Plan Annuel de la Fondation Wikimédia/2023-2024/Objectifs/Efficacité
Renforcer la performance et l'efficacité
Évaluer, itérer et adapter nos processus pour un impact maximal avec des ressources plus limitées.
La recommandation n°10 de la stratégie du Mouvement nous encourage tous à "nous adapter pour faire face à des situations et des défis nouveaux et modifiés en adoptant des politiques et des procédures basées sur des évaluations de l'évolution du Mouvement et du monde". Cet engagement à 'évaluer, itérer et adapter doit être une façon claire et engagée de travailler au sein de la Fondation Wikimédia.
Le plan annuel de l'année dernière a identifié la nécessité d'améliorer les performances et l'efficacité de la Fondation elle-même. Il s'agissait notamment d'améliorer la coordination entre nos services partagés et nos fonctions administratives ( ex. : juridique, finance, RH) ainsi que les initiatives spécifiques pour lesquelles on pensait qu'une meilleure coordination pourrait à la fois augmenter l'impact et réduire les coûts.
Par exemple, l'objectif de l'année dernière était de créer une approche de services partagés pour les traductions afin que la Fondation puisse prendre en charge davantage de langues sans laisser chaque équipe se charger seule de cette tâche.
Traduction & Interprétation
L'année dernière, nous avons entrepris d'améliorer le soutien à la traduction et à l'interprétation pour communiquer avec le mouvement dans l'ensemble de la Fondation. En examinant l'affectation des ressources, nous avons constaté que la plupart des équipes de la Fondation fournissaient un soutien linguistique important. Cependant, ce soutien est assuré par un ensemble de fournisseurs externes, de sous-traitants et de bénévoles. Nous nous sommes efforcés de relier les points afin d'améliorer le soutien linguistique pour les communications de la Fondation en rapport avec le mouvement.
En mettant en commun les ressources humaines, en harmonisant les processus et en utilisant mieux nos outils existants, nous sommes passés de 6 langues au début de l'année à 25 langues actuellement. Cette croissance n'a pas nécessité d'investissements supplémentaires. En améliorant l'efficacité et en travaillant dans un cadre unique, nous avons en fait réduit les coûts dans l'ensemble.
L'année prochaine, nous nous concentrerons sur les tentatives précédentes de création d'un glossaire commun : une liste de mots couramment utilisés au sein de Wikimédia afin d'assurer la cohérence de nos traductions. Nous chercherons également à améliorer le contrôle de la qualité des traductions et des interprétations commandées par la Fondation. Enfin, nous continuerons à améliorer l'utilisation des outils par les traducteurs.
Services financiers & administratifs
En 2022-2023, nous avons poursuivi nos efforts pour fournir des services améliorés à la Fondation et respecter nos engagements en matière de planification financière et de conformité. Nous avons déployé le programme de diversité des fournisseurs, mis en place l'infrastructure financière pour Wikimedia Enterprise, déployé nos outils de gestion de projet pour toutes nos initiatives départementales majeures, et achevé des projets informatiques internes clés pour une plus grande automatisation et un meilleur accès des utilisateurs.
En 2023-2024, nous prévoyons de continuer à améliorer les flux de travail afin d'accroître l'efficacité de nos opérations et d'obtenir des résultats financiers plus rapides avec des contrôles appropriés. Nos contraintes financières et notre engagement à obtenir le plus d'impact possible avec des ressources limitées impliquent une attention renouvelée à la planification financière, au soutien technique interne qui répond aux besoins d'une main-d'œuvre répartie dans le monde entier, et à des environnements de travail qui permettent aux gens de donner le meilleur d'eux-mêmes, au bureau et à distance. Nous allons achever de séparer le Fonds de dotation Wikimédia de Tides, avec des partenaires bancaires et de dépôt indépendants.
