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Page de la réunion CA du 2019 CA Toutes les réunions CA depuis septembre 2017 Composition du CA

Réunion du Conseil d'administration

Date	Samedi 19 octobre 2019
Lieu	Cocoon Pyramides, 7 rue Sainte-Anne, 75001 Paris
Conseil d'administration Pierre-Yves Beaudouin Marin Dubroca-Voisin (jusqu'à 13 h 50) Julien Gardet (à partir de 10 h 45) Roger Gotlib Benoît Deshayes (de 10 h 45 à 18 h 50) Nadine Le Lirzin (à partir de 10 h 55) Hélène Masson Pascal Radigue Willie Robert (jusqu'à 17 h 20) absences CA excusées Pierre-Selim Huard Lucas Lévêque (démission du CA ce samedi 19 octobre 2019 à 01 h 48) absence CA Pierre-Antoine Le Page Invités Agathe Franzino, commissaire aux comptes (jusqu'à 12 h 20) Rémy Gerbet, coordonnateur opérationnel (à partir de 12 h 30) Isabelle Vecchiatto, membre du Comité d'audit (jusqu'à 12 h 20) absences Jean-Claude Balès, membre du Comité d'audit Mathieu Stumpf, membre du Comité d'audit

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 17 novembre 2019.

Samedi 19 octobre 2019

Début de la réunion à 10 h 30.

Clôture des comptes 2018-2019 (10 h 30)

Présentation du rapport financier par Pascal Radigue.

Arrivée de Julien Gardet et Benoît Deshayes à 10 h 45.

Arrivée de Nadine Le Lirzin à 10 h 55.

Points financiers divers - remise en fonctionnement du comité d'audit.

Fin de présentation du rapport. Remarques et conseils de la Commissaire aux comptes.

Vote de l'arrêté des comptes 2018-2019

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Hélène Masson, Pascal Radigue, Willie Robert
• Contre : 0
• Abstention/neutre : Marin Dubroca-Voisin

Départ d'Agathe Franzino et Isabelle Vecchiatto à 12 h 20.

Pause repas.

Arrivée de Rémy Gerbet à 12 h 30.

Départ de Marin Dubroca-Voisin - qui donne procuration à Nadine Le Lirzin pour la suite des décisions - à 13 h 50.

Reprise à 14 h 00.

Politique tarifaire de formation (14 h 00)

Adoption de la grille tarifaire proposée par l'équipe salariée, à transformer en procédure de contrôle interne par Cindy.

Vote

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Pascal Radigue, Willie Robert
• Contre : Nadine Le Lirzin
• Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Hélène Masson

Ordre du jour de l'assemblée générale (14 h 30)

Problème de la traduction en LSF (langue des signes française), nous n'avons pas trouvé d'interprètes pour le moment (refus par les prestataires contactés l'an dernier, neuf prestataires contactés en vain) -> étudier la possibilité de prendre quelqu'un qui transcrit en temps réel ce qui se dit. Hocine Zergaoui (candidat au CA et sourd) pourrait alors lire la transcription plutôt que de suivre via l'interprète en LSF.

Pour la prochaine édition, il est prévu que les trois coordinateurs soient en charge de l'assemblée générale.

Question sur la date de réélection du bureau du conseil d'administration après l'AG : prévoir une réunion du conseil d'administration le lendemain de l'assemblée générale pour élire le bureau (avec un vrai temps de discussion et mise au courant sur les dossiers en cours - et pas juste dix minutes en fin d'AG) avec pré-convocation des candidats.

Gestion des conflits d'intérêts : le temps initialement prévu à la simple question des formulaires de conflits d'intérêts est remplacé par l'annonce lors de l'Assemblée générale de la constitution d'un comité de gestion des conflits d'intérêts ayant pour premiers membres les membres de l'association déjà impliqués dans le groupe de travail depuis l'Assemblée générale de décembre 2017.

