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Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2019/22-23 juin

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Réunion du Conseil d'administration

Date 22 juin 2019 à 14 h 30
Lieu La Myne,

1 rue du Luizet, 69100 Villeurbanne.

Conseil d'administration
présents
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Marin Dubroca-Voisin
  • Julien Gardet
  • Roger Gotlib
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert
absences excusées
  • Benoît Deshayes
  • Pierre-Selim Huard
absence
  • Hélène Masson
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 19 octobre 2019.

Séance du samedi 22 juin 2019

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Début de séance à 10 h 00.

Présentation de la Myne

Compte rendu de la rencontre informelle qui s'est tenue la veille, vendredi 21 juin, entre les animateurs du tiers-lieu et quelques membres du conseil d'administration de Wikimédia France (Pierre-Yves, Roger, Nadine et Willie). Présentation de la Myne, qui accueille notre week-end de travail : activités, philosophie, et points d'interactions possibles entre les deux.

Création de poste (10 h 15 - 10 h 50)

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Rappel préalable : selon l'article 4.1 de la Convention collective[1] : avant toute procédure en externe, offre en interne. Si et seulement si refus des candidatures internes, alors procédure en externe.

  • Juillet-août : publication de l'offre.
  • Septembre : recrutement.
  • Remarques du CA sur la fiche de poste proposée d'un ou une chargée de mission « diversité et francophonie » :
spécifier le lien entre diversité et Gender Gap (coopération avec les sans PagEs) ;
mentionner le soutien aux projets émergents.
  • Comité de recrutement composé de trois personnes : Marin (pour le CA), Cindy ou Rémy (pour l'équipe salariée), membre (à déterminer).
--> Cindy : offre d'emploi publiée en interne d'ici 15 jours avant le 6 juillet.
--> Équipe salariée : réponse des candidats salariés sous 15 jours (21 juillet).
--> Marin : constitution du comité de recrutement sous 15 jours (21 juillet). Délégation donnée à Marin et Rémy pour le choix du membre.
  • Entretiens durant les deux dernières semaines de juillet (première salve).
  • Prise de poste prévue au 15 septembre 2019.
Vote

Approbation de la fiche de poste, avec délégation à Rémy Gerbet et Cindy David pour compléter à la marge

Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Marin Dubroca-Voisin, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Pierre-Antoine Le Page, Lucas Lévêque, Pascal Radigue, Willie Robert.
Contre : 0
Neutre : 0
  1. ↑ « En cas de vacance ou de création de poste, l'employeur, avant de procéder au recrutement nécessaire, informe le personnel, par note interne, dont un exemplaire est affiché. S'il s'agit d'un nouveau poste, sa description est jointe à l'annonce de la vacance, et le groupe de classification est indiqué. Les candidatures internes répondant aux conditions requises sont étudiées en priorité. Une réponse écrite et motivée est donnée si elles ne sont pas retenues. Les candidatures externes répondant aux conditions requises sont alors étudiées. »

Système d’information : point sur trois dossiers urgents (10 h 50 - 11 h 40)

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Hack du site web (wikimedia.fr)
Mise en place d'un plan d'actions pour être opérationnels lors de la levée de fonds. Une version de WordPress à jour vient d'être réinstallée (documentation à venir). À priori plus de problèmes sur le site. On va inviter les membres à le tester et à nous signaler, le cas échéant, toute nouvelle anomalie. Un message est en cours de rédaction pour faire un point sur les actions entreprises et demander des retours. Message adressé aux membres.
--> Mise en place de mesures de surveillance (note du CA transmise par mail à l'équipe salariée).
Audit de sécurité
L'audit de sécurité devra être lancé dès que possible, à savoir lorsque la documentation de l'architecture informatique sera établie.
--> Sylvain
Changement de CRM

Quitter CiviCRM et passer à Odoo hébergé en SAAS (SAAS = logiciel en tant que service).

Après vérifications des prérequis indispensables, décision de passer par une prestation de Odoo pour faire la bascule de la base de données. Autorisation de dépense à concurrence de 8 k€ maximum.

--> Rémy reprend les contacts avec Odoo pour contracter rapidement.
--> Sylvain reprend ensuite la main sur les aspects techniques quand le contrat est passé.

Échéance souhaitée : fin juillet.

Plan d'actions (11 h 40 - 13 h 00)

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Présentation du plan d'actions 2019-2020 par Rémy Gerbet.

Deux grands volets :

  • plan bénévolat (charte, formations, objectifs types des formations…)
  • relations avec le reste du mouvement (chapitres et autres affiliés…)

13 h 00 pause déjeuner.

14 h 10 reprise.

Ressources humaines / structuration de l'équipe (14 h 10 - 16 h 10)

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Suggestion : week-end annuel entre CA et équipe salariée avec facilitateur. Premier week-end prévu en janvier-février.

Quels sont les obstacles ? - Problème de légitimité (qui peut conduire de tels changements ?) - Problème d'organisation (qui peut décider ?) - Problème de visibilité (qui peut représenter l'association ?) - Problème de synchronicité (comment s'assurer que le CA et le staff travaillent ensemble ?)

