschäftsführung von Wikimedia Deutschland, also Präsidium und Vorstand
• GF-Liste – interne Mailingliste der Geschäftsführung von Wikimedia Deutschland
• FDC – Funds Dissemination Committee (Gremium der Wikimedia Foundation zur Verteilung von Spendengeldern an Wikimedia-Organisationen)
• APG – Annual Plan Grants (Budget der Wikimedia Foundation für nicht zweckgebundene Zuweisungen an Wikimedia-Organisationen, jährliche Bewerbung möglich)

Einzelnachweise