Vote de validation de l'ordre du jour de l'Assemblée générale selon le programme établi sur méta : https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimédia_France/Assemblée_générale/novembre_2019

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Hélène Masson, Pascal Radigue, Willie Robert
• Contre : 0
• Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration)

Bilan du Conseil d'administration (15 h 30)

Discussions et échanges sur le fonctionnement du conseil d'administration : problèmes rencontrés, idées d'amélioration.

Absence de retours sur des sujets lancés par mail -> encourager les retours même courts (type "OK" ou "pas d'accord"), voire les accusés de réception.

Fixer des dates de réunions informelles sans convocation pour travailler sur un ou deux points particuliers. Comment faire pour que ce type de réunion soit impulsé par n'importe quel membre du conseil d'administration ? Désigner une personne du Conseil d'administration chargée de lancer une réunion dès qu'un point n'avance pas ?

Améliorer les processus de communication -> que les outils soient mieux connus / maîtrisés -> faire une présentation aux nouveaux administrateurs ; écrire des documentations.

Que chaque membre du conseil d'administration se sente légitime à demander l'assistance d'un salarié.

Envisager d'ajouter des mots clefs dans les mails :

• dans le titre des mails, mettre entre crochets : RH, finance, communication, international, tech, plaidoyer, procédures, activité.
• dans le corps du mail, préciser réponse attendue ou accusé réception attendu ou pour information.

Procédure budgétaire (16 h 25)

Jonathan Balima a établi une procédure budgétaire, c'est-à-dire un calendrier détaillé des échéances en ce qui concerne la réception et l'analyse des « atterrissages » trimestriels, de la révision budgétaire courante, de l'élaboration des budgets prévisionnels et de la clôture des comptes. Cette procédure à usage principalement interne sera également utilisée pour réguler les missions des prestataires extérieurs (expert-comptable par exemple).

Vote

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Hélène Masson, Pascal Radigue, Willie Robert
• Contre : 0
• Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Nadine Le Lirzin

Plaidoyer : outils de veille (16 h 30)

Le conseil d'administration autorise le groupe de travail « régulation du numérique » à communiquer sur les activités de l'association à ce sujet, ses partenariats et ses outils de veille, y compris la mise en avant de titres de presse payants.

Vote

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Hélène Masson, Pascal Radigue, Willie Robert
• Contre : 0
• Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration)

Contrat de location pour un box (16 h 40)

Objectif : déplacer le matériel événementiel qui n'est utilisé que ponctuellement - peut-être également certaines archives. En préalable à une telle dépense, avoir un inventaire précis et faire du tri.

Vote

• Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Julien Gardet, Willie Robert
• Contre : Benoît Deshayes, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Pascal Radigue
• Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Hélène Masson

Approbation des procès-verbaux des réunions CA suivantes (17 h 10)

• compte rendu du week-end CA des 13 et 14 avril 2019

Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Nadine Le Lirzin, Pascal Radigue, Willie Robert

Contre : 0

Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Roger Gotlib, Hélène Masson

• compte rendu du week-end CA des 22 et 23 juin 2019

Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Pascal Radigue, Willie Robert

Contre : 0

Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Hélène Masson

• compte rendu de la réunion CA du 25 juillet 2019

Pour :Pascal Radigue, Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Willie Robert, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin

Contre : 0

Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration), Hélène Masson

• compte rendu de la réunion CA du 30 septembre 2019

Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Benoît Deshayes, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Hélène Masson, Pascal Radigue, Willie Robert

Contre : 0

Abstention : Marin Dubroca-Voisin (par procuration)

Points divers

Non abordés.

Ordre du jour épuisé

Départ de Willie Robert à 17 h 20.

Pause à 17 h 20.

Reprise à 17 h 40.

Hors ordre du jour

Présentation du rapport d'impact du 1er trimestre de l'exercice (juillet-août-septembre) par Rémy Gerbet, ainsi que des éléments sur le rapport FDC pour 2018-2019, le résultat de l'enquête Partenaires, et celui des enquêtes auprès de personnes formées.

Départ de Benoît Deshayes à 18 h 30.

Fin de la réunion à 18 h 50.