Actualisation des valeurs
En 2022, la Fondation s'est engagée dans un certain nombre de conversations sur notre façon de travailler, en particulier en relation avec ce que nous essayons de réaliser dans le cadre de la mission. L'une de ces conversations a porté sur la question de savoir si nos valeurs organisationnelles existantes nous servaient encore bien. Les valeurs sont fondamentales pour toute organisation et peuvent créer de la clarté et de l'alignement pour aider à guider les actions, les comportements et les attentes de tous les jours. Grâce à une série d'ateliers en petits groupes, une première valeur a été rafraîchie ("Nous sommes ensemble dans cette mission"), et son texte a été rendu plus clair et plus facile à mettre en œuvre. Nous avons ensuite poursuivi ce processus pour les autres valeurs, et des versions actualisées ont vu le jour d'ici juillet 2023.
La prochaine phase du projet consistera à intégrer nos nouvelles valeurs dans nos processus de base et à les "faire vivre" dans le travail quotidien de la Fondation. Il s'agira notamment de:
- Performance et développement individuel : Les valeurs seront intégrées dans le cadre de performance de la Fondation Wikimédia par le biais de l'évaluation de la performance individuelle et du cadre de progression de carrière par le biais des processus de promotion.
- Apprentissage : Les valeurs seront intégrées dans le programme d'apprentissage pour tout le personnel, y compris la session d'orientation culturelle pour les nouveaux employés.
- Recrutement : Les valeurs seront reflétées dans notre image de marque et dans nos efforts/processus de recrutement afin d'assurer l'adéquation culturelle des nouveaux arrivants.
Initiatives mondiales en matière de Diversité, Équité et Inclusion
L'une des priorités de l'équipe mondiale chargée de la Diversité, Équité et Inclusion (DEI) a été d'investir dans des réseaux d'employés solides, fondés sur des identités partagées. Ces groupes de ressources pour les employés (ERGs) sont des groupes bénévoles, dirigés par le personnel, dont l'objectif est de favoriser un lieu de travail accueillant, diversifié, équitable et inclusif. Ils constituent une ressource pour le personnel et sont officiellement créés et reconnus par la Fondation. Ces groupes travaillent en tant que partenaires de confiance avec le département Talents et culture et l'équipe Diversité, équité et inclusion. Il existe actuellement huit groupes actifs : ERG africain, ERG sud-asiatique, ERG latinX, ERG noir, ERG asiatique, ERG femmes et non binaires, ERG queer et ERG neurodivergents.
En 2023-2024, nous prévoyons d'aider les ERGs à s'aligner davantage sur notre plan annuel et de leur faire soutenir les priorités régionales ainsi que la planification régionale. Certains de nos ERGs explorent également des partenariats avec des groupes d'utilisateurs thématiques de Wikimédia pour partager les meilleures pratiques et s'engager dans des célébrations conjointes d'activités du mois du patrimoine avec des partenaires du mouvement. Enfin, les ERGs continuent de jouer un rôle clé dans l'engagement du personnel, en contribuant à faire en sorte qu'une main-d'œuvre éloignée et répartie dans le monde entier se sente plus familière et plus accueillante pour des personnes de tous horizons.
Une autre évolution clé en 2022-2023 a été le tableau de bord des DEI, un centre de suivi des progrès réalisés en matière de DEI et d'obligation de rendre compte. Le tableau de bord des DEI continuera à nous aider à suivre nos engagements en 2023-2024. Nous nous appuierons sur nos engagements stratégiques et programmatiques dans d'autres domaines de ce plan annuel et nous continuerons à créer des contrôles et des équilibres de responsabilité à tous les niveaux de l'organisation.
Gestion des Risques
Cette année, l'une des initiatives visant à améliorer les performances et l'efficacité de la Fondation sera la création d'une stratégie de risque d'entreprise actualisée, identifiant les principaux risques auxquels nous sommes confrontés en tant qu'organisation et créant des mesures d'atténuation pour réduire l'impact de ces risques. Ce processus impliquera l'identification, la hiérarchisation et le suivi de notre réponse aux risques les plus prioritaires. Il sera mené dans le cadre d'un effort coordonné entre nos équipes juridiques et financières.