Richtlijnen voor mogelijke belangenconflicten
This is a document that was under community consultation at Guidelines on potential conflicts of interest. This is a draft version of the document. The final version was approved by the Board of Trustees on April 18, 2013, and is available at Guidelines on potential conflicts of interest on the Foundation Wiki. |
Introduction
We are asking for community opinion on these five movement-wide guidelines that would help identify potential conflicts of interest when asking for resources belonging to the Wikimedia movement. The proposed draft of these guidelines is set out below for community review. We welcome your comments at the meta discussion page. After community consultation, we expect to finalize the guidelines and propose them to the WMF Board of Trustees for adoption by resolution.
Generally, mismanaged personal interests resulting in potential conflicts of interest can hurt our movement, both in reputation and financially. The proposed guidelines seek to encourage full disclosure of personal and financial interests with respect to people’s requests for movement resources. The guidelines help ensure that those movement resources -- like grants, staff time, scholarships, trademark licenses, travel reimbursements, fellowships, employment, and conference resources -- are used in pursuit of our mission. The guidelines apply to requests for resources from any movement entities, groups, associations, or persons, such as the Wikimedia Foundation, chapters, thematic organizations, movement partners, user groups, Wiki Loves Monuments, GLAM organizations, and Wikipedians in Residence. The guidelines are not comprehensive or exhaustive. They are intended to support existing movement values and conflict of interest policies, which may require recusal or other ways of managing the conflict.[1]
Importantly, the guidelines are not intended to address directly more specific controversial topics, like paid editing. We understand that the community is engaged in that discussion in other venues. That said, these guidelines may serve as a foundation upon which to build more specific policies in the future. For now, however, we simply want to suggest some simple, hopefully uncontroversial guidelines to help people know when they should be disclosing their personal or financial interests in their requests for and use of movement resources.
We would like to hear what you think. Feel free to leave your comments or propose edits on the meta discussion page. We are not seeking consensus or an RfC. This is to help us hear where we need to improve the document. To help ensure global understanding and easier translations, we are proposing that the guidelines be short and confined to one page. The WMF legal department greatly appreciates the opportunity to hear your thoughts and benefit from your wisdom there. We of course will read and respond to your comments and take them into consideration in drafting a final version for proposal to the Board.
We anticipate closing the comment period on January 15, 2013. This may allow for a proposal to the Board during its February 1-2, 2013, meeting. Otherwise, we may extend the comment period and ask the Board to approve the guidelines at another time. We encourage international participation, and, if more time is needed to allow for translations or comments, we want to take that into consideration.
Many thanks, as always, for your comments and active participation.
Geoff Brigham
General Counsel
Wikimedia Foundation
- ↑ In the WMF Board’s resolution regarding organizational best practices, for example, “more developed organizations” are encouraged to “adopt core governance policies including a code of conduct for Board and staff that requires at least disclosure of all potential conflicts of interest.” Movement organizations, of course, are free to adopt more strict and tailored conflict of interest rules that go beyond the minimum standards of these proposed guidelines.
Voorgestelde Bestuursbeslissing voor de richtlijnen
BESLOTEN, dat de Raad van Bestuur van de Wikimedia Foundation hierbij de Wikimedia-richtlijnen voor de openbaarmaking van potentiële belangenconflicten bij het aanvragen van bewegingsbronnen goedkeurt en aanneemt, zoals hieronder uiteengezet. Deze richtlijnen zijn bedoeld als aanvulling op de Resolutie over Organizationele Beste Aanpak, aangenomen door deze Raad op 31 maart 2012. Met goedkeuring van de uitvoerend directeur kan de General Counsel deze richtlijnen van tijd tot tijd wijzigen met een opzegtermijn van 15 dagen aan de gemeenschap. Zowel Wikimedia-organisaties als leden van de gemeenschap worden aangemoedigd om zich aan deze richtlijnen te houden bij hun verzoeken om, het gebruik van en de toewijzing van bronnen die behoren tot de Wikimedia-beweging.
