Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2018/24 octobre

Page de la réunion CA du 2018 CA Toutes les réunions CA depuis septembre 2017 Composition du CA

Réunion du Conseil d'administration

Date	24 octobre 2018 à 21 h 00
Lieu	siège de l'association, 40 rue de Cléry, 75002 Paris

Conseil d'administration à Cléry Pierre-Yves Beaudouin Marin Dubroca-Voisin Nadine Le Lirzin Hélène Masson Willie Robert en ligne via Mumble Pierre-Selim Huard Lucas Lévêque Charlotte Matoussowsky absent excusé Samuel Le Goff (pas de procuration) Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA des 26-27 janvier 2019.

Mercredi 24 octobre 2018

Début de la réunion à 21 h 10

Décisions : Comité d'audit

Structure proposée :

deux membres de l'association ;
une personne extérieure ;
le ou la trésorière ;
un autre membre du Conseil d'administration.

La structure proposée est votée à l'unanimité des présents.

Nominations jusqu'à la prochaine réunion CA (après renouvellement du CA lors de l'assemblée générale du 10 novembre 2018) :

Deux membres de l'association
- Mathieu Lovato Stumpf Guntz
- Jean-Claude Balès

Une personne extérieure :

- Isabelle Vecchiato, proche de IDEAS, qui était déjà membre de notre premier comité d'audit
Deux membres du conseil d'administration :
- Marin Dubroca-Voisin (trésorerie)
- Pierre Selim-Huard

Décision votée à l'unanimité des présents.

Décision : changement de banque

Trois banques envisagées

Crédit du Nord
Crédit coopératif
Caisse d'Épargne

Choix de la banque

Caisse d'Épargne Île-de-France (recommandée par Jonathan Balima)

Vote

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Support
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Abstention pour conflit d'intérêts
Charlotte Matoussowsky : Abstention
Willie Robert : Support

La Caisse d'Épargne Île-de-France est choisie par 6 voix pour et 2 abstentions.

Trop-perçus (prime d'ancienneté en double)

Mauvaise interprétation de la grille salariale lors de la rédaction des contrats : les contrats signés par les membres de l'équipe salariée ajoutent une prime d'ancienneté à un salaire total qui l'inclut déjà. Depuis quelques mois, les salariés ayant de l'ancienneté touchent donc deux fois leur prime d'ancienneté.

Proposition 1

On demande à Cindy David de sécuriser juridiquement une solution pour réparer l'erreur factuelle commise. En cas de blocage, le conseil d'administration autorise le recours à un avocat spécialisé dans le droit social pour obtenir un avis éclairé.

Vote

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Neutre
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Neutre
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

La proposition 1 est adoptée par 6 votes pour et 2 neutres.

Proposition 2

Le CA renonce à récupérer les trop-perçus qui sont d'un montant inférieur à 1.500 euros.

Vote

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Support
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

La proposition 2 est adoptée à l'unanimité des présents.

Point sur le partenariat avec Signes de sens

Extension Wikimedia à écrire : candidatures d'Antoine Lamielle et de la société grenobloise Tétras libre.
Un cahier des charges (à récupérer) a été écrit par Edouard Lopez qui a renoncé à écrire l'extension lui-même par manque de disponibilité.

==> Pierre-Selim Huard et Lucas Lévêque sont chargés de suivre le dossier et de vérifier les CV des prestataires. Le Conseil d'administration consulte la cabale à la Noix au sujet de Tétras Libre.

Commission micro-financement

Proposition de « Règlement de la commission micro-financement » préparée par Samuel Le Goff, et amendée en séance :

Objectif

La commission micro-financement étudie et émet un avis sur les demandes de financement faites par des personnes (physiques ou morales) ou groupes de personnes, membres de l’association ou non, pour divers projets répondant aux buts de l’association Wikimédia France. Exemples de projets dont le financement peut être approuvé par la commission et rentrant dans la cadre des buts de l'association Wikimédia France :

frais d'organisation de rencontres locales ;
réalisation de support de communication pour un événement particulier ;
frais de déplacement dans le cadre des projets Wikimedia ou projets soutenus par l'association ;
achat de matériel ou d'équipement mise à disposition des wikimédiens dans le but d'apporter des contributions ou du contenus pour les projets soutenus par l'association, les projets Wikimedia en particulier ;
etc.

Compétence

La commission se voit confier par le Conseil d'administration de Wikimédia France la sélection de projets à financer dont le budget maximum est inférieur à 2.000 € pour les personnes physiques et 5.000 € pour les groupes et personnes morales et qui seront remboursés aux frais réels. Elle transmet, pour décision, ses conclusions au trésorier. Tout autre projet relève exclusivement de la direction. La commission bénéficie d’un budget établi par le Conseil d’administration.