Discussions sur la structuration et l'organisation de l'équipe salariée. Réunion le 1er juillet au matin, pendant la réunion d'équipe de 10 h à 13 h. Phase d'écoute/questions suivie d'une éventuelle phase d'explication/réponses par le CA. Volontaires : Lucas, Julien, Pascal, Roger, Willie, Nadine.

16 h 10 pause.

16 h 40 reprise.

Budget 2019-2020 v2, trésorerie, partenariats, plan B (16 h 40 - 17 h 35)

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Le budget 2019-2020 est présenté par Pierre-Yves : décision FDC, procédure budgétaire, partenariats, trésorerie, etc.

Vote
Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Marin Dubroca-Voisin, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Pierre-Antoine Le Page, Lucas Lévêque, Pascal Radigue, Willie Robert.
Contre : 0
Neutre : 0

Autres partenaires à aider : Vikidia, DidacRessources, Ateliers Femmes et Féminisme (Nantes).

Délégation de trésorerie à Willie Robert

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Vote
Pour : Pierre-Yves Beaudouin, Marin Dubroca-Voisin, Julien Gardet, Roger Gotlib, Nadine Le Lirzin, Pierre-Antoine Le Page, Lucas Lévêque, Pascal Radigue.
Contre : 0
Neutre : Willie Robert

Comité d’audit : présence de la Présidence en tant que membre (avis du comité d’audit et d’IDEAS) (17 h 35 - )

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Le comité d'audit souhaite que le président soit membre du comité d'audit. IDEAS ne le souhaite pas. On acte le fait que le président ne sera pas membre du comité d'audit. Il est néanmoins évident que le président sera régulièrement invité à y participer. Le CA autorise le président à discuter avec le comité d'audit pour la mise en place d'un mécanisme de protection des lanceurs d'alerte.

--> Sarah : Trouver une salle de réunion pour une réunion mixte CA-comité d'audit

Fin de la séance à 17 h 52


Réunion du Conseil d'administration

Date 23 juin 2019 à 10 h 19
Lieu La Myne,

1 rue du Luizet, 69100 Villeurbanne.

Conseil d'administration
présents
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Marin Dubroca-Voisin
  • Julien Gardet
  • Roger Gotlib
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert
absence excusée
  • Benoît Deshayes
  • Pierre-Selim Huard
absence
  • Hélène Masson
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 19 octobre 2019.

Séance du dimanche 23 juin 2019

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Début de séance à 10 h 19.

Assemblée générale de l'automne 2019 (10 h 19 - 11 h 05)

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Arrivent à échéance les mandats de :

  • Marin Dubroca-Voisin,
  • Julien Gardet,
  • Pierre Selim Huard,
  • Pierre-Antoine Le Page,
  • Lucas Lévêque,
  • Hélène Masson.

Envisagent de se représenter :

  • Julien Gardet,

à confirmer :

  • Pierre Antoine Lepage,
  • Lucas Lévêque.

Durée des mandats à pourvoir :

  • quatre mandats de 3 ans (dont le mandat communautaire) --> 2022
  • deux mandats de 2 ans --> 2021
--> Pierre-Yves et Lucas : séance Ask me anything en juillet puis à la WikiConvention en septembre.
--> Marin : contacter le CRI (nouveaux locaux dans le Marais)

Date de l'assemblée générale :

  • Premier choix : 9 novembre
  • Second choix : 2 novembre
--> Sarah et Jonathan : mettre à jour le rétro-planning en intégrant les changements et le processus d'élection du siège communautaire.
--> Nadine : réitérer l'opération "zéro papier".

Points divers (11 h 05 - 11 h 15)

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WikiConvention francophone à Tunis
--> Adélaïde : faire un point avec les Tunisiens pour pouvoir budgéter une aide pour l'organisation / des bourses pour la WikiConvention francophone tunisienne. De combien pensent-t-ils avoir besoin ? Par ailleurs, il est à prévoir que les Français vont demander des bourses.
Discussions micro-financements
--> Pascal : Bourses Wikimania par la commission micro-financement, accepter une tolérance de plus ou moins 10 %.

Points récurrents (11 h 15 - 11 h 15)

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Néant.

Point Ressources humaines (11 h 15 - 12 h 00) [Confidentiel]

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Compte rendu archivé sur le wiki du Conseil d'administration.

12 h 00 pause.

Reprise à 14 h 30.

Wikiconcours : prix Wikimédia France (14 h 30 - 14 h 45)

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Dotation de 1500 euros pour les deux wikiconcours annuels (prendre sur la ligne "dépenses imprévues"). Primer notamment le travail inter-projets et les premières participations, en plus des premiers prix. Prévoir un diplôme ?

--> Sarah : voir s'il est possible, en plus des prix, de concevoir un objet-souvenir, du type exemplaire imprimé des articles de l'équipe vainqueresse.
--> Pascal : communication sur le Bistro de Wikipédia avant le 14 juillet, ainsi que sur la page de discussion des Wikiconcours.

Fin de la réunion à 14 h 45.


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