Deze beslissing is van kracht per XXXX.
[ZIE ONDERAAN VOOR DE RICHTLIJNEN]
Vijf richtlijnen van Wikimedia voor het openbaar maken van mogelijke en bestaande belangenconflicten bij het aanvragen van hulpbronnen van de beweging
Inleiding
Verkeerd beheerde persoonlijke belangen die resulteren in potentiële belangenconflicten kunnen onze beweging schaden, zowel op het gebied van reputatie als op financieel gebied. De vijf onderstaande richtlijnen – waaronder een vereiste om potentiële of daadwerkelijke belangenconflicten "actief bekend te maken" – zijn bedoeld om eerlijkheid en transparantie te bevorderen bij het aanvragen en toewijzen van bewegingsmiddelen. Deze middelen behoren toe aan de beweging en moeten altijd worden gebruikt om haar missie te ondersteunen.
Middelen omvatten bijvoorbeeld subsidies, personeelstijd, beurzen, handelsmerkenlicenties, werkgelegenheid, reisvergoedingen en conferentiemiddelen. De richtlijnen zijn van toepassing op verzoeken om deze bronnen van bewegingsentiteiten, groepen, verenigingen of personen, zoals de Wikimedia Foundation, verenigingen, thematische organisaties, partners, gebruikersgroepen, Wiki Loves Monuments, GLAM-organisaties en Wikipedians in Residence.[1]
De richtlijnen zijn niet uitgebreid of uitputtend. Ze ondersteunen bestaand beleid inzake belangenconflicten en andere vormen van bestuurlijk beleid, die mogelijk leiden tot diskwalificatie of die het zoeken naar andere oplossingen van het conflict noodzakelijk maken.
Richtlijnen
- Richtlijn een
- Maak actief bekend of u een betaling of iets van waarde ontvangt van een persoon of organisatie die baat kan hebben bij uw verzoek, gebruik of toewijzing van middelen.
- Richtlijn twee
- Maak actief bekend of u middelen aanvraagt, gebruikt of toewijst die ten goede kunnen komen aan uw familielid, echtgenoot, partner, zakenpartner, partner, goede vriend, hun organisaties of werkgevers.
- Richtlijn drie
- Beantwoord alle relevante en passende vragen volledig en eerlijk bij het aanvragen, gebruiken of toewijzen van middelen.
- Richtlijn vier
- Maak actief bekend of uw verzoek, gebruik of toewijzing van middelen door anderen of het publiek als ongepast kan worden ervaren. Zelfs de perceptie van een conflict of ongeoorloofd persoonlijk gewin moet openbaar worden gemaakt.
- Richtlijn vijf
- Vraag, gebruik of wijs geen middelen toe voor ongeoorloofd persoonlijk gewin.
Definitie van "actief openbaar maken"
Volgens de richtsnoeren moet een persoon een potentieel of daadwerkelijk belangenconflict "actief bekendmaken". "Actief openbaar maken" betekent (1) het conflict melden aan de besluitvormer of toezichthouder die verantwoordelijk is voor de toewijzing van de betreffende middelen; "en" (2) dit uitdrukkelijk te doen en voorafgaand aan elke serieuze discussie of beslissing over de toewijzing of het gebruik van die middelen.[2]
Voorbeelden
- Voorbeeld een: Een Wikimediaan vraagt om een blog te plaatsen op de site van de Wikimedia Foundation, waarbij het communicatieteam van de Foundation zal werken. De blog zal een specifieke artiest bevatten. De Wikimediaan is ook in dienst van de nalatenschap van die kunstenaar. De Wikimediaan zou deze betaalde relatie meteen actief moeten onthullen in haar eerste contact met het communicatieteam. Het team kan onafhankelijk beoordelen of de blog een gepast gebruik van de bronnen van de Foundation weerspiegelt en of het de interesse van de Wikimediaan moet onthullen.