Constitution et dissolution

La commission est composée de cinq à dix personnes, dont au moins un membre du Conseil d’administration. Les membres de la commission sont nommés par le Conseil d’administration et sa composition peut être révisée tous les ans.

En cas de démission ou d’absence prolongée d’un membre, ou si le membre du Conseil d’administration perd sa qualité de membre du Conseil d’administration, le Conseil d’administration nomme une autre personne à ce poste.

La commission peut être dissoute à tout moment par le Conseil d’administration.

Fonctionnement

Les projets présentés devant la commission doivent faire l’objet d’un budget documenté accompagné d’une description du projet. Le projet doit rentrer dans les missions de l’association et être suffisamment détaillé.

Une demande de micro-financement est déposée sur une page créée sur Meta à cet effet. Cette demande doit faire l'objet d'un courriel envoyé à microfi lists.wikimedia.fr afin d'avertir la commission. Dans un délai de quatre jours après le dépôt de la demande, elle est prise en charge par un membre de la commission. Chaque membre prend, à tour de rôle, en charge les nouvelles demandes.

Chacune des demandes fait l’objet d’un suivi par un des membres de la commission qui, jusqu'à l’adoption, le rejet ou l’abandon du projet, s’assurera également qu’un rapport est fourni à l’issue du projet. La commission doit s’assurer que les porteurs de projets sont bien informés des obligations à respecter pour que les paiements soient effectifs, et doit affecter chacun des projets à une ou plusieurs des lignes budgétaires qui lui sont allouées.

À partir de la date de sa prise en charge, le membre chargé du dossier peut demander des précisions au demandeur, recueillir des avis techniques ou proposer de mettre la demande au vote.

Les biens matériels non consommables achetés par le biais d’un micro-financement sont réputés être la propriété de Wikimédia France ; leur usage est concédé au demandeur dans le cadre de la contribution aux projets Wikimedia. Il est admis que Wikimédia France pourra exiger la restitution des biens sans contrepartie à l’issue du projet ayant motivé la demande ou en cas de désaccord sur l’usage qui en est fait.

La Commission peut se déclarer incompétente pour une demande de financement, elle transmet alors cette demande au Conseil d'administration de Wikimédia France. La Commission peut décider de rembourser l’intégralité ou partie seulement du coût du projet présenté (au prorata ou plafond de dépenses).

Un vote est organisé au sein de la commission. Au moins la moitié des membres de la commission doit prendre part au vote pour qu'il soit valide. Ce vote est clos dans un délai maximal de deux semaines calendaires à compter de l'ouverture du vote ; la demande est alors accordée si au moins la moitié des membres de la commission a voté pour.

En cas de refus de l’attribution d’un budget pour un projet, le porteur du projet ayant présenté le projet peut faire appel au Conseil d'administration de Wikimédia France pour que celle-ci étudie son projet.

Vote

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Support
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

Le nouveau règlement de la commission micro-financement est voté à l'unanimité des présents.

Points récurrents

Déclaration d’intérêts

Charlotte Matoussowsky indique qu'elle a postulé auprès de la Wikimedia Foundation pour la traduction en français de leur site. Le Conseil d'administration rappelle que Charlotte s'est déportée des discussions du CA à ce sujet tôt dans le processus de recrutement, le dossier ayant été géré du côté de Wikimédia France par Pierre-Yves Beaudouin.

Notes de frais

En l'absence de Pierre-Yves Beaudouin : approbation à l'unanimité des deux notes de frais :

En l'absence de Nadine Le Lirzin : approbation à l'unanimité de la note de frais :

https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikim%C3%A9dia_France/Finances/D%C3%A9pense/2018/09/Nourriture_15_et_16_septembre_2018_-_Stand_Wiki_Loves_Monuments_au_si%C3%A8ge_de_l%27Unesco

Approbation des PV des 4 dernières réunions

Vote d'approbation du procès-verbal de la réunion du 17 mars 2018

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Support
Pierre-Selim Huard : Abstention
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

Vote d'approbation du procès-verbal de la réunion du 24 mai 2018

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Abstention
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Abstention
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

Vote d'approbation du procès-verbal de la réunion du 23 juin 2018

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Abstention
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Support
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Support
Willie Robert : Support

Vote d'approbation du procès-verbal de la réunion du 6 septembre 2018

Pierre-Yves Beaudouin : Support
Marin Dubroca-Voisin : Support
Pierre-Selim Huard : Support
Nadine Le Lirzin : Support
Lucas Lévêque : Abstention
Hélène Masson : Support
Charlotte Matoussowsky : Abstention
Willie Robert : Support

Les quatre procès-verbaux mis au vote sont approuvés.

Clôture de la réunion CA du 24 octobre à 23 h 05