- Voorbeeld twee: Een lid van de gemeenschap vraagt financiering aan bij een lokale afdeling om te werken aan een fotografieproject voor Wikimedia Commons. Zijn gefinancierde werk aan het project zou ertoe leiden dat hij naar een stad reist waar hij van plan is zijn partner te bezoeken. Het lid van de gemeenschap moet deze relatie en het potentiële voordeel bekendmaken wanneer hij het verzoek indient. Het beleid inzake belangenverstrengeling van de vereniging kan een onafhankelijke beoordeling van de noodzaak van de reis vereisen. Het potentiële conflict is dat het lid van de gemeenschap de subsidie zoekt om de reis te financieren om een partner te zien, in tegenstelling tot het echte doel van de subsidie - om te fotograferen op een locatie die interessant is voor de Wikimedia-beweging. Openbaarmaking stelt de concessieverlener in staat om een onafhankelijke beoordeling uit te voeren en te bepalen of het voorgestelde subsidieproject - inclusief de geselecteerde locatie - in het belang van de beweging is gemaakt.
- Voorbeeld drie: In een aanvraag voor een subsidie van de FDC heeft een trustee van een vereniging een potentieel financieel belangenconflict. Hoewel haar belangenconflict wordt vermeld op de blog van de lokale vereniging en ze gelooft dat de FDC hiervan op de hoogte is, moet ze het potentiële conflict toch actief aan de FDC bekendmaken om ervoor te zorgen dat de FDC op de hoogte is van het conflict.
- Voorbeeld vier: Een vereniging overweegt of een subsidie moet worden verleend aan een adviesbureau voor een open source-project. Een trustee van een vereniging heeft een eigendomsbelang in het adviesbureau. De onderneming en de trustee moeten dit eigendomsbelang aan de vereniging bekendmaken bij het indienen van de subsidieaanvraag. De vereniging kan het conflict dan beheren of oplossen in het kader van zijn eigen beleid inzake belangenconflicten.
- Voorbeeld vijf: Een lid van de FDC-commissie ontvangt een geschenk van waardevolle WK-tickets van een trustee van een vereniging die de volgende financieringsronde aanvraagt. Het FDC-commissielid moet het geschenk bekendmaken. De FDC moet het conflict beheren in overeenstemming met haar beleid inzake belangenconflicten en beste praktijken.
- Voorbeeld zes: Het bestuur van een thematische organisatie besluit een externe accountant in te huren om te helpen met de boekhouding. Een bestuurslid wil zijn zus in dienst nemen, die een beëdigd openbaar accountant is en bereid is haar diensten aan te bieden tegen een gereduceerd non-profittarief. Het bestuurslid moet deze persoonlijke band aan de rest van het bestuur onthullen voordat hij doorgaat met het wervingsproces. De rest van de raad van bestuur kan het conflict vervolgens behandelen volgens zijn eigen beleid inzake belangenverstrengeling en de voorgestelde aanwerving onafhankelijk beoordelen.
__________________________
- ↑ Opmerking: In het algemeen ontstaat er normaal gesproken geen belangenconflict simpelweg omdat een persoon eerder een subsidie of geautoriseerde vergoeding heeft ontvangen van de Wikimedia Foundation (WMF) of een door de WMF goedgekeurde afdeling of thematische organisatie. Dit is echter alleen zo wanneer die subsidie of terugbetaling werd gebruikt ter ondersteuning van de Wikimedia-missie zonder persoonlijk gewin en in overeenstemming met het vastgestelde beleid van de organisatie. Het is een goede gewoonte dat aanvragers van bewegingsmiddelen bij het aanvragen van bewegingsmiddelen bekendmaken of ze trustees, functionarissen, werknemers, aannemers, fellows, vertegenwoordigers of leden van WMF, verenigingen of thematische organisaties zijn.
- ↑ Een passieve kennisgeving over een conflict op een gebruikerspagina, bijvoorbeeld, zou geen adequate openbaarmaking zijn met betrekking tot een fellowship-beurs. In plaats daarvan moet de gebruiker de beslisser onmiddellijk op de hoogte stellen van het conflict in de aanvraag van de gebruiker voor de fellowshipbeurs.